De 7 meestgestelde vragen over digitaal bezoekersbeheer

Tijd besparen, de papierberg verkleinen en een onuitwisbare eerste indruk nalaten bij uw klanten: digitaal bezoekersbeheer biedt heel wat voordelen.

Als u een systeem voor digitaal bezoekersbeheer overweegt, heeft u vast heel wat vragen. Dit zijn de zeven vragen die we het vaakst horen - en, uiteraard, onze antwoorden.

1. Wat zijn de voordelen van digitaal bezoekersbeheer?

De voordelen van digitaal bezoekersbeheer zijn talrijk. We noemen er enkele:

• Tijdbesparing. Dankzij digitaal bezoekersbeheer verspillen uw receptionisten geen tijd meer aan het registreren van bezoekers, het bijhouden van logboeken, het printen van badges en het opsporen en verwittigen van contactpersonen. Zo komt er voor hen tijd vrij om zich te concentreren op hun andere verantwoordelijkheden.
• Minder papier en administratie. Het bijhouden van papieren logboeken en bezoekersgegevens is voorgoed verleden tijd. Voortaan kunt u alle informatie van al uw locaties en gebouwen handig beheren vanuit één dashboard.
• Veiligheid. Dat een contactloos systeem in de nasleep van Covid-19 zeer welkom is, moeten we u niet meer vertellen. Sommige systemen voor digitaal bezoekersbeheer, zoals Vizito, bieden uw bezoekers de mogelijkheid om zich vooraf al te registreren, zodat ze bij aankomst enkel nog een QR-code moeten scannen met hun smartphone. Geheel coronaproof dus.
• Dataprotectie. Digitaal bezoekersbeheer is veiliger dan een papieren lijst die aan de receptie ligt rond te zwerven en waarop bezoekers de gegevens van hun voorgangers te zien krijgen. De gegevens van uw bezoekers worden verwerkt en veilig opgeslagen in overeenstemming met de GDPR-wetgeving.
• Aanpasbare look. Bij de meeste systemen voor digitaal bezoekersbeheer, zoals Vizito, kunt u het uitzicht volledig aanpassen aan uw eigen huisstijl. Indien u dat wenst, kunt u ook belangrijke informatie, zoals veiligheidsinstructies, delen met uw bezoekers.

Meer lezen
Wat is bezoekersbeheer

2. Vinden bezoekers het syteem handig in gebruik?

Ja, de meesten wel. Volgens onze klanten zijn hun bezoekers enthousiast over de nieuwe manier van aanmelden.

Digitaal bezoekersbeheer biedt dan ook voordelen voor uw gasten: ze moeten niet wachten tot er een medewerker beschikbaar is om hen in te checken, maar kunnen meteen zelf aan de slag. Bezoekers die zich vooraf registreren, moeten bij aankomst enkel nog een QR-code inscannen. Dit bespaart hen opnieuw tijd.

Met behulp van digitaal bezoekersbeheer kunt u uw bezoekers bovendien verwelkomen in hun eigen taal. Dat maakt het voor hen gemakkelijker om het inschrijvingsformulier in te vullen en eventuele bijkomende informatie te lezen.

3. Vervangt het systeem mijn receptionist?

Dat kiest u uiteraard volledig zelf, maar de meeste van onze klanten kiezen voor Vizito als aanvulling op hun bestaande receptie - en dat voor een fractie van de kosten van een extra personeelslid. Het grote voordeel daarbij is dat het systeem verschillende repetitieve, tijdrovende taken automatiseert, waardoor uw receptionisten zich kunnen concentreren op hun andere verantwoordelijkheden.

Meer lezen
De top 10 vaardigheden die elke receptionist nodig heeft

4. Hoeveel tijd kost het om het systeem te installeren, en wat heb ik hiervoor nodig?

De meeste gebruikers installeren een systeem voor digitaal bezoekersbeheer op een tablet. Vizito is beschikbaar voor Apple iPad en Android-tablets, maar werkt ook op een computer met touchscreen. U kunt zoveel devices aan uw account linken als u wilt.

Het systeem is eenvoudig te installeren. Een account creëren, de app installeren en naar uw wensen aanpassen duurt slechts enkele ogenblikken. Het team van Vizito is steeds beschikbaar om uw vragen hierover te beantwoorden.

5. Welke bedrijven gebruiken digitaal bezoekersbeheer?

Alle soorten bedrijven - van kmo’s tot multinationals - maken gebruik van digitaal bezoekersbeheer. Vizito wordt wereldwijd gebruikt in allerlei sectoren: van ondernemingen over datacenters tot ziekenhuizen en universiteiten.

6. Integreert de app met andere systemen?

Niet alle systemen voor bezoekersregistratie bieden integraties, maar veel apps, zoals Vizito, doen dat wel. U kunt het systeem synchroniseren met uw Active Directory server, communicatiesystemen en meer. Zo kunt u uw personeelsleden automatisch laten waarschuwen via Slack, Teams, e-mail en/of sms-berichten wanneer hun gast gearriveerd is.

7. Hoe kan digitaal bezoekersbeheer helpen met de veiligheid?

Digitaal bezoekersbeheer vormt een firewall voor uw bedrijf. Door bezoekers digitaal te laten inchecken, en indien nodig informatie te laten verstrekken, weet u op elk moment wie zich in uw gebouwen bevindt. Ook heeft u de mogelijkheid om uw bezoekers te screenen, voordat u ze toegang verleent. Door gebruik te maken van geprinte badges, eventueel met foto, kunt u mensen in uw gebouwen ook makkelijker identificeren.

In noodgevallen, zoals een brand, laat een systeem als Vizito u ook toe een waarschuwing te sturen naar iedereen die is ingecheckt en niet heeft uitgecheckt, zodat uw bezoekers tijdig het gebouw kunnen verlaten.

In coronatijden is een systeem voor digitaal bezoekersbeheer ook handig om contacten te traceren wanneer iemand ziek wordt. U helpt uw personeel en hun familieleden veilig te blijven door hen op de hoogte te brengen van mogelijke risicocontacten.

Om een idee te krijgen van hoe digitaal bezoekersbeheer uw bedrijf kan helpen groeien, kan u Vizito 14 dagen gratis uitproberen. Of chat met ons om te ontdekken hoe Vizito u kan helpen uw receptie te verbeteren.