Questo è l'ufficio del futuro e come prepararsi

La pandemia di corona ha scatenato una rivoluzione, e non solo sul fronte della salute. Le nostre aspettative sul lavoro e sul luogo di lavoro sono cambiate drasticamente. E questo si vede anche in ufficio.

Addio cubicoli e tavoli da ping pong: tra dieci anni i nostri uffici saranno completamente diversi. Come lavoreremo insieme in futuro? Il lavoro ibrido è destinato a rimanere? I robot prenderanno il nostro posto di lavoro? E quale ruolo avranno gli ologrammi? Sebbene non si possa mai sapere con certezza cosa ci aspetta, è possibile preparare la propria organizzazione al futuro.

Nel prossimo decennio i luoghi di lavoro subiranno cambiamenti in diverse aree:

7 modi in cui il luogo di lavoro cambierà nei prossimi 10 anni

La COVID-19 ha segnato un punto di svolta per la cultura dell’ufficio. Le cose avevano già iniziato a cambiare negli anni precedenti, ma la pandemia ha accelerato la rivoluzione. Ora non si può più tornare indietro: i cambiamenti sul posto di lavoro continueranno nei prossimi anni. Ecco cosa aspettarsi:

1. Spazio ufficio flessibile

Nel 2015, anni prima che il mondo venisse a conoscenza di COVID-19, Fast Company ha chiesto allo studio di architettura Perkins+Will come vedevano evolversi gli edifici per uffici entro il 2025. Le parole profetiche di Hakee Chang, senior interior designer: “Se la tecnologia si espande in modo esponenziale, sarà onnipresente… Potremmo lavorare ovunque e dovunque. Forse l’ufficio potrebbe essere il luogo in cui le persone vorrebbero riunirsi, una destinazione per riconnettersi con i propri colleghi, collaboratori e altre persone”.

Se la pandemia ci ha insegnato una cosa, è che è possibile svolgere il nostro lavoro ovunque. Mentre le aziende di tutto il mondo erano costrette a tenere le porte chiuse, miliardi di lavoratori lavoravano da casa. Al tavolo della cucina o sul divano, in alcuni casi con bambini urlanti in sottofondo, in pigiama o con il gatto in grembo. Ma il lavoro è stato portato a termine e, cosa più importante, anche se è stata una sorpresa per molti dirigenti aziendali, la produttività è rimasta altrettanto elevata.

Alcune statistiche:

· il 32% dei dipendenti non vuole mai tornare in ufficio a tempo pieno
· il 74% dei dipendenti ha più energia e concentrazione a casa che in ufficio
· il 36% dei lavoratori sta prendendo in considerazione un nuovo lavoro perché la pandemia ha cambiato i loro desideri e le loro aspettative

Fonte: Korn Ferry

Ciò che è cambiato è che gli ultimi anni hanno insegnato al dipendente ciò che vuole: un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata, più libertà e flessibilità, più tempo per la famiglia, gli amici e gli hobby, meno pendolarismo, lavorare dove e quando vuole e andare in ufficio per incontrare i colleghi.

È proprio questo il nuovo ruolo dell’ufficio. Mentre l’ufficio a casa è il luogo ideale per svolgere compiti individuali, il luogo di lavoro è fatto di connessioni significative tra le persone: riunioni, sessioni di brainstorming, corsi di formazione, incontri con i colleghi. È anche un luogo in cui prendersi una pausa dalle numerose riunioni Zoom e dal flusso infinito di e-mail, messaggi di testo e telefonate, per incontrare i colleghi nella vita reale e godersi una tazza di caffè insieme.

Nella maggior parte delle aziende, una qualche forma di lavoro ibrido - in cui il tempo di lavoro è diviso tra l’ufficio e la casa - è già diventata la nuova normalità. Ora il luogo di lavoro deve solo adeguarsi.

lavoro flessibile incontro con i colleghi sul posto di lavoro

Per cominciare, lo spazio dell’ufficio può essere più ridotto, poiché non tutti i dipendenti sono presenti in ufficio nello stesso momento. Sempre più aziende abbandonano le scrivanie individuali e introducono l’“hot desking” (in cui i dipendenti occupano qualsiasi sedia disponibile) o l’“office hoteling” (in cui è necessario prenotare uno spazio di lavoro). Vengono introdotti armadietti per conservare gli effetti personali.

In questo modo si crea più spazio per le aree comuni. Lo spazio ufficio del futuro non è costituito solo da sale riunioni - dotate di telecamere, microfoni e schermi per riunioni ibride - ma anche da aree relax, spazi verdi e zone libere dallo stress.

Secondo il settore immobiliare, il nuovo ruolo dell’ufficio come luogo di incontri significativi significa anche l’addio ai cosiddetti “uffici divertenti”, così popolari nella Silicon Valley. I giganti della tecnologia come Amazon e Google, così come molte start-up, tendevano a costruire un ambiente di lavoro intorno alla percezione del divertimento. Così sono nati tavoli da ping pong, pareti da arrampicata, scivoli, palestre e persino zone notte sul posto di lavoro.

Ma ora si sta diffondendo la consapevolezza che tutti questi vantaggi ben intenzionati non contribuiscono affatto alla felicità dei dipendenti, ma anzi li trattengono al lavoro più a lungo. Ecco perché le aziende stanno sempre più eliminando i tavoli da ping pong.

2. Edifici intelligenti

L’Internet delle cose è in crescita. Chiunque entri in un edificio aziendale ne vede immediatamente i vantaggi. Un edificio per uffici intelligente è un luogo di lavoro che combina vari servizi basati sui dati e supportati digitalmente per migliorare l’efficienza e l’esperienza dei dipendenti, risparmiare costi ed energia e aggiungere valore all’edificio.

Le possibilità sono infinite e non potranno che aumentare negli anni a venire.

Smart Parking: i dipendenti e i visitatori possono prenotare un posto auto in anticipo tramite un’app. Quando arrivano, accedono grazie al riconoscimento della targa.
Registrazione digitale dei visitatori: gli ospiti possono registrarsi facilmente su un tablet. Un messaggio viene inviato automaticamente all’ospite.
Hoteling in ufficio: i dipendenti possono prenotare uno spazio di lavoro in un’app o visualizzare le tariffe di occupazione.
Climatizzazione intelligente: grazie a sensori che raccolgono informazioni in tempo reale sull’occupazione degli spazi dell’ufficio, il riscaldamento e l’aria condizionata vengono controllati automaticamente.
Illuminazione intelligente: le luci si spengono automaticamente quando non c’è nessuno nella stanza. Questo significa un enorme risparmio energetico.
Stampanti intelligenti: l’inchiostro della stampante viene ordinato automaticamente quando si sta esaurendo.
Assistenti digitali: nell’ambiente domestico, gli assistenti intelligenti come Siri e Alexa sono già ben consolidati. Con il continuo miglioramento di queste tecnologie, abbiamo tutte le ragioni per aspettarci una tendenza simile in ufficio.
Prenotazione di sale riunioni: le app possono consigliare la sala riunioni più comoda o programmare automaticamente la riunione.

Vizito offre un sistema completo per la gestione dei visitatori che rende la vostra reception più intelligente. Un sistema di registrazione dei visitatori intelligente è il modo migliore per rendere più efficiente la vostra reception e fare una buona impressione sui vostri visitatori.

Per scoprire come un sistema di gestione dei visitatori può aiutarvi a migliorare la vostra accoglienza, potete provare Vizito durante una prova di 14 giorni. Chiacchierate con noi o prenotate una demo per scoprire tutti i vantaggi di Vizito.

3. Edifici per uffici a zero emissioni di carbonio

193: è il numero di cause sul clima presentate contro le aziende nel 2021. La consapevolezza del clima sta crescendo e le aziende che non condividono questa consapevolezza possono aspettarsi proteste feroci. Gli esempi più noti sono i giganti petroliferi statunitensi ExxonMobil e Chevron, che hanno dovuto affrontare boicottaggi da parte dei loro stessi azionisti e investitori scontenti per non aver presentato una strategia per un futuro a basse emissioni di carbonio.

Queste cifre sono solo un assaggio di ciò che deve ancora accadere. Le persone non accettano più che le aziende non si preoccupino della società o del clima. E questo punto di vista sta prendendo piede anche nel mondo aziendale. I dipendenti vogliono perseguire un obiettivo diverso dal profitto. I clienti chiedono ai loro fornitori di essere attenti al clima e alle pratiche commerciali etiche. Investitori, partner, clienti, dipendenti: tutti voltano le spalle alle aziende che non si impegnano per la sostenibilità.

edifici per uffici a energia solare a impatto climatico zero

Fortunatamente, sempre più aziende sono consapevoli della loro impronta di carbonio e si stanno organizzando per operare in modo più rispettoso del clima. Assumere un responsabile della sostenibilità, limitare gli spostamenti, ridurre la carta e il telelavoro sono solo alcune delle misure che le aziende possono adottare.

In futuro, si prevede che un numero sempre maggiore di edifici adibiti a uffici sarà neutrale dal punto di vista delle emissioni di anidride carbonica, grazie alla produzione di energia elettrica propria. Un buon esempio è The Edge ad Amsterdam, secondo l’agenzia di rating britannica BREEAM l’edificio più verde del mondo. L’edificio genera più elettricità di quanta ne consumi utilizzando pannelli solari a LED dotati di sensori.

Volete saperne di più su come ridurre l’impronta di carbonio della vostra azienda? Ecco 8 modi in cui le aziende possono aiutare a combattere il cambiamento climatico.

4. Robot e IA

Quando si dice “posto di lavoro del futuro” si pensa subito ai robot. No, tra dieci anni le macchine non avranno preso il posto di tutti i nostri lavori. Ma avranno un ruolo importante nelle nostre attività quotidiane. Ed è giusto così.

Quindi alcuni lavori non diventeranno obsoleti? È probabile. Ma la storia ha dimostrato che il mercato del lavoro si adatta sempre al progresso tecnologico. I posti di lavoro persi vengono compensati dalla creazione di nuovi posti di lavoro.

Soprattutto, i lavoratori saranno liberati da compiti monotoni, ripetitivi e insensibili e potranno concentrarsi su lavori che richiedono un tocco umano. Potranno utilizzare appieno la loro creatività, la loro visione strategica e analitica e la loro intelligenza emotiva, e questo porterà a lavori più significativi e coinvolgenti con un maggiore potenziale di crescita.

mano robotica

Nei prossimi anni ci aspettiamo un aumento degli investimenti nell’intelligenza artificiale (AI) sul posto di lavoro. I dati generati dall strumenti di intelligenza artificiale possono portare a decisioni e risultati migliori. Alcuni esempi:

I medici potranno utilizzare l’IA per analizzare le cartelle cliniche e le immagini per effettuare diagnosi accurate.
Gli avvocati saranno in grado di esaminare rapidamente centinaia di casi giudiziari per trovare i precedenti.
In un ambiente di lavoro ingegneristico, l’IA potrà essere utilizzata per analizzare i processi e prevedere i punti in cui potrebbero verificarsi dei guasti.

5. Ologrammi

L’abbondanza di innovazioni digitali offre una grande quantità di opportunità per il luogo di lavoro. E questo sarà necessario se le aziende vorranno mantenere i legami sociali e la collaborazione tra i compagni di squadra che sempre più spesso lavorano in telelavoro. Secondo una ricerca di Buffer, il 24% dei lavoratori a domicilio si sente talvolta solo. Il 21% fatica a rimanere motivato e il 17% incontra difficoltà di collaborazione e comunicazione.

Le tipiche chiamate Zoom e i canali Slack non bastano a risolvere il problema. È necessario un vero e proprio cambiamento per colmare il divario tra i dipendenti in ufficio e quelli a casa.

Secondo alcuni, questo problema si tradurrà nella svolta definitiva degli ologrammi. Gli ologrammi sono proiezioni di immagini digitali in 3D. Da tempo vengono utilizzati nel mondo dello spettacolo, ma ci sono possibilità anche sul posto di lavoro.

Diverse aziende tecnologiche, tra cui Microsoft e Google, sono in corsa per sviluppare un sistema adatto al luogo di lavoro. I dipendenti che lavorano in telelavoro potrebbero proiettarsi nell’ufficio o nella sala conferenze. Poiché anche le espressioni facciali e le altre comunicazioni non verbali sarebbero visibili, sembrerebbe che siate effettivamente presenti nella stanza.

riunione con ologramma

6. VR, AR, MR e XR

Altri credono di più nel metaverso per creare un mondo virtuale in cui i dipendenti, ovunque si trovino, possano incontrarsi e collaborare. Il più famoso - ma non certo l’unico - viandante è Meta, la società madre di Facebook, che vede il metaverso come il successore dell’attuale Internet.

Alcuni termini spiegati:

VR (realtà virtuale): tramite un computer viene simulato un ambiente virtuale, visivamente e uditivamente diverso dalla realtà. L’utente può esplorare questo mondo virtuale utilizzando una cuffia e un sistema tattile.

AR (augmented reality): utilizzando sistemi tecnologici, le informazioni vengono aggiunte al mondo reale. Ad esempio, le informazioni su un’azienda sono scritte sulla strada, oppure il nome di una persona è visibile quando la si incrocia.

MR (mixed reality): utilizzando tecnologie come sensori di movimento, body tracking e eye tracking, suoni o grafica vengono aggiunti in tempo reale a un’esperienza. Ad esempio, un’animazione 3D che sembra camminare sul vostro tavolo.

XR (cross reality): termine generico per indicare tecnologie emergenti come VR, AR e MR.

Molti strumenti di XR sono già disponibili e negli ultimi anni sono stati fatti passi da gigante. In alcuni settori, come l’intrattenimento, la difesa e la formazione industriale, queste tecnologie sono già onnipresenti. Medici, piloti e chirurghi usano cuffie VR e AR per allenarsi. E di recente Meta ha lanciato uno strumento che consente alle aziende di partecipare a riunioni in VR: Horizon Workrooms.

In futuro, si prevede che l’XR sarà utilizzato in modo preponderante negli uffici e nei luoghi di lavoro di tutto il mondo. Grazie al ruolo di primo piano dell’industria dell’intrattenimento i costi si stanno abbassando. Gli HMD (head mounted display) a basso costo, come Samsung Gear VR e Google Cardboard, consentono a tutti di sperimentare mondi virtuali immersivi. Nulla sembra ostacolare l’uso diffuso sul lavoro e a casa.

Sembra quindi che in futuro potremo:

Partecipare come avatar 3D a riunioni virtuali con colleghi di tutto il mondo.
Partecipare a corsi di formazione virtuali: i medici in formazione potranno stare virtualmente accanto a un chirurgo che esegue un’operazione in un’altra parte del mondo.
Potremo portare il nostro lavoro ovunque: in una giornata di sole, ad esempio, potremo lavorare in spiaggia pur essendo virtualmente presenti in ufficio.

Avatar per riunioni VR

7. Edifici per uffici stampati in 3D

Un edificio per uffici stampato in 3D può sembrare una storia di fantascienza. Ma non è così. Anzi, sta già accadendo.

Nel 2016 è stato inaugurato a Dubai il primo edificio per uffici stampato in 3D al mondo. Ci sono voluti 17 giorni per stampare l’edificio in cemento, strato per strato, e 48 ore per costruirlo. Costo: 140.000 dollari.

Le probabilità che tra 10 anni lavoreremo tutti in edifici stampati in 3D sono scarse. Tuttavia, questo potrebbe essere l’inizio di una rivoluzione nel modo in cui vengono progettati gli uffici e gli altri edifici. La stampa 3D è chiaramente in crescita e la tecnologia sta facendo silenziosamente la sua comparsa nel settore delle costruzioni. Basta guardare il ponte stampato in 3D ad Amsterdam di MX3D.

La stampa 3D offre anche l’opportunità ai dipendenti di stampare o personalizzare i materiali per l’ufficio - in ufficio o a casa - per soddisfare le proprie esigenze specifiche.

Il futuro è alle porte, ecco come prepararsi

Non si può tornare indietro: l’edificio per uffici del futuro è ibrido, verde e ricco di tecnologia. Ecco come prepararsi:

Abbracciare il modello ibrido. Che vi piaccia o no, il futuro è ibrido. Pensate ai vantaggi che porterà non solo ai vostri dipendenti, ma anche a voi.
Rivalutare le proprie esigenze. E con le vostre esigenze intendiamo quelle dei vostri dipendenti. Se volete mantenere la vostra forza lavoro felice e motivata, il ritorno alla vecchia cultura del lavoro non è un’opzione. I luoghi di lavoro del futuro si concentrano su un ambiente di lavoro positivo e su una buona esperienza in ufficio: opportunità di formazione, diversità, politiche di salute e sicurezza, benefit per i dipendenti come il congedo parentale, l’assistenza all’infanzia, l’assicurazione sanitaria…
Ricostruire il modo in cui avviene il lavoro. Quali compiti richiedono la presenza fisica? Quali fasi di un progetto si svolgono in ufficio e quali a casa?
Creare un ufficio a prova di futuro. Cubicoli e file di scrivanie lasciano il posto ad aree di collaborazione, sale riunioni con schermi video e spazi verdi. Coinvolgete i vostri dipendenti nel processo. Per esempio, allestite delle postazioni di prova in una parte dell’ufficio e chiedete un feedback ai vostri collaboratori.

edificio per uffici intelligente

Pensate alle tecnologie che vi fanno risparmiare tempo, denaro ed energia. I sensori per le luci intelligenti, il controllo intelligente del clima e la registrazione digitale dei visitatori sono solo alcuni esempi.
Reclutare i talenti giusti. Un nuovo modo di lavorare significa che i dipendenti devono sviluppare nuove competenze per soddisfare le aspettative. La formazione e la riqualificazione stanno diventando sempre più importanti. Secondo il World Economic Forum (WEF), queste sono le competenze che acquisteranno importanza nel prossimo decennio:

Pensiero analitico e innovazione
Apprendimento attivo e strategie di apprendimento
Risoluzione di problemi complessi
Pensiero critico e analisi
Creatività, originalità e iniziativa
Leadership e influenza sociale
Uso, monitoraggio e controllo della tecnologia
Progettazione e programmazione tecnologica
Resilienza, tolleranza allo stress e flessibilità
Ragionamento, problem solving e ideazione

Questa è una guida rapida che vi porterà verso una cultura dell’ufficio che mette al centro l’esperienza lavorativa. L’edificio per uffici del futuro si concentra sul lavoro ibrido, sulla sostenibilità, sulla tecnologia e sull’automazione, sulla flessibilità e su un approccio che ruota attorno alle persone come individui. Siete pronti per il futuro?

Per avere un’idea di come la registrazione digitale dei visitatori possa aiutare la vostra azienda a crescere, potete provare Vizito durante una prova di 14 giorni. Chattate con noi o richiedete una demo per scoprire come Vizito può aiutarvi a migliorare la vostra accoglienza.

Avete altre domande? Queste sono le domande più comuni sulla gestione digitale dei visitatori - e le nostre risposte.