Come diventare senza carta in ufficio in 6 semplici passi

Utilizzare meno carta in ufficio ha molti vantaggi. Fa risparmiare tempo e denaro e contribuisce a salvare il pianeta. Ma come fare questa transizione? Vediamo alcuni dei modi migliori per non usare la carta al lavoro.

Cos’è un ufficio senza carta?

Ma prima: che cos’è un ufficio senza carta?

Le aziende e le organizzazioni gestiscono in genere molti documenti e altri tipi di informazioni. In un ufficio senza carta, tutti questi documenti vengono creati, modificati e archiviati digitalmente. È possibile accedervi da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, con un semplice tocco del dito.

L’uso della carta è ridotto al minimo o eliminato del tutto. Niente più scrivanie ingombre, niente più documenti persi e niente più tagli di carta: l’obiettivo di un ufficio senza carta è migliorare l’efficienza e risparmiare su carta e inchiostro. E la cosa migliore è che non fa bene solo alla vostra produttività, ma anche al pianeta.

I vantaggi dell’eliminazione della carta

L’uso della tecnologia digitale per creare, modificare e archiviare file e informazioni offre numerosi vantaggi. Ecco i più importanti:

Risparmio di tempo

Cercare un documento smarrito? Non succederà più. In un ufficio senza carta, è molto più facile condividere e collaborare sui documenti. Non dovrete più preoccuparvi di stampare, firmare e scansionare i documenti.

Utilizzo di un sistema di gestione digitale dei visitatori, gli ospiti possono registrarsi alla reception, il che lascia a il vostro receptionist più tempo per concentrarsi sui compiti più importanti.

Risparmiare denaro

Il fatto di non utilizzare la carta può anche farvi risparmiare denaro nel lungo periodo. Riducendo la quantità di stampe e scansioni, si risparmia su carta e inchiostro. Inoltre, non c’è bisogno di grandi spazi fisici di archiviazione o di schedari.

Salviamo il pianeta

Ovviamente, non usare la carta è molto meglio per l’ambiente. Riducendo la quantità di carta utilizzata, si risparmiano alberi e acqua e si riduce l’impronta di carbonio. Non stampando e spedendo i documenti, si riduce anche la quantità di rifiuti prodotti.

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Migliorare l’efficienza

Chi non vuole migliorare l’efficienza della propria azienda? Uno dei modi migliori per farlo è usare meno carta. I file digitali sono accessibili da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, il che rende facile condividere e collaborare sui documenti. Non si rischia di perdere i documenti e non si perde più tempo a cercarli e archiviarli. Sembra una buona idea, no?

Migliorare la sicurezza

L’archiviazione elettronica dei documenti riduce il rischio di violazione dei dati, furto d’identità, frode e perdita di informazioni sensibili. Implementando un sistema di gestione digitale dei visitatori, potrete tenere traccia di chi si trova nel vostro edificio in qualsiasi momento. In caso di emergenza, è facile inviare avvisi a tutti coloro che si trovano sul posto, per mantenere tutti al sicuro.

Migliorare la vostra immagine

Un minor numero di pile di scartoffie sparse in giro vi farà apparire molto più professionali. I clienti si sentiranno più a loro agio in un ambiente più organizzato.

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6 semplici passi per diventare senza carta

Muovere i primi passi per diventare senza carta è facile. Non costa molto denaro o tempo. Ecco i nostri consigli:

1. Utilizzate il più possibile la posta elettronica

Uno dei migliori punti di partenza è l’utilizzo della posta elettronica il più possibile. L’e-mail è un ottimo strumento di comunicazione per le aziende perché è flessibile, veloce e gratuito. Potete usarla con (potenziali) clienti, dipendenti, fornitori, partner e chiunque altro abbia bisogno di informazioni o input da parte vostra.

Esistono molte forme diverse di comunicazione digitale. L’uso della posta elettronica è solo una di queste. Un altro consiglio è quello di utilizzare le app di messaggistica istantanea invece di lasciare appunti sulla scrivania di qualcuno.

2. Gestire i documenti in modo digitale

Esistono molti software che consentono di creare, modificare e archiviare i documenti in formato elettronico. Utilizzando un software di gestione digitale dei documenti, è possibile condividere e collaborare facilmente con i colleghi.

Un buon sistema di archiviazione digitale è quello a cui si può accedere facilmente da qualsiasi dispositivo. I software basati sul cloud sono ideali per questo scopo, perché sono online e accessibili da qualsiasi luogo, facilitando la condivisione dei file con colleghi e clienti. Alcuni strumenti popolari sono Google Drive, Dropbox e Microsoft OneDrive.

Se avete documenti cartacei importanti che dovete conservare, potete prendere in considerazione l’idea di scannerizzarli e salvarli elettronicamente nel vostro strumento di gestione dei documenti. In questo modo si ridurrà il disordine e si avrà sempre accesso alle informazioni importanti, anche se la copia cartacea dovesse andare persa o danneggiata.

3. Implementare la gestione digitale dei visitatori

Invece di usare fogli di registrazione cartacei o cartellette, prendete in considerazione l’uso di un sistema di gestione dei visitatori digitale. Questi sistemi consentono ai visitatori di entrare e uscire elettronicamente e possono anche fornire funzioni aggiuntive come la verifica dei documenti d’identità, l’auto-stampa dei badge e le notifiche automatiche all’host.

I sistemi di gestione dei visitatori, come Vizito, memorizzano anche i dati dei visitatori e creano report, che possono essere utili per scopi di tracciamento, come il monitoraggio delle visite di fornitori e appaltatori, o per tenere traccia dei visitatori per motivi di conformità o sicurezza. Il passaggio al digitale con un sistema di gestione dei visitatori contribuirà a migliorare la sicurezza e l’efficienza del processo di check-in, riducendo al contempo l’uso della carta.

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4. Dite addio alle fatture cartacee

Gran parte della carta accumulata in ufficio proviene da banche, assicurazioni e amministrazioni pubbliche. Inoltre, molti fornitori inviano ancora le loro fatture per posta, il che è quasi sempre inutile.

Invece di usare fatture cartacee, potete inviare fatture digitali ai vostri clienti tramite e-mail o utilizzando un software di fatturazione - e chiedere ai vostri fornitori e provider di fare la stessa cosa. Qui a Vizito abbiamo costruito il nostro sistema per la fatturazione e utilizziamo Stripe per i pagamenti. A seconda delle vostre esigenze, esistono diversi strumenti di fatturazione sul mercato, come Bill.com e Square.

Uno strumento valido per gestire automaticamente le fatture in arrivo è Paperless NGX, che trasforma i documenti fisici in un archivio online consultabile. Inoltre, software di contabilità automatizzati come Admisol e FreshBooks, possono aiutare a semplificare il processo di monitoraggio delle spese e di gestione delle finanze.

Abbandonando le fatture cartacee e automatizzando la contabilità, migliorerete l’efficienza e l’accuratezza della gestione finanziaria, riducendo al contempo la quantità di carta utilizzata in ufficio.

5. Utilizzare la firma digitale

Tradizionalmente, alcuni documenti come i contratti richiedevano una firma a umido per essere validi, ovvero dovevano essere firmati fisicamente su carta con una penna. Oggi la tecnologia consente di firmare i contratti elettronicamente da qualsiasi luogo e su qualsiasi dispositivo.

Si tratta di una svolta per le aziende. Elimina la necessità di stampare, firmare e scansionare i documenti, facendo risparmiare tempo e fatica a voi e al vostro team. Le soluzioni leader in questo campo includono DocuSign, Adobe Sign e Right Signature, ma anche molti strumenti di automazione dei contratti come Juro offrono la funzionalità di firma elettronica.

6. Incoraggiare il personale a non usare la carta

L’ultimo modo per non utilizzare la carta è assicurarsi che nessuno in ufficio stampi nulla quando non è necessario. Comunicate chiaramente le vostre politiche paperless e incoraggiate i vostri team ad adottare pratiche paperless. Lavorando insieme, potrete creare un ambiente d’ufficio senza carta più efficiente, economico e rispettoso dell’ambiente.

Indipendentemente dal tipo di azienda che gestite o dalle sue dimensioni, i vantaggi di una gestione senza carta sono molteplici. Se volete risparmiare tempo e denaro e allo stesso tempo aiutare l’ambiente, è arrivato il momento di eliminare tutti i documenti cartacei dall’ufficio.

Seguendo i nostri consigli, potrete ottenere un ufficio più efficiente e con meno grattacapi. Ricordate che l’eliminazione della carta può essere un processo. Potrebbe essere necessario un po’ di tempo per implementarlo completamente, ma a lungo termine ne varrà la pena.

Per capire come un moderno sistema di gestione dei visitatori possa aiutare la vostra azienda a crescere, provate Vizito gratuitamente durante una prova di 14 giorni. Chiacchierate con noi o prenotate una demo per discutere di come Vizito possa aiutarvi a migliorare la vostra accoglienza.

Avete altre domande? Ecco le 7 domande più comuni sulla gestione digitale dei visitatori - e le nostre risposte.