7 simpele maar geniale ideeën om uw receptie te verbeteren

7 seconden…

Zolang hebben mensen volgens de wetenschap nodig om een eerste indruk te vormen. Veel tijd heeft u als bedrijf dus niet om uw bezoekers te imponeren. Met deze ideeën voor uw receptieruimte haalt u het maximum uit die 7 seconden.

Een potentiële klant bezoekt voor het eerst uw bedrijf. Nadat hij uw receptieruimte binnenkomt, kijkt hij even rond om de omgeving in zich op te nemen. Vervolgens stapt hij naar de balie, waar een receptionist andere gasten te woord staat. De 7 seconden zijn verstreken.

Onmogelijk om in deze korte tijd een professionele, vriendelijke en moderne indruk achter te laten? Toch niet.

Met deze kleine, eenvoudige veranderingen in uw receptieruimte komt u al een hele stap verder:

1. Ruim op
2. Voeg wat groen toe
3. Gebruik digitale bezoekersregistratie
4. Investeer in comfortabele meubels
5. Bied een drankje aan
6. Weg met magazines, welkom koffietafelboeken
7. Toon uw merk

Wat is een receptieruimte?

Voor we verder ingaan op de 7 manieren om van uw receptie een coole ruimte te maken, is het belangrijk dat u weet om welke ruimte(s) het juist gaat.

Een receptieruimte is dat deel van uw kantoorruimte dat gebruikt wordt om bezoekers te begroeten, én om hen een zitruimte te bieden waar ze kunnen wachten op de persoon die ze komen bezoeken.

De grootte van deze ruimte(s) staat meestal in verhouding tot de grootte van het bedrijf. De kosten die u bereid bent te maken voor het inrichten van uw receptieruimte zullen hier ook afhankelijk van zijn.

Essentiële onderdelen van een receptie zijn:

• Een receptiebalie
• Comfortabele stoelen voor de receptionist(en)
• Comfortabele zitplaatsen voor gasten
• Een tafel voor koffietafelboeken of waarop bezoekers hun spullen kunnen leggen tijdens het wachten

Hoe zorgt u ervoor dat uw receptieruimte functioneel en modern is en indruk maakt op uw bezoekers? Dit zijn onze tips.

1. Ruim op

Less is more: een gouden regel die ook geldt voor uw receptieruimte. We kunnen niet voldoende benadrukken dat uw receptie het visitekaartje is van uw bedrijf. Een eerste blik levert uw bezoeker een schat aan informatie op.

Heeft u een kleine receptieruimte die volgestouwd staat met meubels en onnodige decoraties, of is het een mooie, nette ruimte, die functioneel ingericht is en waar u optimaal gebruik maakt van de ruimte en het aanwezige daglicht?

Dat uw receptie daarnaast schoon en netjes hoort te zijn, is vanzelfsprekend. De wetenschap heeft aangetoond dat een rommelig gebouw kan leiden tot depressie en vermoeidheid, en dat mensen in een slordige omgeving moeite kunnen hebben om zich te concentreren.

De boodschap is duidelijk: het kost maar enkele minuten tijd om uw balie op te ruimen, koffietafels af te stoffen en alle kussens mooi te leggen, maar het kan een wezenlijk verschil maken.

2. Voeg wat groen toe

Het is wetenschappelijk bewezen: kamerplanten geven je een beter gevoel. Een studie van NASA heeft aangetoond dat planten in 24 uur tijd 87 procent van de giftige stoffen uit de lucht verwijderen door kooldioxide om te zetten in zuurstof.

Maar dat is niet alles. Planten fleuren uw receptieruimte op, en brengen tegelijk rust. En dat is nu net wat u wilt: dat uw bezoekers zich kunnen ontspannen.

3. Gebruik digitale bezoekersregistratie

Als u de ideale setting gecreëerd heeft, is het tijd om verder te kijken naar de bezoekerservaring. Een ideale manier om een professionele en moderne indruk te maken op uw bezoekers, is digitale bezoekersregistratie.

Een papieren logboek invullen, lijkt misschien een kleine moeite, maar in tijden van automatisering en dataprivacy maakt u hiermee geen goede indruk meer. Met een digitale oplossing voor bezoekersregistratie overtreft u de verwachtingen van uw gasten. Zo hoeven ze zich alleen maar aan te melden op een tablet, en wordt er meteen een bericht verstuurd naar hun gastheer.

Bijkomende voordelen zijn dat de wachtrijen aan uw receptie verdwijnen, en uw receptionist zich kan concentreren op de taken die er echt toe doen: het verschaffen van een perfecte welkomstervaring voor de bezoekers.

Vizito biedt een uitgebreid systeem voor bezoekersregistratie, dat uw receptie slimmer maakt. Een slim systeem voor bezoekersregistratie is de beste manier om de veiligheid te garanderen en tegelijk indruk te maken op uw bezoekers.

Om te weten te komen hoe een bezoekersregistratiesysteem u kan helpen om uw receptie te verbeteren, kunt u Vizito 14 dagen gratis uitproberen. Chat met ons of boek een demo om alle voordelen van Vizito te ontdekken.

4. Investeer in comfortabele meubels

Als uw bezoekers in de receptieruimte moeten wachten op hun gastheer, kunt u het wachten net zo goed aangenaam maken. Een gezellige receptie draagt bij tot blije en ontspannen gasten.

Cruciaal daarbij zijn goede meubels. Kies niet alleen voor een aantrekkelijke look, maar ook voor comfort. U wilt immers niet dat uw klanten en andere bezoekers met pijnlijke spieren en hoofdpijn uw bedrijf verlaten. Als u aandacht besteedt aan ergonomie, laat dat zien dat uw bedrijf zich inzet voor gezondheid en veiligheid.

Test het meubilair daarom zelf uit voor gebruik: kunt u er 30 minuten aangenaam in zitten, zonder dat u te ver doorzakt in de kussens?

Nog enkele tips:

• Licht. Maak optimaal gebruik van natuurlijk licht. Is er weinig natuurlijk licht aanwezig, zoek dan naar een goed evenwicht tussen witte en gele lampen om natuurlijk licht na te bootsen.
• Muziek. Muziek is een ideale sfeermaker, ook in uw receptieruimte. Muziek kan stress en pijn verminderen en cognitieve en motorische vaardigheden verbeteren, maar bovenal zorgt muziek voor een aangename sfeer. Bovendien heeft muziek invloed op hoe we tijd ervaren. Als u zich dus zorgen maakt omdat uw gasten even moeten wachten, is muziek misschien wel de oplossing.

5. Bied een drankje aan

Wat geeft nu een warmer gevoel dan een kopje koffie? Het is altijd aangenaam als u uw bezoekers een drankje en een snack aanbiedt. Het stelt hen op hun gemak en toont aan dat uw bedrijf om hen geeft.

Heeft u een groot bedrijf en veel bezoekers, dan is het niet altijd evident om alle gasten apart te bedienen. De ideale oplossing is een zelfbedieningsbar, waar bezoekers zelf een kopje koffie of thee, een snack of een stuk fruit kunnen nemen tijdens het wachten.

Lees ook

Als u indruk wilt maken op bezoekers, helpt een coole receptie u al een heel eind ver. Maar er is ook een belangrijke rol weggelegd voor uw receptionist. In deze blogpost kunt u lezen welke vaardigheden een receptionist moet hebben om uw bedrijf te doen schitteren.

6. Weg met magazines, welkom koffietafelboeken

Heeft u nog tijdschriften in uw receptieruimte liggen, dan is het nu tijd om die weg te gooien. Beduimelde magazines met kreuken en ezelsoren zien er niet alleen triest en slordig uit, ze geven uw gasten vooral de boodschap dat u weinig moeite voor hen wilt doen.

Investeer in de plaats van kranten en magazines in een paar mooie koffietafelboeken. Die zien er veel ‘chiquer’ uit, zijn duurzamer, interessanter en zijn niet na enkele weken versleten.

Met koffietafelboeken kunt u bovendien veel vertellen over uw bedrijf. Welke boodschap wilt u overbrengen? Wat is de filosofie achter uw organisatie? Maak hier slim gebruik van door te kiezen voor boeken die aansluiten bij uw merk.

7. Toon uw merk

Zoals gezegd is uw receptie het visitekaartje van uw bedrijf, en dat mag u zeer letterlijk nemen. Uw receptie moet de identiteit en het merk van uw organisatie uitstralen. Is dat niet het geval, dan kan dat door uw bezoekers als storend ervaren worden.

Beeld u bijvoorbeeld in dat u net een vergadering had in een bedrijf waar de huiskleuren rood en wit zijn. U zou ongemak ervaren indien de receptie in datzelfde bedrijf groen en blauw geschilderd is. Een ander voorbeeld is een papieren bezoekerslogboek bij de receptie van een bedrijf dat claimt innovatief te zijn.

Om dit te voorkomen, is het belangrijk dat u visuele signalen creëert die samen uw merk communiceren en uw identiteit tonen. Enkele manieren om dit te doen:

• Merkartikelen op de balie en tafels leggen
• De muren schilderen in de kleuren van uw bedrijf
• Het logo van uw bedrijf tonen op schermen
• Uw logo gebruiken in de registratieapp voor bezoekers

Goed begonnen, is half gewonnen. U heeft nu een idee wat de belangrijke eigenschappen van een receptie zijn. Als u onze tips volgt, maakt u gegarandeerd een professionele, aangename eerste indruk op al uw gasten. Met welke ideeën gaat u aan de slag?

Om een idee te krijgen van hoe digitaal bezoekersbeheer uw bedrijf kan helpen groeien, kunt u Vizito 14 dagen gratis uitproberen. Chat met ons of boek een demo om te ontdekken hoe Vizito u kan helpen uw receptie te verbeteren.

Nog vragen? Dit zijn de 7 meestgestelde vragen over digitaal bezoekersbeheer – en onze antwoorden.