GDPR e gestione dei visitatori: Una guida pratica

Scritto da Pieter-Jan - Scritto: 12 gennaio 2023

Se siete titolari di un’azienda, avrete sicuramente sentito parlare del GDPR. Si tratta di un elaborato regolamento sulla protezione dei dati che è entrato in vigore nel 2018 e riguarda le aziende dell’Unione Europea (e non solo). In sostanza, si tratta di proteggere i dati personali delle persone e di assicurarsi che le aziende li raccolgano e li elaborino correttamente.

A questo punto, avrete sicuramente adottato alcune misure necessarie per proteggere la vostra rete, ma avete pensato alla gestione dei visitatori? Oltre a tenere traccia di chi va e viene dalla vostra azienda, è molto importante assicurarsi di rispettare le regole del GDPR.

Esistono molti modi diversi per gestire i visitatori. Che si utilizzino registri cartacei o un sistema digitale, è fondamentale disporre di una solida strategia per assicurarsi di raccogliere e gestire i dati personali dei visitatori in modo legale.

In questo articolo affronteremo le seguenti questioni:

Il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) è la legge più severa nel suo genere. Si tratta di dare alle persone un maggiore controllo sui loro dati personali e sulle modalità di trattamento. Si applica a tutte le organizzazioni che trattano i dati personali di persone nell’Unione Europea (UE), indipendentemente dalla loro sede.

Per assicurarsi che le aziende rispettino le regole, il GDPR ha stabilito 7 principi che le organizzazioni devono seguire quando raccolgono, utilizzano e conservano i dati personali. Questi principi sono:

Liceità, correttezza e trasparenza

I dati personali devono essere trattati in modo trasparente senza violare leggi o regolamenti. Le organizzazioni devono chiedere il consenso per l’utilizzo e l’archiviazione dei dati personali. Ciò significa spiegare alle persone esattamente per cosa verranno utilizzati i loro dati personali e dare loro la possibilità di acconsentire o rifiutare.

Limitazione dello scopo

Le organizzazioni devono avere uno scopo chiaro per la raccolta dei dati personali, come la sicurezza o il marketing.

Minimizzazione dei dati

Le aziende devono raccogliere solo i dati personali effettivamente necessari per uno scopo specifico. Ad esempio, se un’organizzazione sta raccogliendo dati personali per scopi di sicurezza, dovrebbe chiedere solo le informazioni necessarie per garantire la sicurezza dei propri sistemi e strutture.

Accuratezza dei dati

I dati personali raccolti ed elaborati da un’azienda devono essere accurati e aggiornati.

Limitazione della conservazione

I dati personali non possono essere conservati più a lungo di quanto necessario per lo scopo specifico per cui sono stati raccolti.

Integrità e riservatezza

Le organizzazioni devono adottare misure adeguate per proteggere i dati che raccolgono e gestiscono. Ciò significa che devono disporre di misure di salvaguardia per impedire l’accesso non autorizzato ai dati personali e per assicurarsi che i dati non vengano persi, danneggiati o altrimenti compromessi. Ad esempio, un’organizzazione potrebbe utilizzare la crittografia per proteggere i dati personali trasmessi via Internet, oppure potrebbe implementare procedure di login sicure per impedire l’accesso non autorizzato ai dati personali memorizzati sui propri server.

Responsabilità

Le organizzazioni devono assumersi la responsabilità di come raccolgono, utilizzano e conservano i dati personali. Devono disporre di processi per garantire la conformità al GDPR. Per contribuire alla responsabilità, alcune organizzazioni possono nominare un responsabile della protezione dei dati (DPO), incaricato di supervisionare le pratiche di protezione dei dati.

Il GDPR conferisce anche alcuni diritti alle persone. Il più noto è il “diritto all’oblio”, che significa che le persone possono decidere di cancellare i propri dati. Inoltre, ognuno ha il diritto di accedere ai propri dati personali e di sapere come vengono utilizzati, di spostare i propri dati verso servizi diversi e di opporsi all’utilizzo dei propri dati per determinati scopi (come il marketing diretto). Inoltre, in caso di violazione dei dati, le persone hanno il diritto di essere informate.

Principi del GDPR

Il GDPR è stato introdotto in risposta alle crescenti preoccupazioni sul modo in cui i dati personali vengono raccolti, utilizzati e conservati dalle organizzazioni. Con l’avvento di Internet e delle tecnologie digitali nel mondo, c’era una grande quantità di dati personali in circolazione e ci si preoccupava di cosa potesse accadere. Sono state sollevate preoccupazioni per il potenziale uso improprio, nonché per i rischi di violazione dei dati e di altri incidenti di sicurezza.

Stabilendo regole e linee guida chiare e dando alle persone un maggiore controllo sui propri dati personali, il GDPR mira a rispondere a queste preoccupazioni.

Innanzitutto, gli Stati Uniti non hanno una legge equivalente al GDPR. Tuttavia, hanno una serie di leggi federali e statali che regolano la raccolta, l’uso e la conservazione dei dati personali, come le informazioni sanitarie, i rapporti di credito e i dati dei bambini. Esistono anche alcune leggi statali che riguardano la protezione dei dati, come il California Consumer Privacy Act (CCPA).

Ma anche se gli Stati Uniti non hanno una legge esattamente simile al GDPR, le organizzazioni americane che operano nell’UE devono comunque seguire il GDPR, e questo vale per le aziende di tutto il mondo. La legge si applica a qualsiasi organizzazione che elabora i dati personali di persone nell’UE, indipendentemente dalla sua sede.

Cosa succede se non ci si adegua?

Se un’azienda non si adegua al GDPR, potrebbe essere colpita da pesanti sanzioni. Queste potrebbero includere multe, ordini di interrompere il trattamento o di cancellare i dati personali, o addirittura la sospensione delle attività di trattamento dei dati.

Sono state comminate numerose multe per il GDPR a diverse organizzazioni, tra cui aziende tecnologiche, banche e altre imprese.

Questi sono solo alcuni esempi:

Nel 2019, Google è stata multata per 50 milioni di euro dall’autorità francese per la protezione dei dati (CNIL) per non essere stata abbastanza chiara sulle sue pratiche di protezione dei dati.
Nel 2020, British Airways è stata multata per 20 milioni di sterline dall’autorità britannica per la protezione dei dati (ICO) per una violazione dei dati che ha esposto i dati personali di circa 500.000 clienti.
Nel 2021, l’autorità britannica per la protezione dei dati (ICO) ha multato il gruppo alberghiero Marriott International per 18,4 milioni di sterline per una violazione dei dati che ha esposto i dati personali di circa 339 milioni di clienti.

In conclusione, è importante che le organizzazioni prendano sul serio il GDPR, se non vogliono ritrovarsi con una grossa multa.

La conformità al GDPR è particolarmente importante per i sistemi di gestione dei visitatori perché questi sistemi tipicamente raccolgono, utilizzano e archiviano i dati personali delle persone che visitano le sedi di un’organizzazione.

Alcuni dei requisiti chiave del GDPR che sono rilevanti per i sistemi di gestione dei visitatori sono:

ottenere un consenso esplicito prima di raccogliere, utilizzare o memorizzare i dati personali
Fornire informazioni chiare ed esaurienti sulle modalità di utilizzo dei dati
Implementazione di misure per la protezione dei dati personali
il diritto delle persone di accedere, correggere o cancellare i propri dati personali
Il diritto delle persone alla portabilità dei dati, che consente loro di ottenere e riutilizzare i propri dati personali per i propri scopi in diversi servizi.

È importante che i sistemi di gestione dei visitatori siano conformi a questi requisiti per garantire la protezione dei dati personali delle persone e il rispetto dei loro diritti.

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Sia che si utilizzi un libro degli ospiti cartaceo o una soluzione digitale per la gestione dei visitatori, i dati dei visitatori devono essere gestiti e conservati in conformità al GDPR. In generale, un foglio di registrazione cartaceo in giro per la reception può porre alcuni problemi a questo proposito.

Problemi che possono sorgere:

Se il foglio di registrazione viene lasciato non protetto e accessibile a persone non autorizzate, chiunque può vedere i dati dei visitatori precedenti nel registro cartaceo.
Raccogliere solo i dati rilevanti dei diversi tipi di ospiti può rivelarsi difficile quando si utilizzano fogli di registrazione cartacei.
Se si raccolgono grandi quantità di dati personali, non è facile fornire informazioni chiare ed esaurienti alle persone su come verranno utilizzati i loro dati.
È impossibile garantire che le informazioni sugli ospiti siano conservate in modo sicuro: la carta può essere facilmente rubata, fotografata o smarrita.
Le organizzazioni devono essere in grado di cancellare i dati specifici dei visitatori su richiesta. Questo può essere complicato se si utilizzano registri cartacei.

Per garantire la conformità al GDPR, le aziende possono prendere in considerazione l’implementazione di alternative più sicure al registro cartaceo, come i sistemi elettronici di gestione dei visitatori che consentono di raccogliere e archiviare i dati personali in modo più sicuro e trasparente.

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Come potete assicurarvi che il vostro VMS sia conforme?

Le organizzazioni possono adottare una serie di misure per garantire che il loro sistema di gestione dei visitatori sia conforme al GDPR:

1. Chiedere il consenso

Il GDPR richiede alle organizzazioni di ottenere il consenso esplicito delle persone prima di trattare i loro dati personali. Assicuratevi che il vostro VMS permetta ai visitatori di confermare di aver letto l’informativa sulla privacy o che offra opzioni per la memorizzazione dei dati.

2. Fornire informazioni

Il GDPR stabilisce che le persone hanno il diritto legale di sapere cosa intendete fare con i loro dati. In quanto organizzazione, è vostra responsabilità essere chiari e diretti su come verranno utilizzati i loro dati, per quale scopo e per quanto tempo verranno conservati.

3. Raccogliere solo ciò che serve

Siate selettivi nella raccolta delle informazioni: potete raccogliere solo ciò che vi serve davvero. Per snellire il processo di check-in, provate a creare procedure specifiche per i diversi tipi di ospiti. Ad esempio, potrebbe essere necessario raccogliere i dettagli dell’autorizzazione di sicurezza per le persone che devono accedere ad aree sicure, mentre per le consegne di cibo potrebbe essere sufficiente il nome dell’azienda.

4. Controllare chi ha accesso

Le organizzazioni devono implementare misure appropriate per proteggere i dati personali. Un modo per tenere i dati dei visitatori al sicuro da occhi indiscreti è implementare il controllo degli accessi, in modo che solo il personale autorizzato possa accedere ai loro dati.

5. Decodificare le informazioni

I sistemi di gestione dei visitatori basati sul cloud offrono un modo sicuro per archiviare i dati. Utilizzano database criptati e trasferimenti web HTTPS per proteggere i dati da accessi non autorizzati.

6. Rispettare i diritti delle persone

Ricordate che i visitatori possono ritirare il loro consenso in qualsiasi momento. Come azienda, dovete essere in grado di rimuovere, anonimizzare o modificare i loro dati su richiesta. Alcuni sistemi di gestione dei visitatori consentono di mantenere una registrazione della visita, ma di rimuovere informazioni identificative come il nome e la società del visitatore.

7. Tenere traccia delle attività di elaborazione dei dati

Come organizzazione, siete obbligati a tenere traccia delle vostre attività di trattamento dei dati. Che tipo di dati state raccogliendo? Per cosa li utilizzate? E con chi li condividete?

I sistemi di gestione dei visitatori sono uno strumento importante per le organizzazioni che devono tenere traccia delle persone che visitano le loro sedi. Seguendo i passi sopra descritti, le organizzazioni possono assicurarsi che il loro sistema di gestione dei visitatori sia conforme al GDPR e che stiano proteggendo i dati personali dei loro ospiti in conformità con i requisiti della legge.

Vizito prende sul serio la protezione dei dati. Le seguenti caratteristiche assicurano che la vostra azienda sia conforme al GDPR quando raccoglie i dati dei visitatori:

Ottenere il consenso dei visitatori
Scegliere chi ha accesso ai dati dei visitatori
Impostare diversi tipi di visitatori, per assicurarsi di raccogliere solo le informazioni necessarie.
Definire quando le informazioni dei visitatori saranno rimosse automaticamente
Tutti i dati sono archiviati in modo sicuro sui server di Vizito.

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