7 simpele maar geniale ideeën om uw receptie te verbeteren

Mensen vormen in 7 seconden een eerste indruk. Uw receptie is het visitekaartje van uw bedrijf, en met deze zeven eenvoudige verbeteringen haalt u het maximum uit die eerste seconden: opruimen, planten toevoegen, digitale bezoekersregistratie gebruiken, comfortabele meubels plaatsen, een drankje aanbieden, koffietafelboeken neerleggen en uw merk tonen.

Met deze veranderingen in uw receptieruimte komt u al een hele stap verder:

1. Ruim op
2. Voeg wat groen toe
3. Gebruik digitale bezoekersregistratie
4. Investeer in comfortabele meubels
5. Bied een drankje aan
6. Weg met magazines, welkom koffietafelboeken
7. Toon uw merk

Wat is een receptieruimte en welke onderdelen zijn essentieel?

Een receptieruimte is dat deel van uw kantoor dat gebruikt wordt om bezoekers te begroeten en hen een plek te bieden waar ze kunnen wachten. De grootte staat meestal in verhouding tot de grootte van het bedrijf.

Essentiële onderdelen van een receptie:

• Een receptiebalie
• Comfortabele stoelen voor de receptionist(en)
• Comfortabele zitplaatsen voor gasten
• Een tafel voor koffietafelboeken of persoonlijke spullen

1. Ruim op: less is more voor een professionele uitstraling

Less is more. Een eerste blik levert uw bezoeker een schat aan informatie op. Kies voor een mooie, nette ruimte die functioneel ingericht is, met optimaal gebruik van ruimte en daglicht.

De wetenschap heeft aangetoond dat een rommelig gebouw kan leiden tot depressie en vermoeidheid, en dat mensen in een slordige omgeving moeite kunnen hebben om zich te concentreren.

Het kost maar enkele minuten om uw balie op te ruimen, koffietafels af te stoffen en alle kussens mooi te leggen, maar het kan een wezenlijk verschil maken.

2. Planten toevoegen voor betere luchtkwaliteit en meer rust

Een studie van NASA heeft aangetoond dat planten in 24 uur 87 procent van de giftige stoffen uit de lucht verwijderen. Daarnaast fleuren planten uw receptieruimte op en brengen ze rust - precies wat u wilt voor uw wachtende bezoekers.

3. Digitale bezoekersregistratie voor een professionele en moderne indruk

Een papieren logboek invullen maakt in tijden van automatisering en dataprivacy geen goede indruk meer. Met een digitale oplossing voor bezoekersregistratie:

• Melden bezoekers zich aan op een tablet
• Wordt er meteen een bericht verstuurd naar hun gastheer
• Verdwijnen de wachtrijen aan uw receptie
• Kan uw receptionist zich concentreren op een perfecte welkomstervaring

Vizito biedt een uitgebreid systeem voor bezoekersregistratie dat uw receptie slimmer maakt en tegelijk de veiligheid garandeert.

Om te weten te komen hoe een bezoekersregistratiesysteem u kan helpen, kunt u Vizito 14 dagen gratis uitproberen.

4. Comfortabele meubels, goede verlichting en sfeervolle muziek

Als uw bezoekers moeten wachten, maak het dan aangenaam. Kies niet alleen voor een aantrekkelijke look, maar ook voor comfort. Test het meubilair zelf uit: kunt u er 30 minuten aangenaam in zitten?

Nog twee tips:

• Licht: maak optimaal gebruik van natuurlijk licht. Bij weinig daglicht, zoek een evenwicht tussen witte en gele lampen
• Muziek: muziek vermindert stress, verbetert de sfeer en beinvloedt hoe bezoekers de wachttijd ervaren

5. Een drankje en snack aanbieden toont dat u om uw gasten geeft

Het is altijd aangenaam als u uw bezoekers een drankje en een snack aanbiedt. Bij veel bezoekers is een zelfbedieningsbar de ideale oplossing, waar gasten zelf koffie, thee, een snack of een stuk fruit kunnen nemen.

Lees ook

Als u indruk wilt maken op bezoekers, helpt een coole receptie al een heel eind. Maar er is ook een belangrijke rol weggelegd voor uw receptionist. In deze blogpost kunt u lezen welke vaardigheden een receptionist moet hebben.

6. Koffietafelboeken in plaats van beduimelde tijdschriften

Beduimelde magazines met kreuken en ezelsoren zien er slordig uit en geven uw gasten de boodschap dat u weinig moeite voor hen wilt doen.

Koffietafelboeken zijn een beter alternatief:

• Ze zien er veel stijlvoller uit
• Ze zijn duurzamer en interessanter
• Ze vertellen iets over uw bedrijf - kies boeken die aansluiten bij uw merk

7. Toon uw merk via visuele signalen in de receptie

Uw receptie moet de identiteit en het merk van uw organisatie uitstralen. Manieren om dit te doen:

• Merkartikelen op de balie en tafels leggen
• De muren schilderen in de kleuren van uw bedrijf
• Het logo van uw bedrijf tonen op schermen
• Uw logo gebruiken in de registratieapp voor bezoekers

Met deze tips maakt u gegarandeerd een professionele, aangename eerste indruk op al uw gasten. Met welke ideeen gaat u aan de slag?

Om een idee te krijgen van hoe digitaal bezoekersbeheer uw bedrijf kan helpen groeien, kunt u Vizito 14 dagen gratis uitproberen. Chat met ons of boek een demo om te ontdekken hoe Vizito u kan helpen uw receptie te verbeteren.

Nog vragen? Dit zijn de 7 meestgestelde vragen over digitaal bezoekersbeheer - en onze antwoorden.