Il futuro della gestione dei visitatori: Previsioni e tendenze per il 2023 e oltre

Solo una decina di anni fa, entrare in un’azienda come visitatore vi riportava per lo più a un’epoca di carta e penna, in cui la gestione dei visitatori - se esisteva - era un processo lungo e soggetto a errori. I fogli di registrazione o i registri cartacei, con dettagli scritti a mano spesso difficili da leggere, rendevano difficile tracciare i visitatori e mantenere registri accurati. I badge dei visitatori modificati manualmente erano spesso generici e facilmente replicabili, con conseguenti rischi per la sicurezza.

Oggi il mondo della gestione dei visitatori si è evoluto notevolmente, abbracciando tecnologie all’avanguardia e l’automazione per fornire un’esperienza senza soluzione di continuità, sicura ed efficiente sia per i visitatori che per le organizzazioni.

E non finisce qui. Spinto dai progressi della tecnologia, dalle crescenti preoccupazioni per la sicurezza e dalla necessità di processi più efficienti, il mondo della gestione dei visitatori è destinato a evolversi ulteriormente e a compiere passi importanti negli anni a venire. Abbiamo chiesto ai fondatori del sistema VMS Vizito, Pieter-Jan Dries e Steven Gilissen, come prevedono il futuro della gestione dei visitatori. In questo blog post, esploreremo la trasformazione del settore e le innovazioni che ne stanno determinando il futuro.

Continuate a leggere per saperne di più sui cambiamenti significativi nella gestione dei visitatori negli ultimi anni e sulle tendenze chiave per il 2023 e oltre, come ad esempio:

• Intelligenza artificiale (AI) e apprendimento automatico
• Integrazione dell’Internet degli oggetti (IoT)
• Continua a porre l’accento sulle soluzioni senza contatto
• Miglioramento dell’esperienza del visitatore
• Misure di sicurezza avanzate
• Maggiore attenzione alla privacy dei dati
• Maggiore attenzione alla sostenibilità

Cambiamenti significativi nella gestione dei visitatori negli ultimi anni

La gestione dei visitatori è cambiata drasticamente negli ultimi anni. Dalle semplici soluzioni con carta e penna alle tecnologie più avanzate, ecco le innovazioni più importanti del settore:

Gestione digitale dei visitatori

Il passaggio dalla gestione tradizionale dei visitatori cartacea ai sistemi di gestione digitale dei visitatori (VMS) è stato uno sviluppo importante negli ultimi anni. Secondo Pieter-Jan Dries, cofondatore di Vizito, questo passaggio è stato naturale: “Poiché le aziende sono alla costante ricerca di modi per migliorare l’efficienza, la sicurezza e l’esperienza degli utenti, i sistemi digitali di gestione dei visitatori offrono numerosi vantaggi. Semplificano il processo di check-in, forniscono un modo più sicuro per gestire l’accesso dei visitatori e offrono una migliore raccolta e gestione dei dati. Un VMS digitale semplifica inoltre la conformità alle normative sulla protezione dei dati, come il GDPR, in quanto archivia i dati dei visitatori in modo sicuro e ne consente un facile recupero in caso di necessità”.

En savoir plus
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Sistemi basati sul cloud

Il cambiamento più importante è stato l’aumento delle soluzioni basate sul cloud. I sistemi di gestione dei visitatori basati sul cloud, come Vizito, offrono maggiore flessibilità, scalabilità e facilità di integrazione con altri sistemi, come i sistemi di controllo degli accessi (ACS) per fornire una soluzione di sicurezza completa. Le soluzioni basate sul cloud possono essere accessibili da remoto, rendendo più facile la gestione dei dati dei visitatori e il monitoraggio delle loro attività.

Tecnologia biometrica

Inoltre, è cresciuto l’uso della tecnologia biometrica per la verifica dell’identità dei visitatori. Gli scanner per le impronte digitali, il riconoscimento facciale e altri metodi biometrici offrono un livello di sicurezza e di accuratezza superiore rispetto ai metodi tradizionali, come le carte d’identità.

Privacy e sicurezza dei dati

Nel frattempo, i sistemi di gestione dei visitatori si sono adattati per soddisfare le crescenti esigenze di privacy e sicurezza dei dati. La conformità a normative come il GDPR è diventata essenziale e i moderni sistemi di gestione dei visitatori includono funzioni che aiutano le organizzazioni a gestire i dati dei visitatori in modo sicuro e a soddisfare questi requisiti.

Accesso senza contatto

In risposta alla pandemia COVID-19, ci si è concentrati sul check-in senza contatto. I visitatori possono pre-registrarsi online prima della visita, fornendo i propri dati e lo scopo della visita. All’arrivo, possono scansionare un codice QR con il loro smartphone per effettuare il check-in. I badge dei visitatori possono essere stampati automaticamente al momento del check-in, senza bisogno dell’intervento di un addetto alla reception.

Soluzioni adattabili

I moderni sistemi di gestione dei visitatori offrono maggiori opzioni di personalizzazione, consentendo alle organizzazioni di adattare l’esperienza dei visitatori alle loro specifiche esigenze e preferenze.

Tendenze chiave nella gestione dei visitatori per il 2023 e oltre

Il settore della gestione dei visitatori continuerà a evolversi in risposta alle tecnologie emergenti, ai problemi di sicurezza e alle mutate esigenze aziendali. Noi di Vizito vediamo 7 tendenze che daranno forma al settore nel 2023 e oltre:

1. Intelligenza artificiale (AI) e apprendimento automatico

L’intelligenza artificiale e l’apprendimento automatico svolgeranno un ruolo sempre più importante nei sistemi di gestione dei visitatori, consentendo analisi più avanzate, riconoscimento di modelli e capacità predittive. Ciò può aiutare le organizzazioni a identificare potenziali minacce alla sicurezza e a ottimizzare i processi di gestione dei visitatori.

Pieter-Jan Dries: “In Vizito siamo entusiasti di assistere allo sviluppo del potenziale dell’IA e dell’apprendimento automatico. È molto eccitante pensare a ciò che l’IA potrebbe riservarci e teniamo d’occhio gli sviluppi in questo settore. Queste tecnologie potrebbero non solo migliorare l’efficienza e la sicurezza dei processi di gestione dei visitatori, ma anche migliorare l’esperienza complessiva dei visitatori”.

Alcune aree in cui l’intelligenza artificiale può rivelarsi utile sono:

• Aiutare le organizzazioni ad analizzare i dati dei visitatori in modo più efficace
• Migliorare il rilevamento di potenziali rischi per la sicurezza identificando modelli o comportamenti insoliti.
• Offrire un’esperienza più personalizzata ai visitatori analizzando le loro preferenze, adattando le notifiche e personalizzando il processo di check-in, ad esempio personalizzando i messaggi di benvenuto, consigliando sale riunioni adatte o suggerendo eventi o strutture rilevanti.

In breve, i progressi dell’IA possono rivoluzionare il settore della gestione dei visitatori, aiutando le organizzazioni a gestirli ancora meglio.

2. Integrazione dell’Internet degli oggetti (IoT)

L’integrazione dei dispositivi IoT con i sistemi di gestione dei visitatori diventerà sempre più diffusa. Ciò consentirà di tracciare in tempo reale i movimenti dei visitatori, di monitorare le condizioni della struttura e di migliorare il controllo degli accessi attraverso dispositivi connessi come serrature intelligenti, telecamere e sensori.

3. Continua a porre l’accento sulle soluzioni senza contatto

La pandemia COVID-19 ha accelerato l’adozione delle tecnologie senza contatto e questa tendenza è destinata a continuare. I processi di check-in senza contatto, il riconoscimento facciale e altre soluzioni contactless si diffonderanno sempre di più, poiché le organizzazioni danno priorità alla sicurezza e all’igiene.

4. Miglioramento dell’esperienza del visitatore

Il settore della gestione dei visitatori si concentrerà sul miglioramento dell’esperienza dei visitatori attraverso la personalizzazione, la personalizzazione e la semplificazione dei processi. Ciò può includere badge personalizzati per i visitatori, notifiche personalizzate per i visitatori e procedure di check-in più efficienti.

5. Misure di sicurezza avanzate

La sicurezza rimarrà una priorità assoluta e i sistemi di gestione dei visitatori continueranno a incorporare funzioni di sicurezza avanzate come la biometria, l’autenticazione a più fattori e l’integrazione con altri sistemi di sicurezza come il controllo degli accessi, la videosorveglianza e i sistemi di allarme.

Il futuro potrebbe anche vedere la nascita di piattaforme di sicurezza unificate che combinano un sistema di gestione dei visitatori, il controllo degli accessi, la TVCC e i sistemi di allarme in un’unica soluzione integrata. Queste piattaforme potrebbero offrire gestione, monitoraggio e controllo centralizzati, semplificando la gestione della sicurezza e consentendo alle organizzazioni di rispondere in modo ancora più efficace agli incidenti di sicurezza.

Per ulteriori informazioni sulla sicurezza del luogo di lavoro, consultate i nostri articoli su miglioramento della sicurezza con un VMS, integrazione con il controllo degli accessi, suggerimenti per la sicurezza del luogo di lavoro e NDA per i visitatori.

6. Maggiore attenzione alla privacy dei dati

Le preoccupazioni relative alla privacy e alla sicurezza dei dati sono sempre più in primo piano, in quanto le organizzazioni e gli individui sono sempre più consapevoli dei rischi associati alle violazioni dei dati e all’uso improprio delle informazioni personali. Con l’evoluzione delle normative sulla privacy dei dati, i sistemi di gestione dei visitatori dovranno adattarsi di conseguenza. Garantire la conformità a normative come il GDPR e il CCPA diventerà sempre più importante, con sistemi che offrono migliori funzioni di protezione dei dati e processi di gestione dei dati più trasparenti.

I fornitori di VMS, come Vizito, sono sempre all’avanguardia. Pieter-Jan Dries: “Lavoriamo attivamente per garantire che il nostro VMS sia conforme alle normative sulla protezione dei dati, come il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) nell’Unione Europea e altre leggi locali sulla privacy. Ciò comporta l’implementazione di politiche appropriate di elaborazione e archiviazione dei dati, nonché la fornitura alle organizzazioni di strumenti per gestire l’accesso e il consenso ai dati.”

“Per proteggere le informazioni sensibili dei visitatori da accessi non autorizzati, Vizito utilizza metodi di crittografia forti per la trasmissione e l’archiviazione dei dati. Utilizzando i protocolli di crittografia standard del settore, Vizito garantisce la sicurezza dei dati, sia a riposo che in transito.”

“Siamo impegnati a proteggere le informazioni sensibili e a creare fiducia con i nostri clienti e utenti finali. Con l’evoluzione del settore, continueremo a dare priorità alla privacy e alla sicurezza dei dati, assicurando che il nostro VMS rimanga una soluzione affidabile e sicura per le organizzazioni”.

7. Maggiore attenzione alla sostenibilità

Un’ultima tendenza che prevediamo per il prossimo futuro è una crescente attenzione alla sostenibilità all’interno del settore della gestione dei visitatori, con un’enfasi sulla riduzione degli sprechi, del consumo energetico e dell’impatto ambientale. Ciò può comportare l’utilizzo di materiali ecologici per i badge dei visitatori, l’implementazione di tecnologie ad alta efficienza energetica e la promozione di soluzioni digitali che riducano al minimo l’uso della carta.

Queste tendenze evidenziano la natura in evoluzione del settore della gestione dei visitatori e sottolineano l’importanza di rimanere aggiornati con i progressi tecnologici e le mutevoli esigenze aziendali per rimanere competitivi sul mercato.

La sostenibilità è un tema importante per i fondatori di Vizito, Pieter-Jan Dries e Steven Gilissen. “Facciamo tutto il possibile per ridurre la nostra impronta di carbonio”, spiegano i due. “Per esempio, evitiamo le scartoffie, riutilizziamo i pacchi, lavoriamo in postazioni di lavoro ad alta efficienza energetica e abbiamo una flotta di veicoli elettrici al 100%. Incoraggiamo i nostri clienti a dare il loro contributo, ad esempio eliminando la carta. Utilizzare una soluzione digitale per la gestione dei visitatori è un ottimo primo passo”.

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Ecco l’ufficio del futuro e come prepararsi.

Sfide nel campo della gestione dei visitatori

In vista del 2023 e oltre, le aziende e i fornitori di sistemi digitali di gestione dei visitatori devono affrontare diverse sfide.

Problemi di privacy e sicurezza dei dati

Con la crescente preoccupazione per la privacy dei dati e le minacce informatiche, le aziende devono assicurarsi che i loro sistemi di gestione dei visitatori siano conformi alle normative locali e internazionali in materia di protezione dei dati, salvaguardando le informazioni dei visitatori da accessi non autorizzati e potenziali violazioni.

Problemi di salute

Alla luce della pandemia COVID-19, è aumentata la richiesta di soluzioni di gestione dei visitatori senza contatto. Le aziende devono continuare a innovare e sviluppare tecnologie che riducano al minimo il contatto fisico e promuovano un’esperienza di visita sicura e igienica.

Preoccupazioni ambientali

Poiché le preoccupazioni ambientali diventano sempre più importanti, le aziende e i fornitori dovrebbero considerare l’impatto ambientale delle loro soluzioni di gestione dei visitatori. Ciò potrebbe comportare l’implementazione di sistemi senza carta, l’ottimizzazione dell’uso dell’energia e la scelta di hardware e materiali eco-compatibili.

Conformità alle normative

Le aziende devono tenersi informate sulle normative locali, nazionali e internazionali che riguardano la gestione dei visitatori e garantire che i loro sistemi siano conformi a tali requisiti. Ciò può includere lo screening dei visitatori a fini di sicurezza, l’adesione alle linee guida specifiche del settore e il mantenimento di registri accurati dei visitatori.

Minacce alla sicurezza in continua evoluzione

Con il potenziale emergere di nuovi tipi di minacce alla sicurezza, le aziende e i fornitori devono rimanere vigili e valutare costantemente la capacità dei loro sistemi di gestione dei visitatori di proteggersi dai rischi in evoluzione. Ciò può comportare regolari controlli di sicurezza, aggiornamenti del software e l’incorporazione di nuove funzioni di sicurezza, se necessario.

Vizito, in qualità di fornitore di sistemi di gestione dei visitatori (VMS) all’avanguardia, sta adottando diverse misure per rimanere al passo con i tempi e affrontare le tendenze emergenti del settore. Per rimanere all’avanguardia nelle soluzioni di gestione dei visitatori, l’azienda investe continuamente in ricerca e sviluppo per identificare e incorporare le ultime tecnologie e innovazioni nel proprio VMS, assicurando che la soluzione risponda alle esigenze dei clienti in continua evoluzione.

Per capire come un moderno sistema di gestione dei visitatori può aiutare la vostra azienda, provate Vizito durante una prova di 14 giorni. Chiacchierate con noi o prenotate una demo per discutere di come Vizito possa aiutarvi a migliorare la vostra accoglienza.

Avete altre domande? Queste sono le 7 domande più comuni sui sistemi di gestione dei visitatori - e le nostre risposte.