Cos'è la registro dei visitatori?

La registrazione dei visitatori e il processo con cui le aziende tracciano chi entra e chi esce dai propri edifici, garantendo sicurezza, conformita normativa e un’esperienza di accoglienza professionale. Comprende la registrazione degli ospiti, la verifica dell’identita, le notifiche automatiche al personale e la gestione delle evacuazioni.

Cos’e la registrazione dei visitatori?

La registrazione dei visitatori va ben oltre il semplice saluto agli ospiti. E un processo strutturato che include:

• Registrazione dei dati del visitatore
• Verifica del rispetto delle politiche aziendali
• Notifica ai dipendenti dell’arrivo del loro ospite
• Gestione delle evacuazioni in caso di emergenza
• Archiviazione sicura delle informazioni

Questo processo varia in base all’azienda, al settore e alla posizione geografica. Alcune organizzazioni richiedono solo i nomi dei visitatori, mentre altre impongono requisiti di sicurezza piu severi come badge, documenti legali e scorte per i dipendenti.

Cosa sono i sistemi di registrazione dei visitatori?

I sistemi di registrazione dei visitatori sono gli strumenti che supportano questo processo. Possono essere:

Le aziende stanno sempre piu passando ai sistemi digitali, che permettono di gestire tutte le fasi della registrazione in un unico posto, eliminando registri cartacei e la necessita di notifiche manuali.

Preferisci ancora la carta? In questo articolo trovi 5 consigli per migliorare il tuo registro dei visitatori.

Come funzionano i sistemi digitali di registrazione dei visitatori?

Un sistema digitale di registrazione dei visitatori utilizza un tablet o un computer per raccogliere e gestire le informazioni degli ospiti. Ecco il flusso tipico:

1. Il visitatore arriva e inserisce nome e dettagli sul dispositivo
2. Scatta una foto e, se necessario, firma digitalmente documenti (protocolli di sicurezza, NDA)
3. Se pre-registrato, scansiona un codice QR per completare il check-in in pochi secondi
4. Il sistema notifica automaticamente all’ospite interno che il visitatore e arrivato

Troppo complicato? Impersonale? Sfatiamo i 5 miti principali sulla registrazione digitale dei visitatori.

4 vantaggi della registrazione digitale dei visitatori

Sicurezza migliorata contro visitatori non autorizzati

Il front desk e la prima linea di difesa. Un sistema digitale implementa molteplici funzioni di sicurezza:

• Registri dei visitatori in tempo reale
• Badge con foto per l’identificazione
• Cattura della firma digitale
• Avvisi automatici al personale

Gestione delle emergenze e protezione dei dati

In caso di emergenza, come un incendio, il sistema permette di localizzare e avvisare rapidamente tutti i presenti con istruzioni su cosa fare.

Per la privacy dei dati, un sistema digitale assicura che tutte le informazioni dei visitatori rimangano private e conformi alle normative come il GDPR, indipendentemente dal paese in cui opera la vostra azienda.

Per saperne di piu: 7 modi in cui i sistemi di gestione dei visitatori possono migliorare la sicurezza nella vostra azienda

Maggiore efficienza per la reception

Con un sistema digitale, gli addetti alla reception non devono piu:

• Stampare e archiviare documenti cartacei
• Scrivere a mano i badge
• Avvisare manualmente i dipendenti dell’arrivo degli ospiti

Questo lascia tempo per concentrarsi su compiti piu importanti, come offrire un’accoglienza calorosa.

Reputazione aziendale professionale e moderna

Un sistema di registrazione con branding personalizzato vi aiuta a fare un’ottima prima impressione su visitatori, clienti e potenziali clienti, dimostrando che vi preoccupate della loro sicurezza e della loro esperienza.

Per avere un’idea di come un moderno sistema di registro dei visitatori può aiutare il tuo business a crescere, prova Vizito gratuitamente durante una prova di 14 giorni o chatta con noi per discutere di come Vizito può aiutarti a migliorare la tua ricezione.

Hai altre domande? Queste sono le 7 domande più comuni sulla registro digitale dei visitatori - e le nostre risposte.