7 domande comuni sui sistemi di registro dei visitatori digitali

Un sistema di registrazione digitale dei visitatori consente alle aziende di risparmiare tempo, ridurre la carta e fare un’ottima prima impressione sugli ospiti, gestendo check-in, notifiche e badge in modo automatizzato. Ecco le sette domande piu frequenti su questi sistemi, con le relative risposte.

Quali sono i vantaggi della registrazione digitale dei visitatori?

I vantaggi di un sistema di gestione dei visitatori digitale sono numerosi:

• Risparmio di tempo. Gli addetti alla reception non devono piu registrare manualmente i visitatori, stampare badge o rintracciare i contatti. Questo libera tempo per altre responsabilita.
• Meno carta e amministrazione. Registri cartacei e archivi fisici appartengono al passato. Tutte le informazioni di tutte le sedi sono gestite da un unico pannello di controllo.
• Sicurezza e accesso senza contatto. Sistemi come Vizito permettono ai visitatori di pre-registrarsi e fare check-in con codice QR tramite smartphone.
• Protezione dei dati conforme al GDPR. I dati dei visitatori sono trattati e conservati in modo sicuro, senza fogli visibili alla reception.
• Aspetto personalizzabile. Con sistemi come Vizito, potete personalizzare completamente l’aspetto per adattarlo alla vostra identita aziendale e condividere informazioni importanti come le istruzioni di sicurezza.

I visitatori trovano il sistema facile da usare?

Si, nella grande maggioranza dei casi. I clienti Vizito riferiscono che i loro visitatori apprezzano il nuovo modo di registrarsi. Ecco perche:

• I visitatori non devono aspettare un impiegato e possono iniziare subito il check-in
• Chi si pre-registra deve solo scansionare il codice QR all’arrivo
• Il sistema accoglie ogni visitatore nella propria lingua, facilitando la compilazione del modulo

Il sistema sostituisce il receptionist?

No. La maggior parte delle aziende sceglie Vizito per integrare la reception esistente, non per sostituirla. Il grande vantaggio e che il sistema automatizza i compiti ripetitivi - registrazione, stampa badge, notifiche - permettendo ai receptionist di concentrarsi sull’accoglienza personalizzata e su altre responsabilita importanti.

Quanto tempo ci vuole per installare il sistema e di cosa ho bisogno?

Il team di Vizito e sempre disponibile per rispondere a tutte le domande durante la configurazione.

Quali aziende usano la registrazione digitale dei visitatori?

Tutti i tipi di aziende - dalle piccole imprese alle multinazionali - utilizzano la registrazione digitale dei visitatori. Vizito e usato in tutto il mondo in diversi settori:

• Aziende e uffici
• Data center
• Ospedali e strutture sanitarie
• Universita e istituti di formazione

L’app si integra con altri sistemi?

Si. Vizito offre diverse integrazioni per collegare il sistema ai vostri strumenti aziendali:

• Microsoft Entra ID per la sincronizzazione degli utenti
• Slack, Teams, e-mail e SMS per notifiche automatiche all’arrivo degli ospiti
• API aperta per costruire integrazioni personalizzate

Non tutti i sistemi di registrazione dei visitatori offrono queste possibilita: verificate sempre la disponibilita di integrazioni prima di scegliere.

Come puo la registrazione digitale dei visitatori migliorare la sicurezza?

Un sistema di registrazione digitale dei visitatori rappresenta un vero e proprio firewall per la vostra azienda:

1. Sapere chi e presente - Il check-in digitale vi consente di sapere in ogni momento chi si trova nei vostri edifici
2. Controllo preventivo - Potete verificare i visitatori prima di concedere l’accesso
3. Badge con foto - I badge stampati permettono di identificare facilmente le persone
4. Avvisi di emergenza - In caso di incendio o altra emergenza, potete inviare un avviso a tutti i presenti che non hanno fatto check-out
5. Tracciamento dei contatti - In caso di pandemia, potete notificare al personale i potenziali contatti ad alto rischio

Per avere un’idea di come un moderno sistema di registro dei visitatori possa aiutare il tuo business a crescere, prova Vizito gratuitamente durante un 14 giorni di prova o chattare con noi per discutere di come Vizito può aiutarvi a migliorare la vostra ricezione.