Come diventare senza carta in ufficio in 6 semplici passi

Per eliminare la carta in ufficio servono sei passi concreti: passare alla posta elettronica, adottare la gestione documentale digitale, implementare un sistema di gestione dei visitatori digitale, usare fatture elettroniche, firmare digitalmente e coinvolgere il personale. Questi cambiamenti riducono i costi, migliorano l’efficienza e hanno un impatto positivo sull’ambiente.

Cos’e un ufficio senza carta?

Le aziende e le organizzazioni gestiscono in genere molti documenti e altri tipi di informazioni. In un ufficio senza carta, tutti questi documenti vengono creati, modificati e archiviati digitalmente. E possibile accedervi da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, con un semplice tocco del dito.

L’uso della carta e ridotto al minimo o eliminato del tutto. Niente piu scrivanie ingombre, niente piu documenti persi e niente piu tagli di carta: l’obiettivo di un ufficio senza carta e migliorare l’efficienza e risparmiare su carta e inchiostro. E la cosa migliore e che non fa bene solo alla vostra produttivita, ma anche al pianeta.

6 vantaggi concreti dell’eliminazione della carta in ufficio

L’uso della tecnologia digitale per creare, modificare e archiviare file offre numerosi vantaggi. Ecco i piu importanti:

Risparmio di tempo nella gestione dei documenti

Cercare un documento smarrito? Non succedera piu. In un ufficio senza carta, e molto piu facile condividere e collaborare sui documenti. Non dovrete piu preoccuparvi di stampare, firmare e scansionare i documenti.

Utilizzando un sistema di gestione digitale dei visitatori, gli ospiti possono registrarsi alla reception, il che lascia a il vostro receptionist piu tempo per concentrarsi sui compiti piu importanti.

Risparmio economico su carta, inchiostro e archiviazione

Il fatto di non utilizzare la carta puo anche farvi risparmiare denaro nel lungo periodo. Riducendo la quantita di stampe e scansioni, si risparmia su carta e inchiostro. Inoltre, non c’e bisogno di grandi spazi fisici di archiviazione o di schedari.

Riduzione dell’impatto ambientale

Non usare la carta e molto meglio per l’ambiente. Riducendo la quantita di carta utilizzata, si risparmiano alberi e acqua e si riduce l’impronta di carbonio. Non stampando e spedendo i documenti, si riduce anche la quantita di rifiuti prodotti.

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Maggiore efficienza operativa

I file digitali sono accessibili da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, il che rende facile condividere e collaborare sui documenti. Non si rischia di perdere i documenti e non si perde piu tempo a cercarli e archiviarli.

Migliore sicurezza dei dati aziendali

L’archiviazione elettronica dei documenti riduce il rischio di violazione dei dati, furto d’identita, frode e perdita di informazioni sensibili. Implementando un sistema di gestione digitale dei visitatori, potrete tenere traccia di chi si trova nel vostro edificio in qualsiasi momento. In caso di emergenza, e facile inviare avvisi a tutti coloro che si trovano sul posto, per mantenere tutti al sicuro.

Immagine aziendale piu professionale

Un minor numero di pile di scartoffie sparse in giro vi fara apparire molto piu professionali. I clienti si sentiranno piu a loro agio in un ambiente piu organizzato.

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6 passi pratici per eliminare la carta dall’ufficio

Muovere i primi passi per diventare senza carta e facile. Non costa molto denaro o tempo. Ecco i nostri consigli:

1. Utilizzate la posta elettronica e la messaggistica digitale

Uno dei migliori punti di partenza e l’utilizzo della posta elettronica il piu possibile. L’e-mail e un ottimo strumento di comunicazione per le aziende perche e flessibile, veloce e gratuito. Potete usarla con clienti (potenziali), dipendenti, fornitori, partner e chiunque altro abbia bisogno di informazioni o input da parte vostra.

Esistono molte forme diverse di comunicazione digitale. L’uso della posta elettronica e solo una di queste. Un altro consiglio e quello di utilizzare le app di messaggistica istantanea invece di lasciare appunti sulla scrivania di qualcuno.

2. Adottate un software di gestione documentale in cloud

Esistono molti software che consentono di creare, modificare e archiviare i documenti in formato elettronico. Utilizzando un software di gestione digitale dei documenti, e possibile condividere e collaborare facilmente con i colleghi.

Un buon sistema di archiviazione digitale e quello a cui si puo accedere facilmente da qualsiasi dispositivo. I software basati sul cloud sono ideali per questo scopo, perche sono online e accessibili da qualsiasi luogo, facilitando la condivisione dei file con colleghi e clienti. Alcuni strumenti popolari sono Google Drive, Dropbox e Microsoft OneDrive.

Se avete documenti cartacei importanti che dovete conservare, potete prendere in considerazione l’idea di scannerizzarli e salvarli elettronicamente nel vostro strumento di gestione dei documenti. In questo modo si ridurra il disordine e si avra sempre accesso alle informazioni importanti, anche se la copia cartacea dovesse andare persa o danneggiata. Per semplificare la condivisione dei file digitalizzati, strumenti gratuiti come il compressore PDF di Canva permettono di ridurre le dimensioni dei documenti prima di archiviarli o inviarli via e-mail.

3. Implementate un sistema di gestione dei visitatori digitale

Invece di usare fogli di registrazione cartacei o cartellette, prendete in considerazione l’uso di un sistema di gestione dei visitatori digitale. Questi sistemi consentono ai visitatori di entrare e uscire elettronicamente e possono anche fornire funzioni aggiuntive come la verifica dei documenti d’identita, l’auto-stampa dei badge e le notifiche automatiche all’host.

I sistemi di gestione dei visitatori, come Vizito, memorizzano anche i dati dei visitatori e creano report, che possono essere utili per scopi di tracciamento, come il monitoraggio delle visite di fornitori e appaltatori, o per tenere traccia dei visitatori per motivi di conformita o sicurezza. Il passaggio al digitale con un sistema di gestione dei visitatori contribuira a migliorare la sicurezza e l’efficienza del processo di check-in, riducendo al contempo l’uso della carta.

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4. Passate alla fatturazione elettronica

Gran parte della carta accumulata in ufficio proviene da banche, assicurazioni e amministrazioni pubbliche. Inoltre, molti fornitori inviano ancora le loro fatture per posta, il che e quasi sempre inutile.

Invece di usare fatture cartacee, potete inviare fatture digitali ai vostri clienti tramite e-mail o utilizzando un software di fatturazione - e chiedere ai vostri fornitori e provider di fare la stessa cosa. Qui a Vizito abbiamo costruito il nostro sistema per la fatturazione e utilizziamo Stripe per i pagamenti. A seconda delle vostre esigenze, esistono diversi strumenti di fatturazione sul mercato, come Bill.com e Square.

Uno strumento valido per gestire automaticamente le fatture in arrivo e Paperless NGX, che trasforma i documenti fisici in un archivio online consultabile. Inoltre, software di contabilita automatizzati come Admisol e FreshBooks, possono aiutare a semplificare il processo di monitoraggio delle spese e di gestione delle finanze.

Abbandonando le fatture cartacee e automatizzando la contabilita, migliorerete l’efficienza e l’accuratezza della gestione finanziaria, riducendo al contempo la quantita di carta utilizzata in ufficio.

5. Adottate la firma digitale per i contratti

Tradizionalmente, alcuni documenti come i contratti richiedevano una firma a umido per essere validi, ovvero dovevano essere firmati fisicamente su carta con una penna. Oggi la tecnologia consente di firmare i contratti elettronicamente da qualsiasi luogo e su qualsiasi dispositivo.

Si tratta di una svolta per le aziende. Elimina la necessita di stampare, firmare e scansionare i documenti, facendo risparmiare tempo e fatica a voi e al vostro team. Le soluzioni leader in questo campo includono DocuSign, Adobe Sign e Right Signature, ma anche molti strumenti di automazione dei contratti come Juro offrono la funzionalita di firma elettronica.

6. Coinvolgete il personale nella transizione paperless

L’ultimo modo per non utilizzare la carta e assicurarsi che nessuno in ufficio stampi nulla quando non e necessario. Comunicate chiaramente le vostre politiche paperless e incoraggiate i vostri team ad adottare pratiche paperless. Lavorando insieme, potrete creare un ambiente d’ufficio senza carta piu efficiente, economico e rispettoso dell’ambiente.

Indipendentemente dal tipo di azienda che gestite o dalle sue dimensioni, i vantaggi di una gestione senza carta sono molteplici. Se volete risparmiare tempo e denaro e allo stesso tempo aiutare l’ambiente, e arrivato il momento di eliminare tutti i documenti cartacei dall’ufficio.

Seguendo i nostri consigli, potrete ottenere un ufficio piu efficiente e con meno grattacapi. Ricordate che l’eliminazione della carta puo essere un processo. Potrebbe essere necessario un po’ di tempo per implementarlo completamente, ma a lungo termine ne varra la pena.

Per capire come un moderno sistema di gestione dei visitatori possa aiutare la vostra azienda a crescere, provate Vizito gratuitamente durante una prova di 14 giorni. Chiacchierate con noi o prenotate una demo per discutere di come Vizito possa aiutarvi a migliorare la vostra accoglienza.

Avete altre domande? Ecco le 7 domande piu comuni sulla gestione digitale dei visitatori - e le nostre risposte.