--- title: "Come diventare senza carta in ufficio in 6 semplici passi | Vizito" description: "Per eliminare la carta in ufficio servono sei passi concreti: passare alla posta elettronica, adottare la gestione documentale digitale, implementare un…" url: https://vizito.eu/it/blog/ufficio-senza-carta/ language: it --- Scritto da Pieter-Jan, Co-fondatore - Scritto: 24 gennaio 2023 - Ultimo aggiornamento: 26 agosto 2026 ![post-thumb](https://vizito.eu/images/blog/paperless_office.webp?width=1100) Per eliminare la carta in ufficio servono sei passi concreti: passare alla posta elettronica, adottare la gestione documentale digitale, implementare un [sistema di gestione dei visitatori digitale](https://vizito.eu/it/gestione-dei-visitatori/), usare fatture elettroniche, firmare digitalmente e coinvolgere il personale. Questi cambiamenti riducono i costi, migliorano l’efficienza e hanno un impatto positivo sull’ambiente. ## Cos’e un ufficio senza carta? Le aziende e le organizzazioni gestiscono in genere molti documenti e altri tipi di informazioni. In un ufficio senza carta, tutti questi documenti vengono creati, modificati e archiviati digitalmente. E possibile accedervi da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, con un semplice tocco del dito. L’uso della carta e ridotto al minimo o eliminato del tutto. Niente piu scrivanie ingombre, niente piu documenti persi e niente piu tagli di carta: l’obiettivo di un ufficio senza carta e migliorare l’efficienza e risparmiare su carta e inchiostro. E la cosa migliore e che non fa bene solo alla vostra produttivita, ma anche al pianeta. ![Vantaggi dell'ufficio senza carta](https://vizito.eu/images/blog/vantaggi-ufficio-senza-carta.webp?width=1100) ## 6 vantaggi concreti dell’eliminazione della carta in ufficio L’uso della tecnologia digitale per creare, modificare e archiviare file offre numerosi vantaggi. Ecco i piu importanti: ### Risparmio di tempo nella gestione dei documenti Cercare un documento smarrito? Non succedera piu. In un ufficio senza carta, e molto piu facile condividere e collaborare sui documenti. Non dovrete piu preoccuparvi di stampare, firmare e scansionare i documenti. Utilizzando un [sistema di gestione digitale dei visitatori](https://vizito.eu/it/gestione-dei-visitatori/), gli ospiti possono registrarsi alla reception, il che lascia a [il vostro receptionist](https://vizito.eu/it/blog/le-10-abilita-principali-di-cui-ogni-receptionist-ha-bisogno/) piu tempo per concentrarsi sui compiti piu importanti. ### Risparmio economico su carta, inchiostro e archiviazione Il fatto di non utilizzare la carta puo anche farvi risparmiare denaro nel lungo periodo. Riducendo la quantita di stampe e scansioni, si risparmia su carta e inchiostro. Inoltre, non c’e bisogno di grandi spazi fisici di archiviazione o di schedari. ### Riduzione dell’impatto ambientale Non usare la carta e molto meglio per l’ambiente. Riducendo la quantita di carta utilizzata, si risparmiano alberi e acqua e si riduce l’impronta di carbonio. Non stampando e spedendo i documenti, si riduce anche la quantita di rifiuti prodotti. **_Per saperne di piu_** _8 modi in cui le imprese possono [contribuire alla lotta contro il cambiamento climatico](https://vizito.eu/it/blog/8-modi-in-cui-le-aziende-possono-contribuire-alla-lotta-contro-il-cambiamento-climatico/)_ ### Maggiore efficienza operativa I file digitali sono accessibili da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, il che rende facile condividere e collaborare sui documenti. Non si rischia di perdere i documenti e non si perde piu tempo a cercarli e archiviarli. ### Migliore sicurezza dei dati aziendali L’archiviazione elettronica dei documenti riduce il rischio di violazione dei dati, furto d’identita, frode e perdita di informazioni sensibili. Implementando un sistema di gestione digitale dei visitatori, potrete tenere traccia di chi si trova nel vostro edificio in qualsiasi momento. In caso di emergenza, e facile inviare avvisi a tutti coloro che si trovano sul posto, [per mantenere tutti al sicuro](https://vizito.eu/it/blog/come-i-sistemi-di-gestione-dei-visitatori-possono-migliorare-la-sicurezza-nella-vostra-azienda/). ### Immagine aziendale piu professionale Un minor numero di pile di scartoffie sparse in giro vi fara apparire molto piu professionali. I clienti si sentiranno piu a loro agio in un ambiente piu organizzato. **_Leggi di piu_** _Per ulteriori suggerimenti su come migliorare la vostra immagine e fare una buona prima impressione ai vostri clienti, date un’occhiata alle nostre [7 semplici idee per migliorare la vostra area di ricevimento](https://vizito.eu/it/blog/migliorare-area-ricezione/)_ ![Mucchio di carte in ufficio](https://vizito.eu/images/blog/pile_of_papers_at_the_office.webp?width=1100) ## 6 passi pratici per eliminare la carta dall’ufficio Muovere i primi passi per diventare senza carta e facile. Non costa molto denaro o tempo. Ecco i nostri consigli: ### 1\. Utilizzate la posta elettronica e la messaggistica digitale Uno dei migliori punti di partenza e l’utilizzo della posta elettronica il piu possibile. L’e-mail e un ottimo strumento di comunicazione per le aziende perche e flessibile, veloce e gratuito. Potete usarla con clienti (potenziali), dipendenti, fornitori, partner e chiunque altro abbia bisogno di informazioni o input da parte vostra. Esistono molte forme diverse di comunicazione digitale. L’uso della posta elettronica e solo una di queste. Un altro consiglio e quello di utilizzare le app di messaggistica istantanea invece di lasciare appunti sulla scrivania di qualcuno. ### 2\. Adottate un software di gestione documentale in cloud Esistono molti software che consentono di creare, modificare e archiviare i documenti in formato elettronico. Utilizzando un software di gestione digitale dei documenti, e possibile condividere e collaborare facilmente con i colleghi. Un buon sistema di archiviazione digitale e quello a cui si puo accedere facilmente da qualsiasi dispositivo. I software basati sul cloud sono ideali per questo scopo, perche sono online e accessibili da qualsiasi luogo, facilitando la condivisione dei file con colleghi e clienti. Alcuni strumenti popolari sono [Google Drive](https://workspace.google.com/intl/nl_be/products/drive/), [Dropbox](https://www.dropbox.com/) e [Microsoft OneDrive](https://www.microsoft.com/nl-be/microsoft-365/onedrive/online-cloud-storage). Se avete documenti cartacei importanti che dovete conservare, potete prendere in considerazione l’idea di scannerizzarli e salvarli elettronicamente nel vostro strumento di gestione dei documenti. In questo modo si ridurra il disordine e si avra sempre accesso alle informazioni importanti, anche se la copia cartacea dovesse andare persa o danneggiata. Per semplificare la condivisione dei file digitalizzati, strumenti gratuiti come il [compressore PDF di Canva](https://www.canva.com/it_it/strumenti/comprimi-pdf/) permettono di ridurre le dimensioni dei documenti prima di archiviarli o inviarli via e-mail. ### 3\. Implementate un sistema di gestione dei visitatori digitale Invece di usare fogli di registrazione cartacei o cartellette, prendete in considerazione l’uso di un [sistema di gestione dei visitatori digitale](https://vizito.eu/it/gestione-dei-visitatori/). Questi sistemi consentono ai visitatori di entrare e uscire elettronicamente e possono anche fornire funzioni aggiuntive come la verifica dei documenti d’identita, l’auto-stampa dei badge e le notifiche automatiche all’host. I sistemi di gestione dei visitatori, come Vizito, memorizzano anche i dati dei visitatori e creano report, che possono essere utili per scopi di tracciamento, come il monitoraggio delle visite di fornitori e appaltatori, o per tenere traccia dei visitatori per motivi di conformita o sicurezza. Il passaggio al digitale con un [sistema di gestione dei visitatori](https://vizito.eu/it/) contribuira a migliorare la sicurezza e l’efficienza del processo di check-in, riducendo al contempo l’uso della carta. **_Leggi di piu_** _7 motivi per [sostituire il registro delle visite cartaceo](https://vizito.eu/it/blog/sostituire-carta-visitatore-log-2023/) nel 2023_ _Questo e l’[ufficio del futuro](https://vizito.eu/it/blog/ufficio-del-futuro/) - e come prepararsi_ _15 semplici trucchi per l’ufficio [che vi semplificheranno la vita](https://vizito.eu/it/blog/15-semplici-trucchi-per-l-ufficio-che-vi-renderanno-la-vita-piu-facile/)_ ![Aeroplano di carta in ufficio](https://vizito.eu/images/blog/woman_with_paper_airplane_at_the_office.webp?width=1100) ### 4\. Passate alla fatturazione elettronica Gran parte della carta accumulata in ufficio proviene da banche, assicurazioni e amministrazioni pubbliche. Inoltre, molti fornitori inviano ancora le loro fatture per posta, il che e quasi sempre inutile. Invece di usare fatture cartacee, potete inviare fatture digitali ai vostri clienti tramite e-mail o utilizzando un software di fatturazione - e chiedere ai vostri fornitori e provider di fare la stessa cosa. Qui a Vizito abbiamo costruito il nostro sistema per la fatturazione e utilizziamo [Stripe](https://stripe.com/en-be) per i pagamenti. A seconda delle vostre esigenze, esistono diversi strumenti di fatturazione sul mercato, come [Bill.com](https://www.bill.com/) e [Square](https://squareup.com/us/en/invoices). Uno strumento valido per gestire automaticamente le fatture in arrivo e [Paperless NGX](https://github.com/paperless-ngx/paperless-ngx), che trasforma i documenti fisici in un archivio online consultabile. Inoltre, software di contabilita automatizzati come [Admisol](https://admisol.be/) e [FreshBooks](https://www.freshbooks.com/), possono aiutare a semplificare il processo di monitoraggio delle spese e di gestione delle finanze. Abbandonando le fatture cartacee e automatizzando la contabilita, migliorerete l’efficienza e l’accuratezza della gestione finanziaria, riducendo al contempo la quantita di carta utilizzata in ufficio. ### 5\. Adottate la firma digitale per i contratti Tradizionalmente, alcuni documenti come i contratti richiedevano una firma a umido per essere validi, ovvero dovevano essere firmati fisicamente su carta con una penna. Oggi la tecnologia consente di firmare i contratti elettronicamente da qualsiasi luogo e su qualsiasi dispositivo. Si tratta di una svolta per le aziende. Elimina la necessita di stampare, firmare e scansionare i documenti, facendo risparmiare tempo e fatica a voi e al vostro team. Le soluzioni leader in questo campo includono [DocuSign](https://www.docusign.com/), [Adobe Sign](https://www.adobe.com/acrobat/business/sign.html) e [Right Signature](https://www.sharefile.com/rightsignature), ma anche molti strumenti di automazione dei contratti come [Juro](https://juro.com/) offrono la funzionalita di firma elettronica. ### 6\. Coinvolgete il personale nella transizione paperless L’ultimo modo per non utilizzare la carta e assicurarsi che nessuno in ufficio stampi nulla quando non e necessario. Comunicate chiaramente le vostre politiche paperless e incoraggiate i vostri team ad adottare pratiche paperless. Lavorando insieme, potrete creare un ambiente d’ufficio senza carta piu efficiente, economico e rispettoso dell’ambiente. Indipendentemente dal tipo di azienda che gestite o dalle sue dimensioni, i vantaggi di una gestione senza carta sono molteplici. Se volete risparmiare tempo e denaro e allo stesso tempo aiutare l’ambiente, e arrivato il momento di eliminare tutti i documenti cartacei dall’ufficio. Seguendo i nostri consigli, potrete ottenere un ufficio piu efficiente e con meno grattacapi. Ricordate che l’eliminazione della carta puo essere un processo. Potrebbe essere necessario un po’ di tempo per implementarlo completamente, ma a lungo termine ne varra la pena. **_Per capire come un moderno sistema di gestione dei visitatori possa aiutare la vostra azienda a crescere, provate Vizito gratuitamente durante una prova di 14 giorni. Chiacchierate con noi o prenotate una demo per discutere di come Vizito possa aiutarvi a migliorare la vostra accoglienza._** _Avete altre domande? Ecco [le 7 domande piu comuni sulla gestione digitale dei visitatori - e le nostre risposte](https://vizito.eu/it/blog/7-domande-comuni-sui-sistemi-di-registro-dei-visitatori-digitali/)._ Ti è stato utile? Imposta Vizito come fonte preferita su Google e i nostri articoli compariranno più spesso in Search e in Discover. La pagina delle preferenze di Google si apre in una nuova scheda, quindi non perdi questo articolo. [Imposta Vizito come fonte preferita](https://www.google.com/preferences/source?q=vizito.eu) ## Pieter-Jan Co-fondatore · Vizito Pieter-Jan è co-fondatore di Vizito. Con anni di esperienza nella gestione dei visitatori e nella tecnologia del posto di lavoro, condivide approfondimenti su sicurezza, conformità e migliori esperienze per i visitatori. Iscriviti per ricevere nuovi articoli Grazie! Controlla la tua casella di posta elettronica e la cartella spam. Ti abbiamo inviato un link per verificare la tua email. Condividi questo articolo - - - ## Messaggi recenti del blog [![post-thumb](https://vizito.eu/images/blog/visitor-management-data-residency-servers.webp?width=600) Sep 21, 2026 Dove vengono archiviati i dati dei vostri visitatori? 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