5 modi in cui i sistemi di gestione dei visitatori fanno risparmiare tempo e migliorano l'efficienza

Come leader d’azienda, siete costantemente alla ricerca di modi per ottimizzare il vostro posto di lavoro e rimanere all’avanguardia in un ambiente competitivo. Un aspetto cruciale che può migliorare notevolmente l’efficienza e la sicurezza della vostra azienda è un sistema di gestione dei visitatori (VMS).

I sistemi di gestione dei visitatori offrono numerosi vantaggi, tra cui soluzioni per risparmiare tempo e controllo degli accessi integrato. Questi sistemi possono trasformare l’efficienza del vostro ufficio, dalle notifiche automatiche dei visitatori alla gestione sicura e al tracciamento dei visitatori.

In questo post discuteremo cinque modi in cui un sistema di gestione dei visitatori può essere utile a voi e alla vostra azienda, mostrandovi perché è un investimento prezioso per migliorare l’efficienza e la sicurezza del luogo di lavoro. Continuate a leggere per scoprire come l’adozione di queste soluzioni innovative possa spingere la vostra azienda verso nuovi traguardi.

1. Processo di check-in semplificato
2. Check-in senza contatto
3. Notifiche automatiche dei visitatori
4. Monitoraggio dei visitatori
5. Controllo accessi integrato

1. Processo di check-in semplificato

I sistemi di gestione dei visitatori consentono alle aziende di sostituire gli ingombranti registri cartacei con un processo di registrazione digitale senza soluzione di continuità, riducendo significativamente il tempo necessario ai visitatori per effettuare il check-in. Gli ospiti possono inserire le loro informazioni senza sforzo, attraverso un chiosco self-service intuitivo o un metodo contactless, come la scansione di un codice QR.

All’arrivo, un messaggio automatico viene prontamente inviato all’ospite, che può così accoglierlo nell’area della reception. Questo processo semplificato non solo riduce i tempi di attesa, ma crea anche un’impeccabile prima impressione per i vostri ospiti, facendoli sentire apprezzati e ben accolti.

Nel frattempo, il personale della reception può concentrarsi su altri compiti essenziali, come dare un caloroso benvenuto agli ospiti e rispondere alle loro esigenze. Con un VMS è possibile migliorare ulteriormente il processo di check-in:

• Pre-registrate i vostri ospiti inviando loro un invito con i dettagli della loro visita, compreso un codice QR unico che potranno scansionare al loro arrivo.
• Personalizzate i moduli di check-in in base alle vostre esigenze specifiche, assicurandovi di raccogliere tutte le informazioni necessarie.
• Consentite ai visitatori di scannerizzare rapidamente i loro documenti di identificazione, che il sistema può poi utilizzare per compilare automaticamente il modulo di check-in, risparmiando tempo e riducendo gli errori.
• Stampa istantanea di badge per i visitatori con foto, nome e altre informazioni rilevanti, per aiutare il personale a identificare e gestire facilmente i visitatori all’interno della struttura.

2. Check-in senza contatto

In risposta alla pandemia COVID-19, i sistemi di gestione dei visitatori si sono evoluti per incorporare opzioni di check-in senza contatto, offrendo un’esperienza di visita più sicura ed efficiente.

Un metodo popolare, come già menzionato, è l’uso di codici QR unici. Dopo la pre-registrazione, i visitatori ricevono un codice personalizzato via e-mail o SMS. Quando arrivano, possono semplicemente scansionare il codice presso il chiosco o il tablet designato, che effettua automaticamente il check-in senza alcun contatto fisico. Oltre ai codici QR, altre opzioni di accesso senza contatto sono le applicazioni mobili e la tecnologia di riconoscimento facciale.

L’adozione di queste caratteristiche innovative non solo migliora le misure di sicurezza, ma offre anche un’esperienza di visita più fluida e piacevole, lasciando un’impressione duratura sui vostri ospiti. Implementando un’opzione di check-in senza contatto, dimostrate l’impegno della vostra azienda a dare priorità al benessere dei vostri visitatori e dipendenti.

3. Notifiche automatiche dei visitatori

Un visitatore effettua il check-in e, grazie alla magia della tecnologia, il personale viene immediatamente avvisato del suo arrivo. Il sistema può inviare avvisi automatici tramite e-mail, SMS, Slack o qualsiasi altra piattaforma di comunicazione integrata. Questa comunicazione in tempo reale non solo riduce i tempi di attesa dei visitatori, ma snellisce anche l’intero processo di check-in, rendendo il vostro posto di lavoro una macchina ben oliata.

Ma c’è di più: questa fantastica funzione elimina anche la necessità per l’addetto alla reception di effettuare telefonate o inviare messaggi manualmente. Di nuovo, tempo risparmiato per il vostro personale di reception.

4. Monitoraggio dei visitatori

È possibile dire addio ai giorni in cui si cercava tra pile di registri cartacei o fogli di calcolo sparsi per trovare informazioni sui visitatori. I sistemi di gestione dei visitatori registrano e archiviano i dati dei visitatori in modo digitale, con diversi vantaggi:

• Con i dati dei visitatori in tempo reale è possibile tracciare l’attività dei visitatori e sapere chi si trova in azienda in qualsiasi momento, migliorando la sicurezza e consentendo una risposta efficiente in caso di emergenza.
• È possibile generare rapporti dettagliati sulla cronologia dei visitatori e sulle analisi in pochissimo tempo, aiutando la vostra azienda a prendere decisioni più informate.
• Grazie al facile accesso a tutte le informazioni sui visitatori, è possibile condurre audit o rivedere i dati dei visitatori con facilità e rapidità.
• Archiviando in modo sicuro i dati dei visitatori in formato digitale, si garantisce la conformità alle regole sulla protezione dei dati come il GDPR.
• Sostituendo i metodi di tracciamento manuale dei visitatori con un sistema automatizzato, si migliora l’efficienza complessiva del posto di lavoro.

5. Controllo accessi integrato

I sistemi di gestione dei visitatori possono integrarsi senza problemi con i sistemi di controllo degli accessi esistenti, offrendo un processo di ingresso e uscita agevole per i visitatori e migliorando al contempo la sicurezza generale dell’edificio. Questo collegamento senza soluzione di continuità aiuta a mantenere un solido processo di gestione dei visitatori, migliorando al contempo l’efficienza del luogo di lavoro.

Quando un visitatore effettua il check-in, il sistema integrato può concedergli automaticamente l’accesso a specifiche aree dell’edificio in base all’appuntamento programmato o allo scopo della visita. Questo livello di controllo garantisce che gli ospiti possano accedere solo alle aree autorizzate, aumentando di fatto la sicurezza generale. Inoltre, riduce al minimo la necessità di gestire manualmente le chiavi o i badge fisici, che possono richiedere molto tempo ed essere meno sicuri.

Inoltre, grazie a un sistema unificato, è più facile monitorare l’attività dei visitatori e rispondere rapidamente in caso di violazioni della sicurezza o emergenze. Questo processo semplificato contribuisce anche a migliorare l’esperienza dei visitatori, in quanto elimina la confusione o i ritardi legati all’accesso, permettendo agli ospiti di concentrarsi sullo scopo della loro visita.

Per ulteriori approfondimenti sul miglioramento della sicurezza sul posto di lavoro, esplorate i nostri articoli su sicurezza sul posto di lavoro, miglioramento della sicurezza con un VMS, come migliorare la sicurezza nella vostra azienda alimentare e tattiche per la politica dei visitatori.

Come si può vedere, i sistemi di gestione dei visitatori possono essere utili alla vostra azienda in molti modi, aiutandovi a risparmiare tempo e a migliorare l’efficienza e la sicurezza del luogo di lavoro. L’adozione di queste soluzioni innovative può spingere la vostra azienda verso nuovi traguardi. Siete pronti a fare il check-in per il futuro?

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