7 motivi per sostituire il registro visite cartaceo nel 2023

In un’epoca in cui quasi tutto viene digitalizzato, dall’illuminazione al controllo del clima, fino alle riunioni, sembra strano usare ancora carta e penna per registrare i visitatori. Soprattutto se si considera che il sistema di gestione dei visitatori (VMS) è l’unico modo per controllare chi ha accesso ai vostri edifici e per sapere chi si trova in loco in un determinato momento.

Eppure, nel 2022 il libro degli ospiti cartaceo era ancora il mezzo più diffuso per la registrazione dei visitatori nelle aziende di tutto il mondo.

Noi di Vizito abbiamo deciso che il tempo è scaduto per il registro cartaceo dei visitatori. Ecco perché:

1. Non è efficiente

Potreste pensare che un registro delle visite cartaceo sia comodo. Quando arriva un visitatore, gli si presenta il libro degli ospiti, si compilano un paio di campi e il gioco è fatto. Facile per voi, un piccolo sforzo per il vostro ospite, giusto?

Beh, no.

Innanzitutto, decifrare la calligrafia di decine di visitatori al giorno può essere un compito molto impegnativo e dispendioso in termini di tempo per il vostro addetto alla reception. Per non parlare del fatto che alcuni visitatori potrebbero dimenticare di compilare alcuni dati o fornire informazioni false.

E cosa pensare dell’archiviazione di tutte queste informazioni? I registri cartacei occupano molto spazio. Se i vostri ospiti devono firmare accordi di non divulgazione o altri documenti, ci sono ancora più documenti da archiviare (o perdere). E se avete diverse strutture, le informazioni non sono centralizzate.

Inoltre, come fareste a recuperare le informazioni di una certa persona che ha visitato la vostra azienda? Avreste bisogno di un ottimo sistema di archiviazione se non volete passare ore a spulciare tutti quei libri.

Un sistema digitale di gestione dei visitatori risolve tutti questi problemi:

• Niente più dati incompleti o illeggibili
• I documenti possono essere firmati digitalmente al momento del check-in
• I dati dei visitatori vengono archiviati automaticamente nel cloud
• Facile accesso ai dati dei visitatori da qualsiasi luogo si trovino
• Facilità di analisi, ricerca o creazione di report sui visitatori

Con la firma degli ospiti su tablet e l’archiviazione automatica dei loro dati, l’addetto alla reception può concentrarsi sul suo compito più importante: offrire un’ottima esperienza di accoglienza ai visitatori.

Per saperne di più:

L’addetto alla reception è il biglietto da visita della vostra azienda. Se siete alla ricerca di personale che si occupi della vostra reception, dovrete cercare alcune qualità. Ecco le 10 principali competenze che ogni receptionist dovrebbe avere.

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2. Non è sicuro

Come abbiamo già detto, il sistema di gestione dei visitatori è l’unico modo per sapere chi si trova nei vostri locali in qualsiasi momento. Nessuno vuole che si verifichi un incendio o una fuga di gas, ma le emergenze si verificano e in quel caso è estremamente importante sapere esattamente chi si trova sul posto.

Nei momenti di emergenza, i registri cartacei sono inutili. Se si ha la possibilità di portarli con sé durante l’evacuazione dell’edificio, ci sono comunque dei problemi. Grafia poco chiara, campi vuoti e dati errati mettono a rischio i visitatori. Come si fa a sapere quali ospiti sono già usciti e chi invece è ancora dentro? E come si può avvisare rapidamente tutti gli ospiti di ciò che sta accadendo?

Ecco come un VMS digitale vi aiuta a mantenere i vostri visitatori al sicuro:

• Sono disponibili informazioni precise su chi è in sede e chi è già andato via.
• I dati dei visitatori sono accurati e completi
• Tutti i dati possono essere consultati tramite il dashboard, su qualsiasi dispositivo mobile
• È possibile inviare avvisi a ogni visitatore in loco, insieme alle procedure di sicurezza prevalenti
• In caso di danneggiamento del tablet, tutti i dati rimangono accessibili

3. Viola la privacy dei visitatori

Alcuni dei dati che chiedete ai vostri visitatori possono essere informazioni riservate o sensibili. A nessuno piace che il proprio nome, il numero di telefono e l’indirizzo (aziendale) siano visibili a tutti.

Eppure, questo è esattamente ciò che accade quando si utilizza un registro di accesso cartaceo. Le informazioni personali dei visitatori sono esposte a chiunque entri nell’area della reception dopo di loro. Quindi, se volete proteggere la privacy dei vostri ospiti e aderire alla normativa GDPR, un registro cartaceo potrebbe non essere la scelta migliore.

È arrivato il sistema di registrazione digitale dei visitatori:

• Tutti i dati sono archiviati in modo privato e sicuro nel cloud.
• I dati possono essere consultati solo dalle persone autorizzate
• Le informazioni private non sono accessibili ad altri.
• Facile adesione ai requisiti GDPR

4. È fastidioso per i visitatori

Compilare alcuni spazi vuoti può sembrare facile e un piccolo sforzo, ma la maggior parte dei visitatori lo trova molto sgradevole. Richiede molto tempo, soprattutto quando si formano le code, e può essere stressante per un ospite che è già in ritardo o che non ha a portata di mano tutti i dati necessari. La situazione peggiora ulteriormente quando l’addetto alla reception non c’è e il visitatore è costretto ad aspettare per registrarsi.

Un VMS digitale offre diversi vantaggi:

• Niente più code per l’accesso
• La compilazione del modulo è più semplice, grazie al completamento automatico e alle opzioni di preregistrazione
• L’host viene avvisato nello stesso momento in cui il visitatore effettua il check-in, riducendo così i tempi di attesa

5. È dannoso per la vostra immagine

La prima impressione è importante. Molto.

Per la vostra azienda, tutto dipende dall’area di ricevimento per fare una buona impressione sui vostri ospiti. Cosa penseranno di un registro cartaceo sciatto e antiquato, non conforme alle moderne norme di sicurezza e privacy? Esatto, non vi fa fare una bella figura.

E non ha alcun senso: la vostra azienda è probabilmente moderna e innovativa, utilizza tutti i tipi di apparecchiature informatiche e strumenti ad alta tecnologia, eppure la prima cosa che i visitatori vedono nel vostro ufficio è un registro cartaceo obsoleto, disordinato e poco sicuro.

Un sistema digitale per la gestione dei visitatori vi aiuta a fare un’ottima impressione sugli ospiti:

• Un’esperienza di check-in professionale
• Un sistema visivamente attraente, facile e veloce da usare.
• Un sistema che comunica ai vostri visitatori che siete un’azienda accogliente e innovativa

6. Non è sostenibile

Tutte le aziende producono rifiuti. Anche se si tratta di una piccola impresa, non si può fare a meno di sprecare imballaggi, cibo e carta. Un modo molto semplice per ridurre gli sprechi è gestire i visitatori in modo digitale.

I libri cartacei e la stampa tradizionale dei badge sono costosi e consumano molta carta. Carta che deve essere archiviata e conservata e che alla fine verrà buttata via.

Un VMS digitale vi aiuta a risparmiare sui costi e a ridurre l’impronta di carbonio:

• Le app per l’accesso digitale non sono costose, anche per le piccole aziende.
• Gli ospiti si registrano digitalmente e i dati vengono automaticamente archiviati nel cloud: non c’è bisogno di grandi pile di carta.
• L’assenza di carta vi aiuta a ridurre gli sprechi

Per saperne di più:

Oltre a non usare la carta, le aziende possono fare molto di più per contribuire alla lotta contro il cambiamento climatico. Ecco otto azioni che tutte le aziende possono adottare per fare la loro parte.

7. Non è flessibile

I dati che vengono richiesti agli ospiti variano spesso da azienda ad azienda e persino da visitatore a visitatore. Alcune aziende chiedono ai loro ospiti di fornire solo alcune informazioni di base, altre, per motivi di sicurezza, hanno bisogno di dati più riservati.

A volte, ad alcuni ospiti viene chiesto di fornire più informazioni di altri. Ad alcuni potrebbe essere richiesto di firmare un NDA, ad altri di mostrare un documento d’identità.

Come si può risolvere questo problema con un foglio di registrazione con carta e penna? Beh, non si può.

Con un VMS digitale - avete indovinato - è un gioco da ragazzi:

• Un VMS digitale vi aiuta a fornire un’esperienza personalizzata per i diversi tipi di visitatori.
• messaggi di benvenuto e di uscita personalizzati per ogni tipo di visitatore
• Campi di accesso personalizzati per ogni tipo di visitatore
• Scegliere quali tipi di visitatori devono essere presentati con documenti legali, NDA, sondaggi, …
• Decidere quali tipi di visitatori dovranno farsi fotografare e stampare un badge.
• Riflettere il vostro marchio personalizzando il layout, i colori, le immagini, il logo. È possibile modificare facilmente gli elementi visivi prima di aggiungerli, poiché gli strumenti moderni consentono di rimuovere gli sfondi dalle immagini e in generale di automatizzare ogni tipo di processo.

Gli svantaggi dell’obsoleto registro cartaceo sono innumerevoli. Non è efficiente, non è sicuro e viola la privacy dei vostri ospiti, per citarne solo alcuni.

Oggi sono disponibili molti sistemi completi di gestione dei visitatori, che danno alla vostra azienda un’impressione di professionalità e modernità. Molte aziende si stanno convertendo all’eliminazione della carta. Tuttavia, alcune aziende si aggrappano ancora alla tradizionale carta e penna. Qual è la vostra scelta?

Per capire come un moderno sistema di gestione dei visitatori possa aiutare la vostra azienda a crescere, provate Vizito gratuitamente durante una prova di 14 giorni. Chiacchierate con noi o prenotate una demo per discutere di come Vizito può aiutarvi a migliorare la vostra accoglienza.

Avete altre domande? Ecco le 7 domande più comuni sulla gestione digitale dei visitatori - e le nostre risposte.