De top 9 vaardigheden die elke facility manager moet hebben in 2025

In de snel veranderende werkomgeving van vandaag spelen facility managers niet alleen een cruciale rol in het onderhoud van en het toezicht op de fysieke ruimtes van een bedrijf. Ze staan ook in voor de nodige aanpassingen die het digitale tijdperk en duurzame ontwikkelingen met zich meebrengen. Zij zijn de onbezongen helden die ervoor zorgen dat alles soepel verloopt, en dat de werkomgeving optimaal is voor productieve werknemers.

De rol van een facility manager is echter verre van eenvoudig. De baan vereist een combinatie van technische expertise en interpersoonlijke vaardigheden. Naarmate de sector zich ontwikkelt, veranderen ook de nodige vaardigheden. De COVID-pandemie heeft duidelijk gemaakt dat facility managers vooruit moeten denken en altijd klaar moeten zijn voor onverwachte uitdagingen. Technologische ontwikkelingen, zoals de opkomst van kunstmatige intelligentie (AI) en slimme gebouwsystemen, veranderen voortdurend de manier waarop faciliteiten worden beheerd. Daarom wordt het steeds belangrijker dat facility managers flexibel en technisch onderlegd blijven.

Dit zijn 9 belangrijke vaardigheden en competenties die elke facility manager nodig heeft om succesvol te zijn in zijn rol:

• Leiderschap en teammanagement
• Communicatievaardigheden
• Organisatorische vaardigheden
• Financieel en duurzaam beheer
• Technologische vaardigheden en data-analyse
• Veiligheids- en risicobeheer
• Probleemoplossend vermogen en crisisbeheer
• Flexibel werken en beheer van hybride kantoren
• Kennis van wetgeving

In dit artikel zullen we ook de volgende onderwerpen behandelen:

• Trends in facility management
• Wat maakt een goede facility manager?
• Wat zijn de belangrijkste functies van een facility manager?
• Tips voor facility management

Vaardigheden voor facility managers

Facility management is de afgelopen jaren snel geëvolueerd en vandaag de dag gaat de rol van een facility manager veel verder dan alleen het onderhouden van een gebouw. Ze spelen nu een cruciale rol in het efficiënt runnen van een organisatie. Of u nu een carrière in facility management nastreeft of iemand aanneemt voor deze functie, deze vaardigheden zijn cruciaal voor succes:

1. Leiderschap en teammanagement

Facility management begint met uitstekend leiderschap. Een goede facility manager is een natuurlijke leider, en is gemotiveerd, betrouwbaar en meelevend. Bovenal kan hij of zij een team inspireren om te streven naar uitmuntendheid. Een duidelijke visie en een positief voorbeeld zijn belangrijke waarden van succesvol leiderschap. Cruciaal is ook dat de facility manager bedreven is in het oplossen van conflicten en het delegeren van werk.

2. Communicatievaardigheden

Facility managers hebben dagelijks contact met een grote verscheidenheid aan mensen, van onderhoudspersoneel en bezoekers tot senior managers en leveranciers. Daarom moeten ze effectief kunnen communiceren en eventuele zorgen of klachten efficiënt kunnen afhandelen. Luisteren is ook een cruciaal aspect van communicatie. Door aandacht te schenken aan wat anderen zeggen, kunnen ze problemen snel en vakkundig aanpakken.

3. Organisatorische vaardigheden

Organisatorische vaardigheden zijn cruciaal voor facility managers. Ze moeten onderhoudsactiviteiten plannen, procedures implementeren en verschillende taken bijhouden. Van het afhandelen van onderhoudsaanvragen tot het beheren van voorraden en het plannen van reparaties, een goede facility manager moet overal bovenop zitten. Het hoofd koel houden en prioriteiten stellen is essentieel voor een soepele gang van zaken.

4. Financieel en duurzaam beheer

Nu iedereen meer milieubewust wordt en er ook voor bedrijven nieuwe regels zijn rond duurzaamheid, moeten facility managers een balans zien te vinden tussen financieel en duurzaam beheer. Duurzame initiatieven, zoals het efficiënt toewijzen van middelen, besparen op energiekosten en papierloos werken kunnen tegelijkertijd leiden tot aanzienlijke kostenbesparingen.

Naar een duurzame werkplek? In onze blogpost over 9 initiatieven voor een milieuvriendelijk kantoor vindt u tips.

5. Technologische vaardigheden en data-analyse

De technologie staat niet stil, en van facility managers wordt verwacht dat ze de mee zijn met de nieuwste ontwikkelingen. Het is noodzakelijk om te investeren in geavanceerde oplossingen die de efficiëntie van gebouwen kunnen verbeteren. Een trend die steeds meer terrein wint, is het gebruik van datagestuurde inzichten om beslissingen te nemen over de exploitatie van gebouwen.

Door gebruik te maken van moderne technologische hulpmiddelen zoals bezoekersbeheersystemen, krijgen facility managers een beter inzicht in hoe hun ruimtes worden gebruikt. Met deze gegevens kunnen ze weloverwogen beslissingen nemen om het ruimtegebruik te optimaliseren, het energieverbruik te verminderen en de efficiëntie van de werkplek te verbeteren.

6. Veiligheids- en risicobeheer

Een van de primaire verantwoordelijkheden van een facility manager is te zorgen voor de veiligheid en gezondheid van werknemers en bezoekers. Heel wat taken staan in het teken van veiligheid, zoals het onderhouden van bedrijfssystemen, het identificeren van gevaren, het voorkomen van inbreuken op de veiligheid, en het bijhouden van up-to-date documentatie over procedures en incidenten. Effectief risicomanagement gaat verder dan het opvolgen van voorschriften. Het vereist een proactieve strategie om potentiële gevaren te beperken.

Is uw bedrijf voorbereid op noodsituaties? Lees ons artikel over de belangrijkste elementen van een noodplan voor de werkplek.

7. Probleemoplossend vermogen en crisisbeheer

Facility managers worden vaak geconfronteerd met onvoorziene problemen. Ze moeten over een sterk probleemoplossend vermogen bezitten, om moeilijkheden snel en efficiënt op te lossen. Dit proces omvat het identificeren van de aard van het probleem, het verzamelen van relevante informatie, het ontwikkelen van een strategie en het testen van de oplossing. In crisissituaties is het essentieel om het hoofd koel te houden en kritisch te kunnen denken om de hinder tot een minimum te beperken en ervoor te zorgen dat de activiteiten vlot kunnen blijven verlopen.

8. Flexibel werken en beheer van hybride kantoren

In de afgelopen jaren is de werkplek grondig veranderd. Facility managers moeten zich aanpassen aan de groeiende vraag naar flexibel werk en hybride kantooropstellingen. Nu steeds meer werknemers minstens een gedeelte van de tijd van thuis werken, is het beheren van een flexibele werkplek een belangrijke uitdaging geworden.

Facility managers hebben nu de taak om een omgeving te creëren die zowel werken op kantoor als werken op afstand ondersteunt. Dat kan door ervoor te zorgen dat ruimtes efficiënt worden gebruikt, dat de technologie up-to-date is en dat werknemers gemakkelijk van de ene naar de andere locatie kunnen overstappen. Dit omvat ook het implementeren van beleid en systemen die samenwerking, productiviteit en het welzijn van werknemers bevorderen, ongeacht waar ze werken. Het beheren van een hybride kantoor vereist inzicht in zowel fysieke als digitale ruimteoptimalisatie om een flexibele werkervaring te bevorderen.

9. Kennis van wetgeving

Een goed begrip van relevante wetgeving is essentieel voor facility managers. Het gaat bijvoorbeeld om gezondheids- en veiligheidsvoorschriften, milieuwetten, arbeidsnormen en bouwverordeningen. Facility managers moeten ervoor zorgen dat alle aspecten van de infrastructuur in overeenstemming zijn met de wettelijke vereisten, van toegankelijkheid en beveiliging tot afvalbeheer en energieverbruik.

Trends in facility management

Kantoorgebouwen zien er tegenwoordig heel anders uit dan pakweg 10 jaar geleden. Als gevolg daarvan ondergaat ook de sector van facility management snelle veranderingen. Dit zijn enkele belangrijke trends die de sector opnieuw vorm geven:

Slimme gebouwen en IoT-integratie

Slimme gebouwen zorgen voor een revolutie in facility management. Van slimme thermostaten die het energieverbruik optimaliseren tot sensoren die de luchtkwaliteit bewaken, het Internet of Things (IoT) stelt facility managers in staat om datagestuurde beslissingen te nemen die de efficiëntie verbeteren, de kosten verlagen en het comfort van medewerkers verhogen. Deze technologieën bieden ook de mogelijkheid om systemen op afstand te monitoren en te besturen.

Meer weten over slimme werkplekken? In dit artikel ontdekt u 14 spannende IoT-toepassingen voor op kantoor.

Flexibel werk

De opkomst van werken op afstand en hybride werken heeft een grote impact op facility management. Naarmate bedrijven meer flexibele werkregelingen aannemen, moeten facility managers hun strategieën aanpassen aan de wisselende bezetting van de kantoren en de behoefte aan aanpasbare ruimtes. Dat kan betekenen dat werkplekken opnieuw moeten worden ontworpen, dat het ruimtegebruik moet worden geoptimaliseerd en dat de technologie-infrastructuur ondersteuning moet bieden aan zowel werknemers op kantoor als werknemers op afstand.

ESG (Environmental, Social & Governance)

ESG staat voor Environmental, Social en Governance, en is synoniem met duurzaam en maatschappelijk verantwoord ondernemen. ESG-initiatieven worden steeds belangrijker in facility management. Facility managers hebben de taak om de impact op het milieu te verminderen, te zorgen voor sociale verantwoordelijkheid op de werkplek en zich aan te passen aan de bestuursnormen. Dit omvat het implementeren van energie-efficiënte oplossingen, het bevorderen van diversiteit en inclusie op de werkplek en ervoor zorgen dat ethische bedrijfspraktijken worden opgevolgd.

AI en automatisering

Artificiële intelligentie en automatisering veranderen de manier waarop gebouwen worden beheerd. Het gaat van systemen die voorspellen wanneer onderhoudswerkzaamheden nodig zijn tot geautomatiseerde toepassingen die verlichting, verwarming en koeling regelen. Handig en efficiënt.

AI-systemen kunnen grote hoeveelheden gegevens analyseren om storingen aan apparatuur te voorspellen, het energieverbruik te optimaliseren en zelfs de ervaring van gebruikers te personaliseren. Automatisering vermindert handmatige arbeid en helpt facility managers zich te concentreren op strategische besluitvorming. Het einde is nog lang niet in zicht: naarmate deze technologieën verder ontwikkeld worden, zullen ze een steeds belangrijkere rol gaan spelen in kantoorgebouwen.

Wat maakt een goede facility manager?

Een goede facility manager moet over een hele reeks vaardigheden beschikken, van technische knowhow tot leiderschapskwaliteiten, om succesvol te kunnen zijn in zijn rol. Facility managers zijn verantwoordelijk voor meer dan alleen het onderhoud van gebouwen. Ze zorgen voor de veiligheid van de gebruikers van het gebouw en zorgen ervoor dat alle systemen in het gebouw efficiënt en effectief werken.

Om hun functie te kunnen vervullen, moeten ze beschikken over uitstekende communicatieve, organisatorische en probleemoplossende vaardigheden. Facility managers moeten vandaag rekening houden met veiligheidsmaatregelen en zich richten op duurzaamheid. Ze zijn ook bedreven in het leiden en managen van teams en hebben aandacht voor detail met behoud van een breed perspectief. Andere essentiële vaardigheden van een facility manager zijn aanpassingsvermogen, timemanagement en commercieel bewustzijn.

Wat zijn de belangrijkste functies van een facility manager?

Facility managers zijn ervoor verantwoordelijk dat de infrastructuur van een organisatie soepel functioneert, veilig is en voldoet aan de wettelijke vereisten, zoals gezondheids- en veiligheidsnormen. Ze zijn actief in verschillende bedrijfsfuncties op zowel strategisch als operationeel niveau.

Hun takenpakket bestaat onder andere uit deze verantwoordelijkheden:

• onderhoud van gebouwen

• contractbeheer

• milieu, gezondheid en veiligheid

• veiligheid op de werkplek

• planning van facilitair onderhoud

• veiligheid van werknemers en faciliteiten

• ruimtebeheer

Tips voor facility management

Facility management draait nu om efficiëntie, productiviteit, duurzaamheid en het gebruik van geavanceerde technologieën. Hier zijn enkele tips die facilitair managers kunnen gebruiken om de beste te blijven:

Blijf op de hoogte van overheidsvoorschriften

Het is noodzakelijk om te voldoen aan regelgeving die wordt opgelegd op federaal, staats- en lokaal niveau. Deze voorschriften kunnen betrekking hebben op de veiligheid van gebouwen, milieunormen of koolstofemissies. Door deze voorschriften te begrijpen en op de hoogte te blijven, kunnen mogelijke juridische problemen en nalevingsproblemen worden voorkomen en kan een soepele werking van de faciliteiten worden gegarandeerd.

Blijf op de hoogte van de nieuwste facilitaire technologieën en trends

Technologie, met name IoT en datagedreven operaties, stimuleert innovatie en prestatieverbetering in de facilitaire branche. Een opvallende trend is het hybride werk waar alle bedrijven zich nu aan aanpassen.

Optimaliseer Fysieke Ruimtes

De impact van de pandemie heeft veel organisaties gedwongen om hun kantoorruimtes te heroverwegen. Facility managers moeten fysieke ruimtes optimaliseren om nieuwe manieren van werken mogelijk te maken, zoals werken op afstand en samenwerkingsbehoeften. Dit zal de activiteiten verbeteren en de tevredenheid van werknemers verhogen.

Conclusie

De rol van een facility manager is veelzijdig en vereist een combinatie van technische expertise, strategisch denken en interpersoonlijke vaardigheden. Omdat bedrijven steeds meer flexibele werkregelingen, hybride kantooropstellingen en duurzaamheidsinitiatieven omarmen, zal de vraag naar bekwame facility managers alleen maar toenemen. Door op de hoogte te blijven, zich aan te passen en proactief te zijn, kunnen facility managers helpen de toekomst van de werkplek vorm te geven.

Om de bezoekersstromen beter te beheren en zo de veiligheid en beveiliging te verbeteren, kunt u overwegen om een bezoekersbeheersysteem uit te proberen. Het vereenvoudigt het hele bezoekersbeheerproces en geeft gemoedsrust omdat u weet dat alle bezoekers in uw gebouw worden geregistreerd.

Probeer Vizito 14 dagen gratis of boek een demo om te ontdekken hoe digitaal bezoekersbeheer uw bedrijf kan helpen groeien.