Bezoekers in seconden inchecken - Moeiteloos AVG-conform blijven

Veelgestelde Vragen over Bezoekersregistratie

• Wat is bezoekersregistratie?

  Bezoekersregistratie is een proces dat bedrijven helpt bij het bijhouden van de mensen die hun gebouwen bezoeken. Het verwelkomen van gasten is slechts een klein onderdeel van dit proces; het omvat ook het registreren van bezoekers, ervoor zorgen dat ze voldoen aan je bedrijfsbeleid en medewerkers op de hoogte stellen dat hun gast is aangekomen.

• Waarom is bezoekersregistratie belangrijk?

  Een bezoekersregistratieplan kan de veiligheid, beveiliging en efficientie van je bedrijf verbeteren. Je receptie is je eerste verdedigingslinie tegen ongewenste bezoekers. Een digitaal bezoekersregistratie systeem zorgt ervoor dat je zicht hebt op de stroom mensen in je gebouw, door meerdere beveiligingsfuncties te implementeren.
  
  De voordelen van bezoekersregistratie software:
  
  -Betere beveiliging: Een bezoekersregistratie systeem versterkt de beveiliging van je gebouw door verplichte aanmelding, waardoor de juiste personen worden gewaarschuwd wanneer iemand binnenkomt of vertrekt.
  -Gestroomlijnd incheckproces: Met bezoekersregistratie software is er geen handmatige ID-controle of telefoontje naar kantoor meer nodig. Het systeem scant ID-documenten en informeert automatisch de betreffende medewerker bij aankomst van de bezoeker.
  -Betrouwbare informatie: De software houdt een volledig overzicht bij van alle bezoekersgegevens, wat waardevolle inzichten biedt bij noodgevallen of audits.

• Hoe lang duurt het om bezoekersregistratie software te implementeren?

  Normaal gesproken kun je met Vizito aan de slag in minder dan 30 minuten. Afhankelijk van de complexiteit van de vereisten en configuratie van je bedrijf, kan deze tijdlijn variëren. Een ander belangrijk punt om rekening mee te houden is de aanschaf van de hardware en het interne goedkeuringsproces.

• Wat doet bezoekersregistratie software?

  Bezoekersregistratie software registreert alle aanmeldings- en afmeldingsactiviteiten en verzamelt gegevens op basis van de behoeften van jouw bedrijf voor audits en datagestuurde besluitvorming. Daarnaast kan het foto’s en handtekeningen vastleggen, badges afdrukken, meldingen naar gastheren sturen en rapportages genereren over bezoekersstromen.

• Welke soorten bezoekersregistratie systemen zijn er?

  Er zijn drie soorten bezoekersregistratie systemen: analoge pen-en-papier, on-premise en cloud-based. Pen-en-papier is de traditionele methode om bezoekers te beheren, maar met toenemende regelgeving en veiligheidsrisico’s biedt dit voor de meeste bedrijven niet langer voldoende gemoedsrust. On-premise software wordt lokaal geinstalleerd op je bedrijfsservers. Cloud-gebaseerde software, zoals Vizito, wordt aangeboden als een dienst die toegankelijk is via het internet - alle hosting wordt voor je gedaan door de provider. Cloud-gebaseerde systemen zijn kosteneffectiever en gemakkelijker te implementeren en te onderhouden.

• Wat heb ik nodig voor bezoekersregistratie software?

  Je hebt een tablet of computer nodig (Vizito ondersteunt Apple, Android of elke browsergebaseerde kiosk) en een tablethouder om het apparaat te beveiligen. Als je bedrijf het printen van badges vereist, dan heb je ook een labelprinter nodig. Om je te helpen bij het selecteren van hardware, hebben we onze aanbevolen hardware op deze pagina opgesomd.

• Hoeveel kost bezoekersregistratie software?

  Bezoekersregistratie systemen variëren van gratis basisplannen tot enterprise-prijzen. Vizito biedt drie niveaus vanaf €29,95/maand (jaarlijks gefactureerd) voor Standard, €59,95/maand voor Pro en €99,95/maand voor Enterprise. Alle plannen bevatten een gratis proefperiode van 14 dagen zonder creditcard. De totale kosten zijn afhankelijk van het aantal bezoekers dat je maandelijks verwelkomt en de functies die je nodig hebt. Bekijk onze prijzenpagina voor alle details.

• Is Vizito AVG-conform?

  Ja. Vizito is volledig AVG-conform en ISO 27001-gecertificeerd. Alle gegevens worden in Europa gehost en het systeem bevat ingebouwde privacyfuncties zoals aanpasbaar gegevensretentiebeleid, toestemmingsverzameling tijdens het inchecken en de mogelijkheid voor bezoekers om gegevensverwijdering aan te vragen. Je kunt je eigen privacybeleid configureren en voldoen aan alle relevante privacyregels. Meer informatie over onze beveiliging en compliance.

• Waar moet je op letten bij bezoekersregistratie software?

  Je moet altijd op zoek gaan naar de volgende essentiele kenmerken: Contactloos aanmelden, Lay-out aanpassingsopties, Voorregistratie, Foto vastleggen, Badge printen, Meldingen gastheer, Overeenkomsten met handtekening vastleggen en Noodmaatregelen.

• Hoe werkt bezoekersregistratie software samen met toegangscontrole?

  Bezoekersregistratie software stroomlijnt de registratie, tracking en compliance van bezoekers via digitale processen, ter vervanging van verouderde methoden zoals pen-en-papier. Het kan worden gekoppeld aan toegangscontrolesystemen (ACS) voor een nog veiligere omgeving. Door Vizito’s API te verbinden met je ACS, zorg je voor naadloos bezoekerstoegangsbeheer. Deze integratie maakt geautomatiseerde toegangscontrole mogelijk op basis van bezoekerstype, verblijfsduur of specifieke zones in je gebouw, terwijl een gedetailleerd logboek van alle in- en uitgangsactiviteiten wordt bijgehouden.
  
  Met behulp van ID-scanning maakt Vizito het incheckproces nog soepeler door handmatige gegevensinvoer overbodig te maken. Het ID van elke bezoeker wordt gescand en veilig opgeslagen in het systeem, wat betrouwbare registraties en snellere check-ins voor terugkerende bezoekers mogelijk maakt.