Het kantoor van de toekomst (en hoe u zich erop voorbereidt)

De coronapandemie heeft een revolutie teweeggebracht, en niet alleen op gezondheidsvlak. Onze verwachtingen over werk en de werkplek zijn de afgelopen jaren grondig door elkaar geschud. En dat laat zich voelen op de werkvloer.

Adieu, cubicles en pingpongtafels: over tien jaar zullen onze kantoren er helemaal anders uitzien. Hoe gaan we in de toekomst samenwerken? Is hybride werk een blijver? Zullen robots onze jobs overnemen? En welke rol is weggelegd voor hologrammen? Hoewel u nooit helemaal zeker weet wat er in het verschiet ligt, kunt u uw organisatie wel voorbereiden op de toekomst.

Het kantoorlandschap zal de komende tien jaar veranderingen ondergaan op verschillende vlakken:

1. Een flexibele werkplek
2. Slimme gebouwen
3. Klimaatneutrale kantoren
4. Robots en AI
5. Hologrammen
6. AR, VR en metaverse
7. 3D-geprinte gebouwen

7 manieren waarop de werkplek in de komende 10 jaar zal veranderen

Covid-19 betekende een kentering voor de kantoorcultuur. De veranderingen waren al eerder begonnen, maar de pandemie heeft de revolutie versneld. Een weg terug is er niet meer: de hervorming zal zich de komende jaren verderzetten. Dit kunt u verwachten:

1. Een flexibele werkplek

In 2015, jaren voor de wereld kennismaakte met Covid-19, vroeg Fast Company aan architectenbureau Perkins+Will hoe zij kantoorgebouwen zagen evolueren tegen 2025. De profetische woorden van senior interieurontwerper Hakee Chang: “Aangezien technologie alomtegenwoordig zal zijn, zullen we om het even waar kunnen werken. Het kantoor wordt de plek waar mensen samenkomen en connecteren met collega’s, medewerkers en andere mensen.”

Als de pandemie ons één ding geleerd heeft, is het inderdaad dat het overal mogelijk is onze job te doen. Terwijl bedrijven wereldwijd de deuren noodgedwongen gesloten hielden, werkten miljarden werknemers vanuit hun eigen woning. Aan de keukentafel of in de zetel, soms met joelende kinderen op de achtergrond, in pyjama of met de kat op schoot. Maar het werk werd gedaan, en vooral – al was dat voor veel bedrijfsleiders een verrassing – de productiviteit bleef even hoog.

Enkele cijfers

· 32 procent van de werknemers wil nooit meer voltijds terug naar kantoor
· 74 procent van de werknemers heeft thuis meer energie en focus dan op kantoor
· 36 procent van de werknemers overweegt van job te veranderen omdat de pandemie hun wensen en verwachtingen veranderde

Bron: Korn Ferry

Wat wél veranderde, is dat de werknemer de afgelopen jaren geleerd heeft wat hij wil: een betere balans tussen werk en privé, meer vrijheid en flexibititeit, meer tijd voor familie, vrienden en hobby’s, minder pendelen, werken waar en wanneer hij wil, en naar kantoor komen om collega’s te ontmoeten.

Dat is meteen ook de nieuwe rol van het kantoor. Terwijl het thuisbureau de ideale plek is om individuele taken te volbrengen, draait het op de werkplek allemaal om betekenisvolle connecties tussen mensen: vergaderingen, brainstormsessies, opleidingen, ontmoetingen. Het is ook een plek om even te ontsnappen aan de vele Zoom-meetings en de eindeloze stroom aan e-mails, berichten en telefoons, om collega’s in real life te ontmoeten en samen te genieten van een kop koffie.

In de meeste bedrijven is een vorm van hybride werk - waarbij de werktijd verdeeld wordt tussen kantoor en thuis - nu al het nieuwe normaal geworden. Nu moet de werkplek nog mee transformeren.

Om te beginnen kan de kantoorruimte kleiner, aangezien niet alle werknemers tegelijk op kantoor zijn. Meer en meer bedrijven stappen af van individuele bureaus en introduceren ‘hot desking’ (werknemers nemen dan gewoon een beschikbare stoel in) of ‘office hoteling’ (waarbij een werkplek gereserveerd moet worden). Lockers worden geïntroduceerd om persoonlijke spullen te bewaren.

De ruimte die vrijkomt, kan gebruikt worden om ontmoetingsplaatsen te creëren. Vergaderzalen – uitgerust met camera’s, microfoons en schermen voor hybride vergaderingen, ontspanningsruimtes, groene plekken, stress- en prikkelarme ruimtes hebben allen hun plek in het kantoor van de toekomst.

De nieuwe rol van het kantoor als een plek voor betekenisvolle ontmoetingen betekent volgens de vastgoedsector meteen ook het einde van de in Silicon Valley zo gehypete ‘fun offices’. De rode draad bij techgiganten als Amazon en Google, maar ook bij veel start-ups, is een werkomgeving gebouwd rond de perceptie van ‘plezier’. Denk aan pingpongtafels, klimmuren, glijbanen, fitness- en zelfs slaapruimtes.

Achter al deze goedbedoelde extraatjes schuilt immers een probleem: meer en meer groeit het bewustzijn dat ze niet bijdragen tot het geluk van de werknemer, maar hem net langer aan het werk houden. En dus doen steeds meer bedrijven de pingpongtafel in de ban.

2. Slimme gebouwen

Het Internet of Things is in volle opmars. Wie een bedrijfsgebouw binnenstapt, ziet meteen welke voordelen dat heeft. Een smart office of slim kantoorgebouw is een werkplek die verschillende datagestuurde en digitaal ondersteunde diensten combineert om de efficiëntie en ervaring van werknemers te verbeteren, kosten en energie te besparen en waarde toe te voegen aan het gebouw.

De mogelijkheden zijn eindeloos en zullen de komende jaren alleen maar toenemen:

• Slim parkeren: werknemers en bezoekers kunnen vooraf een parkeerplaats reserveren in een app. Wanneer ze arriveren krijgen ze toegang via nummerplaatherkenning.

• Digitale bezoekersregistratie: gasten kunnen zichzelf gemakkelijk inchecken op een tablet. Er wordt automatisch een bericht gestuurd naar hun gastheer.

• Office hoteling: werknemers kunnen een werkplek reserveren in een app of de bezettingsgraad bekijken.

• Slimme klimaatregeling: met behulp van sensoren die real-time informatie verzamelen over de bezetting van uw kantoorruimtes worden verwarming en airco automatisch aangestuurd.

• Slimme verlichting: lichten worden automatisch uitgeschakeld wanneer er niemand in de ruimte is. Dit betekent een enorme energiebesparing.

• Slimme printers: printerinkt wordt automatisch besteld wanneer die bijna op is.

• Digitale assistenten: in de thuisomgeving zijn slimme assistenten zoals Siri en Alexa al ingeburgerd. Nu deze technologieën steeds beter worden, is er alle reden om een soortgelijke trend op kantoor te verwachten.

• Vergaderzaal boeken: apps kunnen aanbevelingen geven voor een vergaderzaal die het meest geschikt is, of de vergadering automatisch plannen.

Vizito biedt een uitgebreid systeem voor bezoekersregistratie, dat uw receptie slimmer maakt. Een slim systeem voor bezoekersregistratie is de beste manier om uw receptie efficiënter te maken en indruk te maken op uw bezoekers.

Om te weten te komen hoe een bezoekersregistratiesysteem u kan helpen om uw receptie te verbeteren, kunt u Vizito 14 dagen gratis uitproberen. Chat met ons of boek een demo om alle voordelen van Vizito te ontdekken.

3. Klimaatneutrale kantoren

193: zoveel klimaatzaken werden er in 2021 aangespannen tegen bedrijven. Bij meer en meer mensen groeit het klimaatbewustzijn, en bedrijven die dit bewustzijn niet delen, kunnen zich aan fel protest verwachten. De bekendste voorbeelden zijn de Amerikaanse oliegiganten ExxonMobil en Chevron, die af te rekenen kregen met boycots van eigen aandeelhouders en ontevreden beleggers omdat ze er niet in slagen een strategie voor een koolstofarme toekomst voor te leggen.

Het is maar een voorsmaakje van wat nog op komst is. Mensen aanvaarden niet langer dat bedrijven een gebrek aan zorg voor de maatschappij of het klimaat aan de dag leggen. Die visie tekent zich ook steeds duidelijker af in de bedrijfswereld zelf. Werknemers willen achter een ander doel staan dan winst. Klanten eisen van hun leveranciers dat ze bewust bezig zijn met klimaat en ethisch ondernemen. Investeerders, partners, klanten, werknemers: allen keren ze bedrijven die zich niet inzetten voor duurzaamheid de rug toe.

Gelukkig zijn steeds meer bedrijven zich bewust van hun ecologische voetafdruk en maken ze plannen om klimaatvriendelijker te werken. Het inhuren van een sustainability officer, het beperken van zakenreizen, verminderen van papiergebruik en telewerk zijn maar enkele maatregelen die bedrijven kunnen nemen.

De verwachting is dat in de toekomst steeds meer kantoorgebouwen klimaatneutraal zullen zijn door hun eigen stroom op te wekken. Een mooi voorbeeld hiervan is The Edge in Amsterdam, volgens het Britse ratingbureau BREEAM het groenste gebouw ter wereld. Het gebouw wekt meer elektriciteit op dan het verbruikt door middel van LED-zonnepanelen boordevol sensoren.

Wilt u weten hoe u de ecologische voetafdruk van uw bedrijf kunt verkleinen? Dit zijn 8 manieren waarop bedrijven kunnen helpen in de strijd tegen klimaatverandering.

4. Robots en AI

Zeg ‘kantoor van de toekomst’ en u denkt aan robots. Neen, over tien jaar hebben machines niet al onze jobs overgenomen. Maar ze gaan wel een belangrijke rol spelen bij onze alledaagse taken. En dat is maar goed ook.

Zullen sommige jobs dan niet overbodig worden? Wellicht wel. Maar de geschiedenis leert ons dat de arbeidsmarkt zich altijd aanpast aan de technologische vooruitgang. Jobs die verloren gaan, worden gecompenseerd door de creatie van nieuwe banen.

Belangrijker is dat werknemers verlost zullen worden van eentonige, repetitieve en afstompende taken, en zich kunnen concentreren op werk dat een menselijke aanpak vereist. Ze zullen hun creativiteit, strategisch en analytisch inzicht en emotionele intelligentie ten volle kunnen inzetten, en dat zal leiden tot zinvollere en boeiendere jobs met meer groeipotentieel.

De komende jaren verwachten we een toename van investeringen in artificiële intelligentie (AI) op de werkvloer. De data die door AI tools gegenereerd wordt, kan leiden tot betere besluitvorming en resultaten. Enkele voorbeelden:

• Artsen zullen met behulp van AI medische dossiers en beeldvorming kunnen analyseren om nauwkeurige diagnoses te stellen

• Advocaten zullen snel honderden rechtszaken kunnen doornemen om precedenten te vinden

• In een technische werkomgeving zal AI gebruikt kunnen worden om processen te analyseren en te voorspellen waar storingen kunnen optreden

5. Hologrammen

De rijkdom aan digitale innovaties biedt een schat aan mogelijkheden voor de werkplek. Dat zal ook nodig zijn, willen bedrijven de sociale banden en samenwerking tussen teamgenoten behouden nu die steeds vaker zullen telewerken. Uit onderzoek van Buffer blijkt dat 24 procent van de thuiswerkers zich wel eens eenzaam voelt. 21 procent heeft moeite om gemotiveerd te blijven, en 17 procent ondervindt moeilijkheden met samenwerking en communicatie.

De typische Zoom-gesprekken en Slack-kanalen volstaan niet om dat probleem aan te pakken. Er is een echte gamechanger nodig om de kloof tussen werknemers op kantoor en thuis te overbruggen.

Volgens sommigen zal dit vraagstuk de definitieve doorbraak betekenen van hologrammen. Hologrammen zijn projecties van digitale 3D-beelden. Ze worden al langer gebruikt in de showbusiness, maar ook op het werk zijn er mogelijkheden.

Verschillende techbedrijven, waaronder Microsoft en Google, zijn in een race verwikkeld om een geschikt systeem voor de werkvloer te ontwikkelen. Werknemers die telewerken, zouden zichzelf dan kunnen projecteren in het kantoor of in de vergaderzaal. Omdat zelfs je gezichtsuitdrukkingen en andere non-verbale communicatie zichtbaar zijn, zou het lijken alsof je effectief in de ruimte aanwezig bent.

6. AR, VR en metaverse

Anderen - met op kop Meta, het moederbedrijf van Facebook - zien meer heil in virtual reality (VR) en augmented reality (AR) om een online werkwereld te creëren waar werknemers, waar ze zich ook bevinden, elkaar kunnen ontmoeten en samen aan projecten werken.

Er bestaan nu al een heleboel AR- en VR-tools, en de afgelopen jaren zijn hier grote stappen vooruit gezet. Sommige professionals maken hier zelfs al gebruik van, zoals artsen, piloten en chirurgen die VR- en AR-headsets gebruiken om te oefenen. Maar de verwachting is dat virtual reality in de toekomst een prominente plek zal innemen in kantoren en werkplekken wereldwijd.

Werknemers kunnen dan:

• Als een 3D-avatar deelnemen aan virtuele vergaderingen met collega’s uit de hele wereld

• Virtuele opleidingen volgen in de hele wereld

• Hun werk overal mee naartoe nemen: op een zonnige dag werken ze vanop het strand, terwijl ze virtueel aanwezig zijn op kantoor

• Artsen in opleiding kunnen virtueel naast een chirurg staan, die een operatie uitvoert in een ander deel van de wereld

De eerste stappen zijn al gezet. Zo ontwikkelde Meta, dat het metaverse als opvolger van het huidige internet ziet, Horizon Workrooms. Dat is een tool om in VR te vergaderen en samen te werken. Deelnemers kiezen een avatar, waarmee ze deelnemen aan een vergadering in een gecustomiseerde ruimte.

In vijf à tien jaar, zo meent Facebook-oprichter Mark Zuckerberg, zal werken in een virtuele werkelijkheid zo gewoon zijn als een e-mail sturen vanop je mobiele telefoon dat vandaag is.

7. 3D-geprinte kantoorgebouwen

Een 3D-geprint kantoorgebouw klinkt misschien als iets dat rechtstreeks uit een sciencefictionverhaal komt. Toch is het niet uit de lucht gegrepen. Het is zelfs al aan het gebeuren.

In 2016 werd in Dubai het eerste 3D-geprinte kantoorgebouw ter wereld geopend. Het duurde 17 dagen om het betonnen gebouw, laag voor laag, te printen, en 48 uur om het op te bouwen. Kostprijs: 140.000 dollar.

De kans dat we over tien jaar allemaal in 3D-geprinte gebouwen zitten te werken, is klein. Toch zou dit het begin kunnen zijn van een revolutie in de manier waarop kantoren - en andere gebouwen - worden ontworpen. 3D-printing zit duidelijk in de lift, en de techniek maakt stilaan zijn opwachting in de bouwsector. Kijk maar naar de 3D-geprinte brug van MX3D in Amsterdam.

3D-printen biedt daarnaast mogelijkheden voor werknemers om kantoormateriaal – op kantoor of op de thuiswerkplek – zelf te printen of aan te passen aan hun eigen specifieke wensen.

De toekomst komt eraan, zo bereidt u zich voor

Er is geen weg terug: het kantoorgebouw van de toekomst is hybride, groen, en zit boordevol technologie. Zo evolueert u mee:

1. Omarm het hybride model. Of u dat nu wilt of niet: de toekomst is hybride. Denk aan de voordelen die dat biedt, voor uw werknemers, maar ook voor u.

2. Herevalueer uw behoeften. En met uw behoeften bedoelen we: de behoeften van uw werknemer. Als u uw personeel tevreden en gemotiveerd wilt houden, is een terugkeer naar de oude werkcultuur geen optie. Werkplekken van de toekomst zullen zich richten op een positieve werkomgeving en een goede kantoorervaring: opleidingsmogelijkheden, diversiteit, een degelijk gezondheids- en veiligheidsbeleid, personeelsvoordelen zoals ouderschapsverlof, kinderopvang, ziektekostenverzekering…

3. Reconstrueer hoe het werk gebeurt. Voor welke taken is fysieke aanwezigheid vereist? Welke fasen van een project worden uitgevoerd op kantoor, en welke vanop afstand?

4. Creëer een kantoor dat klaar is voor de toekomst. Cubicles en rijen bureaus maken plaats voor ruimtes om samen te werken, vergaderzalen met videoschermen en groene ruimtes. Betrek uw werknemers bij het proces. Zet bijvoorbeeld proefopstellingen in een deel van de kantoorruimte en vraag feedback aan uw personeel.

5. Denk na over technologieën waarmee u tijd, geld en energie bespaart. Sensoren voor slimme lichten, slimme klimaatregeling en digitale bezoekersregistratie zijn maar enkele voorbeelden.

6. Trek het juiste talent aan. Een nieuwe manier van werken, betekent dat werknemers nieuwe vaardigheden moeten ontwikkelen om aan de verwachtingen te voldoen. Opleiding en bijscholing worden steeds belangrijker. Volgens het World Economic Forum (WEF) zijn dit de vaardigheden die in de komende tien jaar aan belang zullen winnen:

• Analytisch en innovatief denken

• Actief leren

• Complexe problemen oplossen

• Kritisch denken

• Creativiteit, originaliteit en initiatief

• Sociale vaardigheden en leiderschap

• Technologiegebruik, monitoring en controle

• Technologisch ontwerp en programmeren

• Veerkrachtigheid, stressbestendigheid en flexibiliteit

• Redeneren, problemen oplossen en ideeënvorming

Dit is een snelle gids om u op weg te helpen naar een kantoorcultuur waar werkbeleving centraal staat. In het kantoorgebouw van de toekomst ligt de focus op hybride werk, duurzaamheid, technologie en automatisering, flexibiliteit en een aanpak die draait rond de mens als individu. Bent u er klaar voor?

Om een idee te krijgen van hoe digitale bezoekersregistratie uw bedrijf kan helpen groeien, kunt u Vizito 14 dagen gratis uitproberen. Chat met ons of vraag nu een demo aan om te ontdekken hoe Vizito u kan helpen uw receptie te verbeteren.

Nog vragen? Dit zijn de 7 meestgestelde vragen over digitaal bezoekersbeheer – en onze antwoorden.