15 inspirerende hacks om dingen op kantoor te automatiseren

Het kantoor een saaie plek? Dat hoeft helemaal niet zo te zijn. Veel bedrijven vinden manieren om repetitieve taken te automatiseren, waardoor ze tijd en geld besparen en de productiviteit op kantoor een impuls krijgt, terwijl het dagelijkse werk ook een beetje leuker wordt.

Laten we even kijken naar deze prachtige voorbeelden van twee bedrijven uit San Francisco – en een geeky kantoorgeintje van onszelf.

Weebly’s geheime kamer

De werknemers van website- en e-commercebedrijf Weebly moeten zich wel in Zweinstein wanen, telkens als ze hun vergader-/ontspanningsruimte binnengaan. Om de kamer te betreden, moeten ze een specifiek boek uit een rek nemen. In het boek – een sciencefictionverhaal van Douglas Adams – zit een mechanisme verborgen dat de deur opent. Maar de geheime kamer van Weebly is allesbehalve sciencefiction.

Pub Nub’s koffiemonitor

Wij zijn helemaal weg van de office hack die IaaS-bedrijf Pub Nub heeft bedacht. Want wat is er erger dan zonder koffie vallen, net wanneer u zo’n nood heeft aan een kop?

Pub Nub weet alles van lege koffiekannen – en heeft een oplossing gevonden. De koffieautomaat werd aangesloten op een weegschaal, die op zijn beurt verbonden is met een Raspberry Pi-toestel. De werknemers kunnen nu het koffieniveau vanaf hun eigen bureau in de gaten houden en krijgen een melding wanneer er een nieuwe pot moet worden gezet.

Vizito’s raketlanceerder

Vizito’s eigen kantoorhack is een aangepaste raketwerper om de zaken op kantoor wat op te leuken. Hoe graag we ook programmeren, de hele dag achter een computerscherm zitten kan wel eens een beetje saai worden. Wanneer iemand zijn concentratie verliest en een systeemtest doet falen, wordt er automatisch een rubberen raket op die persoon afgevuurd. Een geeky manier om het werk wat spannender te maken.

15 dingen die u elke dag doet en die geautomatiseerd kunnen worden

Natuurlijk draait het niet alleen maar om plezier maken. Er moet tenslotte ook nog gewerkt worden. Hoe kunt u uw kantoorhacks voor u laten werken? Dit zijn 15 manieren waarop het automatiseren van taken uw bedrijf kan helpen tijd en geld te besparen.

Kantoorhack #1: Beheer uw facturen automatisch

Facturen beheren kan zeer complex en tijdrovend zijn. Gelukkig zijn er verschillende taken die u kunt automatiseren.

Met behulp van facturatiesoftware zoals Sage, Scoro, Invoiced of Wave neemt het opstellen van facturen slechts enkele seconden in beslag. Het systeem voegt automatisch de klantgegevens toe en berekent het verschuldigde bedrag. U moet alleen nog de factuur controleren en op ‘verzenden’ klikken.

Klanten herinneren aan openstaande rekeningen kan erg vermoeiend zijn. De tool doet ook dit voor u. Een herinnering wordt verstuurd zodra een factuur de vervaldatum overschrijdt.

Inkomende facturen kunnen worden beheerd met automatiseringstools, zoals Microsoft Power Automate. U kunt deze tool gebruiken om uw ontvangen documenten automatisch te archiveren.

Kantoorhack #2: Automatiseer uw mailbox

Indien juist gebruikt, zijn e-mails een efficiënte manier om te communiceren. Maar u verliest al snel veel tijd met het filteren, lezen, beantwoorden en schrijven van mails. Er bestaan verschillende trucs om dat te vermijden.

Het eerste wat u kunt doen, is uw e-mailclient instellen om sjablonen (‘canned responses’ in Gmail) en aangepaste handtekeningen te maken. Op die manier moet u niet elke e-mail van nul beginnen schrijven.

Een andere eenvoudige manier om tijd te besparen, is door regels en labels in te stellen om uw inbox makkelijk scanbaar te maken – en automatisch e-mails te verwijderen die u niet hoeft te lezen. Bijvoorbeeld: laat alle e-mails van uw baas in rood weergeven, of verwijs e-mails van klanten naar een bepaalde map.

U kunt ook regels instellen om bepaalde e-mails automatisch door te sturen naar collega’s, zodat iedereen de informatie krijgt die hij nodig heeft zonder dat u e-mails handmatig moet doorsturen.

Handig is ook dat allerlei softwaretools met e-mail integreren. Als u bijvoorbeeld een bezoekersregistratiesysteem gebruikt, krijgt u automatische waarschuwingen wanneer een bezoeker voor u gearriveerd is. Om te weten te komen hoe een bezoekersregistratiesysteem u kan helpen om taken te automatiseren, kunt u Vizito 14 dagen gratis uitproberen.

Kantoorhack #3: Beantwoord vragen automatisch

(Potentiële) klanten zijn meestal niet heel geduldig: als ze een vraag stellen – of dat nu via e-mail, chat of een formulier is – verwachten ze snel antwoord. Als u ze nog maar 10 minuten laat wachten, riskeert u een nieuwe klant mis te lopen. Maar wellicht heeft u niet elke minuut van de dag een medewerker beschikbaar om elke vraag meteen te beantwoorden.

Een automatisch antwoord kan een oplossing zijn. Zelfs een eenvoudig, gesjabloneerd antwoord maakt een enorm verschil voor uw klant, en kan u wat tijd besparen. Software zoals Pipedrive en Zendesk bieden dergelijke functies aan.

Kantoorhack #4: Volg op hoe uw bedrijf het online doet

Uiteraard wilt u weten hoe uw bedrijf het online doet. Tools als Google Analytics en Adobe Analytics bieden waardevolle informatie die u dagelijks kunt bekijken, zoals de prestaties van uw website, inzichten in uw publiek en resultaten van wervingscampagnes.

Voor de technische personen onder ons bestaan er ook open source alternatieven die de privacy van bezoekers optimaal beschermen zoals bijvoorbeeld Umami. Onze website vertrouwt op de privacy gecentreerde Umami analytics om de prestaties van onze website bij te houden en wij vinden deze tool geweldig!

U kunt deze informatie dagelijks opvolgen, of u kunt geautomatiseerde rapporten laten versturen die alle gegevens bevatten die u wilt zien.

Kantoorhack #5: Automatiseer uw posts op social media

Als u nog steeds handmatig berichten plaatst op sociale mediasites, is het nu tijd om daarmee te stoppen. Actief zijn op sociale media is een must om uw merk bekend te maken, contacten te onderhouden en netwerken op te bouwen, maar het kan al snel een full-time job worden. Met tools zoals Buffer, Hootsuite en CoSchedule kunt u uw content op sociale media ruim van tevoren inplannen en automatiseren, zodat u uw werk niet hoeft te onderbreken om updates te plaatsen op al uw profielen.

Kantoorhack #6: Automatiseer uw vergaderafspraken

Een vergadering kost u al tijd, maar het plannen van die vergadering kan door al het heen-en-weergemail ook best tijdrovend zijn. Gelukkig kan dit proces geautomatiseerd worden.

Tools als Google Calendar en Outlook hebben ingebouwde functies waarmee collega’s kunnen zien wanneer teamleden beschikbaar zijn voor een vergadering.

Voor het plannen van vergaderingen met mensen buiten uw kantoor, zoals klanten, bestaan er tools zoals Calendly en Doodle om een tijdstip te vinden waarop iedereen beschikbaar is zonder dat u uw agenda hoeft te delen.

Kantoorhack #7: Gebruik Slackbots voor dagelijkse interacties

Als uw team communiceert in Slack, kunt u Slackbots gebruiken om de dagelijkse interacties te bevorderen. Stel uw teamgenoten geautomatiseerde vragen als “Hoe gaat het met je?”, “Hoe gaat het met je project?” en “Waar werk je aan?”. Deze kennis helpt tijd te besparen tijdens vergaderingen en houdt u meteen op de hoogte van wat er leeft binnen uw team.

Kantoorhack #8: Informeer uw team

Met tools als iDoneThis kunnen uw teamleden hun dagelijkse werk documenteren. Een overzicht van de prestaties van het team wordt ‘s ochtends automatisch via e-mail verstuurd. Dit kan vooral nuttig zijn als (een deel van) uw team op afstand werkt.

Kantoorhack #9: Optimaliseer uw planning

Het gebruik van rommelige spreadsheets voor het plannen van shifts kan leiden tot verwarring en vergissingen. Om dit te voorkomen, kunt u gebruik maken van een planningstool zoals Skedulo of Findmyshift. Alle teamleden kunnen zo gemakkelijk hun planning raadplegen en worden automatisch op de hoogte gebracht van shiftwissels.

Kantoorhack #10: Beperk manuele input bij projectmanagement

Projectmanagers hebben veel verschillende taken te doen. Er bestaan tal van tools, zoals Trello, Asana, Clickup en Basecamp, die teams helpen om al deze taken te organiseren en de samenwerking te verbeteren.

Deze tools kunnen worden geïntegreerd in uw software om automatische taakherinneringen te sturen of automatisch taken toe te voegen vanuit andere programma’s.

Kantoorhack #11: Automatiseer uw marketingcampagnes

E-mailmarketing heeft voor kleine bedrijven de hoogste return on investment. Uit onderzoek blijkt dat elke euro die u aan e-mailmarketing besteedt, u 42 euro oplevert.

Van het versturen van wekelijkse nieuwsbrieven, verjaardagswensen tot drip campagnes: de mogelijkheden zijn eindeloos.

Met e-mailmarketingtools zoals Mailchimp, Sendloop en Customer.io kunt u aangepaste sjablonen maken om elke nieuwe lead een gepersonaliseerde e-mail te sturen.

Kantoorhack #12: Automatiseer uw bezoekersbeheer

Gebruikt u nog steeds pen en papier om bezoekers te registreren? Een klassiek papieren logboek kan erg tijdrovend zijn en houdt bepaalde risico’s in – denk bijvoorbeeld aan dataprivacy. Digitaal bezoekersbeheer verbetert niet alleen de veiligheid in uw bedrijf, het is ook beter voor het klimaat en kan u heel wat tijd besparen.

Terwijl bezoekers zich aanmelden op een tablet en hun gegevens automatisch worden opgeslagen in de cloud, kunnen receptionisten en office managers zich richten op andere, belangrijkere taken, zoals het bieden van een luxeontvangst.

Systemen voor digitaal bezoekersbeheer integreren met allerlei softwaretools, zoals e-mail, Slack en Teams, zodat u automatisch een melding krijgt wanneer uw bezoeker gearriveerd is. Als u zelf wilt ontdekken hoe digitaal bezoekersbeheer uw bedrijf kan helpen, kunt u Vizito 14 dagen gratis uitproberen. Of chat met ons of boek een demo voor verdere toelichting.

Lees meer over digitaal bezoekersbeheer

Wat is bezoekersregistratie (in 2022)?

5 mythes over digitaal bezoekersbeheer

Aan de slag met digitale bezoekersregistratie in minder dan 30 minuten

Kantoorhack #13: Automatiseer uw verlichting en airco

Nog een vorm van automatisering die het klimaat ten goede komt en u tegelijkertijd geld en tijd bespaart, zijn slimme sensoren om verlichting, verwarming en airconditioning alleen in te schakelen wanneer een kamer in gebruik is. Deze technologie kan worden beheerd met tools zoals Home Assistant. Hiermee kunt u uw energieverbruik opvolgen, wat het mogelijk maakt om onderbouwde strategische beslissingen te nemen.

Kantoorhack #14: Automatiseer uw koffiezetproces

Zoals we eerder al schreven, kan er niets uw dag zo verpesten als een leeg koffiezetapparaat. Om dit te voorkomen, hebben veel merken apparaten ontwikkeld die tot 24 uur van tevoren kunnen worden geprogrammeerd. Als uw werknemers in de ochtend een kopje koffie nodig hebben om in gang te schieten, is een koffiezetapparaat met timer wellicht de investering waard.

Kantoorhack #15: Verlies geen tijd meer met stofzuigen

Niemand stofzuigt graag. Misschien heeft u thuis al een robotstofzuiger, maar heeft u er ook al een overwogen voor op kantoor?

Zoals we allemaal weten, kunnen kantoorruimtes heel snel rommelig worden. Wanneer iedereen gefocust is op deadlines en het binnenhalen van klanten, maakt niemand zich druk om vuile tapijten en vloeren. Maar slordige kantoren zijn niet bevorderlijk voor de productiviteit en al helemaal niet voor de indruk op klanten.

Dagelijks een schoonmaakdienst laten komen, kost u veel geld. Een robotstofzuiger kan een oplossing bieden. Er zijn zelfs combi-stofzuigers op de markt, die uw vloeren tegelijkertijd vegen, stofzuigen en dweilen.

Het is duidelijk dat kleine innovaties als deze een enorme impact kunnen hebben in kleine bedrijven. Ze helpen u geld te besparen, tijd te besparen, een goede indruk te maken op (potentiële) klanten, of gewoon een beetje plezier te maken.

Welke kantoorhacks gaat u toepassen in uw bedrijf?

Om een idee te krijgen van hoe digitaal bezoekersbeheer uw bedrijf kan helpen groeien, kunt u Vizito 14 dagen gratis uitproberen. Of chat met ons of boek een demo om te ontdekken hoe Vizito u kan helpen uw receptie te verbeteren.

Nog vragen? Dit zijn de 7 meestgestelde vragen over digitaal bezoekersbeheer – en onze antwoorden.