Een veilige werkplek: hoe houdt u uw bedrijf en personeel veilig?

Veiligheid op het werk: vandaag de dag is het een topprioriteit voor elke ondernemer. Van diefstal en vandalisme tot cyberdreiging en geweld, de risico’s zijn reëel en kunnen ernstige gevolgen hebben. Het is cruciaal dat u uw werknemers veilig houdt en uw bedrijf beschermt, maar hoe begint u eraan? Geen zorgen, met een paar eenvoudige stappen en de juiste hulpmiddelen maakt u van uw bedrijf een veilige haven voor iedereen.

In dit artikel onderzoeken we hoe u de veiligheid op de werkvloer kunt verbeteren en handhaven. We gaan dieper in op de volgende topics:

• Wat is werkplekbeveiliging?
• Waarom is het belangrijk?
• Onze tips: hoe beveiligt u de werkplek?

Wat is werkplekbeveiliging?

De beveiliging van de werkplek omvat veel meer dan het beschermen van uw gebouwen tegen inbraken. Uiteraard wilt u indringers buiten houden, maar het gaat ook om de veiligheid van werknemers, bezoekers en de fysieke werkomgeving. Diefstal, vandalisme, geweld, cyberdreiging, werkgerelateerde ziekten en verwondingen: gevaar loert overal.

Daarom is het belangrijk een veiligheidsplan voor de werkplek te hebben. Dit plan beschrijft alle maatregelen die worden genomen om een gezonde en veilige werkomgeving te garanderen. Voorbeelden hiervan zijn fysieke maatregelen, opleidingen en trainingen, het melden van veiligheidsincidenten en het gebruik van technologie.

Een veiligheidsplan is nooit af. Veiligheid op de werkvloer is een continu proces. De COVID-19 pandemie heeft ons laten zien hoe snel de behoeften rond beveiliging op kantoor kunnen veranderen. De opkomst van hybride en telewerk bijvoorbeeld brengt nieuwe veiligheidsrisico’s met zich mee, meer specifiek wanneer er gevoelige data op het spel staan. De beveiligingsmaatregelen moeten dus regelmatig worden herzien en bijgewerkt.

Het belang van werkplekbeveiliging

Veiligheid op de werkplek is van cruciaal belang voor zowel werkgevers als werknemers. Het is dan ook essentieel dat u effectieve maatregelen neemt, en wel om deze redenen:

• Werknemers beschermen. Veiligheidsmaatregelen zijn nodig om werknemers te vrijwaren van schade, of het nu gaat om fysiek geweld, diefstal of cyberdreigingen.
• Een veilige werkomgeving garanderen. Een veilige werkplek is niet alleen belangrijk voor werknemers, maar helpt ook om vertrouwen op te bouwen.
• Het moreel van werknemers verhogen. Door de veiligheid van uw werknemers te waarborgen, creëert u een positieve werkomgeving zonder angst en stress. Als werknemers zich veilig voelen, kunnen ze zich op hun werk concentreren en zijn ze productiever.
• Uw bedrijf beschermen tegen financiële tegenslagen. Het verbeteren van de fysieke beveiliging kan de nare financiële gevolgen van veiligheidsinbreuken voorkomen.
• Betrokkenheid tonen. Door beveiligingsmaatregelen te nemen op de werkplek, laat u uw werknemers zien dat hun werkgever om hen geeft en hun bijdragen aan het bedrijf waardeert.

Veiligheidstips voor de werkplek

1. Fysieke veiligheidsmaatregelen

Als bedrijfsleider kunt u verschillende stappen nemen om uw organisatie te beschermen tegen ongewenst bezoek, en zo uw werknemers en eigendommen veilig te houden.

Dit is een lijst van fysieke veiligheidsmaatregelen die op de werkplek kunnen worden toegepast:

• Toegangscontrolesystemen. Voorbeelden zijn toegang met een sleutelkaart, biometrische herkenning of intercomsystemen om te controleren wie het gebouw mag betreden.
• Beveiligingscamera’s. Camera’s kunnen diefstal en geweld tegengaan en kunnen waardevol bewijs leveren in geval van een incident.
• Sloten en veiligheidsdeuren. Goed beveiligde sloten en versterkte deuren helpen voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot gevoelige delen van de werkplek.
• Beveiligingssystemen. Alarmsystemen, brandbestrijdingssystemen en andere beveiligingssystemen bieden een extra beschermingslaag.
• Verlichting. Degelijke verlichting kan misdaad helpen afschrikken en maakt het gemakkelijker om potentiële risico’s te herkennen.
• Hekken, poorten en tralies. Hiermee maakt u het indringers een stuk lastiger om uw gebouwen binnen te komen.
• Veilige opslag. Het bieden van een veilige opslagplaats voor waardevolle zaken, zoals computers en belangrijke documenten, kan diefstal helpen voorkomen.
• Parkingcontrole. Aangewezen parkeerplaatsen voor werknemers en veiligheidshekken kunnen diefstal van voertuigen en andere bezittingen helpen voorkomen.
• Noodplanning. Wees voorbereid. Het kan nooit kwaad om een noodplan op te stellen en regelmatig noodoefeningen te houden.

2. Opleiding en training van werknemers

Het is essentieel om uw werknemers in te lichten en op te leiden over de veiligheidsprocedures op de werkplek. Zo creëert u een veiligere werkplek en stelt u werknemers in staat een actieve rol te spelen bij de bescherming van zichzelf en het bedrijf.

Enkele voorbeelden van mogelijke trainingen:

• Veiligheidsbewustzijn. Leer werknemers alles over de algemene veiligheids- en beveiligingsrisico’s en hoe ze potentiële risico’s kunnen herkennen en melden.
• Reageren op noodsituaties. Leer werknemers wat ze moeten doen in geval van nood, zoals bij brand, een actieve schutter of een natuurramp.
• Gegevensbeveiliging. Informeer uw personeel over het belang van gegevensbescherming en hoe ze vertrouwelijke gegevens op de juiste manier verwerken, opslaan en verwijderen.
• Cyberveiligheid. Toon uw werknemers hoe ze digitale gegevens en gevoelige bedrijfsinformatie kunnen beschermen tegen cyberdreigingen, zoals hacking en phishing.
• Geweldspreventie. Leer uw teams hoe ze mogelijke gevallen van geweld op de werkplek kunnen herkennen en melden, en hoe ze moeten reageren in geval van een aanval.
• Veiligheid, gezondheid en milieu. Leer uw werknemers hoe ze gevaren op de werkplek, zoals giftige stoffen en elektrische risico’s, kunnen identificeren en beperken.
• Eerste hulp en reanimatie. Leer uw medewerkers hoe ze eerste hulp kunnen verlenen in geval van nood, zoals bij een hartaanval of verwonding.

3. Screening van werknemers

In sommige sectoren is het gebruikelijk om nieuwe werknemers te screenen. De controles kunnen betrekking hebben op het strafrechtelijk verleden, opleiding, arbeidsverleden en meer.

Deze screening kan ingrijpend zijn voor de privacy van de werknemer en is daarom omstreden. In de meeste landen is dit wettelijk alleen toegelaten indien u een legitieme reden heeft om de betrokken persoon te screenen.

Indien u beslist om tot screening over te gaan, doe dit dan voorzichtig en zorgvuldig. Vraag enkel relevante en actuele informatie op, om de privacy van uw werknemer niet te schenden.

4. Technologie voor meer veiligheid

Smartphones, tablets en andere internetgestuurde apparaten zijn in onze moderne samenleving niet meer weg te denken. U kunt het zo gek niet bedenken, of er bestaat een app voor. Het zal u dan ook niet verbazen dat u ook om de veiligheid op kantoor te verbeteren, een beroep kunt doen op digitale hulpmiddelen. Dit zijn er een paar:

• Digitale bezoekersregistratie. Een goed bezoekersbeheersysteem verbetert de veiligheid in uw bedrijf. Het houdt bij wie de werkplek betreedt en verlaat en zorgt ervoor dat bezoekers gecontroleerd zijn voordat ze toegang krijgen.
• Veiligheidsapps voor werknemers. Deze apps bieden werknemers een snelle en eenvoudige manier om in geval van nood hulp in te roepen, zodat het beveiligingspersoneel snel kan reageren.
• IoT-beveiligingsapparaten. Internet of Things (IoT)-apparaten, zoals rookmelders en temperatuursensoren, kunnen worden gebruikt om de omgeving van het gebouw te bewaken en beveiligingspersoneel te waarschuwen in geval van nood.

Lees meer
Wilt u de veiligheid in uw bedrijf vergroten? Dit zijn 7 manieren waarop digitaal bezoekersbeheer u kan helpen

5. Veiligheid voor telewerkers

Dankzij hybride werk kunnen mensen vandaag werken vanwaar ze maar willen. Telewerkers hebben vanuit hun eigen huis toegang tot bedrijfssystemen en zij gaan tijdens hun werk vaak om met gevoelige informatie. Goede beveiligingsmaatregelen op de werkplek helpen ervoor te zorgen dat bedrijfsinformatie veilig is en dat het personeel beschermd blijft tegen cyberdreigingen.

Dit is wat u kunt doen:

• Versleutel gevoelige informatie, zoals bedrijfsbestanden en e-mailberichten.
• Gebruik een VPN (Virtual Private Network) waarmee uw team vanop afstand kan inloggen.
• Vraag externe medewerkers twee-factor-authenticatie (2FA) te gebruiken voor toegang tot bedrijfssystemen en -gegevens.
• Installeer antivirussoftware als bescherming tegen malware en andere cyberdreigingen.

6. Creëer een veiligheidscultuur

Door een veiligheidscultuur te creëren op de werkplek gaan werknemers het belang van veiligheid inzien en is de kans groot dat ze zelf een actieve rol opnemen. Het ideale scenario is dat alle werknemers zich inzetten voor een veilige en gezonde werkplek.

Dit kunt u bereiken door:

• Het veiligheidsbeleid en de geldende procedures regelmatig mee te delen en op te frissen.
• Medewerkers aan te moedigen incidenten of bezorgdheden te melden.
• Uw personeel te betrekken bij de besluitvorming over beveiliging en risico’s.
• Werknemers die veilig gedrag op de werkplek vertonen, te belonen en stimuleren.
• Een ondersteunende en inclusieve werkomgeving te creëren, waarin uw personeel zich op zijn gemak voelt om over veiligheidskwesties te praten.

7. Up to date veiligheidsbeleid

Zoals we hierboven al vermeldden, kunnen de beveiligingsbehoeften op de werkplek van de ene dag op de andere veranderen. De COVID-19 pandemie heeft dat meer dan duidelijk gemaakt. Nieuwe manieren van werken, zoals hybride werk, vragen om nieuwe veiligheidsmaatregelen.

Door de veiligheidsmaatregelen regelmatig te herzien en bij te werken, wordt duidelijk welke punten voor verbetering vatbaar zijn. Zo zorgt u ervoor dat de werkplek veilig blijft in het veranderende werklandschap.

Als u een bedrijf leidt, is de bescherming van uw mensen, gebouwen en andere eigendommen van cruciaal belang. Een duidelijk en geavanceerd beleid voor werkplekbeveiliging is cruciaal om ervoor te zorgen dat de werkvloer veilig blijft. Gelukkig bieden de moderne technologie en kennis u tal van mogelijkheden om indringers buiten en werknemers veilig te houden. Door bovenstaande tips voor werkplekbeveiliging toe te passen, garandeert u een hoog niveau van veiligheid voor uw personeel.

Bij Vizito nemen we veiligheid serieus. Om een idee te krijgen van hoe digitaal bezoekersbeheer uw bedrijf kan helpen groeien, kan u Vizito 14 dagen gratis uitproberen. Chat met ons of boek een demo om te ontdekken hoe Vizito u kan helpen uw receptie te verbeteren.

Nog vragen? Dit zijn de 7 meestgestelde vragen over digitaal bezoekersbeheer – en onze antwoorden.