GDPR e gestione dei visitatori: Una guida pratica

Il GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati) richiede che i sistemi di gestione dei visitatori raccolgano solo i dati necessari, li archivino in modo sicuro, ottengano il consenso esplicito e rispettino i diritti delle persone come la cancellazione e la portabilita dei dati. Un registro cartaceo viola facilmente queste regole, mentre un sistema digitale semplifica la conformita.

In questo articolo:

• Che cos’e il GDPR?
• Perche e stato introdotto?
• Riguarda anche le aziende americane?
• Cosa succede se non ci si adegua?
• Perche il GDPR e importante per la gestione dei visitatori?
• Un registro cartaceo e conforme al GDPR?
• Come rendere il vostro VMS conforme?

Che cos’e il GDPR?

Il GDPR e la legge piu severa al mondo sulla protezione dei dati personali. Si applica a tutte le organizzazioni che trattano dati di persone nell’Unione Europea, indipendentemente dalla sede dell’organizzazione.

I 7 principi fondamentali del GDPR

Il GDPR conferisce alle persone diritti specifici:

• Diritto all’oblio - Richiedere la cancellazione dei propri dati
• Diritto di accesso - Sapere quali dati vengono raccolti e come usati
• Diritto alla portabilita - Spostare i propri dati tra servizi diversi
• Diritto di opposizione - Rifiutare l’uso dei dati per determinati scopi
• Diritto alla notifica - Essere informati in caso di violazione dei dati

Perche e stato introdotto il GDPR?

Il GDPR e nato in risposta alle crescenti preoccupazioni sull’uso dei dati personali nell’era digitale. Con la diffusione di Internet, enormi quantita di dati circolavano senza protezione adeguata, con rischi di uso improprio, violazioni e incidenti di sicurezza.

Il GDPR riguarda anche le aziende americane?

Gli Stati Uniti non hanno una legge equivalente al GDPR, ma hanno normative settoriali (HIPAA per la sanita, CCPA in California). Tuttavia, qualsiasi organizzazione nel mondo che tratta dati di persone nell’UE deve rispettare il GDPR, incluse le aziende americane con clienti o visitatori europei.

Conseguenze della non conformita al GDPR

Le sanzioni possono essere severe:

• Google - 50 milioni di euro di multa dalla CNIL francese (2019) per pratiche di protezione dati non trasparenti
• British Airways - 20 milioni di sterline dall’ICO britannico (2020) per violazione dati di 500.000 clienti
• Marriott International - 18,4 milioni di sterline dall’ICO (2021) per violazione dati di 339 milioni di clienti

Perche il GDPR e fondamentale per la gestione dei visitatori

I sistemi di gestione dei visitatori raccolgono, utilizzano e archiviano dati personali. I requisiti GDPR piu rilevanti sono:

• Ottenere consenso esplicito prima di raccogliere dati
• Fornire informazioni chiare sull’utilizzo dei dati
• Implementare misure di protezione adeguate
• Garantire il diritto di accesso, correzione e cancellazione
• Consentire la portabilita dei dati

Approfondisci: Come iniziare con la registrazione digitale dei visitatori in meno di 30 minuti. 5 miti sulla gestione digitale dei visitatori.

Un registro cartaceo e conforme al GDPR?

Un registro cartaceo alla reception presenta problemi significativi per la conformita al GDPR:

Un sistema digitale risolve tutti questi problemi con archiviazione sicura, accesso controllato e cancellazione automatizzata.

Approfondisci: 7 modi in cui la gestione dei visitatori migliora la sicurezza aziendale. 7 motivi per sostituire il registro cartaceo.

7 passi per rendere il vostro VMS conforme al GDPR

1. Chiedere il consenso esplicito

Assicuratevi che il VMS permetta ai visitatori di confermare di aver letto l’informativa sulla privacy e di acconsentire alla memorizzazione dei dati.

2. Fornire informazioni chiare sull’uso dei dati

Spiegate ai visitatori per cosa verranno utilizzati i dati, per quale scopo e per quanto tempo verranno conservati.

3. Raccogliere solo i dati necessari

Create procedure di check-in specifiche per diversi tipi di ospiti. Esempio: autorizzazione di sicurezza per aree riservate, solo nome dell’azienda per le consegne.

4. Controllare chi ha accesso ai dati

Implementate il controllo degli accessi affinche solo il personale autorizzato possa visualizzare i dati dei visitatori.

5. Crittografare le informazioni

I sistemi basati sul cloud utilizzano database criptati e trasferimenti HTTPS per proteggere i dati da accessi non autorizzati.

6. Rispettare i diritti delle persone

I visitatori possono ritirare il consenso in qualsiasi momento. Il sistema deve permettere di rimuovere, anonimizzare o modificare i dati su richiesta.

7. Documentare le attivita di trattamento dei dati

Tenete traccia di quali dati raccogliete, per cosa li utilizzate e con chi li condividete.

Come Vizito garantisce la conformita al GDPR

Vizito prende sul serio la protezione dei dati con queste funzionalita:

• Consenso - I visitatori confermano l’informativa sulla privacy
• Controllo accessi - Solo il personale autorizzato vede i dati
• Tipi di visitatori - Raccolta dati personalizzata per ogni tipologia
• Cancellazione automatica - Rimozione programmata delle informazioni
• Archiviazione sicura - Tutti i dati sui server protetti di Vizito

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