24 Strumenti di gestione dell'ufficio per il 2023

Nel frenetico mondo degli affari di oggi, tenere il passo con compiti, scadenze e appuntamenti può essere una vera sfida. Ma con i numerosi strumenti di gestione dell’ufficio a vostra disposizione, snellire la vostra giornata lavorativa non è mai stato così facile.

Che cos’è il software di gestione dell’ufficio?

Il software di gestione dell’ufficio si riferisce a una suite di strumenti e applicazioni digitali progettati per aiutare le aziende a gestire vari aspetti delle loro attività, tra cui compiti amministrativi, gestione del flusso di lavoro, comunicazione e collaborazione. Questo software include in genere una serie di funzionalità, come la gestione dei documenti, la gestione delle attività, l’integrazione della posta elettronica, il monitoraggio dei progetti e gli strumenti di comunicazione tra i team.

Il software di gestione dell’ufficio può essere utilizzato per semplificare e automatizzare le attività amministrative, come la programmazione delle riunioni, la gestione delle spese e l’elaborazione delle fatture. Può anche aiutare i team a collaborare in modo più efficace, fornendo una posizione centralizzata per la condivisione dei file, la gestione dei progetti e la comunicazione di gruppo.

Panoramica degli strumenti di gestione dell’ufficio:

Dalla gestione dei progetti all’archiviazione dei file, dalla gestione delle e-mail alla contabilità, esiste uno strumento per ogni aspetto della gestione di un’azienda di successo. Ma con così tante opzioni, può essere difficile sapere da dove cominciare. Quali sono gli strumenti che rendono la vostra giornata lavorativa un gioco da ragazzi? E quali sono quelli per cui non vale la pena spendere soldi?

Ecco perché abbiamo setacciato il mercato e selezionato i 24 migliori strumenti di gestione dell’ufficio per il 2023. Questi strumenti semplificheranno il vostro lavoro e porteranno la vostra produttività a un livello superiore. Siete pronti a prendere il controllo della vostra giornata lavorativa?

I nostri 24 strumenti di gestione dell’ufficio preferiti per il 2023

Software di gestione dei progetti

Questi strumenti aiutano a tenere traccia di compiti, scadenze e risorse e a garantire che i progetti siano portati a termine in tempo e nel rispetto del budget.

1. Trello

Trello è un popolare strumento di gestione dei progetti che utilizza un sistema a schede per organizzare e dare priorità alle attività. Intuitivo e facile da usare, è un’ottima opzione per i team che sono alle prime armi con i software di gestione dei progetti.

Trello Schermata

2. Asana

Asana è uno strumento completo di gestione dei progetti che offre un’ampia gamma di funzioni, tra cui la gestione delle attività, la collaborazione tra team e il monitoraggio dei progetti. È ideale per i team che hanno bisogno di un alto livello di personalizzazione e di controllo sui loro progetti.

3. Monday.com

Monday.com è uno strumento di gestione visuale dei progetti che utilizza un’interfaccia drag-and-drop per aiutare gli utenti a gestire attività e scadenze. È altamente personalizzabile e offre una serie di integrazioni che lo rendono un’ottima opzione per i team che utilizzano più strumenti.

4. Flipsnack

Flipsnack è un versatile Creatore di presentazioni online e strumento di collaborazione di contenuti che consente agli utenti di creare presentazioni visivamente sorprendenti.

Grazie all’interfaccia intuitiva e all’ampia gamma di modelli, gli utenti possono facilmente progettare presentazioni dall’aspetto professionale che catturano il pubblico. Flipsnack offre anche funzioni di collaborazione, consentendo a più membri del team di comunicare direttamente sui documenti su cui stanno lavorando insieme. Inoltre, quando più team lavorano sullo stesso documento, il proprietario può seguire le modifiche in tempo reale. Può vedere quale collega lavora su quale documento in qualsiasi momento ed evitare di sovrascrivere il suo contenuto. Questo lo rende ideale per i progetti di gruppo o per il lavoro di squadra a distanza.

Sia che si tratti di aggiungere elementi interattivi, incorporare contenuti multimediali o condividere presentazioni in modo sicuro, Flipsnack offre una serie completa di strumenti per semplificare il processo di creazione e collaborazione delle presentazioni.

Software di gestione e archiviazione dei file

Questi strumenti aiutano ad archiviare, organizzare e condividere file e documenti in formato elettronico.

5. Notion

Notion è una potente applicazione all-in-one per organizzare e gestire le informazioni, prendere appunti, gestire progetti e molto altro. È uno strumento versatile che offre una serie di funzioni, come lavagne, calendari ed elenchi di cose da fare, che possono essere personalizzate per soddisfare le esigenze di utenti e team diversi. Notion offre anche una serie di integrazioni con altre app, come Google Drive, Trello e Slack.

Notion Schermata

6. Google Drive

Google Drive fa parte della famiglia G Suite di Google. È uno strumento di archiviazione e collaborazione dei file basato sul cloud che consente agli utenti di archiviare, condividere e collaborare ai file da qualsiasi luogo. È utilizzato per creare, archiviare e condividere documenti, fogli di calcolo, presentazioni, moduli e altro ancora.

Software per comunicazioni e riunioni

Questo software consente ai team di connettersi e collaborare in remoto. Include funzioni come la messaggistica istantanea, le conferenze audio e video, la condivisione dello schermo e dei file.

7. Slack

Slack è una piattaforma di messaggistica e collaborazione che consente ai team di comunicare in tempo reale, condividere file e integrarsi con altre applicazioni.

Slack Schermata

8. Teams

Microsoft Teams è una piattaforma di comunicazione e collaborazione che offre videoconferenze, messaggistica istantanea, condivisione di file e integrazione con altre applicazioni di Microsoft Office.

9. Incontrare

Google Meet è una piattaforma di videoconferenza che offre audio e video di alta qualità, condivisione dello schermo e integrazione con altre app di Google.

Calendario e software di pianificazione

Aiuta a gestire appuntamenti, riunioni e altri eventi e a garantire che tutti siano al corrente dei loro programmi.

10. Google Calendar

Google Calendar è un popolare strumento di calendario e pianificazione che consente di gestire gli impegni, gli eventi e gli appuntamenti in un unico luogo. È disponibile gratuitamente e si integra perfettamente con altri strumenti di Google come Gmail e Google Meet.

11. Bookafy

Bookafy è un software di pianificazione che aiuta a gestire gli appuntamenti e le prenotazioni, compresi gli incontri con i clienti. Offre una serie di funzioni in grado di semplificare il processo di pianificazione, tra cui la programmazione degli appuntamenti online, la sincronizzazione dei calendari, i promemoria automatici e le regole di pianificazione personalizzate.

Software di contabilità e gestione finanziaria

Questi strumenti vi aiutano a tenere traccia delle vostre finanze, a gestire le fatture e a preparare rapporti finanziari.

12. QuickBooks

Quickbooks è un software di contabilità molto diffuso tra le piccole e medie imprese. È stato progettato per gestire le transazioni finanziarie, tra cui la fatturazione, la contabilità, le buste paga e la preparazione delle imposte.

Quickbooks Schermata

13. Fatturato

La compilazione delle fatture richiede pochi secondi con Invoiced, un software che aiuta le aziende a gestire i processi di fatturazione e pagamento. Offre funzioni come la fatturazione online, l’elaborazione dei pagamenti e i promemoria automatici.

Software di gestione delle spese

14. Expensify

Expensify è un popolare strumento basato sul cloud per presentare le note spese, tenere traccia dei rimborsi e gestire i criteri di spesa.

Software di marketing e gestione delle relazioni con i clienti (CRM)

Aiuta a gestire le interazioni con i clienti e a tenere traccia delle informazioni e dello storico dei clienti.

15. Pipedrive

Pipedrive è uno strumento CRM per le vendite progettato per aiutare i team di vendita a gestire i processi di vendita in modo più efficace. Offre funzioni quali previsioni di vendita, pipeline di vendita personalizzabili e reportistica sulle vendite.

Pipedrive Schermata

16. Mailchimp

Mailchimp è una piattaforma di marketing automation e di email marketing che aiuta le aziende a comunicare con il proprio pubblico, a gestire i dati dei clienti e a far crescere il proprio marchio. Offre una serie di strumenti tra cui l’email marketing e l’audience insights.

17. Freshdesk

Freshdesk è un software di assistenza clienti basato sul cloud che aiuta le aziende a gestire le operazioni di assistenza clienti. Offre funzioni quali la gestione dei ticket, la gestione della knowledge base e la gestione dei feedback dei clienti.

Software di gestione delle strutture

Questo software aiuta a gestire e ottimizzare il luogo di lavoro fisico, le attrezzature e altri beni. Fornisce una piattaforma per gestire le varie attività relative alla manutenzione, al funzionamento e all’utilizzo delle strutture.

18. Vizito

Vizito è un sistema di gestione dei visitatori flessibile e basato su cloud, che consente di registrare l’ingresso, l’uscita e il monitoraggio dei visitatori. Con Vizito è possibile gestire facilmente le informazioni sui visitatori, stampare badge, impostare notifiche automatiche e creare flussi di lavoro personalizzati per il check-in.

Vizito può aiutarvi a ottimizzare l’accoglienza e a migliorare la sicurezza del vostro edificio. Per saperne di più su come il nostro sistema di gestione dei visitatori può aiutarvi, provate Vizito durante una prova di 14 giorni.

Vizito Schermata

Per saperne di più

Migliorare la sicurezza della vostra azienda? Ecco 7 modi in cui i sistemi di gestione dei visitatori possono aiutarvi.
Come iniziare a registrare i visitatori digitali in meno di 30 minuti.

19. Meetio

Meetio è un software di gestione delle sale riunioni basato su cloud che aiuta le aziende a gestire le sale riunioni, le scrivanie e le risorse. Offre una serie di strumenti tra cui la prenotazione delle sale, la programmazione delle sale, la prenotazione delle scrivanie e la gestione delle risorse.

Software di cronometraggio

20. Toggl

Toggl è un popolare strumento di rilevazione delle presenze che offre un’interfaccia semplice e intuitiva e una serie di funzioni, tra cui rapporti dettagliati e l’integrazione con altre applicazioni.

Questi strumenti vi aiutano a gestire e ottimizzare i vostri account e le vostre campagne sui social media.

21. Feedhive

Feedhive è una piattaforma di gestione e automazione dei social media che aiuta le aziende a curare e condividere i contenuti su più piattaforme di social media e a far crescere la loro presenza sui social media. Offre funzioni quali la curatela dei contenuti, la programmazione dei contenuti, l’ascolto sociale, l’analisi e la reportistica.

Feedhive Schermata

22. Buffer

Buffer è una famosa piattaforma di gestione dei social media che consente di programmare, pubblicare e analizzare i post sui social media su più piattaforme. Offre funzioni quali la creazione di contenuti, la programmazione dei contenuti, l’analisi dei social media e la collaborazione tra team.

Software di automazione

Questo software aiuta ad automatizzare le attività e i flussi di lavoro ripetitivi collegando diverse applicazioni e servizi web. Alcuni esempi di ciò che queste applicazioni possono fare per voi: aggiungere automaticamente nuovi allegati di posta elettronica a Google Drive o Dropbox; salvare automaticamente le nuove foto in cui siete taggati su Facebook; o inviare una notifica quando le previsioni del tempo prevedono pioggia.

23. IFTTT

IFTTT (If This Then That) funziona creando “applet” che attivano azioni in un’applicazione in base a specifici eventi o trigger in un’altra. IFTTT supporta oltre 700 applicazioni e servizi web diversi, tra cui piattaforme di social media, strumenti di produttività, dispositivi per la casa intelligente e altro ancora. Gli utenti possono creare le proprie applet personalizzate o navigare tra le applet precostituite nell’app IFTTT o sul suo sito web.

24. Zapier

Zapier funziona creando “zaps”, ovvero flussi di lavoro automatizzati che collegano diverse app ed eseguono una serie di azioni attivate da un evento o un trigger specifico. Supporta oltre 5.000 app web, tra cui strumenti popolari come Gmail, Trello, Slack e Google Drive.

Perché avete bisogno di un software di gestione dell’ufficio?

Ci sono diversi motivi per cui un’azienda potrebbe aver bisogno di un software di gestione per ufficio.

Per semplificare le attività amministrative. Un software di gestione dell’ufficio può aiutare ad automatizzare le attività amministrative, come la programmazione delle riunioni, la gestione delle spese e l’elaborazione delle fatture. In questo modo si può risparmiare tempo e ridurre gli errori che possono verificarsi quando queste attività vengono svolte manualmente.
Migliorare la collaborazione. Il software di gestione dell’ufficio offre una posizione centralizzata per la condivisione dei file, la gestione dei progetti e la comunicazione di gruppo. Questo può aiutare i team a collaborare in modo più efficace e a rimanere organizzati, soprattutto quando si lavora da remoto.
Migliorare la produttività. Automatizzando le attività e fornendo strumenti di collaborazione, il software di gestione degli uffici può aiutare i team a essere più produttivi ed efficienti. Questo può portare a un completamento più rapido dei progetti e a un miglioramento delle prestazioni complessive.
Aumentare la trasparenza. Con il software di gestione degli uffici, i membri del team possono accedere facilmente alle informazioni sul progetto, monitorare i progressi e comunicare tra loro. Ciò può contribuire ad aumentare la trasparenza e a garantire che tutti siano sulla stessa pagina.
Per accedere ad analisi e dati. Molte soluzioni software per la gestione degli uffici forniscono strumenti di analisi e reporting, che possono aiutare le aziende a monitorare le loro prestazioni e a identificare le aree di miglioramento.

Naturalmente sul mercato esistono molti altri strumenti validi ed efficienti oltre a quelli che abbiamo evidenziato in questo articolo. La scelta di quello giusto per la vostra azienda dipenderà dalle vostre esigenze specifiche, dal budget e dalle dimensioni dell’azienda. Tuttavia, con questo elenco speriamo di avervi fornito un punto di partenza per aiutarvi a esplorare le migliori opzioni disponibili.

Per avere un’idea di come un moderno sistema di gestione dei visitatori possa aiutare la vostra azienda, provate Vizito durante una prova di 14 giorni. Chiacchierate con noi o prenotate una demo per discutere di come Vizito può aiutarvi a migliorare la vostra ricezione..

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