Volete lasciare SwipedOn? Cosa significano i nuovi Termini di servizio e come cambiare sistema

Il 5 ottobre 2026 sono entrati in vigore i Termini di servizio aggiornati di SwipedOn. La maggior parte dei clienti avrà dato solo una rapida occhiata alla notifica. Una nuova clausola merita però una lettura più attenta: consente a SwipedOn di spostare il vostro account su un’altra piattaforma ed elimina le consuete vie d’uscita se il risultato non vi soddisfa.

Dal 2024 SwipedOn fa parte di Sign In App. Le pagine dei prezzi e del blog di swipedon.com reindirizzano già a signinapp.com ed è in fase di sviluppo una piattaforma unificata. I nuovi termini pongono le basi giuridiche per trasferire i clienti SwipedOn su quella piattaforma.

Se la vostra reception funziona con SwipedOn, in questo articolo spieghiamo cosa è cambiato, cosa significa per il vostro contratto e come confrontare le opzioni prima che qualcun altro decida la migrazione al posto vostro. E se concludete che passare a un altro sistema di gestione dei visitatori (VMS) è la scelta giusta, vi spieghiamo anche come farlo con il minimo disagio.

In questo articolo:

• Cosa cambia nei Termini di servizio di SwipedOn
• Cosa significa per i clienti SwipedOn
• Conviene lasciare SwipedOn?
• Cinque domande da porre prima del prossimo rinnovo
• Come migrare da SwipedOn a un altro sistema di gestione dei visitatori
• Conclusione

Cosa cambia nei Termini di servizio di SwipedOn

SwipedOn ha pubblicato sul proprio sito un riepilogo delle modifiche (in inglese). I punti principali:

• Modifiche alla piattaforma (clausola 4.7). SwipedOn “may modify, replace, migrate, transition, consolidate, supersede, discontinue or sunset a product/platform”, ovvero può modificare, sostituire, migrare, consolidare o dismettere un prodotto o una piattaforma.
• Un nuovo “Replacement Service”. Un prodotto che subentra a uno dismesso, a condizione che mantenga una “substantially equivalent Material Functionality” (funzionalità sostanziali sostanzialmente equivalenti).
• Nessun nuovo inizio, nessuna via d’uscita. Una migrazione conforme “does not, by itself, terminate or restart the Subscription Term or give the customer a right to cancel, withhold payment or receive a refund/credit”. In altre parole, non pone fine né fa ripartire la durata dell’abbonamento e non dà al cliente il diritto di recedere, sospendere i pagamenti o ottenere un rimborso o un credito.
• Nessun rimborso (clausola 7.8). Il passaggio a un Replacement Service “does not itself create a right to a refund or credit” (non crea di per sé un diritto a un rimborso o a un credito).
• Ci si aspetta la vostra collaborazione. I clienti devono “reasonably cooperate with migration activities” (collaborare ragionevolmente alle attività di migrazione), compresi attivazione, configurazione e migrazione dei dati.
• Non è un inadempimento (clausola 12.2). Una migrazione “is not, by itself, a material breach” (non costituisce di per sé un inadempimento sostanziale).

Gli impegni sulla protezione dei dati previsti dal vostro contratto continuano ad applicarsi al Replacement Service.

Cosa significa per i clienti SwipedOn

Da un giorno all’altro non cambia nulla. Domani il vostro kiosk funzionerà ancora e SwipedOn non ha annunciato alcuna data di chiusura. I nuovi termini spostano però in modo concreto l’equilibrio del vostro contratto.

La piattaforma che avete acquistato potrebbe non essere quella che userete

“Substantially equivalent Material Functionality” lascia margine di interpretazione. La procedura di registrazione, il backoffice, il layout dei badge e le integrazioni che avete configurato potrebbero avere un aspetto e un funzionamento diversi sul Replacement Service. La vostra receptionist e i vostri host dovranno imparare un nuovo sistema, che lo abbiate scelto o no.

Il contratto prosegue, qualunque cosa accada

Con le regole precedenti, un cambio di prodotto imposto sarebbe stato un momento naturale per rinegoziare o andarsene. I nuovi termini chiudono questa porta: la durata dell’abbonamento prosegue, non c’è diritto di recesso e non c’è rimborso né credito. Se avete firmato un contratto pluriennale, restate vincolati alla piattaforma su cui verrete trasferiti per tutta la durata residua.

Il lavoro di migrazione ricade sul vostro team

Collaborare ad attivazione, configurazione e migrazione dei dati richiede tempo da parte dell’office manager, dell’IT e del personale di reception. I termini limitano i “material incremental out-of-pocket costs” (costi vivi aggiuntivi rilevanti), ma le ore di lavoro interne non sono costi vivi.

Anche i vostri dati potrebbero spostarsi

Gli impegni sulla protezione dei dati si estendono al Replacement Service. Tuttavia una nuova piattaforma può comportare una nuova infrastruttura, nuovi sub-responsabili del trattamento ed eventualmente una diversa regione di hosting. Se la vostra organizzazione ha regole su dove possono essere archiviati i dati dei visitatori, verificatelo prima del trasferimento, non dopo. La nostra checklist sulla residenza dei dati dei visitatori vi aiuta a porre le domande giuste.

Conviene lasciare SwipedOn?

Non necessariamente. Il consolidamento nel mercato della gestione dei visitatori è frequente e la piattaforma unificata di Sign In App potrebbe fare al caso vostro. Sign In App è un prodotto valido, con registrazioni illimitate, registrazione dei dipendenti, gestione delle consegne e prenotazione delle scrivanie. Se la vostra reception si basa su queste funzioni, restare all’interno del gruppo è probabilmente la strada più semplice.

I nuovi termini sono però un buon motivo per prendere questa decisione voi stessi, invece di lasciarla prendere ad altri. Il momento migliore è prima del prossimo rinnovo, finché potete ancora scegliere di non firmare per un altro periodo.

Passare a un altro sistema di gestione dei visitatori ha senso quando:

• volete un fornitore che non sia nel bel mezzo di una fusione di piattaforme, così che il sistema che configurate oggi sia lo stesso che userete l’anno prossimo;
• volete che i dati dei vostri visitatori siano ospitati di default nell’Unione europea;
• vi servono solo le funzioni per i visitatori e non volete pagare moduli per dipendenti, scrivanie o consegne;
• volete l’intero set di funzioni per i visitatori, compresi stampa dei badge, accordi e pre-registrazione, già nel piano base;
• i vostri visitatori parlano molte lingue diverse.

Abbiamo preparato due confronti onesti, che indicano anche gli aspetti in cui SwipedOn e Sign In App sono più avanti di Vizito:

• Vizito vs SwipedOn: cosa devono sapere i clienti SwipedOn nel 2026
• 6 alternative oneste a SwipedOn

E se state già valutando la piattaforma su cui i clienti SwipedOn verranno probabilmente trasferiti: Vizito vs Sign In App.

Cinque domande da porre prima del prossimo rinnovo

Qualunque cosa decidiate, inviate queste domande a SwipedOn per iscritto e conservate le risposte insieme al contratto:

1. Quale piattaforma e quando? Il mio account verrà trasferito su un Replacement Service, e con quali tempi?
2. Con quanto preavviso? Con quanto anticipo verrò informato di una migrazione, e ci sarà un periodo di prova?
3. Prezzo e durata. Il mio prezzo attuale resta valido dopo la migrazione? Cosa succede al rinnovo?
4. Dati. Dove saranno ospitati in seguito i dati dei miei visitatori? Quali sub-responsabili del trattamento cambiano? Posso esportare prima l’intero storico dei visitatori?
5. Integrazioni e hardware. Le mie integrazioni con Teams, Slack o Entra ID, i miei tablet e le mie stampanti di badge continueranno a funzionare senza modifiche?

Ponete le stesse domande a qualsiasi fornitore alternativo riguardo alla sua roadmap. Un fornitore che non sa rispondere in modo chiaro vi sta già dicendo qualcosa.

Leggete anche: Policy per i visitatori: come crearla (modello gratuito)

Come migrare da SwipedOn a un altro sistema di gestione dei visitatori

Cambiare sistema di gestione dei visitatori è un lavoro di configurazione più che un grande progetto IT. Ecco come la maggior parte dei team passa da SwipedOn a Vizito.

1. Verificate le date del contratto

Individuate la data di rinnovo e il periodo di preavviso. Pianificate il passaggio in modo che il nuovo sistema sia operativo prima della scadenza del contratto con SwipedOn, con un breve periodo di sovrapposizione.

2. Esportate lo storico dei visitatori

Esportate le registrazioni dei visitatori da SwipedOn e archiviatele secondo la vostra policy di conservazione. Potrebbero servirvi per audit, indagini su incidenti o richieste ai sensi del GDPR. Partire con il nuovo sistema da zero vi permette inoltre di applicare nuove regole di conservazione fin dal primo giorno.

3. Configurate il nuovo sistema

In Vizito configurate il vostro branding, i tipi di visita, le domande che vi servono davvero, accordi e NDA, istruzioni di sicurezza e il layout dei badge. Gli host possono essere importati da un foglio di calcolo oppure, con il piano Enterprise, sincronizzati da Microsoft Entra ID o Google Workspace. Le notifiche agli host vengono inviate via e-mail, SMS, Microsoft Teams o Slack.

4. Riutilizzate il vostro hardware

Gli iPad o i tablet Android della vostra reception continuano a funzionare, così come le stampanti di etichette di rete Brother QL. Non c’è hardware proprietario da acquistare.

5. Effettuate il passaggio a fine giornata lavorativa

La maggior parte dei team configura Vizito in un pomeriggio, lo prova con alcuni colleghi e sposta il kiosk sul nuovo sistema dopo l’orario di lavoro. La mattina seguente i visitatori si registrano già con il nuovo sistema.

Conclusione

I nuovi Termini di servizio di SwipedOn non significano che la vostra reception smetterà di funzionare. Significano però che SwipedOn può trasferirvi su un’altra piattaforma durante l’abbonamento, senza diritto di recesso né rimborso, e che al vostro team verrà chiesto di collaborare alla migrazione.

Il prossimo rinnovo diventa quindi il momento in cui decidere. Ponete a SwipedOn le cinque domande qui sopra, confrontate le risposte con le alternative e scegliete il sistema con cui volete gestire la vostra reception nei prossimi anni.

Vizito è un sistema di gestione dei visitatori indipendente e certificato ISO 27001, nato in Belgio e ospitato nell’UE, senza fusioni né migrazioni di piattaforma all’orizzonte. Scoprite come ci confrontiamo in Vizito vs SwipedOn.

State pensando di lasciare SwipedOn? Provate Vizito gratis per 14 giorni o prenotate una demo: vi aiuteremo a configurare il vostro account.