Logistiek en transport: slim terreinbeheer met Vizito

In de hectiek van een logistiek terrein telt elke minuut. Vrachtwagens komen en gaan, chauffeurs staan in de rij om te laden of lossen, het terrein gonst 24/7 van bedrijvigheid - en timings zijn strikt. Steeds meer transport- en logistieke bedrijven ontdekken de mogelijkheden van Vizito om orde te brengen in de chaos.

Wist u al dat Vizito veel verder gaat dan enkel bezoekersregistratie en -beheer? Veel van onze klanten zetten het systeem ook in voor hun yard management - een van de redenen waarom onze populariteit binnen de logistieke sector groeit. Inmiddels maken meer dan honderd transportbedrijven gebruik van Vizito op een tweehonderdtal locaties wereldwijd.

In dit artikel buigen we ons over yard management en laten we zien hoe Vizito u kan helpen om uw terrein te beheren:

• Wat is een yard management system (YMS)?
• Waarom yard management?
• Hoe kunt u Vizito gebruiken als een yard management system?

Wat is een yard management system (YMS)?

Het kan er soms hectisch aan toe gaan op een bedrijventerrein, in een magazijn of distributiecentrum. Vrachtwagens rijden er continu in en uit, zoeken een parkeerplek, schuiven aan om een bestelling op te halen of goederen te leveren, chauffeurs wachten op instructies… Zonder een goed systeem om dit alles in goede banen te leiden wordt het al snel chaotisch en onoverzichtelijk. Wachttijden lopen op, laad- en lospunten raken overvol, en de kans op fouten neemt toe.

Een yard management system (YMS) is een digitaal systeem dat bedrijven helpt alle logistieke bewegingen op het terrein in kaart te brengen, te organiseren en plannen. Enkele voorbeelden:

• Een YMS registreert en controleert wanneer vrachtwagens aankomen en vertrekken. Als een vrachtwagen vroeger of later dan het verwachte tijdstip arriveert, kan het systeem dit melden zodat er tijdig op wijzigingen kan worden ingespeeld.
• Als het erg druk is op het parkeerterrein, bepaalt het YMS waar vrachtwagens kunnen parkeren en wanneer ze naar het laad- of lospunt kunnen rijden. Dit voorkomt chaos met voertuigen die kris-kras door elkaar staan.
• Om alles vlot en gestroomlijnd te doen verlopen, kunt u chauffeurs op voorhand een gedetailleerd plan van het terrein en belangrijke reglementen bezorgen.

Waarom yard management?

De logistieke sector heeft af te rekenen met groeiende uitdagingen. Vandaag de dag vindt iedereen het doodgewoon om pakketjes te bestellen en enkele dagen later al te ontvangen. Tel bij de groeiende e-commerce ook de verkeersdrukte, strengere milieuregels, een tekort aan arbeidskrachten en kostenbesparingen, en u begrijpt de drukte en stress die heersen op logistieke terreinen.

Waar het in het verleden soms nog mogelijk was om zonder strak terreinbeheer te werken, is dat met de huidige volumes en vereiste snelheden ondenkbaar. Zonder de juiste tools zouden de activiteiten op een logistiek terrein vandaag al snel vastlopen, met chaos en vertragingen tot gevolg.

Een yard management system biedt hierin uitkomst. Hiermee kan een bedrijf de wachttijden inkorten, planningen beter afstemmen en fouten, zoals verkeerde laad- of losplaatsen, voorkomen. Dat leidt dan weer tot lagere operationele kosten en meer klanttevredenheid. In een sector waarin tijd een cruciale factor is en marges vaak krap zijn, is dat alles geen overbodige luxe.

Hoe kunt u Vizito gebruiken als een yard management system?

Vizito biedt functionaliteiten die verder gaan dan standaard bezoekersbeheer. In een eerdere blogpost bespraken we al hoe Vizito, in combinatie met de juiste integraties, gebruikt kan worden om de veiligheid op uw terreinen te verbeteren. Daarnaast zetten meer en meer transport- en logistieke firma’s Vizito in als een hulpmiddel om de doorstroming van vrachtwagens en chauffeurs op hun terreinen efficiënt te beheren. Zo wordt Vizito niet alleen een tool voor bezoekersbeheer, maar ook een krachtige oplossing om veiligheid en logistieke efficiëntie te verbeteren.

Dit zijn enkele belangrijke voordelen van Vizito als YMS in de praktijk:

1. Registratie van rittijden

Wanneer een vrachtwagenchauffeur aankomt of het terrein verlaat, worden de exacte tijdstippen automatisch geregistreerd. Dat levert een gedetailleerd overzicht op van de rittijden, zodat u precies weet wie er op welk moment binnen is geweest en hoe lang een voertuig op het terrein aanwezig is geweest. Met deze data krijgt u waardevolle inzichten in piekmomenten en eventuele vertragingen, wat helpt om de planning scherp te houden en aankomst- en vertrektijden te optimaliseren.

2. Registratie van parkeertijd

Vizito meet niet alleen de rittijden, maar ook de tijd die vrachtwagens op de parking doorbrengen voordat ze naar hun laad- of losplaats kunnen doorrijden. Door de parkeertijd te registreren, krijgt u inzicht in het gebruik van de parkeerfaciliteiten en kunt u zien hoelang vrachtwagens onnodig stil staan. Met die informatie kunt u stilstand minimaliseren en het gebruik van de beschikbare ruimte optimaliseren.

3. Wachttijden verkorten

Met Vizito kunnen de wachttijden van chauffeurs in real-time opgevolgd worden. Dat biedt niet alleen inzicht in knelpunten, maar maakt het ook mogelijk om wachttijden proactief te verkorten. Door snel in te spelen op vertragingen of overvolle wachtplekken, kan de doorstroming verbeterd worden. Minder wachttijd betekent minder stress en frustratie voor de chauffeurs, en dus een betere werkervaring.

4. Vooraanmelding van vracht en lading

Een goede manier om oponthoud te voorkomen, is de gegevens van inkomende vrachtwagens al vóór hun aankomst te verwerken. Transportbedrijven kunnen nummerplaten, vrachtinformatie en ladingdetails vooraf invoeren, waardoor de toegang aan de poort veel sneller verloopt.

5. Automatisch aanmelden met nummerplaatherkenning

Een bijkomend voordeel van de vooraanmelding, is dat het inchecken volledig geautomatiseerd kan worden dankzij de integratie van Vizito met een systeem voor nummerplaatherkenning. Zodra een vrachtwagen de poort nadert, herkent het systeem de nummerplaat en wordt de chauffeur direct aangemeld. Hij kan dan meteen verder rijden zonder handmatige aanmelding of bijkomende controles. Onnodig te zeggen welke tijdswinst dit oplevert.

Het kan ook handig zijn het systeem in te zetten op verschillende locaties op het terrein, waardoor de chauffeur enkel toegang krijgt tot de plekken waar hij of zij moet zijn - een specifieke losplaats bijvoorbeeld. Dit verhoogt niet alleen de veiligheid, maar helpt ook om onnodige bewegingen op het terrein te beperken.

6. Integratie met automatische poorten

Vizito kan ook integreren met automatische poorten, een handige aanvulling op de nummerplaatherkenning. Chauffeurs met een geldige vooraanmelding kunnen hierdoor zonder handmatige tussenkomst de poorten passeren. Dit zorgt niet alleen voor een vlottere doorstroming op piekmomenten, maar verkleint ook de kans op wachttijden en administratieve fouten. Alleen chauffeurs die vooraf geregistreerd en goedgekeurd zijn, krijgen toegang tot specifieke locaties. Dat betekent dat gevoelige of drukke zones enkel toegankelijk zijn voor bevoegde chauffeurs en hun voertuigen.

7. Integratie met planningstools

Gebruikt u een planningstool, dan wordt de informatie daarvan geïntegreerd in Vizito. Een voorbeeld: een chauffeur die te vroeg arriveert, moet in een speciaal voorziene zone wachten alvorens hij kan inchecken. De informatie die u hierover bijhoudt in uw planningstool, wordt gesynchroniseerd in Vizito. Op die manier heeft u alle informatie op één plek: handig en efficiënt.

8. Vooraf informatie sturen naar chauffeurs

Heeft u een groot terrein en verwelkomt u veel chauffeurs? Dan kan het handig zijn om hen vooraf een gedetailleerd plan van de site te bezorgen. Zo hoeven ze ter plaatse niet op zoek te gaan naar de juiste laad- of losplek, wat tijdswinst oplevert en het risico op misverstanden verkleint.

U kunt chauffeurs bij vooraanmelding ook andere belangrijke informatie bezorgen, zoals specifieke regels en instructies. Een goede voorbereiding doet het hele logistieke proces soepeler en veiliger verlopen.

9. Ontvangst in taal van de chauffeur

Veel chauffeurs komen uit het buitenland en spreken niet altijd de lokale taal. Vizito doorbreekt de taalbarrière, en maakt het eenvoudig om registratieschermen en instructies in de taal van de chauffeur weer te geven. Zo weet u zeker dat alle veiligheidsregels en richtlijnen duidelijk worden begrepen en gevolgd.

Conclusie

De logistieke sector staat onder constante druk om sneller, efficiënter en veiliger te werken. In de dagelijkse hectiek is een goed georganiseerd terreinbeheer cruciaal geworden. Vizito helpt u met uw yard management door de logistieke bewegingen op uw terrein te stroomlijnen.

Met functionaliteiten zoals automatische nummerplaatherkenning, integratie met planningstools en duidelijke communicatie in de taal van de chauffeur, gaat Vizito verder dan standaard bezoekersbeheer. Het systeem zorgt voor een efficiënte doorstroming, kortere wachttijden en een verhoogde veiligheid, terwijl het de werkervaring van chauffeurs verbetert.

Wilt u weten wat Vizito voor uw bedrijf kan betekenen? Start een gratis trial of boek een demo om te ontdekken hoe we u kunnen helpen.