Cos'è la registro dei visitatori?

Immaginate che la gente possa entrare e uscire dalla vostra azienda, vagando per i vostri uffici a proprio piacimento.

Come potreste tenere al sicuro i vostri datori di lavoro e i vostri edifici, se non avete alcun controllo su chi entra nei vostri locali? E come potreste tenere al sicuro i vostri visitatori, se non sapete dove sono? Come potreste sapere chi evacuare in caso di emergenza, se non sapete nemmeno chi è sul posto?

È qui che entra in gioco la registro dei visitatori. La registro dei visitatori vi aiuta ad aumentare la sicurezza e l’incolumità, facendo allo stesso tempo un’ottima impressione sui visitatori.

Cos’è la registro dei visitatori?

La registro dei visitatori è un processo che aiuta le aziende a tenere traccia delle persone che visitano i loro edifici. Accogliere gli ospiti è solo una piccola parte di questo processo. Registrare i visitatori, assicurarsi che rispettino le vostre politiche, notificare ai dipendenti che il loro ospite è arrivato, gestire le evacuazioni… fa tutto parte del processo.

Questo processo può variare a seconda dell’azienda, della filiale, del settore o della posizione geografica. Per alcune organizzazioni è sufficiente tenere traccia dei nomi dei visitatori, per altre ci sono requisiti di sicurezza più severi, come badge, documenti legali e scorte per i dipendenti.

Cosa sono i sistemi di registro dei visitatori?

I sistemi di registro dei visitatori sono strumenti che aiutano le aziende a svolgere questo processo. Il sistema può variare a seconda dell’azienda - dalla vecchia scuola di carta e penna a un più sofisticato sistema di registro dei visitatori digitale.

Vedendo i vantaggi, le aziende stanno sempre più passando a un sistema di registro dei visitatori digitale che può aiutarle a fare molto di più di un classico sistema manuale. Invece di tenere un registro cartaceo dei visitatori e la necessità di un receptionist che informi un dipendente dell’arrivo del suo ospite, ora è possibile gestire tutte le parti della registro dei visitatori in un unico posto.

Preferisci ancora la carta? In questo articolo vi diamo 5 consigli per migliorare il vostro registro dei visitatori.

Come funzionano i sistemi digitali di registro dei visitatori?

Un sistema di registro digitale dei visitatori utilizza un tablet o un computer per monitorare e registrare le informazioni dei visitatori.

Quando un ospite arriva, inserisce il suo nome e altri dettagli, scatta una foto, e se necessario firma digitalmente i documenti, come i protocolli di sicurezza o gli NDA. Se sono pre-registrati, possono semplicemente scansionare un codice QR per registrarsi.

Poi, il sistema di registro dei visitatori notifica automaticamente alla persona giusta nell’azienda che il loro ospite è arrivato.

Impersonale? O troppo complicato? In questo articolo sfatiamo i 5 miti principali sulla registro digitale dei visitatori.

Come può aiutarti la registro digitale dei visitatori?

Ci sono diverse cose che la registro digitale dei visitatori può fare per te.

Migliorare la sicurezza

Il vostro front desk è la vostra prima linea di difesa contro i visitatori indesiderati. Un sistema digitale di registro dei visitatori si assicura che una persona irresponsabile non possa introdursi nella tua azienda, implementando molteplici funzioni che migliorano la sicurezza:

• Registri dei visitatori
• Badge per i visitatori con foto
• Cattura della firma
• Avvisi
• …

Migliorare la sicurezza

Nel caso di una situazione di emergenza, come un incendio, puoi facilmente localizzare e avvisare tutti i presenti. Oltre ad un allarme, puoi anche fornire istruzioni su cosa fare.

Poi c’è il tema della privacy dei dati. Qualunque sia il paese in cui opera la tua azienda, è probabile che tu debba rispettare le severe leggi sulla privacy come il GDPR. Un sistema digitale di registro dei visitatori assicura che tutti i dati dei tuoi visitatori rimangano privati e aiuterà la tua azienda a rispettare tutte le normative.

Per saperne di più
Migliorare la sicurezza della vostra azienda? Ecco 7 modi in cui i sistemi di gestione dei visitatori possono aiutarvi

Migliorare l’efficienza

Un sistema digitale di registro dei visitatori ti permette di rendere la tua reception molto più efficiente. Gli addetti alla reception non hanno più bisogno di stampare e archiviare documenti cartacei, scrivere a mano i badge o avvisare i dipendenti quando l’ospite è arrivato. Questo lascia loro il tempo di concentrarsi su compiti più importanti, come aiutare le persone che hanno bisogno di attenzione extra e creare un caldo benvenuto per i tuoi ospiti.

Migliora la tua reputazione

Un moderno sistema di registrazione con branding personalizzato può aiutarvi a fare una prima impressione potente sui vostri visitatori, clienti e potenziali clienti. La registro digitale dei visitatori ti dà tutti gli strumenti necessari per creare uno spazio caldo e accogliente nella tua area di ricevimento, mostrando ai tuoi visitatori che ti preoccupi veramente della loro sicurezza.

Per avere un’idea di come un moderno sistema di registro dei visitatori può aiutare il tuo business a crescere, prova Vizito gratuitamente durante una prova di 14 giorni o chatta con noi per discutere di come Vizito può aiutarti a migliorare la tua ricezione.

Hai altre domande? Queste sono le 7 domande più comuni sulla registro digitale dei visitatori - e le nostre risposte.