7 motivi per sostituire il registro visite cartaceo nel 2023

Il registro cartaceo dei visitatori e inefficiente, insicuro, viola la privacy, infastidisce gli ospiti, danneggia l’immagine aziendale, non e sostenibile e manca di flessibilita. Un sistema digitale di gestione dei visitatori risolve tutti questi problemi, offrendo archiviazione cloud, notifiche automatiche, conformita GDPR e un’esperienza di accoglienza professionale.

1. Il registro cartaceo non e efficiente

I problemi concreti di un registro cartaceo:

• Calligrafia illeggibile di decine di visitatori al giorno
• Campi dimenticati o informazioni false
• Archiviazione ingombrante di registri e documenti firmati
• Informazioni non centralizzate tra diverse sedi
• Ricerche lunghe e complicate nei vecchi registri

Un sistema digitale di gestione dei visitatori risolve tutto questo:

• Niente piu dati incompleti o illeggibili
• Documenti firmati digitalmente al check-in
• Archiviazione automatica nel cloud
• Accesso ai dati da qualsiasi luogo
• Ricerca, analisi e reportistica immediate

Le competenze che il vostro receptionist deve avere: le 10 principali qualita.

7 idee per migliorare la vostra area di ricevimento e sfruttare al meglio quei 7 secondi di prima impressione.

2. Il registro cartaceo non e sicuro in caso di emergenza

In caso di incendio o emergenza, un registro cartaceo e praticamente inutile: calligrafia poco chiara, campi vuoti e dati errati mettono a rischio i visitatori.

Un VMS digitale offre:

• Informazioni precise su chi e presente e chi e gia uscito
• Dati accurati e completi
• Accesso da dashboard su qualsiasi dispositivo mobile
• Invio di avvisi a tutti i visitatori in loco con procedure di sicurezza
• Dati accessibili anche in caso di danneggiamento del tablet

Scoprite come la gestione dei visitatori migliora la sicurezza aziendale.

3. Il registro cartaceo viola la privacy dei visitatori

Le informazioni personali in un registro cartaceo sono visibili a chiunque entri nella reception dopo il visitatore. Per conformita al GDPR, un sistema digitale offre:

• Archiviazione privata e sicura nel cloud
• Accesso limitato al personale autorizzato
• Informazioni private non accessibili ad altri visitatori
• Piena conformita ai requisiti GDPR

4. Il registro cartaceo e fastidioso per i visitatori

La compilazione manuale e sgradevole per la maggior parte dei visitatori:

• Code alla reception durante le ore di punta
• Stress per chi e in ritardo o non ha tutti i dati
• Attesa forzata quando il receptionist e assente

Un VMS digitale migliora l’esperienza:

• Niente code grazie alla registrazione autonoma
• Compilazione piu rapida con completamento automatico e pre-registrazione
• Notifica immediata all’ospite interno, riducendo i tempi di attesa

5. Il registro cartaceo danneggia l’immagine aziendale

La vostra azienda e probabilmente moderna e innovativa, ma la prima cosa che i visitatori vedono e un registro sciatto e antiquato. Un sistema digitale invece:

• Offre un’esperienza di check-in professionale
• E visivamente attraente, facile e veloce
• Comunica che siete un’azienda accogliente e innovativa

6. Il registro cartaceo non e sostenibile

I registri cartacei e la stampa tradizionale dei badge consumano carta, spazio di archiviazione e denaro. Un VMS digitale:

• Costa poco, anche per le piccole aziende
• Archivia tutto nel cloud senza carta
• Riduce gli sprechi e l’impronta di carbonio

8 azioni che le aziende possono adottare per combattere il cambiamento climatico.

7. Il registro cartaceo non e flessibile

Ogni azienda e ogni tipo di visitatore ha esigenze diverse. Con carta e penna, non e possibile personalizzare l’esperienza. Un VMS digitale offre:

• Esperienza personalizzata per diversi tipi di visitatori
• Messaggi di benvenuto e uscita personalizzati
• Campi di registrazione specifici per ogni tipologia
• Scelta dei documenti da presentare (NDA, sondaggi, protocolli)
• Badge con foto solo per determinati visitatori
• Layout personalizzabile con logo, colori e immagini aziendali

E il momento di passare al digitale

Gli svantaggi del registro cartaceo sono evidenti. Oggi esistono sistemi completi di gestione dei visitatori che trasmettono professionalita e modernita. Molte aziende hanno gia fatto il passaggio. La vostra scelta?

Per capire come un moderno sistema di gestione dei visitatori possa aiutare la vostra azienda a crescere, provate Vizito gratuitamente durante una prova di 14 giorni. Chiacchierate con noi o prenotate una demo per discutere di come Vizito può aiutarvi a migliorare la vostra accoglienza.

Avete altre domande? Ecco le 7 domande più comuni sulla gestione digitale dei visitatori - e le nostre risposte.