14 Spannende IoT-toepassingen voor op Kantoor

Kunt u zich nog een leven zonder het Internet of Things (IoT) voorstellen? Verschillende IoT-toepassingen zijn intussen zodanig ingeburgerd, dat we er nauwelijks nog bij stilstaan. Vandaag kijkt niemand ervan op dat een slimme thermostaat de temperatuur automatisch regelt, en spraakgestuurde assistenten die ons helpen onze agenda te beheren zijn heel gewoon geworden.

Het Internet of Things maakt onze woningen efficiënter, maar de impact stopt niet thuis. Ook op kantoor zijn IoT-applicaties niet meer weg te denken. Denk maar aan een vergaderzaal waar het licht automatisch aanspringt als u er binnengaat. Of een aircosysteem dat zichzelf uitschakelt wanneer de werktijd erop zit. Het zijn maar enkele voorbeelden die duidelijk maken hoe het IoT een revolutie teweegbrengt op kantoor.

Bij Vizito zijn we enthousiast over de vele mogelijkheden die het IoT biedt. In ons eigen kantoor maken we gebruik van diverse toepassingen die de werkzaamheden stroomlijnen, de veiligheid verbeteren en de productiviteit boosten. In deze blogpost delen we onze tips om het kantoorleven praktischer én leuker te maken met de hulp van IoT. Lees dus zeker verder om meer te weten te komen over de volgende onderwerpen:

• Wat is IoT op kantoor?
• Voordelen van IoT op kantoor
• 7 IoT-voorbeelden van Vizito’s kantoor
• Nog 7 coole IoT-toepassingen voor op kantoor
• Risico’s en uitdagingen bij IoT op kantoor

Wat is IoT op kantoor?

Het Internet of Things (IoT) verwijst naar een netwerk van geconnecteerde toestellen en sensoren die met elkaar communiceren en data delen via het internet. Eenvoudig gezegd, breidt IoT de internetconnectiviteit uit voorbij de standaard toestellen zoals computers en smartphones, naar een breed scala aan alledaagse voorwerpen. Deze toestellen zijn voorzien van technologie die ze toelaat samen te werken, en ze dus “slim” maakt.

Op kantoor omvat IoT slimme toestellen en systemen die taken automatiseren, de omstandigheden registreren en inzichten voorzien op basis van die data. Het doel: de efficiëntie, veiligheid, productiviteit en het welzijn van werknemers verbeteren.

Het Internet of Things op kantoor begint bij sensoren die allerlei data verzamelen – hoeveel mensen bevinden zich in deze ruimte, wat is de temperatuur en luchtkwaliteit, hoeveel natuurlijk licht is er… Die data worden vervolgens verstuurd via draadloze netwerken, en op basis van de informatie worden geautomatiseerde acties in gang gezet. Betreedt iemand een vergaderzaal? Dan springt het licht er automatisch aan – tenzij er voldoende natuurlijk licht aanwezig is. Is de temperatuur te hoog? Dan zal het aircosysteem in werking treden. En ga zo maar verder.

7 IoT-voorbeelden van Vizito’s kantoor

Bij Vizito omarmen we de vele mogelijkheden van het Internet of Things met veel plezier. Het speelt een sleutelrol in onze dagelijkse werking en helpt ons om van ons kantoor een slimme, efficiënte en veilige werkplek te maken. Van slimme lichten en geavanceerde bewegingsdetectie tot realtime meldingen en leuke functies die het werk plezieriger maken: we zetten de nieuwste toepassingen in om zowel de efficiëntie als het comfort van ons personeel te optimaliseren. Deze 5 IoT-toepassingen uit ons kantoor kunnen u hopelijk inspireren:

1. Slimme lichten

We hadden het hier eerder al over slimme lichten, en dat is geen toeval. Bij Vizito tillen we slimme verlichting naar een hoger niveau, met een volledig geautomatiseerd systeem dat zich aanpast aan zowel bezetting als natuurlijk licht.

Hoe werkt het? ’s Ochtends, wanneer de eerste werknemer arriveert, gaan de kantoorlichten automatisch aan—mits er niet genoeg daglicht is. Wanneer ’s avonds de laatste persoon vertrekt, gaan de lichten weer uit. Het systeem reageert ook op het buitenlicht, waarbij de binnenverlichting gedurende de dag wordt aangepast aan het natuurlijke licht.

Daarnaast hebben we slimme zonwering die zich automatisch aanpast aan direct zonlicht, wat zorgt voor optimale lichtomstandigheden en comfort gedurende de dag.

’s Avonds worden de LED-lampen geactiveerd om onze kantoorreclame zichtbaar te maken. Het zal geen verrassing zijn dat ook dit automatisch gebeurt: de lichten gaan aan bij zonsondergang en schakelen twee uur later uit, of om 22 uur tijdens de wintermaanden.

2. Slimme klimaatregeling

Goede luchtkwaliteit en een aangename temperatuur zijn essentieel voor de productiviteit—niemand werkt goed als het te warm of te koud is, of als de lucht benauwd is. Bij Vizito laten we slimme technologie dat voor ons regelen.

Ons geautomatiseerde klimaatsysteem zorgt de hele dag door voor de perfecte kantooromgeving. Slimme klimaatsensoren monitoren continu de luchtkwaliteit en sturen meldingen als er iets mis is. De verwarming en airco passen zich automatisch aan op basis van bezetting, luchtkwaliteit en de binnen- en buitentemperatuur.

Op deze manier houden we ons personeel gelukkig, terwijl we tegelijk ook energie besparen. Win-win!

3. 5 o clock

Soms mag het ook wel wat speelser op kantoor. Wij zijn dol op onze eigen, grappige feature die we “5 o’clock” noemen. Aan het einde van de werkdag, precies om 17 uur, worden de lichten in ons kantoor groen—een vrolijk signaal dat het tijd is om naar huis te gaan.

Wanneer een nieuwe klant zich online aanmeldt voor een abonnement, worden de lichten nog feestelijker. Ze veranderen in een regenboog van kleuren en er speelt een vrolijk deuntje om de nieuwe aanwinst in de Vizito-familie te vieren.

Het zijn deze kleine dingen die de werkomgeving leuker en aantrekkelijker maken. Heeft u ook leuke IoT-gimmicks in uw kantoor? Deel ze met ons—we zijn benieuwd hoe uw bedrijf de werkplek plezierig maakt!

4. Bewegingsdetectie

Het kantoor van Vizito is volledig uitgerust met bewegingssensoren, wat het dagelijkse kantoorleven een stuk makkelijker maakt. Loop een kamer binnen, en de lichten gaan automatisch aan indien nodig. In de keuken gaan bovendien niet alleen de lichten aan, maar schakelt ook de koffiemachine aan, klaar om uw volgende kop koffie te zetten. In de vergaderruimte worden zowel de lichten als het presentatiescherm automatisch geactiveerd, zodat alles klaarstaat voor de vergadering.

Buiten hebben we bewegingssensoren geïnstalleerd om de beveiliging te verbeteren. Zodra er beweging wordt gedetecteerd, worden de beveiligingscamera’s automatisch geactiveerd, zodat het gebouw voortdurend in de gaten wordt gehouden.

5. Real-time notificaties

Onze systemen zijn uitgerust om real-time meldingen te versturen bij kritieke gebeurtenissen. Als er bijvoorbeeld nog een deur of raam openstaat nadat alle medewerkers het kantoor hebben verlaten, ontvangen we direct een melding. Hetzelfde geldt voor rookmelders of waterlekken – er worden onmiddellijk notificaties verstuurd, zodat we snel kunnen reageren.

Bij een stroomstoring krijgen we een melding wanneer de noodbatterij inschakelt, waardoor we ongeveer twee uur de tijd hebben om het probleem op te lossen voordat de batterij leeg is. Aangezien alle sensoren op batterijen werken, wordt de batterijstatus continu gemonitord. Wanneer de batterij van een sensor bijna leeg is, stuurt het systeem een waarschuwing, zodat we niet voor verrassingen komen te staan.

Dankzij real-time meldingen kunnen we problemen aanpakken voordat ze escaleren, waardoor ons kantoor altijd goed beveiligd blijft.

6. Slimme sloten

Bij Vizito maken we gebruik van een Salto KS slim slot om de beveiliging te verbeteren en de toegang tot ons kantoor te beheren. Met dit slim slot kunnen we tijdgebonden toegang verlenen aan verschillende gebruikers. Zo kunnen we bijvoorbeeld de toegang voor medewerkers beperken tot weekdagen, terwijl de schoonmaakploeg alleen naar binnen kan op de dag dat ze komt schoonmaken.

Daarnaast kunnen we bijhouden wie het gebouw betreedt en verlaat, met gedetailleerde logs die de exacte tijden van binnenkomst en vertrek weergeven. In noodgevallen of bij onverwachte leveringen kunnen we de deur zelfs op afstand openen voor hulpdiensten of bezorgers.

7. Slim beheer van kantoren

Al deze systemen geven ons een goed beeld van hoe onze kantoorruimte gebruikt wordt. Dat kan nuttige informatie opleveren. Welke kantoren, vergaderzalen, telefooncellen en andere ruimtes worden het vaakst gebruikt? Door deze informatie te analyseren, kunnen we weloverwogen beslissingen nemen over eventuele schaalvergrotingen of -verkleiningen.

Als bepaalde vergaderzalen bijvoorbeeld amper gebruikt worden, kan dat een teken zijn dat we de ruimte beter een andere bestemming geven. Als alle zalen daarentegen voortdurend volgeboekt zijn, is het misschien tijd om uit te breiden. Deze aanpak stelt ons in staat om de beschikbare ruimte zo efficiënt mogelijk te gebruiken en de kantoorindeling snel aan te passen.

Nog 7 coole IoT-toepassingen voor op kantoor

​​Ongeacht de grootte van uw bedrijf—of het nu een startup is of een grote onderneming—biedt IoT eindeloze mogelijkheden. Dit zijn nog enkele interessante toepassingen om de productiviteit te verhogen en het moraal van werknemers te verbeteren.

1. Slim reservatiesysteem voor meetings

Het is u vast ook al eens overkomen: de vergaderzaal die u dacht gereserveerd te hebben, blijkt bezet en u moet op het laatste moment naarstig op zoek naar een vrije ruimte. Dergelijke problemen behoren met een automatisch reservatiesysteem tot het verleden.

Dankzij slimme sensoren die continu de bezetting van vergaderruimtes monitoren, kunt u via een app zien welke zalen beschikbaar zijn. Met een druk op de knop boekt u meteen een vrije ruimte voor uw meeting. En als de vergadering afgelopen is, wordt de ruimte automatisch vrijgegeven zodat anderen er gebruik van kunnen maken. Zo benut u iedere ruimte optimaal, zonder stress.

2. Smart Desks

Als u een bureau deelt met anderen, kent u vast de strijd met knoppen om uw bureau weer precies goed af te stellen. Met een slim bureau is dat gedoe geschiedenis. Deze bureaus zijn uitgerust met sensoren die automatisch aanpassen aan uw ergonomische behoeften, of u nu zit of staat. Druk simpelweg op een knop of gebruik een app, en voilà—uw bureau past zich aan uw voorkeuren en hoogte aan. Bovendien kunt u persoonlijke instellingen opslaan voor verschillende gebruikers, waardoor het delen van een bureau een stuk eenvoudiger wordt.

3. Slimme digitale displays

Bent u al ooit een kantoor binnengewandeld waar u begroet werd door een scherm dat precies wist wat u nodig had? Dat is de kracht van IoT-gestuurde digitale schermen. De mogelijkheden zijn legio. Slimme displays worden automatisch bijgewerkt op basis van agenda’s, geplande evenementen of zelfs het tijdstip van de dag. Het kost geen moeite, maakt de communicatie soepel en helder, en is een goede manier om indruk te maken op bezoekers.

Stel bijvoorbeeld dat u een vergadering gepland heeft. In plaats van een pancarte te printen of in allerijl een whiteboard aan te passen, kan het digitale scherm buiten de vergaderruimte automatisch de agenda, deelnemerslijst en zelfs een gepersonaliseerd welkomstbericht voor uw klanten weergeven. Een last-minute wijziging van de vergaderzaal? Geen probleem – het systeem past zich in real-time aan.

Wilt u bedrijfsnieuws delen, zoals een aankomend evenement of een bijzondere prestatie? De displays worden automatisch bijgewerkt, zodat iedereen op de hoogte blijft zonder dat hun inbox volloopt met meldingen.

Aan het einde van de dag kan het scherm automatisch overschakelen naar de energiebesparende stand of de boodschap “Tot morgen!” tonen.

4. Slimme koffiemachines

Er is niets dat collega’s meer samenbrengt dan de koffiemachine. De koffiepauze is hét moment om even bij te praten en om wat energie bij te tanken. Met een IoT-gestuurde koffiemachine wordt die pauze alleen maar beter. Werknemers kunnen hun favoriete koffie al via een app bestellen, nog voor ze bij de machine aankomen. Geen wachttijden meer: uw cappuccino of espresso is precies op tijd klaar. Bovendien kunnen medewerkers hun persoonlijke voorkeuren opslaan, zodat ze elke keer hun favoriete kopje koffie kunnen drinken.

De koffiemachine houdt ook zelf de voorraad in de gaten. Zijn de koffiebonen of melk bijna op? De machine stuurt automatisch een melding naar de verantwoordelijke, of plaatst zelfs een nieuwe bestelling als dat nodig is.

Of het nu is om op de hoogte te blijven van de laatste kantoorroddels of u gewoon nood heeft aan een pauze, met een slimme koffiemachine is er altijd heerlijke koffie op het juiste moment.

5. Slim bezoekersbeheer

Digitaal bezoekersbeheer heeft een revolutie teweeggebracht in bedrijfsrecepties. De tijd van papieren aanmeldformulieren is voorbij, en bezoekers moeten niet langer wachten tot er een receptionist beschikbaar is. Systemen zoals Vizito zorgen ervoor dat de verwelkoming vlot verloopt. Gasten kunnen zichzelf gemakkelijk inchecken en hun gastheer of -vrouw wordt meteen verwittigd. Dat maakt het incheckproces niet alleen efficiënter, maar verhoogt ook de veiligheid.

Door deze systemen te integreren met het Internet of Things, en ze met andere woorden te verbinden met verschillende apparaten en sensoren, til je ze naar een nog hoger niveau. Denk bijvoorbeeld aan een systeem waarbij de identiteit van een bezoeker wordt gecontroleerd door geavanceerde gezichtsherkenning, of waarbij slimme badges en polsbandjes hun bewegingen binnen het gebouw volgen. Slimme sloten kunnen toegang geven tot bepaalde ruimtes. En bij het inchecken kan een gepersonaliseerd welkomstbericht verschijnen op het slimme scherm dat u in uw receptie heeft geïnstalleerd (misschien na het lezen van tip 3 in dit artikel).

6. Slim voorraadbeheer

Bent u het ook zo beu om zonder kantoorbenodigdheden te zitten op de meest ongelegen momenten? IoT-gestuurde voorraadbeheersystemen kunnen dit probleem oplossen. Deze slimme systemen monitoren automatisch de voorraad en vullen die desgewenst bij.

Dit is hoe het werkt: sensoren houden de voorraadniveaus in real-time bij. Zodra de voorraden onder een bepaald niveau komen, ontvangt u een melding, of het systeem plaatst automatisch een nieuwe bestelling. Geen zorgen meer over tekorten aan essentiële zaken zoals printerpapier, pennen of koffiepads.

Bovendien houden deze systemen gedetailleerde rapporten en analyses bij van gebruikspatronen. Dit helpt u om weloverwogen beslissingen te nemen over inkoop en budgettering, zodat u nooit te veel of te weinig op voorraad heeft. Als bepaalde items bijvoorbeeld vaker worden gebruikt, past het systeem toekomstige bestellingen aan om aan de vraag te voldoen.

7. Geautomatiseerde taakherinneringen

IoT-gestuurde taakherinneringen zijn misschien nog niet echt ingeburgerd, maar werken vergelijkbaar met andere slimme oplossingen, zoals automatische verlichting. Het idee is eenvoudig: sensoren detecteren de aanwezigheid van een werknemer in een ruimte, wat de trigger is voor een automatische herinnering voor belangrijke taken.

Als een medewerker bijvoorbeeld de printerruimte betreedt, kan er een melding verschijnen om de inkt te vervangen of om het apparaat schoon te maken. Stapt iemand de serverruimte binnen, dan kan er een herinnering verschijnen om de temperatuur te controleren of een routine-onderhoud uit te voeren. In opslagruimtes kan het systeem aangeven wanneer het tijd is om voorraden bij te vullen of de inventaris te controleren.

Het grote voordeel is dat bepaalde belangrijke taken zo niet meer over het hoofd gezien worden, omdat het systeem precies op het juiste moment een seintje geeft.

Voordelen van IoT op kantoor

Als u de bovenstaande voorbeelden leest, is het niet moeilijk te zien dat deze systemen veel voordelen hebben. Maar het gaat veel verder dan wat gemak en comfort. Indien u het Internet of Things slim en efficiënt inzet in uw bedrijf, kan dat op de lange termijn aanzienlijk impact hebben.

Kosten besparen door betere efficiëntie

Door routinetaken te automatiseren, kunt u flink wat geld sparen. Hoe? Slimme systemen voor verlichting, verwarming, airco, ventilatie en beveiliging kunnen autonoom werken door de instellingen aan te passen op basis van real-time gegevens. Zo voorkomt u dat het licht blijft branden in ruimtes waar zich niemand bevindt, of dat de airco overuren draait. Dit bespaart niet alleen op energie, maar beperkt ook de nood aan manuele interventie. Win-win dus.

Duurzaam energiebeheer

Duurzaamheid staat in veel bedrijven hoog op de prioriteitenlijst, maar door de drukte van alledag toch niet altijd bovenaan de agenda. Zoals hierboven vermeld, kunnen diverse IoT-toepassingen helpen om zonder veel tijd of moeite energie te besparen. Wilt u uw ecologische voetafdruk nog meer verkleinen, dan kunt u uw energieverbruik nog verder optimaliseren door het nauwkeurig in kaart te brengen en op basis van de verzamelde gegevens een efficiënter energiebeheer en duurzamere bedrijfsvoering te ontwikkelen.

Betere beveiliging

Ook de veiligheid kan beter dankzij IoT. Slimme sloten, camera’s en alarmsystemen kunnen vanop afstand gemonitord en bediend worden. Deze verbonden apparaten geven realtime meldingen, waardoor u snel kunt reageren op mogelijke veiligheidsrisico’s.

Betere productiviteit

Dankzij IoT kunt u een gepersonaliseerde werkomgeving creëren voor uw personeel. Met slimme verlichting, klimaatbeheer en zelfs verstelbare bureaus kunnen werknemers hun werkplek afstemmen op hun eigen voorkeuren. Resultaat: meer comfort en een verhoogde productiviteit.

Efficiënter beheer van kantoormateriaal

Het Internet of Things maakt het mogelijk kantoorbenodigdheden op te volgen en beheren. De status van apparatuur, voorraden en zelfs verplaatsingen van werknemers binnen het gebouw kunnen nauwkeurig gemonitord worden. Die aanpak kan helpen bij het optimaliseren van het gebruik van kantoormateriaal, en verlies of inefficiënties voorkomen.

Betere besluitvorming

De gegevens die door IoT-apparaten worden verzameld, bieden waardevolle inzichten in de kantooroperaties. Of het nu gaat om energiebeheer, apparaatonderhoud, voorraadbeheer, ruimtegebruik of veiligheidsincidenten, door de gegevens te analyseren kunt u weloverwogen beslissingen nemen om de efficiëntie te optimaliseren, processen te verbeteren of de werkomgeving aangenamer te maken.

Beheer en Controle op Afstand

Tot slot maakt IoT het mogelijk om kantoorsystemen op afstand te besturen. Essentiële functies, zoals het aanpassen van de thermostaat, het monitoren van beveiligingscamera’s of het beheren van energieverbruik, kunnen letterlijk van overal bediend worden.

Risico’s en uitdagingen bij IoT op kantoor

Internetveiligheid is vandaag de dag een grote zorg. Hoewel IoT veel voordelen heeft voor de werkplek, is het dan ook belangrijk te beseffen dat er ook enkele uitdagingen zijn.

Beveiliging

Een van de grootste risico’s van het Internet of Things is hacking. Elk apparaat dat verbonden is, vormt een potentiële kwetsbaarheid die hackers kunnen misbruiken om toegang te krijgen tot het systeem. Om inbreuken op gevoelige data of ongewenste toegang tot kritieke systemen te voorkomen, moeten bedrijven proactief maatregelen nemen. Bij Vizito garanderen we de veiligheid door encryptie, multi-factor authenticatie en regelmatige updates van onze IoT-apparaten om kwetsbaarheden te verhelpen.

Lees meer over de veiligheid van de werkplek in deze gids om uw bedrijf en personeel te beschermen.

Afhankelijkheid van technologie

IoT biedt automatisering en gemak… tot er een storing optreedt of het systeem uitvalt. Om te voorkomen dat de verlichting en klimaatregeling niet meer werken, of de beveiliging niet meer functioneert, doen bedrijven er goed aan back-upsystemen te voorzien en geregeld te testen. Bij Vizito hebben we ook een 4G-ontvanger geïnstalleerd als back-up voor het geval onze internet- of wifi-systemen uitvallen. Zo wordt de hinder bij technische problemen tot een minimum beperkt.

Privacy

IoT-apparaten monitoren vaak het gedrag van medewerkers: hun bewegingen worden gevolgd met behulp van sensoren, de productiviteit gecontroleerd met slimme systemen. Om ethische bezorgdheden rond de privacy aan te pakken, zijn een duidelijk privacybeleid en transparante communicatie cruciaal.

Gegevensbeheer

IoT-apparaten genereren grote hoeveelheden data, die veilig moeten worden opgeslagen en efficiënt beheerd. Cloudoplossingen voor veilige gegevensopslag en -verwerking, samen met gegevensversleuteling en back-ups, kunnen voorkomen dat gegevens onjuist worden beheerd of verloren gaan.

Conclusie

Voor iedereen die een bedrijf runt of in een kantoor werkt, is de kracht van het Internet of Things moeilijk te negeren. IoT heeft de moderne werkplek grondig veranderd. En wie is er nu niet blij met luxe-oplossingen zoals automatische verlichting of een vers gezette kop koffie precies naar wens?

Maar de impact reikt uiteraard verder dan alleen maar wat comfort. Van slimme klimaatbeheersing tot geavanceerde beveiligingssystemen en data-gedreven inzichten, biedt IoT innovatieve oplossingen die de efficiëntie verhogen, de veiligheid verbeteren en bedrijven in staat stellen om hun werking te optimaliseren.

Het moderne kantoor is volop in ontwikkeling. Een uitgelezen kans voor bedrijven om IoT-oplossingen te verkennen die dagelijkse taken vereenvoudigen en tegelijk een slimmere, veiligere werkplek creëren. Door IoT op de juiste manier te gebruiken, kunnen bedrijven de kosten verlagen en de ervaring van medewerkers en bezoekers verbeteren.

Bent u klaar om uw kantoor naar een hoger niveau te tillen? Om een idee te krijgen van hoe digitaal bezoekersbeheer uw bedrijf kan helpen groeien, kan u Vizito 14 dagen gratis uitproberen. Chat met ons of boek een demo om te ontdekken hoe Vizito u kan helpen uw receptie te verbeteren.