Le NDA per i visitatori diventano facili (con un modello …

Scritto da Pieter-Jan - Scritto: 16 marzo 2023

Temete che le informazioni riservate della vostra azienda possano cadere nelle mani sbagliate quando i visitatori si recano nel vostro ufficio? Non siete soli: molte aziende devono affrontare questa sfida. La buona notizia è che esiste una soluzione semplice.

Gli NDA per i visitatori vi aiutano a proteggere le informazioni aziendali private. Se state invitando potenziali investitori, appaltatori, consulenti o persino membri della famiglia nella vostra azienda, gli NDA per visitatori sono uno strumento essenziale per proteggere la vostra proprietà intellettuale.

Oggi è più facile che mai far firmare un NDA ai visitatori. L’accordo può essere facilmente integrato in un sistema di gestione digitale dei visitatori, il che rende la lettura e la firma un gioco da ragazzi.

In questo articolo esploreremo le basi degli NDA per i visitatori, compresi i seguenti argomenti:

Continuate a leggere per saperne di più su come gli NDA per visitatori possono proteggere le vostre informazioni aziendali.

Che cos’è un accordo di non divulgazione (NDA)?

Sia che siate imprenditori esperti o che abbiate appena iniziato a lavorare nel mondo degli affari, è probabile che prima o poi abbiate incontrato un accordo di non divulgazione, o NDA. Questo accordo è uno strumento comunemente utilizzato per proteggere informazioni sensibili, come segreti commerciali e dati proprietari, ed è essenziale per mantenere la fiducia e la riservatezza tra le parti.

Un NDA può essere unilaterale, bilaterale o multilaterale, a seconda del numero di parti coinvolte. Un NDA unilaterale è un accordo unilaterale in cui solo una parte divulga informazioni riservate. Questo tipo di NDA è comunemente utilizzato dalle aziende quando condividono informazioni riservate con dipendenti, appaltatori o visitatori.

Un NDA bilaterale viene utilizzato quando due parti divulgano informazioni riservate (ad esempio, in una partnership o in una fusione), mentre un NDA multilaterale riguarda tre o più parti. Quest’ultimo è comunemente utilizzato in accordi commerciali complessi, come joint venture o consorzi.

Che cos’è un NDA per visitatori?

Un NDA per visitatori è un tipo di NDA progettato specificamente per i visitatori di un’azienda o di un’organizzazione. Si tratta in genere di un NDA unilaterale, utilizzato per proteggere dalla divulgazione non autorizzata di informazioni riservate da parte di persone che non sono dipendenti dell’azienda ma che hanno bisogno di accedere a informazioni sensibili per uno scopo specifico, come ad esempio un consulente o un appaltatore.

Ecco alcuni esempi di situazioni in cui gli NDA per i visitatori possono essere utili:

Gestite una startup tecnologica e avete invitato un gruppo di investitori nel vostro laboratorio di ricerca e sviluppo. Volete assicurarvi che nessuno faccia trapelare le vostre informazioni riservate ai vostri concorrenti.
State ospitando un focus group per testare un nuovo prodotto o servizio. Volete raccogliere il feedback dei potenziali clienti, ma non volete che i vostri concorrenti vengano a conoscenza delle vostre ultime innovazioni.
State facendo un tour del vostro stabilimento di produzione. Se vi occupate di creare prodotti fisici, potreste voler mostrare la vostra catena di montaggio a potenziali partner o investitori. Tuttavia, non volete che i vostri processi o tecniche di produzione vengano copiati dai vostri concorrenti.
State mostrando i vostri documenti finanziari a un potenziale investitore. Se state cercando finanziamenti per la vostra azienda, probabilmente dovrete condividere informazioni finanziarie. Tuttavia, è bene assicurarsi che i dati sensibili, come le entrate e i profitti, non finiscano nelle mani sbagliate.

In breve, sia che stiate invitando potenziali investitori, partner commerciali o persino familiari nel vostro ufficio privato, gli NDA per i visitatori sono uno strumento essenziale per proteggere la vostra proprietà intellettuale. Ogni volta che condividete informazioni sensibili con qualcuno che non è già vincolato da un contratto formale, un NDA per visitatori può aiutarvi a garantire la sicurezza delle vostre informazioni riservate.

L'addetto alla reception consegna l'NDA a un visitatore

Key components of a visitor NDA

A simple visitor NDA should contain the following components:

Informazioni riservate. L’accordo deve indicare quali informazioni sono considerate riservate. Può trattarsi di segreti commerciali, dati sui clienti, informazioni finanziarie o qualsiasi altra informazione sensibile che si desidera proteggere.
Esclusioni. L’NDA deve specificare tutte le informazioni che non sono coperte dall’accordo. Tra queste potrebbero esserci informazioni già disponibili al pubblico o che il visitatore conosce già.
Obblighi. L’accordo deve delineare gli obblighi del visitatore, come il mantenimento della riservatezza delle informazioni, l’utilizzo delle informazioni solo per lo scopo dichiarato e la non divulgazione delle informazioni a terzi.
Durata e risoluzione. È inoltre necessario specificare la durata dell’NDA e le modalità di risoluzione, ad esempio di comune accordo o al completamento dello scopo dichiarato.
Conseguenze. L’NDA deve definire le conseguenze in caso di violazione, come ad esempio provvedimenti ingiuntivi o danni.

È importante che gli NDA siano scritti in un linguaggio chiaro e conciso. Se i termini e le condizioni sono troppo complessi o difficili da capire, potrebbe essere difficile far rispettare l’accordo o far comprendere alle parti i loro obblighi. Un NDA ben redatto deve essere facile da leggere e da capire, pur proteggendo le informazioni riservate in questione.

Come si scrive un semplice NDA per i visitatori?

Poiché gli NDA per i visitatori sono un territorio poco familiare per molti, è naturale sentirsi un po’ incerti nel redigerne uno. Tuttavia, con un po’ di guida, è possibile superare il processo senza problemi. Seguendo questi passaggi, sarete in grado di creare un NDA per visitatori che protegga le vostre informazioni riservate e garantisca la tranquillità di entrambe le parti coinvolte.

4 passi importanti per creare un NDA di base per i visitatori:

1 - Iniziare con un modello
2 - Includete tutti i componenti necessari, ma mantenetelo semplice
3 - Attenzione alle bandiere rosse
4 - Integrare l’NDA in un sistema di gestione dei visitatori

1. Iniziare con un modello

Utilizzate un modello di accordo di non divulgazione come punto di partenza. In fondo a questo articolo potete trovare un modello gratuito di un semplice NDA per visitatori, che potete personalizzare in base alle vostre esigenze specifiche. Oppure potete cercare un modello online.

2. Includete tutti i componenti necessari, ma mantenetelo semplice

Per garantire che l’accordo sia legalmente vincolante e applicabile, è necessario includere nell’NDA per i visitatori i componenti essenziali: informazioni riservate, esclusioni, obblighi, termini e conseguenze.

Evitate di utilizzare un gergo legale complesso che potrebbe intimidire o confondere i vostri visitatori. Semplificate il linguaggio e la struttura per rendere l’accordo di facile comprensione.

3. Attenzione alle bandiere rosse

Sebbene gli NDA per i visitatori possano essere un modo efficace per proteggere le informazioni riservate, ci sono alcune bandiere rosse a cui prestare attenzione durante la stesura e la revisione di un NDA. Alcune clausole problematiche comuni a cui prestare attenzione sono le seguenti:

Definizione troppo ampia di “informazioni riservate”.. Un NDA per i visitatori deve definire chiaramente quali informazioni sono considerate riservate e quali no. Se la definizione è troppo ampia, può essere difficile per il visitatore sapere quali informazioni è autorizzato a discutere o divulgare.
Tempi irragionevoli. Un NDA per visitatori deve specificare un periodo di tempo ragionevole entro il quale il visitatore deve mantenere il segreto sulle informazioni riservate. Se il termine è troppo lungo o irragionevole, potrebbe non essere applicabile.
Obblighi eccessivi. Un NDA per visitatori non deve imporre al visitatore obblighi eccessivi che vadano oltre quanto necessario per proteggere le informazioni riservate. Se gli obblighi sono irragionevoli, potrebbe non essere applicabile.
Mancanza di chiarezza sulle esclusioni. L’NDA deve identificare chiaramente le informazioni escluse dall’accordo, ad esempio quelle già disponibili al pubblico. Se le esclusioni non sono chiaramente definite, può essere difficile per il visitatore sapere quali informazioni può o non può divulgare.
Conseguenze vaghe. L’NDA deve specificare chiaramente quali sono i rimedi disponibili se il visitatore viola l’accordo. Se i rimedi non sono chiaramente definiti, può essere difficile far rispettare l’accordo.

4. Integrare l’NDA in un sistema di gestione dei visitatori

Ora che avete creato un NDA per i visitatori efficace, siete pronti ad accogliere i visitatori e a far loro firmare l’accordo prima di entrare nella vostra sede. Il modo più semplice per farlo è integrare l’NDA in un sistema digitale di gestione dei visitatori.

Il software di registrazione digitale dei visitatori può facilitare la presentazione dell’NDA ai visitatori e l’ottenimento della loro firma digitale. Con una soluzione software come Vizito, i visitatori possono firmare le NDA in modo facile e veloce utilizzando un tablet touch screen o il proprio dispositivo. Questo non solo snellisce il processo di registrazione dei visitatori, ma garantisce anche che tutte le NDA siano archiviate in modo sicuro e facilmente accessibili. Inoltre, un sistema di gestione digitale dei visitatori consente di personalizzare l’NDA in base al tipo di visitatore.

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Il visitatore firma l'NDA su un tablet

Modello NDA gratuito per i visitatori

Qui di seguito potete scaricare un modello di NDA gratuito per i visitatori che potete utilizzare come punto di partenza per il vostro NDA per i visitatori, oppure potete utilizzare qualsiasi modello preesistente disponibile online.

Se utilizzate un modello preesistente, tenete presente che dovrete comunque adattarlo alle vostre esigenze e situazioni specifiche. Assicuratevi di rivedere attentamente l’accordo e di modificarlo se necessario per assicurarvi che soddisfi i vostri requisiti.

Per garantire che l’accordo sia applicabile nella vostra giurisdizione e che protegga adeguatamente le vostre informazioni riservate, potreste anche prendere in considerazione la possibilità di richiedere una consulenza legale o di far esaminare l’accordo da un avvocato.

Scarica l’NDA per i visitatori

Nel frenetico ambiente aziendale di oggi, la protezione delle informazioni riservate è più importante che mai. Le NDA per i visitatori rappresentano uno strumento cruciale per le aziende per salvaguardare i propri dati sensibili quando accolgono soggetti esterni nella propria sede.

Seguendo le migliori pratiche descritte in questo articolo ed esplorando soluzioni digitali come il software di registrazione dei visitatori, sarete pronti a proteggere meglio le vostre informazioni riservate e a promuovere relazioni sicure con i vostri visitatori.

Per avere un’idea di come un moderno sistema di gestione dei visitatori possa aiutare la vostra azienda, provate Vizito durante una prova di 14 giorni. Parlate con noi o prenotate una demo per discutere di come Vizito può aiutarvi a migliorare la vostra ricezione.

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