24 Tools Voor Office Management In 2023

In de snelle zakenwereld van vandaag kan het bijhouden van taken, deadlines en afspraken een grote uitdaging zijn. Maar met de vele digitale hulpmiddelen die tot uw beschikking staan, is het stroomlijnen van uw werkdag nog nooit zo eenvoudig geweest.

Overzicht van tools voor office management:

• Tools voor projectmanagement
• Tools voor bestandsbeheer en opslag
• Tools voor communicatie en vergaderingen
• Tools voor agendabeher en planning
• Tools voor boekhouding en financieel beheer
• Tools voor uitgavenbeheer
• Tools voor marketing en relatiebeheer (CRM)
• Tools voor facility management
• Tools voor tijdsregistratie
• Tools voor beheer van sociale media
• Tools voor automatisering

Wat is office management software?

Office management software, of software voor kantoorbeheer, verwijst naar een reeks digitale hulpmiddelen en toepassingen die zijn ontworpen om bedrijven te helpen bij het beheren van verschillende aspecten van hun activiteiten, waaronder administratieve taken, workflow management, communicatie en samenwerking. Deze software omvat doorgaans een reeks functies, zoals documentbeheer, taakbeheer, e-mailintegratie, projectopvolging en tools voor teamcommunicatie.

Office management software kan worden gebruikt voor het stroomlijnen en automatiseren van administratieve taken, zoals het plannen van vergaderingen, het beheren van uitgaven en het verwerken van facturen. Het kan teams ook helpen effectiever samen te werken door een centrale locatie te bieden voor het delen van bestanden, projectbeheer en teamcommunicatie.

Van projectbeheer tot bestandsopslag en van e-mailbeheer tot boekhouding, voor elk aspect van het runnen van een succesvol bedrijf bestaat een tool. Met zoveel opties kan het moeilijk zijn om te weten waar te beginnen. Welke tools maken uw werkdag echt een makkie? En welke zijn het niet waard om uw geld aan uit te geven?

Daarom struinden we voor u de markt af en selecteerden we de beste 24 tools voor office management in 2023. Deze tools zullen uw werk vereenvoudigen en uw productiviteit naar een hoger niveau tillen. Bent u klaar om de controle te nemen over uw werkdag?

Onze 24 favoriete tools voor office management

Software voor projectmanagement

Deze tools helpen u taken, deadlines en middelen op te volgen en zorgen ervoor dat projecten op tijd en binnen het budget worden afgerond.

1. Trello

Trello is een populaire projectbeheertool die gebruik maakt van kaartjes om taken te organiseren en prioriteiten te stellen. De software is intuïtief en gebruiksvriendelijk en is een goede optie voor teams die nog geen ervaring hebben met projectmanagementsoftware.

2. Asana

Asana is een uitgebreide projectbeheertool die een groot aantal functies biedt, waaronder taakbeheer, teamsamenwerking en projectopvolging. Deze tool is ideaal voor teams die een hoge mate van aanpasbaarbeid en controle over hun projecten nodig hebben.

3. Monday.com

Monday.com is een visuele tool voor projectbeheer die gebruik maakt van een drag-and-drop interface om gebruikers te helpen bij het beheren van taken en deadlines. De applicatie is in hoge mate aanpasbaar en biedt een reeks integraties, waardoor het een goede optie is voor teams die meerdere tools gebruiken.

4. Flipsnack

Flipsnack is een veelzijdige online presentatiemaker en samenwerkingstool voor inhoud waarmee gebruikers visueel verbluffende presentaties kunnen maken.

Met zijn intuïtieve interface en uitgebreide reeks sjablonen kunnen gebruikers eenvoudig professioneel ogende presentaties ontwerpen die hun publiek boeien. Flipsnack biedt ook samenwerkingsfuncties, waardoor meerdere teamleden direct kunnen communiceren over de documenten waar ze samen aan werken. Bovendien kan de eigenaar, wanneer meerdere teams aan hetzelfde document werken, de bewerking in realtime volgen. Je kunt op elk moment zien welke collega aan welk document werkt en voorkomen dat hun inhoud wordt overschreven. Dit maakt het ideaal voor groepsprojecten of teamwerk op afstand.

Of het nu gaat om het toevoegen van interactieve elementen, het insluiten van multimedia-inhoud of het veilig delen van presentaties, Flipsnack biedt een uitgebreide set tools om het maken van presentaties en het samenwerkingsproces te stroomlijnen.

Software voor bestandsbeheer en opslag

Met deze tools kunt u bestanden en documenten elektronisch opslaan, organiseren en delen.

5. Notion

Notion is een krachtige alles-in-één app voor het organiseren en beheren van informatie, het maken van notities, projectbeheer en nog veel meer. Het is een veelzijdige tool die een verscheidenheid aan functies biedt, zoals whiteboards, kalenders en to-do lijsten, die kunnen worden aangepast aan de behoeften van verschillende gebruikers en teams. Notion biedt ook verschillende integraties met andere apps, zoals Google Drive, Trello en Slack.

6. Google Drive

Google Drive is een onderdeel van de G Suite-familie van Google. Het is een cloudgebaseerde tool waarmee gebruikers vanaf elke locatie bestanden kunnen opslaan, delen en samenwerken. Google Drive wordt gebruikt voor het maken, opslaan en delen van documenten, spreadsheets, presentaties, formulieren en meer.

Software voor communicatie en vergaderingen

Met deze software kunnen teams op afstand verbinding maken en samenwerken. Ze bevat functies als instant messaging, video- en audioconferenties, schermdeling en bestandsdeling.

7. Slack

Slack is een berichten- en samenwerkingsplatform waarmee teams in realtime kunnen communiceren, bestanden kunnen delen en kunnen integreren met andere apps.

8. Teams

Microsoft Teams is een communicatie- en samenwerkingsplatform dat videoconferenties, instant messaging, het delen van bestanden en integratie met andere Microsoft Office-apps biedt.

9. Google Meet

Google Meet is een videoconferentieplatform dat audio en video van hoge kwaliteit, schermdeling en integratie met andere Google-apps biedt.

Agenda- en planningssoftware

Dit helpt u om afspraken, vergaderingen en andere evenementen te beheren en ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte is van zijn agenda.

10. Google Calendar

Google Calendar is een populaire agenda- en planningstool waarmee u uw agenda, evenementen en afspraken op één plaats kunt beheren. Calendar is gratis beschikbaar en integreert naadloos met andere Google-tools zoals Gmail en Google Meet.

11. Bookafy

Bookafy is een planningstool waarmee u uw afspraken en boekingen kunt beheren, inclusief vergaderingen met klanten. De software biedt een verscheidenheid aan functies die het planningsproces kunnen stroomlijnen, waaronder online afsprakenplanning, agendasynchronisatie, geautomatiseerde herinneringen en aangepaste planningsregels.

Software voor boekhouding en financieel beheer

Met deze software kunt u uw financiën bijhouden, facturen beheren en financiële verslagen opstellen.

12. QuickBooks

Quickbooks is een veelgebruikt boekhoudprogramma voor kleine en middelgrote bedrijven. De app is ontworpen om financiële transacties te beheren, waaronder facturering, boekhouding, salarisadministratie en belastingvoorbereiding.

13. Invoiced

Het opstellen van facturen duurt slechts enkele seconden met Invoiced, een tool die bedrijven helpt hun facturatie- en betalingsprocessen te beheren. De applicatie biedt functies zoals online facturatie, betalingsverwerking en automatische herinneringen.

Software voor uitgavenbeheer

14. Expensify

Expensify is een populaire cloud-gebaseerde tool om onkosten in te dienen, terugbetalingen bij te houden en onkostenbeleid te beheren.

Software voor marketing en relatiebeheer (CRM)

Deze software helpt u om interacties met klanten te beheren en klantinformatie en -geschiedenis bij te houden.

15. Pipedrive

Pipedrive is een CRM-tool die is ontworpen om verkoopteams te helpen hun verkoopprocessen effectiever te beheren. De software biedt functies zoals verkoopprognoses, aanpasbare verkooppijplijnen en verkooprapportage.

16. Mailchimp

Mailchimp is een marketingautomatiserings- en e-mailmarketingplatform dat bedrijven helpt te communiceren met hun publiek, hun klantgegevens te beheren en hun merk te laten groeien. De app biedt een reeks tools waaronder e-mailmarketing en publieksinzichten.

17. Freshdesk

Freshdesk is een cloudgebaseerde CRM-software die bedrijven helpt hun klantenserviceactiviteiten te beheren. De applicatie biedt functies zoals ticketbeheer, kennisbankbeheer en beheer van klantfeedback.

Software voor facility management

Deze software helpt u bij het beheren en optimaliseren van uw fysieke werkplek, apparatuur en andere activa. Ze biedt een platform om verschillende taken te beheren die betrekking hebben tot het onderhoud, de werking en het gebruik van uw faciliteiten.

18. Vizito

Vizito is een flexibel cloudgebaseerd bezoekersbeheersysteem om uw bezoekers te registreren en hun gegevens te beheren. Met Vizito kunt u eenvoudig bezoekersinformatie verwerken, bezoekersbadges afdrukken, automatische meldingen instellen en check-inprocedures op maat creëren.

Vizito kan u helpen uw receptie te stroomlijnen en de veiligheid van uw gebouw te verbeteren. Om te weten te komen hoe ons bezoekersbeheersysteem u kan helpen, kunt u Vizito 14 dagen gratis uitproberen.

Lees meer

Wilt u de veiligheid in uw bedrijf vergroten? Dit zijn 7 manieren waarop digitaal bezoekersbeheer u kan helpen

Aan de slag met digitale bezoekersregistratie in minder dan 30 minuten

19. Meetio

Meetio is een cloud-gebaseerde beheersoftware voor vergaderruimtes. De app biedt een reeks tools, waaronder het boeken en plannen van ruimtes, het reserveren van bureauruimte en het beheer van middelen.

Software voor tijdsregistratie

20. Toggl

Toggl is een populaire tijdsregistratietool met een eenvoudige, intuïtieve interface en een verscheidenheid aan functies, waaronder gedetailleerde rapportage en integratie met andere apps.

Software voor beheer van sociale media

Deze tools helpen u bij het beheren en optimaliseren van uw social media accounts en campagnes.

21. Feedhive

Feedhive is een tool voor het beheer van sociale media. De app helpt bedrijven content te creëren en te delen op meerdere platformen en hun aanwezigheid op sociale media te doen groeien. Hij biedt functies zoals contentcuratie, contentplanning, social listening, analyses en rapportage.

22. Buffer

Buffer is een populair platform voor het beheer van sociale media, waarmee u posts kunt plannen, publiceren en analyseren. De app biedt diverse functies zoals het creëren en plannen van inhoud, analyses en samenwerking.

Software voor automatisering

Dit helpt u om repetitieve taken en workflows te automatiseren door verschillende webapplicaties en -diensten met elkaar te verbinden. Enkele voorbeelden van wat deze apps voor u kunnen doen: automatisch nieuwe e-mailbijlagen toevoegen aan Google Drive of Dropbox; automatisch alle nieuwe foto’s opslaan waarin u bent getagd op Facebook; of u een melding sturen wanneer het weerbericht regen voorspelt.

23. IFTTT

IFTTT (IF This Then That) werkt door het creëren van “applets” die acties in de ene toepassing activeren op basis van specifieke gebeurtenissen of triggers in een andere toepassing. IFTTT ondersteunt meer dan 700 verschillende webtoepassingen en -diensten, waaronder sociale mediaplatforms, productiviteitstools, slimme toestellen en meer. Gebruikers kunnen hun eigen aangepaste applets maken of bladeren door vooraf gebouwde applets in de IFTTT-app of op de website.

24. Zapier

Zapier werkt door het creëren van “zaps”, wat geautomatiseerde workflows zijn die verschillende apps verbinden en een reeks acties uitvoeren die worden geactiveerd door een specifieke gebeurtenis of trigger. Zapier ondersteunt meer dan 5.000 webapps, waaronder populaire tools als Gmail, Trello, Slack en Google Drive.

Waarom heeft u software voor kantoorbeheer nodig?

Er zijn verschillende redenen waarom een bedrijf software voor kantoorbeheer nodig heeft.

• Om administratieve taken te stroomlijnen. Office management software kan administratieve taken automatiseren, zoals het plannen van vergaderingen, het beheren van uitgaven en het verwerken van facturen. Dit kan tijd besparen en fouten verminderen die kunnen optreden wanneer deze taken handmatig worden uitgevoerd.
• De samenwerking verbeteren. Office management software biedt een gecentraliseerde locatie voor het delen van bestanden, projectbeheer en teamcommunicatie. Dit kan teams helpen effectiever samen te werken en georganiseerd te blijven, vooral wanneer ze op afstand werken.
• De productiviteit verbeteren. Door taken te automatiseren en hulpmiddelen voor samenwerking te bieden, kan software voor kantoorbeheer teams helpen productiever en efficiënter te werken. Dit kan leiden tot een snellere afronding van projecten en betere algemene prestaties.
• De transparantie vergroten. Met office management software hebben teamleden gemakkelijk toegang tot projectinformatie, kunnen ze de voortgang bijhouden en met elkaar communiceren. Dit kan de transparantie vergroten en ervoor zorgen dat iedereen op één lijn zit.
• Toegang tot analyses en gegevens. Veel softwareoplossingen voor kantoorbeheer bieden analyse- en rapportagetools, die bedrijven kunnen helpen hun prestaties te volgen en verbeterpunten te identificeren.

Natuurlijk zijn er nog veel meer goede en efficiënte hulpmiddelen op de markt dan de tools die wij in dit artikel hebben uitgelicht. Het kiezen van de juiste software voor uw bedrijf hangt af van uw specifieke behoeften, budget en bedrijfsgrootte. Maar met deze lijst hopen we u alvast een startpunt te bieden om u te helpen de beste opties te verkennen.

Om een idee te krijgen van hoe digitaal bezoekersbeheer uw bedrijf kan helpen groeien, kan u Vizito 14 dagen gratis uitproberen. Chat met ons of boek een demo om te ontdekken hoe Vizito u kan helpen uw receptie te verbeteren.

Nog vragen? Dit zijn de 7 meestgestelde vragen over digitaal bezoekersbeheer – en onze antwoorden.