--- title: "15 inspirerende hacks om dingen op kantoor te automatiseren | Vizito" description: "Door repetitieve kantoorwerkzaamheden te automatiseren, besparen bedrijven tijd en geld en verhogen ze de productiviteit." url: https://vizito.eu/nl/blog/15-inspirerende-hacks-om-dingen-op-kantoor-te-automatiseren/ language: nl --- Geschreven door Jill, Content Manager - Geschreven: 30 augustus 2022 - Laatst bijgewerkt: 15 juni 2026 ![post-thumb](https://vizito.eu/images/blog/home_office.webp?width=1100) Door repetitieve kantoorwerkzaamheden te automatiseren, besparen bedrijven tijd en geld en verhogen ze de productiviteit. Van facturatie en e-mailbeheer tot bezoekersbeheer en verlichting: hier zijn 15 concrete manieren om taken op kantoor te automatiseren, plus drie leuke voorbeelden van echte bedrijven. ## Leuke kantoorhacks van echte bedrijven ### Weebly’s geheime kamer via een boek met verborgen mechanisme De werknemers van website-bedrijf Weebly betreden hun vergaderruimte door een specifiek boek uit een rek te nemen, waarin een mechanisme verborgen zit dat de deur opent. ### Pub Nub’s koffiemonitor met Raspberry Pi en weegschaal IaaS-bedrijf Pub Nub sloot de koffieautomaat aan op een weegschaal, verbonden met een Raspberry Pi-toestel. Werknemers monitoren het koffieniveau vanaf hun bureau en krijgen een melding wanneer er een nieuwe pot moet worden gezet. ### Vizito’s automatische raketlanceerder bij een falende systeemtest Vizito’s eigen kantoorhack: wanneer iemand een systeemtest doet falen, wordt er automatisch een rubberen raket op die persoon afgevuurd. ## 15 taken die u op kantoor kunt automatiseren ### #1: Facturatie automatisch opstellen, versturen en opvolgen Met facturatiesoftware zoals [Sage](https://www.sage.com/en-us/accounting-software/invoicing/), [Scoro](https://www.scoro.com/features/invoicing/), [Invoiced](https://www.invoiced.com/) of [Wave](https://www.waveapps.com/) neemt het opstellen van facturen slechts enkele seconden in beslag. Herinneringen worden automatisch verstuurd bij overschrijding van de vervaldatum. Inkomende facturen archiveert u automatisch met [Microsoft Power Automate](https://www.microsoft.com/en-gb/power-platform/products/power-automate/). ![Factuur automatisering gsm touch](https://vizito.eu/images/blog/invoice.webp?width=1100) ### #2: E-mailbeheer stroomlijnen met sjablonen, regels en labels Drie manieren om tijd te besparen met e-mail: - **Sjablonen en handtekeningen** instellen (‘canned responses’ in Gmail) zodat u niet elke e-mail van nul hoeft te schrijven - **Regels en labels** instellen om uw inbox scanbaar te maken en irrelevante e-mails automatisch te verwijderen - **Automatisch doorsturen** van e-mails naar de juiste collega’s Softwaretools die met e-mail integreren, zoals een [bezoekersregistratiesysteem](https://vizito.eu/nl/bezoekersregistratie-systeem/), sturen automatisch waarschuwingen wanneer een bezoeker gearriveerd is. ![Automatische mailbox ingeratie regels labels](https://vizito.eu/images/blog/automated_mailbox.webp?width=1100) ### #3: Klantvragen automatisch beantwoorden met gesjabloneerde antwoorden Als u klanten 10 minuten laat wachten, riskeert u een nieuwe klant mis te lopen. Software zoals [Pipedrive](https://www.pipedrive.com/) en [Zendesk](https://www.zendesk.com/) stuurt automatisch een eerste antwoord om tijd te besparen. ### #4: Website-analytics automatisch opvolgen met geautomatiseerde rapporten Tools als [Google Analytics](https://analytics.google.com/analytics/web/provision/#/provision) en [Adobe Analytics](https://business.adobe.com/products/adobe-analytics.html) bieden waardevolle inzichten. Voor privacy-bewuste alternatieven is er [Umami](https://umami.is/) - de tool die ook onze website gebruikt. U kunt geautomatiseerde rapporten instellen in plaats van dagelijks handmatig te controleren. ![Website analytics umami google analytics alternative](https://vizito.eu/images/blog/website_performance.webp?width=1100) ### #5: Social media-posts vooraf inplannen en automatiseren Met tools zoals [Buffer](https://buffer.com/), [Hootsuite](https://www.hootsuite.com/) en [CoSchedule](https://coschedule.com/) plant u uw content ruim van tevoren in, zodat u uw werk niet hoeft te onderbreken. ### #6: Vergaderafspraken automatisch plannen zonder heen-en-weergemail - **Intern:** [Google Calendar](https://calendar.google.com/calendar/u/0/r) en [Outlook](https://www.microsoft.com/nl-be/microsoft-365/outlook/email-and-calendar-software-microsoft-outlook) tonen wanneer teamleden beschikbaar zijn - **Extern:** [Calendly](https://calendly.com/blog/the-one-calendly-meeting-every-business-professional-needs) en [Doodle](https://doodle.com/en/) vinden een geschikt tijdstip zonder uw agenda te delen ### #7: Slackbots voor dagelijkse check-ins met uw team Stel in [Slack](https://slack.com/) geautomatiseerde vragen in als “Hoe gaat het met je project?” en “Waar werk je aan?” om tijdens vergaderingen tijd te besparen. ![Slack automatisering interactie team](https://vizito.eu/images/blog/slackbot.webp?width=1100) ### #8: Dagelijkse teamprestaties automatisch rapporteren Met [DailyBot](https://www.dailybot.com/) documenteren teamleden hun dagelijkse werk. Een overzicht wordt ’s ochtends automatisch via e-mail verstuurd - vooral nuttig bij (deeltijds) thuiswerken. ### #9: Personeelsplanning automatiseren met een planningstool Rommelige spreadsheets leiden tot verwarring. Tools zoals [Skedulo](https://www.skedulo.com/) of [Findmyshift](https://www.findmyshift.com/free-employee-scheduling-software) laten alle teamleden hun planning raadplegen en worden automatisch geinformeerd over shiftwissels. ### #10: Projectmanagement stroomlijnen met automatische taakherinneringen Tools zoals [Trello](https://trello.com/), [Asana](https://asana.com/), [Clickup](https://clickup.com/) en [Basecamp](https://basecamp.com/) sturen automatische taakherinneringen en voegen taken toe vanuit andere programma’s. ![Trello taken project management automatisering organisatie](https://vizito.eu/images/blog/trello.webp?width=1100) ### #11: E-mailmarketing automatiseren voor 42x return on investment [Uit onderzoek blijkt](https://media.dma.org.uk/articles/pdfs/marketers-email-tracker-2019.pdf) dat elke euro die u aan e-mailmarketing besteedt, u 42 euro oplevert. Met tools zoals [Mailchimp](https://mailchimp.com/resources/how-to-market-on-social-media/), [Sendloop](https://sendloop.com/) en [Customer.io](https://customer.io/) stuurt u gepersonaliseerde e-mails, nieuwsbrieven en drip campagnes automatisch. ### #12: Bezoekersbeheer digitaliseren voor tijdsbesparing en veiligheid Gebruikt u nog steeds [pen en papier](https://vizito.eu/nl/blog/5-tips-om-uw-bezoekerslogboek-te-verbeteren/) om bezoekers te registreren? Digitaal bezoekersbeheer biedt drie grote voordelen: - **Veiligheid:** verbetert de [veiligheid in uw bedrijf](https://vizito.eu/nl/blog/hoe-digitale-bezoekersregistratie-de-veiligheid-in-uw-bedrijf-verhoogt/) - **Duurzaamheid:** [beter voor het klimaat](https://vizito.eu/nl/blog/8-manieren-waarop-bedrijven-kunnen-helpen-in-de-strijd-tegen-klimaatverandering/) - **Tijdsbesparing:** gegevens worden automatisch opgeslagen, receptionisten richten zich op belangrijkere taken Systemen voor digitaal bezoekersbeheer integreren met e-mail, Slack en Teams voor automatische meldingen. [Probeer Vizito 14 dagen gratis](https://vizito.eu/nl/blog/15-inspirerende-hacks-om-dingen-op-kantoor-te-automatiseren/#freetrial). **_Lees meer over digitaal bezoekersbeheer_** _[Wat is bezoekersregistratie?](https://vizito.eu/nl/)_ _[5 mythes over digitaal bezoekersbeheer](https://vizito.eu/nl/blog/5-mythes-over-digitaal-bezoekersbeheer/)_ _[Aan de slag met digitale bezoekersregistratie in minder dan 30 minuten](https://vizito.eu/nl/blog/aan-de-slag-met-digitale-bezoekersregistratie-in-minder-dan-30-minuten/)_ ### #13: Verlichting en airco automatiseren met slimme sensoren Slimme sensoren schakelen verlichting, verwarming en airconditioning alleen in wanneer een kamer in gebruik is. Tools zoals [Home Assistant](https://www.home-assistant.io/) helpen u het energieverbruik op te volgen en strategische beslissingen te nemen. ![Home assistant automatisering verlichting verwarming airco energieverbruik](https://vizito.eu/images/blog/home_office.webp?width=1100) ### #14: Koffiezetproces automatiseren met een timer Veel koffiezetapparaten kunnen tot 24 uur van tevoren worden geprogrammeerd. Als uw werknemers ’s ochtends een kopje koffie nodig hebben, is een apparaat met timer de investering waard. ### #15: Kantoorschoonmaak automatiseren met een robotstofzuiger Dagelijks een schoonmaakdienst kost veel geld. Een robotstofzuiger - of zelfs een combi-stofzuiger die tegelijkertijd veegt, stofzuigt en dweilt - is een kostenefficient alternatief voor een schoon kantoor. Kleine innovaties als deze hebben een enorme impact. Ze helpen u geld besparen, tijd besparen en een goede indruk maken op (potentiele) klanten. **_Om een idee te krijgen van hoe digitaal bezoekersbeheer uw bedrijf kan helpen groeien, kunt u Vizito [14 dagen gratis](https://vizito.eu/nl/blog/15-inspirerende-hacks-om-dingen-op-kantoor-te-automatiseren/#freetrial) uitproberen. Of chat met ons of boek een demo om te ontdekken hoe Vizito u kan helpen uw receptie te verbeteren._** **_Nog vragen? Dit zijn de [7 meestgestelde vragen over digitaal bezoekersbeheer - en onze antwoorden](https://vizito.eu/nl/blog/de-7-meestgestelde-vragen-over-digitaal-bezoekersbeheer/)._** Had u hier iets aan? Maak van Vizito een voorkeursbron op Google en u ziet onze artikels vaker in Search en in Discover. De voorkeurenpagina van Google opent in een nieuw tabblad, dus u blijft dit artikel behouden. [Vizito als voorkeursbron instellen](https://www.google.com/preferences/source?q=vizito.eu) ## Jill Content Manager · Vizito Jill is content manager bij Vizito met een passie voor innovatie op de werkvloer en bezoekerservaring. Ze schrijft over facility management, beveiliging en de toekomst van de moderne werkplek. Blijf op de hoogte van nieuwe artikelen Bedankt! Controleer uw mailbox en spam folder. We hebben u een link gestuurd om uw e-mail te verifiëren. Deel dit artikel - - - ## Recente blog posts [![post-thumb](https://vizito.eu/images/blog/migrate-from-swipedon-terms-of-service.webp?width=600) Oct 07, 2026 Overstappen van SwipedOn? Wat de nieuwe gebruiksvoorwaarden betekenen en hoe u overstapt](https://vizito.eu/nl/blog/overstappen-van-swipedon/) [![post-thumb](https://vizito.eu/images/blog/visitor-management-data-residency-servers.webp?width=600) Sep 21, 2026 Waar worden uw bezoekersgegevens opgeslagen? Een dataresidentiechecklist voor Europese organisaties](https://vizito.eu/nl/blog/dataresidentie-bezoekersgegevens/) [![post-thumb](https://vizito.eu/images/blog/truck-driver-digital-check-in-logistics-gate.webp?width=600) Sep 07, 2026 Vrachtwagenchauffeurs inchecken: zo voorkomt u wachttijden aan de poort](https://vizito.eu/nl/blog/vrachtwagenchauffeurs-inchecken/) [![post-thumb](https://vizito.eu/images/blog/human-receptionist-digital-check-in.webp?width=600) Aug 24, 2026 Zal AI de receptionist vervangen?](https://vizito.eu/nl/blog/zal-ai-receptionist-vervangen/) [![post-thumb](https://vizito.eu/images/blog/audit-ready-visitor-logs.webp?width=600) Aug 10, 2026 Altijd auditklaar met bezoekerslogs: checklist voor ISO 27001, NIS2, GxP en klantenaudits](https://vizito.eu/nl/blog/auditklare-bezoekerslogs/) [![post-thumb](https://vizito.eu/images/blog/digital-reception-visitor-management.webp?width=600) Jul 17, 2026 Zo bouwt u een bezoekersbeheerstrategie die werkt: 8 tips](https://vizito.eu/nl/blog/bezoekersbeheerstrategie-tips/)