De toekomst van bezoekersbeheer: voorspellingen en trends voor 2023 en daarna

Als je tien jaar geleden als bezoeker een bedrijf binnenstapte, werd je meestal teruggekatapulteerd naar een tijdperk van pen en papier, waar bezoekersbeheer - als daar al sprake van was - een tijdrovend en foutgevoelig proces was. Registratiebladen of papieren logboeken, met vaak moeilijk leesbare handgeschreven gegevens, maakten het moeilijk om bezoekerslijsten en een nauwkeurige administratie bij te houden. Handmatig uitgeschreven bezoekersbadges waren vaak generiek en gemakkelijk na te maken, met de nodige veiligheidsrisico’s tot gevolg.

Terug naar de wereld van vandaag, waar bezoekersbeheer een enorme ontwikkeling heeft doorgemaakt. Vandaag wordt gebruik gemaakt van geavanceerde technologie en automatisering om zowel bezoekers als organisaties een naadloze, veilige en efficiënte ervaring te bieden.

En het stopt hier niet. Gedreven door de technologische vooruitgang, bezorgdheden over de veiligheid en de behoefte aan efficiëntere processen, zal bezoekersbeheer de komende jaren nog verder evolueren en grote stappen zetten. We vroegen aan Vizito-oprichters Pieter-Jan Dries en Steven Gilissen hoe zij de toekomst van bezoekersmanagement zien. In deze blogpost belichten we de transformatie van de sector en de innovaties die de toekomst zullen vormgeven.

Lees verder om meer te weten te komen over de belangrijkste veranderingen van de afgelopen jaren en belangrijke trends voor de nabije toekomst, zoals:

• Kunstmatige intelligentie (AI) en automatisch leren
• Integratie met het Internet of Things (IoT)
• Focus op contactloze oplossingen
• Verbeterde bezoekerservaring
• Geavanceerde beveiligingsmaatregelen
• Meer aandacht voor dataprivacy
• Meer aandacht voor duurzaamheid

Grote veranderingen in bezoekersbeheer in de afgelopen jaren

Bezoekersbeheer is de afgelopen jaren drastisch veranderd, van eenvoudige oplossingen met papier en pen tot baanbrekende technologie. Dit zijn de belangrijkste innovaties op dit gebied:

Digitaal bezoekersbeheer

De overgang van een traditioneel, papieren bezoekersbeheer naar digitale bezoekersbeheersystemen (VMS) was de afgelopen jaren een belangrijke ontwikkeling. Volgens Pieter-Jan Dries, medeoprichter van Vizito, was deze verschuiving een natuurlijke stap: “Aangezien bedrijven voortdurend op zoek zijn naar manieren om de efficiëntie, veiligheid en gebruikerservaring te verbeteren, bieden digitale bezoekersbeheersystemen tal van voordelen. Ze stroomlijnen het incheckproces, bieden een veiligere manier om de toegang van bezoekers te beheren en verbeteren het verzamelen en beheren van gegevens. Een digitaal VMS maakt het ook gemakkelijker om te voldoen aan regelgeving voor gegevensbescherming, zoals GDPR, omdat bezoekersgegevens veilig opgeslagen worden en je ze gemakkelijk kan terugvinden wanneer dat nodig is.”

Lees ook
Een digitaal systeem voor bezoekersregistratie heeft veel voordelen. Dit zijn 7 redenen om uw papieren logboek te vervangen in 2023

Cloudgebaseerde systemen

De volgende belangrijke verandering is de opkomst van ‘de cloud’. Cloudgebaseerde bezoekersbeheersystemen, zoals Vizito, bieden meer flexibiliteit, schaalbaarheid en gemak om te integreren met andere systemen, zoals toegangscontrolesystemen (ACS) voor een allesomvattende beveiligingsoplossing. Cloudgebaseerde oplossingen zijn op afstand toegankelijk, waardoor het eenvoudiger is om bezoekersgegevens te beheren en bezoekersactiviteit te controleren.

Biometrische technologie

Daarnaast is het gebruik van biometrische technologie voor identiteitscontrole van bezoekers toegenomen. Vingerafdrukscanners, gezichtsherkenning en andere biometrische methodes bieden een hoger niveau van veiligheid en nauwkeurigheid dan traditionele methodes zoals identiteitskaarten.

Dataprivacy en veiligheid

Met de toenemende behoefte aan dataprivacy en -beveiliging zijn ook bezoekersbeheersystemen geëvolueerd. Het is essentieel geworden dat bedrijven voorschriften zoals GDPR naleven, en moderne bezoekersbeheersystemen bevatten dan ook functies om organisaties te helpen hun bezoekersgegevens veilig te beheren en aan alle vereisten te voldoen.

Contactloos inschrijven

Als reactie op de COVID-19 pandemie kwam de nadruk te liggen op contactloos inchecken. Bezoekers kunnen zich vóór hun bezoek online registreren en hun gegevens en het doel van hun bezoek doorgeven. Bij aankomst kunnen ze dan eenvoudig een QR-code scannen met hun smartphone om in te checken. Bezoekersbadges kunnen bij het inchecken automatisch worden afgedrukt, zonder tussenkomst van een receptionist.

Aanpasbare oplossingen

Moderne bezoekersbeheersystemen bieden meer aanpassings- en personalisatiemogelijkheden, waardoor organisaties de bezoekerservaring kunnen afstemmen op hun specifieke behoeften en voorkeuren.

Belangrijke trends in bezoekersbeheer voor de nabije toekomst

De sector van het bezoekersbeheer zal zich voortdurend blijven ontwikkelen als reactie op nieuwe technologieën, beveiligingsproblematieken en veranderende behoeften. Bij Vizito zien we 7 trends die de sector vanaf 2023 en daarna zullen vormgeven:

1. Kunstmatige intelligentie (AI) en automatisch leren

AI zal een steeds belangrijkere rol gaan spelen in bezoekersbeheersystemen. Dit opent de deur voor meer geavanceerde analyses, het herkennen van patronen, en de mogelijkheid om trends te voorspellen. Het kan organisaties helpen om potentiële bedreigingen van de veiligheid te identificeren en de bezoekersbeheerprocessen te optimaliseren.

Pieter-Jan Dries: “Bij Vizito zijn we enthousiast om te zien hoe het potentieel van AI zich ontvouwt. Het is erg spannend om na te denken over wat AI voor ons in petto zou kunnen hebben en we houden de ontwikkelingen op dit gebied dan ook nauwlettend in de gaten. Deze technologieën kunnen niet alleen de efficiëntie en veiligheid van bezoekersbeheerprocessen verbeteren, maar ook de algehele bezoekerservaring.”

Dit zijn enkele manieren waarop AI nuttig kan zijn voor bezoekersbeheer:

• Organisaties helpen om bezoekersgegevens effectiever te analyseren
• Detectie van potentiële veiligheidsrisico’s verbeteren door het identificeren van ongewone patronen of gedragingen
• Persoonlijkere ervaring bieden voor bezoekers, door hun voorkeuren te analyseren, meldingen op maat te maken en het incheckproces aan te passen - zoals het aanpassen van welkomstberichten, het aanbevelen van geschikte vergaderruimtes of het voorstellen van relevante evenementen of faciliteiten

Kortom, de vooruitgang op het gebied van AI kan een revolutie teweegbrengen in de branche van bezoekersmanagement en organisaties helpen hun bezoekers nog beter te beheren.

2. Integratie met Internet of Things (IoT)

De integratie van IoT-apparaten met bezoekersbeheersystemen zal steeds gebruikelijker worden. Dit zal het mogelijk maken om bezoekersbewegingen in realtime te volgen, de omstandigheden in uw gebouwen te bewaken en de toegangscontrole te verbeteren met behulp van aangesloten apparaten zoals slimme sloten, camera’s en sensoren.

3. Verdere focus op contactloze oplossingen

De COVID-19 pandemie heeft het gebruik van contactloze technologieën versneld en deze trend zal zich waarschijnlijk voortzetten. Aanraakvrije incheckprocessen, gezichtsherkenning en andere contactloze oplossingen zullen steeds meer ingang vinden naarmate organisaties veiligheid en hygiëne voorop zullen stellen.

4. Verbeterde bezoekerservaring

De sector zal zich richten op het verbeteren van de bezoekerservaring door middel van personalisatie, maatwerk en gestroomlijnde processen. Denk hierbij aan gepersonaliseerde bezoekersbadges, op maat gemaakte bezoekersmeldingen en efficiëntere incheckprocedures.

5. Geavanceerde beveiligingsmaatregelen

Beveiliging blijft een topprioriteit en systemen voor bezoekersbeheer zullen steeds meer geavanceerde beveiligingsfuncties bevatten, zoals biometrie, multi-factor authenticatie en integratie met andere beveiligingssystemen zoals toegangscontrole, videobewaking en alarmsystemen.

In de toekomst kunnen er zelfs uniforme beveiligingsplatforms ontstaan die een bezoekersbeheersysteem, toegangscontrole, camerabewaking en alarmsystemen combineren in één geïntegreerde oplossing. Monitoring en controle worden zo gecentraliseerd, waardoor het beveiligingsbeheer vereenvoudigd wordt en organisaties nog effectiever kunnen reageren op incidenten.

Meer weten over beveiliging op de werkplek? Lees ook onze artikelen over het verbeteren van de veiligheid met een VMS, integratie met toegangscontrole, tips om de werkplek veiliger te maken en bezoekers-NDA’s.

6. Meer aandacht voor dataprivacy

Organisaties en individuen zijn zich steeds meer bewust van de risico’s die gepaard gaan met datalekken en misbruik van persoonlijke informatie. Privacy en beveiliging van gegevens staan daardoor steeds meer op de voorgrond. Naarmate de regelgeving met betrekking tot dataprivacy, zoals GDPR en CCPA, zich verder ontwikkelt, zullen bezoekersbeheersystemen hieraan aangepast moeten worden. Het resultaat is dat systemen steeds betere functies bieden om gegevens te verwerken en beschermen.

Aanbieders van VMS-systemen, zoals Vizito, volgen deze ontwikkelingen op de voet. Pieter-Jan Dries: “We zorgen er actief voor dat ons VMS voldoet aan relevante regelgeving op het gebied van gegevensbescherming, zoals de GDPR in de Europese Unie en andere lokale wetgeving. Dit houdt in dat we een passend beleid voor gegevensverwerking en -opslag implementeren en onze klanten tools bieden voor het beheer van gegevenstoegang en -toestemming.”

“Om gevoelige bezoekersinformatie te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruikt Vizito sterke encryptiemethodes voor gegevensoverdracht en opslag. We doen er alles aan om gevoelige informatie te beschermen en vertrouwen op te bouwen bij onze klanten en eindgebruikers. Terwijl de sector verder evolueert, zullen we prioriteit blijven geven aan dataprivacy en -beveiliging, om ervoor te zorgen dat ons VMS een betrouwbare en veilige oplossing blijft voor organisaties.”

7. Meer aandacht voor duurzaamheid

Een laatste trend die we voorspellen voor de nabije toekomst is een groeiende focus op duurzaamheid binnen de sector van bezoekersbeheer, met de nadruk op het verminderen van afval, energieverbruik en milieu-impact. Dit houdt bijvoorbeeld in: het gebruik van milieuvriendelijke materialen voor bezoekersbadges, het implementeren van energiezuinige technologieën en het promoten van digitale oplossingen die het papiergebruik minimaliseren.

Duurzaamheid is een belangrijk onderwerp voor Vizito-oprichters Pieter-Jan Dries en Steven Gilissen. “We doen er alles aan om onze ecologische voetafdruk te verkleinen”, legt het duo uit. “Zo vermijden we papiergebruik, hergebruiken we verpakkingen, werken we op energiezuinige werkplekken en is ons wagenpark 100 procent elektrisch. We moedigen onze klanten ook aan om hun eigen bijdrage te leveren, zoals papierloos werken. Het gebruik van een digitale oplossing voor hun bezoekersbeheer is een goede eerste stap.”

Lees meer Dit is het kantoor van de toekomst (en hoe u zich erop voorbereidt)_

Uitdagingen op het gebied van bezoekersbeheer

Als we kijken naar 2023 en verder, worden bedrijven en leveranciers van digitale bezoekersbeheersystemen geconfronteerd met verschillende uitdagingen.

Privacy en beveiliging van gegevens

Door de toenemende bezorgdheid over gegevensprivacy en cyberdreigingen moeten bedrijven ervoor zorgen dat hun bezoekersbeheersystemen voldoen aan de lokale en internationale regelgeving en dat bezoekersinformatie wordt beschermd tegen ongewenste toegang en mogelijke inbreuken.

Gezondheid

In het licht van de COVID-19 pandemie is er een toegenomen vraag naar contactloze oplossingen voor bezoekersbeheer. Bedrijven moeten blijven innoveren en technologieën ontwikkelen die fysiek contact tot een minimum beperken en een veilige en hygiënische bezoekerservaring bevorderen.

Milieu

Omdat de zorg voor het milieu steeds belangrijker wordt, moeten bedrijven en leveranciers rekening houden met de impact van hun oplossingen voor bezoekersbeheer op het milieu. Dit kan inhouden dat ze papierloze systemen implementeren, het energieverbruik optimaliseren en milieuvriendelijke hardware en materialen selecteren.

Regelgeving

Bedrijven moeten op de hoogte blijven van lokale, nationale en internationale regelgeving met betrekking tot bezoekersbeheer en ervoor zorgen dat hun systemen aan deze vereisten voldoen. Dit houdt onder meer in: het screenen van bezoekers voor veiligheidsdoeleinden, het naleven van sectorspecifieke richtlijnen en het bijhouden van nauwkeurige bezoekersgegevens.

Beveiligingsrisico’s

Als een vooruitdenkend aanbieder van een bezoekersbeheersysteem neemt Vizito stappen om bij te blijven met de opkomende trends in de sector. Het bedrijf investeert voortdurend in onderzoek en ontwikkeling om de nieuwste technologieën en innovaties te spotten en implementeren, zodat de oplossing blijvend voldoet aan de veranderende behoeften van de klant.

Om een idee te krijgen van hoe digitaal bezoekersbeheer uw bedrijf kan helpen groeien, kan u Vizito 14 dagen gratis uitproberen. Chat met ons of boek een demo om te ontdekken hoe Vizito u kan helpen uw receptie te verbeteren.

Nog vragen? Dit zijn de 7 meestgestelde vragen over digitaal bezoekersbeheer - en onze antwoorden.