De 7 meestgestelde vragen over digitaal bezoekersbeheer

Digitaal bezoekersbeheer is een systeem waarmee bedrijven hun bezoekers registreren via een tablet of computer in plaats van met pen en papier. Het bespaart tijd, verhoogt de veiligheid, beschermt persoonsgegevens en maakt een professionele eerste indruk op gasten.

Overweegt u een systeem voor digitaal bezoekersbeheer? Hieronder vindt u de zeven vragen die we het vaakst horen - met duidelijke antwoorden.

1. Tijdbesparing, veiligheid en minder papier: de voordelen van digitaal bezoekersbeheer

De voordelen van digitaal bezoekersbeheer zijn talrijk:

• Tijdbesparing. Dankzij digitaal bezoekersbeheer verspillen uw receptionisten geen tijd meer aan het registreren van bezoekers, het bijhouden van logboeken, het printen van badges en het opsporen en verwittigen van contactpersonen. Zo komt er tijd vrij om zich te concentreren op hun andere verantwoordelijkheden.
• Minder papier en administratie. Het bijhouden van papieren logboeken en bezoekersgegevens is voorgoed verleden tijd. Alle informatie van al uw locaties en gebouwen beheert u vanuit een dashboard.
• Contactloos inchecken. Systemen zoals Vizito bieden bezoekers de mogelijkheid om zich vooraf te registreren, zodat ze bij aankomst enkel nog een QR-code moeten scannen met hun smartphone.
• Dataprotectie. Digitaal bezoekersbeheer is veiliger dan een papieren lijst aan de receptie. Bezoekersgegevens worden verwerkt en veilig opgeslagen in overeenstemming met de GDPR/AVG-wetgeving.
• Aanpasbare look. Bij systemen zoals Vizito kunt u het uitzicht volledig aanpassen aan uw eigen huisstijl en belangrijke informatie, zoals veiligheidsinstructies, delen met uw bezoekers.

Meer lezen Wat is bezoekersbeheer

2. Bezoekers zijn enthousiast over digitaal inchecken

Ja, de meesten wel. Volgens onze klanten zijn hun bezoekers enthousiast over de nieuwe manier van aanmelden.

Digitaal bezoekersbeheer biedt voordelen voor uw gasten:

• Ze hoeven niet te wachten tot er een medewerker beschikbaar is, maar kunnen meteen zelf inchecken
• Bezoekers die zich vooraf registreren, scannen bij aankomst enkel een QR-code
• Gasten worden verwelkomd in hun eigen taal, wat het invullen makkelijker maakt

3. Een aanvulling op uw receptie, geen vervanging van uw receptionist

Dat kiest u uiteraard volledig zelf, maar de meeste van onze klanten kiezen voor Vizito als aanvulling op hun bestaande receptie - en dat voor een fractie van de kosten van een extra personeelslid. Het grote voordeel is dat het systeem repetitieve, tijdrovende taken automatiseert, waardoor uw receptionisten zich kunnen concentreren op hun andere verantwoordelijkheden.

Meer lezen De top 10 vaardigheden die elke receptionist nodig heeft

4. Installatie in enkele minuten op een tablet of computer

De meeste gebruikers installeren een systeem voor digitaal bezoekersbeheer op een tablet. Vizito is beschikbaar voor Apple iPad en Android-tablets, maar werkt ook op een computer met touchscreen. U kunt zoveel devices aan uw account linken als u wilt.

Het systeem is eenvoudig te installeren. Een account creëren, de app installeren en naar uw wensen aanpassen duurt slechts enkele ogenblikken. Het team van Vizito is steeds beschikbaar om uw vragen hierover te beantwoorden.

5. Van kmo’s tot multinationals: welke bedrijven gebruiken digitaal bezoekersbeheer?

Alle soorten bedrijven - van kmo’s tot multinationals - maken gebruik van digitaal bezoekersbeheer. Vizito wordt wereldwijd gebruikt in allerlei sectoren: van ondernemingen over datacenters tot ziekenhuizen en universiteiten.

6. Integraties met Slack, Teams, e-mail en meer

Niet alle systemen voor bezoekersregistratie bieden integraties, maar veel apps, zoals Vizito, doen dat wel. U kunt het systeem synchroniseren met uw Microsoft Entra ID, communicatiesystemen en meer. Zo kunt u uw personeelsleden automatisch laten waarschuwen via Slack, Teams, e-mail en/of sms-berichten wanneer hun gast gearriveerd is.

7. Digitaal bezoekersbeheer als firewall voor uw bedrijfsveiligheid

Digitaal bezoekersbeheer vormt een firewall voor uw bedrijf. Dit is hoe het de veiligheid verbetert:

• Realtime overzicht: door bezoekers digitaal te laten inchecken weet u op elk moment wie zich in uw gebouwen bevindt
• Screening: u kunt bezoekers screenen voordat u ze toegang verleent
• Badges met foto: geprinte badges maken het makkelijker om mensen in uw gebouwen te identificeren
• Noodmeldingen: bij brand of een ander noodgeval stuurt het systeem een waarschuwing naar iedereen die is ingecheckt
• Contactopsporing: u kunt snel achterhalen met wie een zieke bezoeker in contact is geweest

Om een idee te krijgen van hoe digitaal bezoekersbeheer uw bedrijf kan helpen groeien, kan u Vizito 14 dagen gratis uitproberen. Of chat met ons om te ontdekken hoe Vizito u kan helpen uw receptie te verbeteren.