Policy per i visitatori: come crearla [modello gratuito]

In questo articolo spieghiamo cos’e una policy per i visitatori e come crearla. Analizziamo i componenti chiave e forniamo un piano pratico in 6 fasi e un modello gratuito.

Scritto da Jill, Content Manager - Scritto: 28 maggio 2026 - Ultimo aggiornamento: 29 maggio 2026

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Ogni azienda vuole accogliere i visitatori in modo ospitale e professionale. Ma senza una policy chiara per i visitatori, l’organizzazione si espone rapidamente a rischi inutili. I visitatori possono finire per errore in zone protette, possono nascere malintesi durante un’emergenza, informazioni sensibili o personali possono diventare involontariamente visibili.

Ecco perche una policy per i visitatori ben strutturata e indispensabile. Stabilisce come la vostra organizzazione gestisce ogni visitatore in sede: chi viene ammesso, quali dati raccogliete, chi approva la visita, quali documenti devono essere firmati, a quali zone si puo accedere e per quanto tempo i dati dei visitatori vengono conservati. In questo modo aumentate la sicurezza, garantite un’esperienza visitatore coerente e create subito un’impressione professionale.

Questa guida vi accompagna attraverso gli otto componenti che ogni policy per i visitatori deve includere, un piano di implementazione in sei fasi, un modello gratuito e gli errori piu comuni da evitare.

In questo articolo:


Un visitatore effettua il check-in digitale su un tablet a una moderna reception.


Cos’e una policy per i visitatori?

Una policy per i visitatori e un documento scritto che disciplina come ogni persona esterna (un cliente, fornitore, appaltatore, candidato, auditor o corriere) viene registrata, identificata, accolta e monitorata dal momento dell’arrivo fino alla partenza.

Traduce obiettivi astratti (“vogliamo sapere chi e presente nell’edificio”) in regole concrete che la reception, la sicurezza, il reparto IT e il personale possono applicare in modo coerente.

Una policy per i visitatori non e la stessa cosa di un sistema di gestione dei visitatori (VMS). La policy e il regolamento, il sistema e lo strumento che garantisce che il regolamento venga rispettato. Senza policy, anche il miglior VMS non e altro che un dispositivo che raccoglie nomi; senza sistema, la migliore policy non e altro che un documento in una cartella che nessuno legge.


Cosa contiene una policy per i visitatori?

Una solida policy per i visitatori risponde a sette semplici domande per ogni visitatore che si presenta alla vostra porta:

  • Chi puo entrare e chi ne autorizza l’ingresso?
  • Quali dati raccogliamo?
  • Cosa deve firmare o confermare il visitatore prima di entrare?
  • A quali zone puo accedere il visitatore e quale accompagnamento e richiesto?
  • Cosa c’e scritto sul badge e a cosa da accesso?
  • Cosa succede durante un’emergenza o un’evacuazione?
  • Per quanto tempo vengono conservati i dati e chi vi ha accesso?

Se la vostra policy attuale non risponde a tutte e sette le domande per ogni tipologia di visitatore, e arrivato il momento di aggiornarla.


Perche ogni luogo di lavoro ha bisogno di una policy per i visitatori

Una policy scritta per i visitatori non e burocrazia fine a se stessa. E un documento necessario, per quattro motivi:


1. Gli auditor la richiederanno

“Sappiamo chi entra, perche Sara alla reception conosce tutti.” Potete anche avere una fiducia illimitata nel vostro personale, ma per un auditor questa ovviamente non e una misura di controllo accettabile. ISO 27001, SOC 2, NIS2 e molti framework specifici di settore richiedono una procedura documentata per l’accesso fisico degli esterni. Una policy scritta e un registro visitatori pronto per l’audit sono quindi indispensabili.


2. I dati dei visitatori rientrano nel GDPR

Non appena registrate i dati di un visitatore, come nome, azienda, targa o firma, state trattando dati personali e dovete rispettare il GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati).

Questo significa che dovete avere una finalita chiaramente definita per trattare i dati, una base giuridica, un periodo di conservazione e un modo per informare il visitatore in merito. Nella policy per i visitatori stabilite tutto questo una volta sola, in modo che ogni receptionist lo applichi sempre allo stesso modo. Per saperne di piu sul GDPR, consultate la nostra guida pratica.


3. Gli addetti alla reception hanno bisogno di linee guida

I receptionist devono prendere decine di decisioni ogni giorno. Questo appaltatore deve firmare l’accordo di riservatezza, oppure basta l’istruzione di sicurezza? Questo candidato deve essere accompagnato? Il corriere puo accedere all’area magazzino senza badge? Una policy scritta offre alla reception una checklist invece di un test di memoria, ed evita confusione, errori e incoerenze tra turni e sedi.


4. Le emergenze richiedono procedure chiare

Durante un’evacuazione, un incendio o un incidente di sicurezza, nessuno ha tempo di improvvisare una procedura sul posto. Una policy che stabilisce in anticipo chi tiene aggiornato l’elenco delle presenze in tempo reale, chi avvisa i servizi di emergenza e quali misure si applicano durante un’emergenza, fa la differenza tra una reazione controllata e il caos. Consultate la nostra guida alla preparazione alle emergenze per maggiori dettagli.


Leggete anche: 7 errori comuni nell’accoglienza dei visitatori


8 componenti essenziali di una policy per i visitatori

Ogni policy per i visitatori, indipendentemente dal settore o dalle dimensioni della vostra organizzazione, deve includere gli stessi otto elementi costitutivi. Potete usare questo elenco come base per il vostro documento.


1. Scopo e ambito di applicazione

Spiegate perche la policy esiste: per aumentare la sicurezza, proteggere dipendenti e visitatori, supportare le procedure di emergenza, trattare correttamente i dati dei visitatori e garantire un’accoglienza professionale.

Definite poi dove e per chi vale la policy: quali sedi, filiali, business unit e gruppi di visitatori sono inclusi? Indicate anche eventuali eccezioni, come dipendenti, visitatori di un evento pubblico o autisti che non entrano nell’edificio. Fate riferimento, se necessario, a normative, standard e requisiti di audit pertinenti, come il GDPR, ISO 27001, SOC 2, NIS2 o regole specifiche di settore.


2. Categorie di visitatori

Non tutti i visitatori hanno bisogno dello stesso livello di accesso, accompagnamento o controllo. Un cliente che si ferma in ufficio per un’ora rappresenta un rischio diverso rispetto a un appaltatore che lavora per piu giorni in locali tecnici. Per questo e importante suddividere i visitatori in categorie chiare.

Stabilite per ogni categoria quali dati raccogliete, chi deve approvare la visita, quali documenti sono necessari, se l’accompagnamento e obbligatorio e a quali zone il visitatore ha accesso.

Categorie di visitatori frequentemente utilizzate:

CategoriaRegole tipiche
Clienti e ospiti aziendaliRegistrazione all’arrivo, identificazione semplice, accompagnamento da parte dell’host, accesso alle sale riunioni
CandidatiPreannunciati dall’HR, accompagnamento da parte dell’HR, accesso alla reception e alle sale riunioni
Fornitori e corrieriCheck-in rapido, accesso limitato a reception, area di carico/scarico o punto di consegna
Appaltatori e team di manutenzioneIstruzioni di sicurezza obbligatorie, eventualmente NDA, badge specifico per zona, periodo di conservazione adattato se necessario
Consulenti e collaboratori esterniApprovazione preventiva, accesso a specifici reparti o sistemi, data di scadenza dell’accesso chiara
Auditor e ispettoriVisita programmata in anticipo, approvazione formale, accompagnamento, accesso a documenti o locali specifici
Partecipanti a eventi o formazioniPreregistrazione in blocco, check-in di gruppo, badge temporaneo, accesso ad aree evento o formazione
Visitatori VIPAccoglienza concordata in anticipo, accompagnamento da parte di un referente fisso, eventualmente check-in alla reception anziche tramite kiosk

3. Preregistrazione e approvazione

La preregistrazione garantisce un’accoglienza piu fluida. I visitatori aspettano meno, i dati vengono inseriti con maggiore precisione e le visite sensibili o piu rischiose possono essere valutate in anticipo.

Stabilite chiaramente:

  • Quali dipendenti possono invitare visitatori: tutti, oppure solo determinati team o responsabili designati
  • Quali dati il visitatore deve trasmettere in anticipo, come nome, azienda, motivo della visita, ora di arrivo e host
  • Quali visite devono essere approvate in anticipo, ad esempio visite a zone protette, appaltatori o visitatori per i quali e richiesto un controllo aggiuntivo
  • Con quanto anticipo i visitatori devono essere registrati
  • Cosa succede quando un visitatore non e preregistrato

4. Identificazione e badge

Stabilite come vengono identificati i visitatori e come vengono utilizzati i badge per visitatori. Definite anche se il badge serve solo come riconoscimento visivo o se e collegato al controllo accessi per determinate porte o zone.

Definite accordi chiari su:

  • Quale identificazione e necessaria per ogni tipo di visitatore
  • Quando e giustificato un controllo dell’identita, ad esempio per appaltatori o per l’accesso a zone sensibili
  • Se la registrazione fotografica e necessaria per sedi con sicurezza elevata
  • Quali informazioni compaiono sul badge, come nome, azienda, categoria di visitatore, data, host ed eventualmente un codice QR
  • Quando scadono i badge temporanei, ad esempio al check-out o automaticamente a fine giornata
  • Cosa succede in caso di badge persi, dimenticati o non restituiti

Per maggiori approfondimenti sul lato sicurezza, leggete anche il nostro articolo sulle 9 strategie per una policy sicura per i visitatori.


Primo piano di un badge visitatore con nome, codice QR ed etichetta visitatore.


5. Documenti e dichiarazioni richiesti

Per ogni categoria di visitatori stabilite quali documenti devono essere letti, confermati o firmati prima dell’accesso. Non tutti i visitatori hanno bisogno degli stessi documenti: un corriere di solito non deve firmare istruzioni di sicurezza, mentre per un appaltatore in una zona di produzione potrebbe essere essenziale.

Pensate ad esempio a:

  • Regole interne, come accordi sull’accompagnamento, fotografia, parcheggio o uso delle sale riunioni
  • Istruzioni di sicurezza per visitatori che entrano in zone di produzione, magazzini, laboratori o locali tecnici
  • Un accordo di riservatezza o NDA per appaltatori, partner o visitatori che hanno accesso a informazioni riservate
  • Una dichiarazione sulla privacy o informazioni sul trattamento dei dati, in modo che i visitatori sappiano quali dati vengono raccolti, perche e per quanto tempo vengono conservati
  • Documenti o dichiarazioni specifici di settore, ad esempio relativi a sicurezza, compliance, igiene o accesso ad ambienti regolamentati

Un sistema digitale di gestione dei visitatori puo mostrare automaticamente questi documenti in base al tipo di visitatore. Ogni conferma o firma viene registrata con un timestamp, in modo da poter dimostrare a posteriori quale visitatore ha letto o firmato quale documento.


6. Restrizioni di accesso e zone

Non ogni visitatore puo entrare in ogni locale della vostra organizzazione. Stabilite quindi per categoria di visitatori a quali zone una persona ha accesso, in quali momenti e a quali condizioni. Definite anche se i visitatori possono circolare autonomamente o se devono sempre essere accompagnati da un dipendente.

Collegate queste regole, dove possibile, ai vostri sistemi di controllo accessi fisici. In questo modo un badge visitatore o un codice QR apre solo le porte per cui il visitatore ha l’autorizzazione. Fate scadere automaticamente i diritti di accesso al check-out, a fine giornata o non appena terminato il periodo di visita pianificato.


7. Procedure di emergenza ed evacuazione

Le emergenze raramente arrivano al momento opportuno, ma devono essere comunque pianificate in anticipo. Una buona policy per i visitatori stabilisce quindi cosa succede ai visitatori in caso di evacuazione, incidente o guasto tecnico.

Rispondete almeno a queste domande:

  • Chi recupera l’elenco delle presenze in tempo reale?
  • Dove si radunano i visitatori in caso di evacuazione?
  • Come verificano i referenti interni che i loro visitatori siano al sicuro?
  • Cosa fa la reception se il kiosk, il tablet o la rete vanno in tilt?
  • Chi avvisa i servizi di emergenza e informa gli appaltatori o i fornitori esterni?

Cosi tutti sanno cosa fare quando ogni minuto conta.


8. Conservazione dei dati e privacy

Descrivete quali dati dei visitatori raccogliete, perche ne avete bisogno e su quale base giuridica li trattate. Stabilite anche chi internamente ha accesso ai dati e come i visitatori possono esercitare i propri diritti in materia di privacy.

Definite per ogni categoria di dati un periodo di conservazione. Puo variare per visitatori comuni, appaltatori, incidenti o visite con requisiti specifici di compliance. Molte organizzazioni applicano periodi compresi tra 30 giorni e 2 anni, a seconda dello scopo, del rischio e degli obblighi legali o contrattuali. Assicuratevi inoltre che, trascorso questo periodo, i dati nel vostro sistema vengano eliminati automaticamente.


Checklist rapida
Scopo e ambito sono definiti in base alla normativa pertinente?
Le categorie di visitatori sono definite con le relative regole specifiche?
Sono state stabilite regole su preregistrazione e invito/approvazione?
Sono state stabilite regole per identificazione e badge?
Ci sono linee guida chiare sui documenti richiesti per ogni categoria di visitatori?
Ci sono regole su accesso alle zone e accompagnamento per ogni categoria di visitatori?
Ci sono procedure di emergenza ed evacuazione dettagliate e chiare?
Periodo di conservazione e diritti di accesso ai dati sono chiaramente descritti?

Creare una policy per i visitatori in 6 fasi

Una policy per i visitatori non si crea tra due riunioni. Non deve pero diventare nemmeno un progetto lungo mesi. Seguendo queste sei fasi, potete redigere in tre-sei settimane una policy chiara e operativa.


Fase 1: mappate la vostra attuale situazione visitatori

Prima di definire le regole, verificate cosa succede davvero oggi alla vostra reception. Osservate, parlate con i receptionist, assistete al processo di check-in e richiedete i registri visitatori dell’ultimo mese. Studiate fatti concreti:

  • Numero di visitatori al mese, per sede, per orario di punta
  • Tipologie di visitatori e loro incidenza sul totale
  • Quali documenti vengono firmati (e quali vengono dimenticati)
  • Come vengono raccolti e conservati i dati: carta, Excel, e-mail, uno strumento di registrazione

Fase 2: formate un gruppo di lavoro e nominate un responsabile

In una policy per i visitatori sono coinvolti piu team. Formate un piccolo gruppo di lavoro con rappresentanti dei seguenti reparti:

  • Facilities o office management (operativita quotidiana, personale di reception)
  • Sicurezza (controllo accessi, gestione incidenti)
  • IT (integrazione di sistema, sicurezza dei dati)
  • HR (formazione, suddivisione dei compiti)
  • Team legale (conformita alle normative di settore, GDPR, accordo di riservatezza)
  • Sponsor: di solito il COO (Chief Operating Officer), il CISO (Chief Information Security Officer) o il facility manager che approva la policy

Nominate un unico responsabile che sviluppi praticamente la policy, la coordini, ne segua l’evoluzione e la tenga aggiornata.


Fase 3: definite categorie e regole

Organizzate con il gruppo di lavoro una sessione in cui definite gli otto componenti della policy per i visitatori. Stabilite per ogni categoria di visitatori chi deve dare l’approvazione, quali dati vengono richiesti, quali documenti i visitatori devono firmare, a quali zone possono accedere e per quanto tempo i dati vengono conservati.

Non rendetelo inutilmente complesso. Resistete alla tentazione di creare dodici diverse categorie di visitatori. Per la maggior parte delle organizzazioni bastano cinque-sette categorie.


Fase 4: scrivete la prima versione, testate e migliorate

Lasciate che il responsabile rediga una prima versione della policy per i visitatori in un linguaggio chiaro e pratico. Evitate gergo giuridico o tecnico: la policy deve essere soprattutto utilizzabile dai receptionist, dai team di sicurezza e dai dipendenti che accolgono visitatori.

Condividete la bozza con il gruppo di lavoro e prevedete uno o due cicli di feedback. Testate poi eventualmente la policy in una sede o presso un team prima di renderla definitiva. Cosi scoprirete rapidamente se le regole sono chiare, complete e applicabili nella pratica.


Fase 5: allineate il vostro sistema di gestione dei visitatori alla policy

Una policy per i visitatori che esiste solo sulla carta viene rapidamente dimenticata o applicata in modo diverso nella pratica. Traducete quindi ogni regola della vostra policy in un’impostazione concreta o in un workflow fisso del vostro sistema di gestione dei visitatori.

Pensate ad esempio a categorie di visitatori, campi obbligatori, documenti da firmare per ogni tipo di visitatore, template per i badge, diritti di accesso per zona, processi di approvazione e periodi di conservazione dei dati. La vostra policy prevede che gli appaltatori debbano prima firmare un briefing di sicurezza? Allora il sistema deve impedire la stampa del badge finche manca quella firma.


Fase 6: formate e valutate

Formate receptionist, addetti alla sicurezza e dipendenti che accolgono spesso ospiti sulla policy e sul sistema. Pianificate una valutazione annuale e stabilite quali eventi danno luogo a una valutazione intermedia, come una nuova sede, una nuova normativa, un incidente o un audit.


Rappresentanti di facilities, sicurezza e HR discutono in sala riunioni una bozza della policy per i visitatori.


Modello gratuito per una policy per i visitatori

Lo schema seguente puo essere utilizzato come punto di partenza per la vostra policy per i visitatori. Potete facilmente copiare il testo nel vostro strumento interno per le policy e adattare i segnaposto tra parentesi alla vostra organizzazione.


Policy per i visitatori - [Nome azienda]
1. Scopo e ambito di applicazione
Questa policy descrive come [Nome azienda] registra, accoglie, identifica, accompagna e monitora i visitatori esterni in [elenco delle sedi]. La policy contribuisce a un ambiente di lavoro sicuro, ospitale e professionale e supporta la conformita al GDPR e a standard od obblighi pertinenti, come [ISO 27001 / SOC 2 / NIS2 / prescrizioni di settore].

Questa policy si applica a [gruppi di visitatori]. Sono esclusi dall’ambito di applicazione [eventuali eccezioni, come dipendenti, eventi pubblici o autisti che non entrano nell’edificio].
2. Categorie di visitatori
Si applicano le seguenti categorie di visitatori: [cliente/ospite, candidato, fornitore/autista, appaltatore, auditor/ispettore, partecipante a eventi, VIP]. Per ogni categoria si applicano regole specifiche relative a registrazione, approvazione, documenti, accompagnamento, accesso e periodi di conservazione, come descritto nei paragrafi successivi.
3. Preregistrazione e approvazione
I visitatori devono essere annunciati dal proprio host con almeno [X ore/giorni] di anticipo rispetto all’arrivo, salvo diversa disposizione. In fase di preregistrazione vengono richiesti almeno i seguenti dati: [nome, azienda, motivo della visita, ora di arrivo, host].

Per [appaltatori / visitatori di zone protette / auditor / altre categorie] e richiesta l’approvazione preventiva da parte di [funzione o team]. Visitatori non annunciati sono ammessi solo per [elenco di categorie] e devono seguire la procedura seguente: [procedura].
4. Identificazione e badge
All’arrivo, i visitatori vengono identificati secondo le regole previste per la loro categoria. Per [categorie] e sufficiente una semplice registrazione. Per [categorie o zone sensibili] puo essere richiesto il controllo di [tipo di documento di identita], se necessario e giustificato.

La registrazione fotografica viene utilizzata solo per [categorie/sedi] dove e necessaria per motivi di sicurezza. I visitatori ricevono un badge temporaneo con [nome, azienda, categoria di visitatore, data, host, codice QR o codice colore]. I badge sono validi fino a [check-out / fine giornata / fine del periodo di visita] e devono essere restituiti alla partenza o disattivati automaticamente. Badge persi o non restituiti devono essere segnalati immediatamente a [reception/sicurezza].
5. Documenti e dichiarazioni richiesti
Per ogni categoria di visitatori viene definito quali documenti i visitatori devono leggere, confermare o firmare prima di accedere. Possono includere regole interne, istruzioni di sicurezza, una dichiarazione sulla privacy o informazioni sul trattamento dei dati dei visitatori.

Appaltatori, partner o altri visitatori che hanno accesso a informazioni riservate firmano un accordo di riservatezza, se necessario. I visitatori di aree di produzione, magazzino, laboratorio o locali tecnici seguono le istruzioni di sicurezza obbligatorie. Tutte le conferme e firme vengono registrate digitalmente con timestamp.
6. Restrizioni di accesso e zone
I visitatori hanno accesso solo alle zone necessarie per la loro visita. Per ogni categoria viene definito a quali zone i visitatori hanno accesso, quando tale accesso e valido e se l’accompagnamento e obbligatorio.

Per [categorie/zone] e obbligatorio l’accompagnamento da parte di un dipendente. I diritti di accesso tramite badge, codici QR, PIN o autorizzazioni temporanee vengono allineati a queste regole e scadono automaticamente al [check-out / fine giornata / fine del periodo di visita pianificato].
7. Procedure di emergenza ed evacuazione
Il team reception o sicurezza ha accesso a un elenco aggiornato delle presenze di tutti i visitatori registrati. Durante un’evacuazione, questo elenco viene utilizzato per verificare quali visitatori sono presenti.

I visitatori si radunano in [luogo del punto di raccolta]. Host o referenti interni verificano che i loro visitatori siano al sicuro. Se il sistema di gestione dei visitatori non e disponibile, viene seguita la seguente procedura di backup: [procedura, ad esempio elenco di riserva stampato o registrazione manuale].

I servizi di emergenza vengono contattati da [funzione]. Appaltatori esterni, fornitori o altre parti coinvolte vengono informati da [funzione/team].
8. Conservazione dei dati e privacy
[Nome azienda] raccoglie solo i dati dei visitatori necessari per [scopo, ad esempio sicurezza, gestione accessi, procedure di emergenza e compliance]. Il trattamento avviene sulla base di [base giuridica, ad esempio interesse legittimo, obbligo legale o necessita contrattuale].

I dati dei visitatori vengono conservati per [X giorni/mesi], salvo che un periodo di conservazione piu lungo sia necessario per [indagini su incidenti, obbligo legale, requisito di audit od obbligo contrattuale]. Trascorso il periodo di conservazione, i dati vengono eliminati automaticamente dal sistema di gestione dei visitatori.

I visitatori possono esercitare i loro diritti GDPR, come accesso, rettifica o cancellazione, tramite [indirizzo e-mail DPO/contatto privacy]. Internamente, solo [funzioni/team] hanno accesso ai dati dei visitatori quando necessario per il loro ruolo.
9. Ruoli e valutazione
Il responsabile di questa policy per i visitatori e [nome/funzione]. Questa persona gestisce la policy, la mantiene aggiornata e si assicura che gli accordi vengano applicati nella pratica. Lo sponsor della policy e [nome/funzione], che si occupa dell’approvazione e del sostegno all’interno dell’organizzazione.

Questa policy viene valutata almeno una volta all’anno. Una valutazione intermedia avviene dopo ogni incidente rilevante, ogni rilievo di audit, l’apertura di una nuova sede, una modifica del controllo accessi o della gestione dei visitatori, o un cambiamento significativo nella normativa o nelle procedure interne.

Ultima revisione: [data]. Prossima valutazione pianificata: [data].

Potete utilizzare questo documento nella sua forma attuale per una piccola organizzazione, oppure adattare ciascun componente al livello di dettaglio richiesto dalle dimensioni della vostra azienda.


Errori comuni nella creazione di una policy per i visitatori

Le policy si arenano spesso in modi simili. Evitate questi insidie.


Creare la policy e poi dimenticarla

Una policy per i visitatori che finisce in una cartella SharePoint ha poco valore. Lo scopo non e avere solo un documento, ma applicare davvero accordi chiari nella pratica.

Fate quindi in modo che la vostra policy diventi visibile nell’operativita quotidiana: nella configurazione del vostro sistema di gestione dei visitatori, nella formazione dei receptionist, nell’e-mail di invito dell’host e nel processo di check-in per i visitatori.


Un processo di check-in troppo complesso

La vostra policy per i visitatori puo aumentare la sicurezza, ma non deve rallentare inutilmente l’accoglienza. Se i visitatori devono affrontare troppi passaggi, compilare lunghi moduli o fornire piu volte le stesse informazioni, si genera frustrazione al banco e lavoro extra per il personale.

Limitate quindi il processo di check-in a cio che e davvero necessario. Chiedete solo le informazioni che utilizzate effettivamente e automatizzate dove possibile, ad esempio tramite preregistrazione, documenti digitali e notifiche automatiche all’host.


Trattare tutti i visitatori allo stesso modo

Non tutti i visitatori comportano lo stesso rischio o hanno bisogno dello stesso accompagnamento. Un corriere che consegna un pacco non e la stessa cosa di un appaltatore che esegue tre settimane di lavori di manutenzione o di un consulente che accede agli uffici.

Una policy per i visitatori con un’unica regola generale per tutti raramente funziona bene. Diventa rapidamente troppo rigida, rendendo il processo di check-in lento e macchinoso, oppure troppo permissiva, lasciando un controllo insufficiente.

Lavorate quindi con categorie di visitatori chiare. Stabilite per ogni categoria quali dati vi servono, quali documenti devono essere firmati, chi deve dare l’approvazione e a quali zone il visitatore ha accesso.


Raccogliere dati non necessari

Chiedere a ogni visitatore codice fiscale, targa e contatto di emergenza significa cercare guai. In alcune situazioni quei dati possono essere pertinenti, ma certamente non sono giustificabili per ogni visitatore.

In base al GDPR dovete essere in grado di spiegare chiaramente perche raccogliete determinati dati e per quanto tempo li conservate. Non chiedete quindi di default piu dati del necessario, ma limitate il vostro modulo di check-in alle informazioni che vi servono realmente per quel tipo di visitatore.


Mancanza di un approccio uniforme tra le diverse sedi

La vostra organizzazione ha piu sedi? E importante che i visitatori vengano accolti e registrati ovunque secondo le stesse regole di base.

Quando ogni sede interpreta la policy a modo suo, nascono differenze in sicurezza, privacy e compliance. Lavorate quindi con un’unica policy centrale per i visitatori e una configurazione coerente nel vostro VMS. Lasciate spazio a eccezioni locali solo quando sono realmente necessarie, ad esempio per normative specifiche, conformazione dell’edificio o requisiti di sicurezza.


Pianificazione delle emergenze insufficiente

La sezione che tutti sperano di non dover mai utilizzare e spesso proprio quella a cui gli auditor dedicano un’attenzione particolare. Le procedure di emergenza sono dunque un componente essenziale di ogni buona policy per i visitatori.

Stabilite in anticipo cosa succede in caso di evacuazione, come sapete quali visitatori sono ancora presenti nell’edificio e chi e responsabile del follow-up. Pensate anche a una procedura di backup per quando il sistema di gestione dei visitatori e temporaneamente non disponibile. In questo modo eviterete confusione nel momento in cui velocita e chiarezza sono piu importanti.


Mancato allineamento con il controllo accessi

Una policy per i visitatori funziona solo se le impostazioni tecniche sono coerenti. Se un appaltatore puo accedere, secondo la policy, solo al magazzino, il suo badge non deve per errore aprire anche uffici o locali server. Verificate quindi attentamente che diritti di accesso, impostazioni dei badge e zone nel vostro sistema siano allineati alle regole della vostra policy.

Per maggiori informazioni sulle possibili integrazioni, leggete il nostro articolo su gestione dei visitatori e controllo accessi.


Leggete anche: 9 consigli indispensabili per la sicurezza della vostra azienda.


Come un VMS vi aiuta a far rispettare la policy per i visitatori

Una policy per i visitatori e davvero utile solo quando viene applicata in modo coerente. Un sistema professionale di gestione digitale dei visitatori come Vizito vi aiuta a tradurre gli accordi della policy in processi chiari, controlli automatici e un check-in fluido.

Con Vizito potete tra l’altro lavorare con:

  • Categorie di visitatori con campi specifici, badge, documenti e regole di approvazione per ogni tipo di visitatore
  • Registrazione preventiva da parte dei dipendenti, inclusa integrazione con il calendario e inviti automatici con codice QR
  • Firma digitale dei documenti, come accordi di riservatezza, istruzioni di sicurezza, regole interne e dichiarazioni sulla privacy
  • Badge visitatori che vengono stampati automaticamente e possono essere collegati al vostro controllo accessi
  • Un elenco presenze in tempo reale per il follow-up quotidiano, evacuazioni e risposta agli incidenti
  • Periodi di conservazione automatici e conformi al GDPR con tempi di cancellazione configurabili per categoria di visitatori
  • Gestione di piu sedi in modo che ogni filiale segua la stessa policy di base, con eccezioni locali dove necessario
  • Export pronti per l’audit con uno storico completo di azioni e firme, ad esempio come prova per ISO 27001, SOC 2 o NIS2

La vostra policy stabilisce che gli appaltatori devono prima firmare le istruzioni di sicurezza prima di ricevere un badge per la zona 2? Allora Vizito impedira la stampa di quel badge finche la firma e mancante. E questa la differenza tra una policy ambiziosa e una policy che funziona.


Domande frequenti sulla policy per i visitatori (FAQ)

Cosa deve contenere una policy per i visitatori?

Una policy per i visitatori completa descrive 8 componenti: scopo e ambito di applicazione della policy, le diverse categorie di visitatori, regole per registrazione preventiva e approvazione, identificazione e badge, documenti che i visitatori devono firmare (NDA, istruzioni di sicurezza, regole interne o dichiarazione sulla privacy), diritti di accesso e restrizioni per zona, procedure di emergenza ed evacuazione, e periodi di conservazione dei dati dei visitatori in base al GDPR.


Anche una piccola azienda ha bisogno di una policy per i visitatori?

Si. Anche le piccole aziende ricevono visitatori, fornitori, candidati, clienti o collaboratori esterni. Non appena qualcuno entra nel vostro ufficio o edificio, e importante che sia chiaro chi e quella persona, perche e presente e quale accesso e necessario.

Per una piccola azienda, una policy per i visitatori non deve essere lunga o complessa. Spesso bastano una semplice serie di regole su annuncio, registrazione, accompagnamento, accesso ai locali, procedure di emergenza e periodi di conservazione dei dati dei visitatori. Il modello gratuito presente in questo articolo vi aiuta a costruire rapidamente una solida base.


Chi e responsabile della policy per i visitatori?

Di solito viene designato come responsabile della policy per i visitatori un facility manager, un office manager o un security manager. Questa persona gestisce la policy, la mantiene aggiornata e si assicura che gli accordi vengano applicati nella pratica.

Reception, sicurezza e dipendenti che ricevono visitatori applicano la policy ogni giorno. Nelle organizzazioni piu grandi vengono spesso coinvolti anche IT, legal, compliance o il CISO, soprattutto quando la policy ha impatto su privacy, controllo accessi o requisiti di audit come ISO 27001, SOC 2, NIS2 e GDPR.


Con quale frequenza una policy per i visitatori deve essere valutata e aggiornata?

Valutate la vostra policy per i visitatori almeno una volta all’anno. Fatelo anche quando cambia qualcosa che ha impatto su visitatori, accesso o sicurezza, come una nuova sede, un nuovo sistema di controllo accessi, un grande gruppo di nuovi appaltatori o nuove normative.

Anche dopo un incidente, un quasi-incidente o un rilievo di audit e saggio rivedere la policy al di fuori della normale pianificazione. Cosi la policy rimane attuale e allineata ai rischi e all’operativita della vostra organizzazione.


Conclusione

Una buona policy per i visitatori aiuta la vostra organizzazione ad accogliere i visitatori in modo ospitale senza perdere il controllo su sicurezza, accesso e trattamento dei dati. Rende chiaro chi e il benvenuto, quali passaggi devono seguire i visitatori, quali documenti sono necessari e chi e responsabile di cosa.

L’importante e che la policy non esista solo sulla carta. Traducete gli accordi nell’operativita quotidiana, nel vostro processo di reception e nel vostro sistema di gestione dei visitatori. Cosi le regole vengono applicate in modo coerente e l’esperienza visitatore resta al tempo stesso professionale e fluida.

Volete iniziare rapidamente? Utilizzate allora il modello gratuito presente in questo articolo come base per la vostra policy per i visitatori e adattatela alle esigenze, ai rischi e alle sedi della vostra organizzazione.

Per scoprire in prima persona come un sistema di gestione dei visitatori puo supportare la vostra policy, potete provare Vizito gratuitamente per 14 giorni.

Jill

Content Manager · Vizito

Jill è content manager presso Vizito, appassionata di innovazione sul posto di lavoro e esperienza dei visitatori. Scrive di facility management, sicurezza e il futuro del posto di lavoro moderno.

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