Overstappen van SwipedOn? Wat de nieuwe gebruiksvoorwaarden betekenen en hoe u overstapt

Op 5 oktober 2026 zijn de vernieuwde gebruiksvoorwaarden van SwipedOn in werking getreden. De meeste klanten hebben de melding wellicht snel weggeklikt. Toch verdient één nieuwe clausule een aandachtige lezing: ze laat SwipedOn toe uw account naar een ander platform over te zetten, en ze sluit de gebruikelijke uitwegen af als u niet tevreden bent met waar u terechtkomt.

SwipedOn maakt sinds 2024 deel uit van Sign In App. De prijs- en blogpagina’s van swipedon.com verwijzen nu al door naar signinapp.com, en er wordt gewerkt aan een gecombineerd platform. De nieuwe voorwaarden leggen de juridische basis om SwipedOn-klanten daarnaartoe te verhuizen.

Draait uw onthaal op SwipedOn? Dan leest u in dit artikel wat er veranderd is, wat dat betekent voor uw contract en hoe u uw opties vergelijkt voordat er over een migratie voor u beslist wordt. Komt u tot de conclusie dat overstappen naar een ander bezoekersbeheersysteem (VMS) de juiste keuze is, dan leggen we ook uit hoe u dat doet met zo weinig mogelijk hinder.

In dit artikel:

• Wat er veranderd is in de gebruiksvoorwaarden van SwipedOn
• Wat dit betekent voor klanten van SwipedOn
• Moet u overstappen van SwipedOn?
• Vijf vragen die u stelt vóór uw volgende verlenging
• Zo stapt u over van SwipedOn naar een ander bezoekersbeheersysteem
• Conclusie

Wat er veranderd is in de gebruiksvoorwaarden van SwipedOn

SwipedOn publiceerde op de eigen website een overzicht van de wijzigingen. De belangrijkste punten:

• Platformwijzigingen (clausule 4.7). SwipedOn “may modify, replace, migrate, transition, consolidate, supersede, discontinue or sunset a product/platform” (mag een product of platform wijzigen, vervangen, migreren, samenvoegen of stopzetten).
• Een nieuwe “Replacement Service”. Een product dat een stopgezet product vervangt, zolang het “substantially equivalent Material Functionality” behoudt (in wezen gelijkwaardige essentiële functionaliteit).
• Geen nieuwe start, geen uitweg. Een migratie die aan de voorwaarden voldoet, “does not, by itself, terminate or restart the Subscription Term or give the customer a right to cancel, withhold payment or receive a refund/credit”. De abonnementstermijn loopt dus gewoon door, en u krijgt geen recht om op te zeggen, betalingen in te houden of een terugbetaling of tegoed te ontvangen.
• Geen terugbetaling (clausule 7.8). De overstap naar een Replacement Service “does not itself create a right to a refund or credit” (geeft op zich geen recht op terugbetaling of tegoed).
• Er wordt verwacht dat u meewerkt. Klanten moeten “reasonably cooperate with migration activities” (redelijk meewerken aan de migratie), onder meer aan activering, configuratie en gegevensmigratie.
• Geen contractbreuk (clausule 12.2). Een migratie “is not, by itself, a material breach” (is op zich geen wezenlijke tekortkoming).

De afspraken over gegevensbescherming in uw overeenkomst blijven gelden voor de Replacement Service.

Wat dit betekent voor klanten van SwipedOn

Er verandert niets van de ene dag op de andere. Uw kiosk werkt morgen nog en SwipedOn heeft geen stopzettingsdatum aangekondigd. Maar de nieuwe voorwaarden verschuiven het evenwicht in uw contract op een paar concrete punten.

Het platform dat u kocht, is misschien niet het platform dat u gebruikt

“Substantially equivalent Material Functionality” laat ruimte voor interpretatie. Het aanmeldproces, de backoffice, de badge-opmaak en de integraties die u instelde, kunnen er op de Replacement Service allemaal anders uitzien en anders werken. Uw onthaalmedewerker en uw gastheren en gastvrouwen moeten dan een nieuw systeem leren, of u daar nu voor gekozen hebt of niet.

Uw contract loopt door, wat er ook gebeurt

Vroeger was een opgelegde productwissel een logisch moment om opnieuw te onderhandelen of te vertrekken. De nieuwe voorwaarden sluiten die deur: de abonnementstermijn loopt door, er is geen recht op opzegging en geen terugbetaling of tegoed. Hebt u een meerjarig contract getekend, dan zit u voor de rest van die termijn vast aan het platform waarnaar u wordt overgezet.

Het migratiewerk komt bij uw team terecht

Meewerken aan activering, configuratie en gegevensmigratie kost tijd van uw officemanager, IT en onthaalmedewerkers. De voorwaarden beperken “material incremental out-of-pocket costs” (wezenlijke bijkomende externe kosten), maar interne uren zijn geen externe kosten.

Ook uw gegevens kunnen verhuizen

De afspraken over gegevensbescherming gaan mee naar de Replacement Service. Toch kan een nieuw platform een nieuwe infrastructuur, nieuwe subverwerkers en mogelijk een andere hostingregio betekenen. Heeft uw organisatie regels over waar bezoekersgegevens mogen worden opgeslagen, controleer dit dan vóór de verhuis en niet erna. Onze checklist voor de dataresidentie van bezoekersgegevens helpt u de juiste vragen te stellen.

Moet u overstappen van SwipedOn?

Niet automatisch. Consolidatie komt vaak voor op de markt voor bezoekersbeheer, en het gecombineerde platform van Sign In App kan goed bij u passen. Sign In App is een degelijk product met onbeperkte aanmeldingen, registratie van medewerkers, registratie van leveringen en het reserveren van werkplekken. Steunt uw onthaal op die functies, dan is een overstap binnen de groep waarschijnlijk de vlotste weg.

De nieuwe voorwaarden zijn wel een goede reden om die beslissing zelf te nemen, in plaats van ze voor u te laten nemen. Het beste moment is vóór uw volgende verlenging, zolang u nog kunt beslissen om geen nieuwe termijn te tekenen.

Overstappen naar een ander bezoekersbeheersysteem is zinvol wanneer:

• u een leverancier wilt die niet midden in een platformfusie zit, zodat het systeem dat u vandaag instelt ook het systeem is dat u volgend jaar gebruikt;
• u uw bezoekersgegevens standaard in de Europese Unie gehost wilt zien;
• u alleen bezoekersregistratie nodig hebt en niet wilt betalen voor modules voor medewerkers, werkplekken of leveringen;
• u de volledige set bezoekersfuncties wilt, inclusief het afdrukken van badges, overeenkomsten en vooraanmelding, al in het instapabonnement;
• uw bezoekers veel verschillende talen spreken.

We stelden twee eerlijke vergelijkingen op, inclusief de punten waarop SwipedOn en Sign In App voorlopen op Vizito:

• Vizito vs SwipedOn: wat SwipedOn-klanten moeten weten in 2026
• 6 eerlijke alternatieven voor SwipedOn

En weegt u het platform af waarnaar SwipedOn-klanten waarschijnlijk worden overgezet? Lees dan Vizito vs Sign In App.

Vijf vragen die u stelt vóór uw volgende verlenging

Wat u ook beslist, stuur deze vragen schriftelijk naar SwipedOn en bewaar de antwoorden bij uw contract:

1. Welk platform, en wanneer? Wordt mijn account overgezet naar een Replacement Service, en volgens welke timing?
2. Hoeveel vooraf? Hoe lang op voorhand word ik op de hoogte gebracht van een migratie, en komt er een testperiode?
3. Prijs en termijn. Blijft mijn huidige prijs gelden na de migratie? Wat gebeurt er bij de verlenging?
4. Gegevens. Waar worden mijn bezoekersgegevens daarna gehost? Welke subverwerkers veranderen? Kan ik vooraf mijn volledige bezoekershistoriek exporteren?
5. Integraties en hardware. Blijven mijn integraties met Teams, Slack of Entra ID, mijn tablets en mijn badgeprinters zonder aanpassingen werken?

Stel dezelfde vragen aan elke alternatieve leverancier over diens eigen roadmap. Een leverancier die ze niet duidelijk kan beantwoorden, vertelt u daarmee ook iets.

Lees ook: Een bezoekersbeleid schrijven in 7 stappen (met gratis template)

Zo stapt u over van SwipedOn naar een ander bezoekersbeheersysteem

Overstappen naar een ander bezoekersbeheersysteem is eerder een configuratieklus dan een groot IT-project. Zo stappen de meeste teams over van SwipedOn naar Vizito.

1. Controleer de data in uw contract

Zoek uw verlengingsdatum en opzegtermijn op. Plan de overstap zo dat het nieuwe systeem live staat voordat uw termijn bij SwipedOn afloopt, met een korte overlapping.

2. Exporteer uw bezoekershistoriek

Exporteer uw bezoekersgegevens uit SwipedOn en archiveer ze volgens uw bewaarbeleid. U hebt ze mogelijk nodig voor audits, onderzoek na incidenten of GDPR/AVG-verzoeken. Door met een schone lei te starten in het nieuwe systeem, kunt u bovendien vanaf de eerste dag nieuwe bewaarregels toepassen.

3. Richt het nieuwe systeem in

In Vizito stelt u uw huisstijl in, uw bezoektypes, de vragen die u echt nodig hebt, overeenkomsten en NDA’s, veiligheidsinstructies en uw badge-opmaak. Gastheren en gastvrouwen kunt u importeren uit een spreadsheet, of in het Enterprise-abonnement synchroniseren vanuit Microsoft Entra ID of Google Workspace. Meldingen naar gastheren en gastvrouwen gaan uit via e-mail, sms, Microsoft Teams of Slack.

4. Hergebruik uw hardware

De iPads of Android-tablets aan uw onthaal blijven werken, net als netwerklabelprinters van Brother QL. U hoeft geen eigen hardware van de leverancier aan te kopen.

5. Schakel over aan het einde van een werkdag

De meeste teams configureren Vizito in een namiddag, testen het met een paar collega’s en schakelen de kiosk na de werkuren over. De volgende ochtend melden bezoekers zich aan in het nieuwe systeem.

Conclusie

De nieuwe gebruiksvoorwaarden van SwipedOn betekenen niet dat uw onthaal stopt met werken. Ze betekenen wel dat SwipedOn u tijdens uw abonnement naar een ander platform kan overzetten, zonder recht op opzegging of terugbetaling, en dat uw team gevraagd zal worden om mee te helpen aan de migratie.

Daardoor is uw volgende verlenging het moment om te beslissen. Stel SwipedOn de vijf vragen hierboven, vergelijk de antwoorden met de alternatieven en kies het systeem waarmee u de komende jaren uw onthaal wilt laten draaien.

Vizito is een onafhankelijk, ISO 27001-gecertificeerd bezoekersbeheersysteem uit België, gehost in de EU, zonder fusie of platformmigratie in het verschiet. Bekijk hoe we ons verhouden in Vizito vs SwipedOn.

Overweegt u over te stappen van SwipedOn? Probeer Vizito 14 dagen gratis of boek een demo, dan helpen we u uw account in te richten.