7 domande comuni sui sistemi di registro dei visitatori digitali

Risparmiare tempo, ridurre la carta e lasciare una prima impressione indelebile con i vostri clienti: la registro digitale dei visitatori offre molti vantaggi.

Se stai considerando un sistema di registro digitale dei visitatori, probabilmente hai molte domande. Ecco le sette domande che sentiamo più spesso - e, naturalmente, le nostre risposte.

1. Quali sono i vantaggi della registro digitale dei visitatori?

I vantaggi della registro digitale dei visitatori sono numerosi. Ne elenchiamo alcuni:

• Risparmio di tempo. Grazie alla registro digitale dei visitatori, i vostri addetti alla reception non sprecheranno più tempo a registrare i visitatori, tenere i registri, stampare i badge e rintracciare e notificare i contatti. Questo libera il tempo per concentrarsi su altre responsabilità.
• Meno carta e meno amministrazione. Tenere registri cartacei e informazioni sui visitatori appartiene al passato. D’ora in poi, potrai gestire comodamente tutte le informazioni di tutte le tue sedi ed edifici da un unico pannello di controllo.
• Sicurezza. All’indomani di Covid-19, un sistema che supporta l’accesso senza contatto è molto gradito. Alcuni sistemi digitali di registro dei visitatori, come Vizito, permettono ai tuoi visitatori di pre-registrarsi in modo che quando arrivano, tutto quello che devono fare è scansionare un codice QR con il loro smartphone. Completamente a prova di bomba.
• Protezione dei dati. La registro digitale dei visitatori è più sicura di una lista cartacea che si trova alla reception e sulla quale i visitatori possono vedere le informazioni di altre persone. I dati dei tuoi visitatori sono trattati e conservati in modo sicuro secondo la legislazione GDPR.
• Aspetto personalizzabile. Con la maggior parte delle gestione digitale dei visitatori come i sistemi Vizito, è possibile personalizzare completamente l’aspetto per adattarlo alla propria identità aziendale. Se lo desiderate, potete anche condividere con i vostri visitatori informazioni importanti, come le istruzioni di sicurezza.
  
  

2. I visitatori trovano il sistema facile da usare?

Sì, la maggior parte sì. Secondo i nostri clienti, i loro visitatori sono entusiasti del nuovo modo di registrarsi.

La registro digitale dei visitatori offre dei vantaggi per i vostri ospiti: non devono aspettare che un impiegato faccia il check-in, ma possono iniziare subito. I visitatori che si registrano in anticipo devono solo scansionare il loro codice QR all’arrivo. Anche questo fa risparmiare loro tempo.

La registro digitale dei visitatori ti permette anche di dare il benvenuto ai tuoi visitatori nella loro lingua. Questo rende più facile per loro compilare il modulo di registrazione e leggere qualsiasi informazione aggiuntiva.

3. Il sistema sostituisce il mio receptionist?

Questo, naturalmente, dipende interamente da te, ma la maggior parte dei nostri clienti sceglie Vizito per integrare la loro reception esistente - e ad una frazione del costo di un membro aggiuntivo del personale. Il grande vantaggio è che il sistema automatizza diversi compiti ripetitivi e che richiedono molto tempo, permettendo ai vostri receptionist di concentrarsi su altre responsabilità.

4. Quanto tempo ci vuole per installare il sistema, e di cosa ho bisogno?

La maggior parte degli utenti installa un sistema di registro dei visitatori digitali su un tablet. Vizito è disponibile per Apple iPad e tablet Android, ma funziona anche su un PC touchscreen. Puoi collegare tutti i dispositivi che vuoi al tuo account.

Il sistema è facile da installare. Crea un account, installa l’app e personalizzala secondo le tue esigenze, ci vogliono solo pochi istanti per impostarla. Il team di Vizito è sempre disponibile per rispondere a tutte le tue domande.

5. Quali aziende usano la registro digitale dei visitatori?

Tutti i tipi di aziende - dalle piccole imprese alle multinazionali - usano la registro digitale dei visitatori. Vizito è usato in tutto il mondo in tutti i tipi di industrie: dalle imprese ai data center, agli ospedali e alle università.

6. L’app si integra con altri sistemi?

Non tutti i sistemi di registrazione dei visitatori offrono integrazioni, ma molte app, come Vizito, lo fanno. Puoi sincronizzare il sistema con il tuo server Active Directory, i sistemi di notifica e altro ancora. Per esempio, puoi far sì che il tuo staff sia avvisato automaticamente via Slack, Teams, e-mail e/o messaggi di testo quando il loro ospite è arrivato. Siate alla ricerca di sistemi che forniscono un’API per costruire integrazioni personalizzate.

7. Come può la registro digitale dei visitatori aiutare la sicurezza?

La registro digitale dei visitatori fornisce un firewall per la tua azienda. Consentendo ai visitatori di effettuare il check-in digitale e di fornire informazioni se necessario, si sa chi si trova nei vostri edifici in qualsiasi momento. Hai anche la possibilità di controllare i tuoi visitatori prima di concedere loro l’accesso. E utilizzando badge stampati, possibilmente con una foto, puoi anche identificare facilmente le persone nei tuoi edifici.

In caso di emergenza, come un incendio, un sistema come Vizito permette anche di inviare un avviso a tutti coloro che hanno fatto il check-in e non hanno fatto il check-out, in modo che i visitatori possano lasciare l’edificio in tempo.

Durante le pandemie, un sistema di registrazione digitale dei visitatori è anche utile per tracciare i contatti quando qualcuno si ammala. Aiutate il vostro personale e le loro famiglie a rimanere al sicuro, notificando loro i potenziali contatti ad alto rischio.

Per avere un’idea di come un moderno sistema di registro dei visitatori possa aiutare il tuo business a crescere, prova Vizito gratuitamente durante un 14 giorni di prova o chattare con noi per discutere di come Vizito può aiutarvi a migliorare la vostra ricezione.