Gestione visitatori e preparazione alle emergenze: Guida completa

A nessuno piace pensare a incendi, evacuazioni o altre emergenze sul posto di lavoro. Tuttavia, una preparazione adeguata è essenziale per evitare che questioni di poco conto si trasformino in problemi gravi. Una pianificazione delle crisi adeguata è quindi indispensabile per qualsiasi organizzazione.

Spesso, però, la gestione dei visitatori in azienda viene trascurata. Una registrazione efficiente dei visitatori, tuttavia, rappresenta una risorsa che aumenta la sicurezza e fornisce una visione d’insieme, soprattutto in situazioni di emergenza. Grazie a un moderno sistema di gestione dei visitatori, è possibile sapere sempre con esattezza chi si trova nell’edificio e adottare immediatamente le misure appropriate in caso di incidente.

In questa guida spieghiamo perché la pianificazione delle emergenze è essenziale e illustriamo il ruolo fondamentale della gestione dei visitatori. Forniamo consigli pratici ed esempi reali. Sarete così ben preparati ad affrontare qualsiasi situazione di emergenza e a proteggere al meglio i vostri visitatori e dipendenti.

• Che cos’è un sistema di gestione dei visitatori (VMS)?
• L’importanza delle procedure di emergenza sul luogo di lavoro
• Come la gestione visitatori aiuta nella preparazione alle emergenze?
• Applicazioni e casi pratici
• Guida passo-passo: come utilizzare un VMS in una situazione di emergenza
• Caratteristiche importanti di un sistema di registrazione dei visitatori
• I vantaggi di Vizito nella preparazione alle emergenze
• Conclusione
• Domande frequenti

1. Che cos’è un sistema di gestione dei visitatori (VMS)?

Un sistema di gestione dei visitatori o di registrazione dei visitatori è una piattaforma digitale che consente alle organizzazioni di registrare, gestire e tenere traccia dei visitatori in modo semplice ed efficiente. I tempi degli elenchi dei visitatori scritti a mano o dei registri alla reception sono finiti: spesso ingombranti e poco sicuri. Con un VMS, i visitatori possono accedere rapidamente tramite tablet o smartphone. Questo non solo aumenta la facilità d’uso, ma garantisce anche una maggiore sicurezza e una migliore panoramica delle persone presenti nell’edificio.

Come funziona?

I visitatori possono effettuare il check-in presso un chiosco self-service o su un tablet. Possono inserire i propri dati, scattare una foto, stampare il badge e firmare i documenti richiesti, come un accordo di non divulgazione (NDA) o le istruzioni di sicurezza. Grazie a un sistema moderno come Vizito, i visitatori possono effettuare una pre-registrazione che richiede la semplice scansione di un codice al loro arrivo.

Viene inviata automaticamente una notifica all’ospite. Al termine della visita, l’ospite deve semplicemente effettuare il check-out.

Tutti i dati dei visitatori vengono archiviati in modo sicuro nel cloud. In questo modo, si ottiene una panoramica in tempo reale di tutti i visitatori dell’edificio.

Quali sono i vantaggi?

Oggi molte aziende scelgono i sistemi digitali di gestione dei visitatori perché offrono numerosi vantaggi rispetto ai tradizionali sistemi di registrazione su carta:

Il ruolo di un VMS nella sicurezza

Quando le aziende prendono in considerazione un sistema digitale di gestione dei visitatori, lo fanno principalmente per la comodità che offre nella registrazione dei visitatori. Molti, però, sono sorpresi di scoprire che il sistema svolge anche un ruolo centrale nel garantire la sicurezza all’interno dell’organizzazione.

Supponiamo, per esempio, che nella vostra azienda scoppi un incendio e che tutti debbano essere evacuati. Un VMS fornisce una panoramica immediata di chi si trova all’interno dell’edificio. In questo modo, è possibile garantire che nessuno venga dimenticato e che gli addetti alle emergenze possano agire rapidamente ed efficacemente.

Questo è solo uno dei principali vantaggi offerti da un sistema di registrazione dei visitatori. Più avanti in questo articolo, vedremo come una gestione intelligente dei visitatori possa contribuire alla sicurezza della vostra azienda.

Un moderno sistema di gestione dei visitatori, come Vizito, garantisce un’esperienza sicura, efficiente e professionale agli ospiti e ottimizza la preparazione alle emergenze

2. L’importanza delle procedure di emergenza sul luogo di lavoro

Cosa succede quando si verifica un’emergenza improvvisa? Prepararsi alle emergenze significa stabilire in anticipo procedure chiare e addestrare le persone ad affrontare situazioni inaspettate e potenzialmente pericolose. Avere un piano teorico non basta; è essenziale anche mantenere attivi e aggiornati i processi e i canali di comunicazione sottostanti.

Le procedure di emergenza sono fondamentali in diversi scenari, quali incendi, evacuazioni, emergenze mediche, interruzioni di corrente e chiusure. In queste situazioni, ogni secondo è prezioso, quindi è fondamentale essere in grado di agire rapidamente e in modo strutturato. Conoscere chi si trova nell’edificio è fondamentale per garantire che tutti siano presenti e che i servizi di emergenza siano tempestivamente informati.

In assenza di un piano di emergenza adeguato o di un elenco aggiornato delle persone presenti nell’edificio, il rischio di caos e di errori aumenta notevolmente. In caso di panico, i visitatori e i dipendenti temporanei possono essere facilmente trascurati, mettendo a repentaglio la loro sicurezza. Inoltre, l’assenza di procedure chiare può causare ambiguità, ritardi nell’evacuazione e danni alla reputazione.

In altre parole, le procedure di emergenza e la registrazione completa dei visitatori sono indispensabili per garantire la sicurezza di dipendenti e visitatori e mantenere il controllo in situazioni critiche. Questo articolo spiega come implementare una procedura di emergenza.

3. Come la gestione visitatori aiuta nella preparazione alle emergenze?

Un piano di emergenza efficace richiede informazioni aggiornate e una comunicazione rapida. Un sistema digitale di gestione dei visitatori offre diversi vantaggi in tal senso:

• Informazioni in tempo reale sui visitatori e sul personale presente
  Con un sistema digitale di registrazione dei visitatori, sapete sempre esattamente chi si trova nell’edificio. Il sistema registra i visitatori, i fornitori e i dipendenti all’arrivo e alla partenza. In caso di emergenza, non dovrete mai indovinare se qualcuno è ancora all’interno. Questa panoramica aggiornata è fondamentale per garantire che tutti siano registrati ed evacuati in modo sicuro.

• Liste di evacuazione rapide e accurate
  Un moderno sistema di gestione dei visitatori genera istantaneamente una lista di evacuazione completa e aggiornata ogni volta che è necessario. Questa funzione fornisce in pochi secondi una panoramica di tutti i partecipanti, fondamentale per il team di pronto intervento interno (FAFS) e per i servizi di emergenza.

• Funzioni automatiche di allarme e notifica
  Molti sistemi di gestione dei visitatori inviano automaticamente notifiche di allarme o messaggi push ai partecipanti non appena si verifica un’emergenza. Queste notifiche informano immediatamente i visitatori e i dipendenti della situazione e dei passi da compiere per evacuare l’edificio in sicurezza.

• Integrazione con i protocolli di sicurezza esistenti
  Un potente sistema di registrazione dei visitatori si integra perfettamente con i piani e i protocolli di sicurezza esistenti all’interno dell’organizzazione. Il software può essere collegato ai sistemi di allarme antincendio, al controllo degli accessi o ad altre soluzioni di sicurezza. In questo modo si crea un sistema integrato che funziona in modo efficiente e rapido durante le emergenze.

• Tenere lontani gli intrusi
  Un VMS aiuta a prevenire le emergenze tenendo lontani i visitatori non autorizzati. È possibile impostare facilmente l’accesso solo per le persone pre-approvate o invitate. In questo modo si riduce il rischio di intrusione e si aumenta la sicurezza complessiva dell’organizzazione.

• Sicurezza della privacy
  I sistemi moderni sono progettati tenendo conto della privacy e delle normative. Vi aiutano a rispettare i requisiti legali, come il GDPR, elaborando e archiviando i dati personali in modo sicuro. Questo garantisce tranquillità e un’immagine professionale ai vostri visitatori.

Volete saperne di più? Leggete i nostri articoli su registrazione e sicurezza dei visitatori, sicurezza sul posto di lavoro e consigli per una politica di sicurezza dei visitatori.

Un registro aggiornato dei visitatori e dei dipendenti è essenziale per garantire un’evacuazione sicura in caso di emergenza.

4. Applicazioni e casi pratici

Se non avete mai vissuto un’emergenza, e speriamo che non lo facciate, può essere difficile immaginare i vantaggi concreti di un sistema di registrazione dei visitatori. Gli esempi seguenti mostrano come un VMS possa contribuire alla sicurezza in vari settori.

Istruzione

Una buona scuola è una scuola sicura. A scuola si preferisce non ricevere visite indesiderate. Un sistema di registrazione digitale dei visitatori aiuta a tenere lontani gli intrusi. Ad esempio, l’edificio può essere chiuso immediatamente e le persone autorizzate possono essere avvisate automaticamente.

In caso di emergenza, come un incendio, è essenziale sapere chi si trova nell’edificio scolastico: studenti, personale e visitatori. Grazie a un sistema digitale di registrazione dei visitatori, è possibile generare rapidamente un elenco completo dei presenti. In questo modo, si evita che qualcuno venga dimenticato durante l’evacuazione e si garantisce una comunicazione fluida con i genitori e i soccorritori.

Produzione

In una fabbrica o area di produzione la sicurezza e il controllo sono sempre fondamentali. Ad esempio, i visitatori vengono pre-registrati e solo le persone autorizzate possono accedere ai locali. La registrazione digitale dei visitatori rende tutto questo molto semplice, incluso la firma digitale delle istruzioni di sicurezza.

Inoltre, in caso di incidente chimico o guasto a una macchina, un sistema VMS facilita l’evacuazione. Il team di emergenza può utilizzare il sistema per individuare la posizione di appaltatori o fornitori, anche se presenti solo temporaneamente sul sito.

Uffici

In un grande edificio per uffici può essere difficile sapere chi si trova all’interno, soprattutto se ci sono frequenti visitatori. Questo può creare problemi in caso di emergenza. Un sistema di gestione dei visitatori offre una panoramica immediata e in tempo reale di tutte le persone presenti nell’edificio. I responsabili possono inviare rapidamente messaggi di allarme tramite il sistema e garantire un’evacuazione ordinata. Il sistema offre anche il controllo degli accessi: l’accesso può essere concesso solo ai visitatori pre-approvati, riducendo così il rischio di intrusioni. In caso di incidente, manager e personale della reception possono inviare avvisi di allarme con un semplice clic.

Strutture sanitarie

Per ospedali e altre strutture sanitarie, la gestione dei flussi dei visitatori è particolarmente importante vista la vulnerabilità di pazienti o residenti. Un sistema di registrazione dei visitatori consente di filtrare i visitatori sanitari all’ingresso secondo linee guida preimpostate. In caso di emergenza, il sistema offre rapidamente una panoramica di chi si trova in quale reparto.

Logistica e magazzini

I siti logistici ricevono continuamente visitatori temporanei, autisti e fornitori, il che rende la sicurezza una vera sfida. Un sistema di registrazione dei visitatori aiuta a prevenire l’accesso di persone non autorizzate e a mantenere l’ordine. Questo contribuisce a prevenire incidenti, garantisce la conformità alle rigide normative sulla sicurezza e fornisce un elenco aggiornato delle persone presenti in sede in caso di emergenza.

5. Guida passo-passo: come utilizzare un VMS in una situazione di emergenza

Un sistema digitale di gestione dei visitatori migliora chiaramente la sicurezza. Ma come ci si prepara concretamente a un’emergenza? Questo piano pratico, passo dopo passo, prepara la tua organizzazione a qualsiasi situazione di emergenza.

1. Inventario: chi è presente?

In caso di emergenza, il primo passo è sempre fare l’inventario di tutte le persone presenti. Con un sistema digitale di registrazione dei visitatori, sai sempre chi si trova nell’edificio: dipendenti, visitatori, fornitori, lavoratori temporanei, ecc. Queste informazioni in tempo reale sono essenziali per garantire un’evacuazione sicura e consentono di intervenire rapidamente in caso di incidente.

2. Comunicazione: allertare i presenti

In un’emergenza, ogni secondo è prezioso. Un sistema di gestione dei visitatori consente di inviare automaticamente notifiche, avvisi o istruzioni tramite SMS, e-mail o notifiche push. In questo modo è possibile informare rapidamente tutti i presenti e prevenire panico o incomprensioni.

3. Evacuazione: registrazione dei presenti/assenti

Durante l’evacuazione, la registrazione digitale dei visitatori semplifica il controllo di chi è uscito in sicurezza e chi potrebbe trovarsi ancora all’interno. Un VMS genera immediatamente una lista di evacuazione completa e aggiornata. Questo permette alla tua organizzazione di agire in modo efficace ed efficiente, evitando che qualcuno venga dimenticato.

4. Valutazione: report dopo l’evento

Dopo un incidente, è importante valutare ciò che è accaduto. Un VMS fornisce report chiari su chi era presente, chi è stato evacuato in sicurezza e quali comunicazioni sono state inviate. Queste informazioni possono aiutare a migliorare i processi e rafforzare ulteriormente la preparazione alle emergenze dell’organizzazione.

La registrazione digitale dei visitatori offre una panoramica immediata, consente comunicazioni mirate e garantisce che nessuno venga dimenticato durante un’evacuazione.

6. Caratteristiche importanti di un sistema di registrazione dei visitatori

Quando scegli un sistema digitale di gestione dei visitatori, semplicità d’uso, un’interfaccia intuitiva e una facile integrazione con i sistemi esistenti sono ovviamente aspetti importanti. Tuttavia, anche le funzionalità di sicurezza offerte dal sistema sono fondamentali. A cosa bisogna prestare attenzione?

Funzionalità di sicurezza essenziali

Scegli un sistema di registrazione visitatori dotato di funzionalità pensate per la sicurezza. Cerca visibilità in tempo reale sui presenti, generazione automatica di liste di evacuazione e notifiche immediate in caso di incidenti. Funzionalità utili aggiuntive sono badge per visitatori e firma digitale delle istruzioni di sicurezza.

Integrazione con sistemi di allarme e antincendio

Scegli un VMS che si collega facilmente ai sistemi di sicurezza e di allarme già presenti in azienda. Grazie all’integrazione con sistemi antincendio, controllo accessi e altri sistemi di allarme, ogni situazione di emergenza verrà segnalata immediatamente e le informazioni rilevanti condivise automaticamente.

Interfaccia semplice e intuitiva per azioni rapide

In caso di emergenza, ogni secondo è prezioso. Un’ interfaccia intuitiva e facile da usare permette a dipendenti e squadre di emergenza di accedere rapidamente alla panoramica, stampare le liste di evacuazione e inviare notifiche. Scegli un sistema di registrazione digitale che sia facile da consultare e utilizzare, anche per il personale temporaneo o per chi ha meno dimestichezza con la tecnologia.

7. I vantaggi di Vizito nella preparazione alle emergenze

Vizito è molto più di un semplice sistema standard di gestione visitatori. Supporta le organizzazioni di vari settori nel garantire la sicurezza e nella gestione professionale delle emergenze. Le sue funzionalità uniche includono:

• Visualizzazione in tempo reale di chi è presente nell’edificio
• Liste di evacuazione immediatamente disponibili
• Notifiche automatiche via SMS, e-mail o notifiche push
• Stampa dei badge per i visitatori
• Firma digitale delle istruzioni di sicurezza
• Integrazione con i sistemi di sicurezza esistenti, come allarmi, antincendio e controllo accessi
• Interfaccia intuitiva e chiara, disponibile in più lingue
• Rispetto della privacy e piena conformità ai requisiti normativi

Conclusione

Un incendio, un intruso, un’evacuazione o un’altra emergenza: non ci piace pensarci, ma una preparazione adeguata è essenziale per poter reagire in modo rapido, sicuro ed efficace quando necessario. Un moderno sistema di gestione dei visitatori (VMS) svolge un ruolo fondamentale in questo processo.

Ad esempio, Vizito aiuta a tenere fuori i visitatori indesiderati e si integra facilmente con sistemi di allarme esistenti, rilevatori di incendio e controlli di accesso. In caso di emergenza, Vizito offre una visibilità in tempo reale su chi è presente, genera rapidamente elenchi di evacuazione precisi e invia automaticamente notifiche a dipendenti e visitatori.

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Domande frequenti (FAQ)

Cosa devo fare in caso di emergenza se ci sono visitatori presenti?

In caso di emergenza, è fondamentale accompagnare in sicurezza all’esterno sia i dipendenti che tutti i visitatori. Utilizza il tuo sistema digitale di gestione visitatori per generare istantaneamente un elenco in tempo reale di tutte le persone presenti nell’edificio. Prepara rapidamente una lista di evacuazione digitale, così i primi soccorritori e i servizi di emergenza sapranno chi potrebbe essere ancora all’interno. In questo modo, la registrazione dei visitatori aumenta la sicurezza per la tua organizzazione.

Come posso collegare il mio VMS ai protocolli di emergenza già esistenti?

La maggior parte dei sistemi moderni, come Vizito, offre ampie possibilità di integrazione. Puoi facilmente collegare il tuo VMS a sistemi di allarme antincendio, sistemi di controllo degli accessi e altre soluzioni di sicurezza. In caso di incidente, le informazioni appropriate vengono condivise automaticamente, assicurando che tutti i processi rimangano perfettamente coordinati. Questo ottimizza la preparazione alle emergenze della tua organizzazione e assicura una risposta rapida in caso di emergenza.

Un VMS è obbligatorio in Italia?

Un sistema di gestione dei visitatori (VMS) non è obbligatorio per legge in Italia. Attualmente non esiste una normativa specifica che imponga alle aziende l’utilizzo di una soluzione digitale per la registrazione dei visitatori.

Tuttavia, le imprese sono tenute a garantire la sicurezza di tutte le persone presenti nei propri locali—non solo dipendenti, ma anche visitatori, fornitori e appaltatori—in conformità con il Testo Unico sulla Sicurezza sul Lavoro (D.Lgs. 81/2008) e altre disposizioni di sicurezza. In caso di emergenza o evacuazione, l’azienda deve essere in grado di sapere chi si trova all’interno dell’edificio in ogni momento.

In alcuni settori, come industria chimica, sanità o istruzione, possono essere richiesti standard di sicurezza ancora più rigorosi da parte delle autorità locali o dei vigili del fuoco. Molte imprese utilizzano un registro dei visitatori cartaceo o digitale per rispondere a questi obblighi. Un VMS digitale non è obbligatorio, ma consente di gestire questi aspetti in modo più semplice, rapido e preciso, fornendo all’occorrenza una lista sempre aggiornata delle persone presenti nella struttura.

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