15 inspirerende hacks om dingen op kantoor te automatiseren

Door repetitieve kantoorwerkzaamheden te automatiseren, besparen bedrijven tijd en geld en verhogen ze de productiviteit. Van facturatie en e-mailbeheer tot bezoekersbeheer en verlichting: hier zijn 15 concrete manieren om taken op kantoor te automatiseren, plus drie leuke voorbeelden van echte bedrijven.

Leuke kantoorhacks van echte bedrijven

Weebly’s geheime kamer via een boek met verborgen mechanisme

De werknemers van website-bedrijf Weebly betreden hun vergaderruimte door een specifiek boek uit een rek te nemen, waarin een mechanisme verborgen zit dat de deur opent.

Pub Nub’s koffiemonitor met Raspberry Pi en weegschaal

IaaS-bedrijf Pub Nub sloot de koffieautomaat aan op een weegschaal, verbonden met een Raspberry Pi-toestel. Werknemers monitoren het koffieniveau vanaf hun bureau en krijgen een melding wanneer er een nieuwe pot moet worden gezet.

Vizito’s automatische raketlanceerder bij een falende systeemtest

Vizito’s eigen kantoorhack: wanneer iemand een systeemtest doet falen, wordt er automatisch een rubberen raket op die persoon afgevuurd.

15 taken die u op kantoor kunt automatiseren

#1: Facturatie automatisch opstellen, versturen en opvolgen

Met facturatiesoftware zoals Sage, Scoro, Invoiced of Wave neemt het opstellen van facturen slechts enkele seconden in beslag. Herinneringen worden automatisch verstuurd bij overschrijding van de vervaldatum. Inkomende facturen archiveert u automatisch met Microsoft Power Automate.

#2: E-mailbeheer stroomlijnen met sjablonen, regels en labels

Drie manieren om tijd te besparen met e-mail:

• Sjablonen en handtekeningen instellen (‘canned responses’ in Gmail) zodat u niet elke e-mail van nul hoeft te schrijven
• Regels en labels instellen om uw inbox scanbaar te maken en irrelevante e-mails automatisch te verwijderen
• Automatisch doorsturen van e-mails naar de juiste collega’s

Softwaretools die met e-mail integreren, zoals een bezoekersregistratiesysteem, sturen automatisch waarschuwingen wanneer een bezoeker gearriveerd is.

#3: Klantvragen automatisch beantwoorden met gesjabloneerde antwoorden

Als u klanten 10 minuten laat wachten, riskeert u een nieuwe klant mis te lopen. Software zoals Pipedrive en Zendesk stuurt automatisch een eerste antwoord om tijd te besparen.

#4: Website-analytics automatisch opvolgen met geautomatiseerde rapporten

Tools als Google Analytics en Adobe Analytics bieden waardevolle inzichten. Voor privacy-bewuste alternatieven is er Umami - de tool die ook onze website gebruikt. U kunt geautomatiseerde rapporten instellen in plaats van dagelijks handmatig te controleren.

#5: Social media-posts vooraf inplannen en automatiseren

Met tools zoals Buffer, Hootsuite en CoSchedule plant u uw content ruim van tevoren in, zodat u uw werk niet hoeft te onderbreken.

#6: Vergaderafspraken automatisch plannen zonder heen-en-weergemail

• Intern: Google Calendar en Outlook tonen wanneer teamleden beschikbaar zijn
• Extern: Calendly en Doodle vinden een geschikt tijdstip zonder uw agenda te delen

#7: Slackbots voor dagelijkse check-ins met uw team

Stel in Slack geautomatiseerde vragen in als “Hoe gaat het met je project?” en “Waar werk je aan?” om tijdens vergaderingen tijd te besparen.

#8: Dagelijkse teamprestaties automatisch rapporteren

Met DailyBot documenteren teamleden hun dagelijkse werk. Een overzicht wordt ’s ochtends automatisch via e-mail verstuurd - vooral nuttig bij (deeltijds) thuiswerken.

#9: Personeelsplanning automatiseren met een planningstool

Rommelige spreadsheets leiden tot verwarring. Tools zoals Skedulo of Findmyshift laten alle teamleden hun planning raadplegen en worden automatisch geinformeerd over shiftwissels.

#10: Projectmanagement stroomlijnen met automatische taakherinneringen

Tools zoals Trello, Asana, Clickup en Basecamp sturen automatische taakherinneringen en voegen taken toe vanuit andere programma’s.

#11: E-mailmarketing automatiseren voor 42x return on investment

Uit onderzoek blijkt dat elke euro die u aan e-mailmarketing besteedt, u 42 euro oplevert. Met tools zoals Mailchimp, Sendloop en Customer.io stuurt u gepersonaliseerde e-mails, nieuwsbrieven en drip campagnes automatisch.

#12: Bezoekersbeheer digitaliseren voor tijdsbesparing en veiligheid

Gebruikt u nog steeds pen en papier om bezoekers te registreren? Digitaal bezoekersbeheer biedt drie grote voordelen:

• Veiligheid: verbetert de veiligheid in uw bedrijf
• Duurzaamheid: beter voor het klimaat
• Tijdsbesparing: gegevens worden automatisch opgeslagen, receptionisten richten zich op belangrijkere taken

Systemen voor digitaal bezoekersbeheer integreren met e-mail, Slack en Teams voor automatische meldingen. Probeer Vizito 14 dagen gratis.

Lees meer over digitaal bezoekersbeheer

Wat is bezoekersregistratie?

5 mythes over digitaal bezoekersbeheer

Aan de slag met digitale bezoekersregistratie in minder dan 30 minuten

#13: Verlichting en airco automatiseren met slimme sensoren

Slimme sensoren schakelen verlichting, verwarming en airconditioning alleen in wanneer een kamer in gebruik is. Tools zoals Home Assistant helpen u het energieverbruik op te volgen en strategische beslissingen te nemen.

#14: Koffiezetproces automatiseren met een timer

Veel koffiezetapparaten kunnen tot 24 uur van tevoren worden geprogrammeerd. Als uw werknemers ’s ochtends een kopje koffie nodig hebben, is een apparaat met timer de investering waard.

#15: Kantoorschoonmaak automatiseren met een robotstofzuiger

Dagelijks een schoonmaakdienst kost veel geld. Een robotstofzuiger - of zelfs een combi-stofzuiger die tegelijkertijd veegt, stofzuigt en dweilt - is een kostenefficient alternatief voor een schoon kantoor.

Kleine innovaties als deze hebben een enorme impact. Ze helpen u geld besparen, tijd besparen en een goede indruk maken op (potentiele) klanten.

Om een idee te krijgen van hoe digitaal bezoekersbeheer uw bedrijf kan helpen groeien, kunt u Vizito 14 dagen gratis uitproberen. Of chat met ons of boek een demo om te ontdekken hoe Vizito u kan helpen uw receptie te verbeteren.

Nog vragen? Dit zijn de 7 meestgestelde vragen over digitaal bezoekersbeheer - en onze antwoorden.