Een veilige werkplek: hoe houdt u uw bedrijf en personeel veilig?

Veiligheid op de werkplek verbetert u met een combinatie van fysieke maatregelen, technologie, training en beleid. Van toegangscontrolesystemen en beveiligingscamera’s tot digitale bezoekersregistratie en cyberbeveiligingsmaatregelen - met de juiste aanpak maakt u van uw bedrijf een veilige haven voor iedereen. Hieronder vindt u onze praktische tips.

• Wat is werkplekbeveiliging?
• Waarom is het belangrijk?
• Onze tips: hoe beveiligt u de werkplek?

Wat omvat werkplekbeveiliging precies?

De beveiliging van de werkplek omvat veel meer dan het beschermen van uw gebouwen tegen inbraken. Uiteraard wilt u indringers buiten houden, maar het gaat ook om de veiligheid van werknemers, bezoekers en de fysieke werkomgeving. Diefstal, vandalisme, geweld, cyberdreiging, werkgerelateerde ziekten en verwondingen: gevaar loert overal.

Daarom is het belangrijk een veiligheidsplan voor de werkplek te hebben. Dit plan beschrijft alle maatregelen die worden genomen om een gezonde en veilige werkomgeving te garanderen:

• Fysieke beveiligingsmaatregelen
• Opleidingen en trainingen
• Het melden van veiligheidsincidenten
• Het gebruik van technologie

Een veiligheidsplan is nooit af. Veiligheid op de werkvloer is een continu proces. De COVID-19 pandemie heeft ons laten zien hoe snel de behoeften rond beveiliging op kantoor kunnen veranderen. De opkomst van hybride en telewerk bijvoorbeeld brengt nieuwe veiligheidsrisico’s met zich mee, meer specifiek wanneer er gevoelige data op het spel staan. De beveiligingsmaatregelen moeten dus regelmatig worden herzien en bijgewerkt.

5 redenen waarom werkplekbeveiliging essentieel is

Veiligheid op de werkplek is van cruciaal belang voor zowel werkgevers als werknemers. Dit zijn de belangrijkste redenen:

7 praktische tips om uw werkplek veiliger te maken

1. Neem fysieke veiligheidsmaatregelen

Als bedrijfsleider kunt u verschillende stappen nemen om uw organisatie te beschermen tegen ongewenst bezoek, en zo uw werknemers en eigendommen veilig te houden.

Dit zijn de belangrijkste fysieke veiligheidsmaatregelen:

• Toegangscontrolesystemen - sleutelkaart, biometrische herkenning of intercomsystemen om te controleren wie het gebouw mag betreden
• Beveiligingscamera’s - voorkomen diefstal en geweld en leveren bewijs bij incidenten
• Sloten en veiligheidsdeuren - voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot gevoelige zones
• Beveiligingssystemen - alarmsystemen, brandbestrijdingssystemen en andere systemen voor extra bescherming
• Verlichting - schrikt misdaad af en maakt potentiele risico’s beter zichtbaar
• Hekken, poorten en tralies - maken het indringers lastiger om uw gebouwen binnen te komen
• Veilige opslag - beschermt waardevolle zaken zoals computers en documenten tegen diefstal
• Parkingcontrole - aangewezen parkeerplaatsen en veiligheidshekken voorkomen diefstal
• Noodplanning - een noodplan opstellen en regelmatig noodoefeningen houden

2. Train en informeer uw werknemers over veiligheid

Het is essentieel om uw werknemers in te lichten en op te leiden over de veiligheidsprocedures op de werkplek. Zo creëert u een veiligere werkplek en stelt u werknemers in staat een actieve rol te spelen.

Belangrijke trainingsonderwerpen:

• Veiligheidsbewustzijn - herkennen en melden van potentiele risico’s
• Reageren op noodsituaties - brand, actieve schutter, natuurramp
• Gegevensbeveiliging - vertrouwelijke gegevens correct verwerken, opslaan en verwijderen
• Cyberveiligheid - bescherming tegen hacking en phishing
• Geweldspreventie - herkennen en melden van mogelijke gevallen van geweld
• Veiligheid, gezondheid en milieu - giftige stoffen, elektrische risico’s identificeren
• Eerste hulp en reanimatie - eerste hulp verlenen bij hartaanvallen of verwondingen

3. Overweeg screening van nieuwe werknemers

In sommige sectoren is het gebruikelijk om nieuwe werknemers te screenen. De controles kunnen betrekking hebben op het strafrechtelijk verleden, opleiding, arbeidsverleden en meer.

Deze screening kan ingrijpend zijn voor de privacy van de werknemer en is daarom omstreden. In de meeste landen is dit wettelijk alleen toegelaten indien u een legitieme reden heeft om de betrokken persoon te screenen.

Indien u beslist om tot screening over te gaan, doe dit dan voorzichtig en zorgvuldig. Vraag enkel relevante en actuele informatie op, om de privacy van uw werknemer niet te schenden.

4. Gebruik technologie om de veiligheid te verhogen

Digitale hulpmiddelen kunnen de veiligheid op kantoor aanzienlijk verbeteren:

• Digitale bezoekersregistratie - een bezoekersbeheersysteem houdt bij wie de werkplek betreedt en verlaat en controleert bezoekers voordat ze toegang krijgen
• Veiligheidsapps voor werknemers - bieden een snelle manier om in geval van nood hulp in te roepen
• IoT-beveiligingsapparaten - rookmelders, temperatuursensoren en andere apparaten bewaken het gebouw en waarschuwen in geval van nood

Lees meer Wilt u de veiligheid in uw bedrijf vergroten? Dit zijn 7 manieren waarop digitaal bezoekersbeheer u kan helpen

5. Beveilig de werkplek van telewerkers

Dankzij hybride werk kunnen mensen vandaag werken vanwaar ze maar willen. Telewerkers hebben vanuit hun eigen huis toegang tot bedrijfssystemen en zij gaan tijdens hun werk vaak om met gevoelige informatie. Dit kunt u doen om hen te beschermen:

• Versleutel gevoelige informatie, zoals bedrijfsbestanden en e-mailberichten
• Gebruik een VPN (Virtual Private Network) waarmee uw team vanop afstand kan inloggen
• Vraag externe medewerkers twee-factor-authenticatie (2FA) te gebruiken voor toegang tot bedrijfssystemen
• Installeer antivirussoftware als bescherming tegen malware en andere cyberdreigingen

6. Creeer een veiligheidscultuur op de werkplek

Door een veiligheidscultuur te creeren op de werkplek gaan werknemers het belang van veiligheid inzien en is de kans groot dat ze zelf een actieve rol opnemen. Dit bereikt u door:

• Het veiligheidsbeleid en de geldende procedures regelmatig mee te delen en op te frissen
• Medewerkers aan te moedigen incidenten of bezorgdheden te melden
• Uw personeel te betrekken bij de besluitvorming over beveiliging en risico’s
• Werknemers die veilig gedrag op de werkplek vertonen, te belonen en stimuleren
• Een ondersteunende en inclusieve werkomgeving te creeren, waarin uw personeel zich op zijn gemak voelt om over veiligheidskwesties te praten

7. Houd uw veiligheidsbeleid actueel

De beveiligingsbehoeften op de werkplek kunnen van de ene dag op de andere veranderen. De COVID-19 pandemie heeft dat meer dan duidelijk gemaakt. Nieuwe manieren van werken, zoals hybride werk, vragen om nieuwe veiligheidsmaatregelen.

Door de veiligheidsmaatregelen regelmatig te herzien en bij te werken, wordt duidelijk welke punten voor verbetering vatbaar zijn. Zo zorgt u ervoor dat de werkplek veilig blijft in het veranderende werklandschap.

Als u een bedrijf leidt, is de bescherming van uw mensen, gebouwen en andere eigendommen van cruciaal belang. Een duidelijk en geavanceerd beleid voor werkplekbeveiliging is cruciaal om ervoor te zorgen dat de werkvloer veilig blijft. Gelukkig bieden de moderne technologie en kennis u tal van mogelijkheden om indringers buiten en werknemers veilig te houden. Door bovenstaande tips voor werkplekbeveiliging toe te passen, garandeert u een hoog niveau van veiligheid voor uw personeel.

Bij Vizito nemen we veiligheid serieus. Om een idee te krijgen van hoe digitaal bezoekersbeheer uw bedrijf kan helpen groeien, kan u Vizito 14 dagen gratis uitproberen. Chat met ons of boek een demo om te ontdekken hoe Vizito u kan helpen uw receptie te verbeteren.

Nog vragen? Dit zijn de 7 meestgestelde vragen over digitaal bezoekersbeheer - en onze antwoorden.