Come i sistemi di gestione dei visitatori possono migliorare la sicurezza in azienda

Dipendenti, clienti, fornitori, visitatori: in molte aziende le persone entrano ed escono tutto il giorno. Questo comporta alcuni rischi. Come evitare che visitatori indesiderati entrino nel vostro edificio? Come si fa a mantenere sano il luogo di lavoro? Come proteggere i dati dei visitatori? E come tenere tutti al sicuro se, ad esempio, scoppia un incendio?

Telecamere di sicurezza e sistemi di allarme sono già presenti nella maggior parte delle aziende. Tuttavia, questi non bastano a limitare i rischi. Spesso si trascura il fatto che la reception è la prima linea di difesa. Passando a un sistema di gestione dei visitatori, vi assicurate che il vostro posto di lavoro rimanga sicuro e sano.

Ecco sette modi in cui i sistemi di gestione dei visitatori possono migliorare la sicurezza della vostra azienda.

1. Controllo dei visitatori

Il primo modo in cui i sistemi di gestione dei visitatori aumentano la sicurezza è la gestione del flusso di persone che entrano ed escono. Chiunque entri nell’edificio deve registrarsi al momento dell’ingresso o dell’uscita. In questo modo si sa esattamente chi si trova sul posto in qualsiasi momento.

Ai visitatori viene anche chiesto di fornire alcune informazioni personali, come il numero di telefono, l’e-mail e possono farsi fotografare. Questi dati vengono poi archiviati nel cloud. Questo può dissuadere chiunque abbia intenzioni malevole dall’entrare nei locali.

2. Avvisi immediati

I sistemi di gestione dei visitatori inviano immediatamente una notifica all’ospite quando questo è arrivato. Può trattarsi di un messaggio di testo, di un’e-mail o di un avviso tramite un’altra applicazione come Slack.

In questo modo, che siate in ufficio o meno, saprete immediatamente quando qualcuno si presenta alla vostra reception. In questo modo i visitatori non devono mai aspettare a lungo e voi avete il pieno controllo di chi si trova nel vostro edificio.

Leggi tutto

Che cos’è la gestione dei visitatori?

Come iniziare con un sistema di gestione dei visitatori in meno di 30 minuti

3. Badge identificativi

I badge per i visitatori rilasciati a mano possono essere facilmente persi, abusati o falsificati. Con un sistema di gestione dei visitatori, questi ultimi possono stampare un badge identificativo che non può essere manomesso.

Il badge contiene una foto e i dati del visitatore, in modo che chiunque si trovi sul posto possa essere facilmente identificato. Inoltre, il badge include il nome dell’ospite e una data di scadenza, per evitare che il badge venga utilizzato più volte.

4. Gestione dell’evacuazione

Tutte le aziende, come la vostra, si impegnano per garantire la sicurezza nei propri locali. Ma una situazione di emergenza può sempre verificarsi.

Immaginate una situazione del genere. Nel vostro edificio scoppia un incendio. Tutto il personale si è radunato all’esterno, ma che dire del personale addetto alle pulizie che lavora all’interno dell’edificio? E quanti visitatori sono presenti in questo momento?

Senza un sistema di check-in e check-out continuo, la strategia di evacuazione presenta molte lacune. Fortunatamente, viviamo in un’epoca in cui la tecnologia può eliminare queste preoccupazioni. Con un sistema di gestione dei visitatori, la reception può notificare immediatamente a tutti i presenti nell’edificio lo scoppio di un incendio, l’ingresso di un intruso o qualsiasi altra emergenza. Le istruzioni di sicurezza possono essere inviate facilmente e l’evacuazione può avvenire senza problemi.

Leggi tutto

La top 10 delle competenze di cui ogni receptionist ha bisogno

5 tendenze nella gestione delle strutture che si distinguono nel 2022

5 miti sulla gestione dei visitatori

5. Conformità al contratto digitale

I vostri visitatori devono firmare un modulo o un accordo? Con un sistema di gestione dei visitatori, potete far loro firmare digitalmente accordi di non divulgazione, protocolli di sicurezza o regolamenti aziendali. Le informazioni vengono poi archiviate nel cloud. La fornitura dei documenti attraverso una piattaforma digitale centralizzata velocizza il processo e garantisce una maggiore conformità.

6. Protezione dei dati

A differenza del registro cartaceo, la gestione dei visitatori garantisce la sicurezza dei dati riservati. I visitatori possono accedere solo alle proprie informazioni e non possono visualizzare i dati degli altri ospiti alla reception. Dopo il processo di registrazione, tutte le informazioni vengono archiviate in modo rapido e sicuro nel database.

7. Salute

In molte aziende tutto è tornato alla normalità dopo la crisi della corona. Le riunioni con i clienti, i consigli di amministrazione e gli eventi di networking possono svolgersi come prima della pandemia. Il personale è tornato, così come i fornitori di ristoranti aziendali, caffè e distributori automatici. Forse avete appaltatori che stanno convertendo i vostri uffici per adattarli alle nuove tendenze del lavoro flessibile e ibrido.

In breve, le aziende sono di nuovo in fermento. E ogni visitatore accolto in azienda è un potenziale diffusore di COVID-19.

I sistemi di gestione dei visitatori sono diventati indispensabili per proteggere la salute e la sicurezza dei dipendenti e dei visitatori. Possono aiutare a controllare i visitatori e, se si verifica un’epidemia, si sa esattamente chi avvisare.

La sicurezza dei vostri edifici, dei vostri dipendenti e dei vostri visitatori è una preoccupazione primaria per qualsiasi organizzazione. Tutto parte dalla reception. Un solido sistema di gestione dei visitatori può proteggere la vostra azienda da tutti i possibili rischi per la sicurezza. E un maggiore senso di sicurezza è a sua volta legato a un migliore impegno e rendimento del personale.

In Vizito prendiamo sul serio la sicurezza. Per avere un’idea di come un moderno sistema di gestione dei visitatori possa aiutare la vostra azienda, provate Vizito durante una prova di 14 giorni o chattate con noi per discutere di come Vizito possa aiutarvi a migliorare la vostra accoglienza.

Hai altre domande? Queste sono le 7 domande più comuni sui sistemi di gestione dei visitatori - e le nostre risposte.