5 miti sulla registro digitale dei visitatori

5 idee sbagliate sulla registro digitale dei visitatori

Un sistema di registro dei visitatori elegante, efficiente e sicuro è un must in un’organizzazione moderna. I sistemi di registro dei visitatori digitali sono diventati sempre più popolari nelle aziende. Ma i vantaggi non sono ancora chiari a tutti. Comprensibile, dato che ci sono ancora molte idee sbagliate sulla registro digitale dei visitatori.

Se stai considerando un sistema di registro digitale dei visitatori, potresti avere molte domande. Il sistema è adatto alla vostra azienda? Come la prenderanno i vostri ospiti? E qualcuno perderà il lavoro? Per chiarire la confusione, sfatiamo i 5 principali miti sulla gestione digitale dei visitatori.

Mito 1: “La registro digitale dei visitatori è solo per le grandi organizzazioni”.

Verità: Ogni azienda può beneficiare della registro digitale dei visitatori. La sicurezza è fondamentale per tutte le organizzazioni, indipendentemente dalle dimensioni.

Se hai una piccola azienda che ha sempre usato un registro cartaceo, potresti vedere l’aggiornamento a un sistema digitale come un lusso, destinato alle grandi aziende. Ma la registro digitale dei visitatori può anche aiutare il vostro business. Solo perché non avete decine di visitatori ogni giorno, questo non significa che non possiate beneficiare di un processo di registrazione efficiente e di un sistema che aumenta la sicurezza.

L’implementazione di un moderno sistema di registro dei visitatori può lasciare un’impressione duratura sui vostri ospiti e potenziali clienti, e dare alla vostra azienda l’aspetto e la sensazione di cui avete bisogno per competere con i grandi.

Questi sono alcuni dei modi in cui le aziende grandi e piccole possono beneficiare di un sistema di registro dei visitatori digitale:

• I badge stampabili con foto identificativa sono un ottimo modo per aumentare la sicurezza in tutte le aziende, grandi o piccole
• Le politiche, come una politica di salute e sicurezza, esistono in ogni azienda. Un sistema di registro dei visitatori rende facile comunicarle ai visitatori
• Un’evacuazione di emergenza è qualcosa che si preferirebbe evitare, ma con la registro digitale dei visitatori, almeno un’evacuazione può essere organizzata più facilmente perché le liste di evacuazione sono accessibili su dispositivi mobili
• La pandemia di coronarie ci ha resi tutti più cauti, e molti visitatori sono riluttanti a toccare una cartellina e una penna che passano per le mani di tutti. Le moderne app permettono alle persone di fare il check-in con il proprio smartphone, mantenendo la distanza dal personale della reception
• Grande o piccolo: la legislazione sulla privacy come il GDPR si applica ad ogni azienda. Con un sistema digitale di registro dei visitatori, sei conforme a tutte le normative

Mito 2: ‘La registro digitale dei visitatori è fredda e impersonale’.

Verità: Il check-in digitale può effettivamente portare i vostri visitatori alla parte faccia a faccia della loro visita più velocemente.

Spesso associamo l’ospitalità a una receptionist amichevole che accoglie e aiuta i visitatori con un sorriso. Ma la realtà è spesso diversa. Quando un visitatore entra, il vostro receptionist potrebbe essere assente per una pausa alla toilette, lui o lei potrebbe essere al telefono o impegnato con un altro visitatore. Lunghe file alla reception possono portare a situazioni scomode e a una prima impressione indesiderata.

Anche se può sembrare contraddittorio, la registrazione digitale dei visitatori può in effetti contribuire a un’accoglienza più calda e personale.

Per cominciare, ogni visitatore viene accolto in modo professionale, nella sua lingua. Poiché gli ospiti si registrano da soli, il vostro receptionist può concentrarsi sui visitatori che hanno bisogno di un’attenzione extra e sulla creazione di un’accoglienza piacevole.

Quando un visitatore viene registrato, il suo ospite viene avvisato immediatamente. Il tempo di attesa è così ridotto e l’ospite può accogliere più velocemente il suo visitatore in modo caldo e amichevole. Inoltre, egli ha immediatamente tutte le informazioni corrette sul suo ospite, il che evita errori imbarazzanti.

Mito 3: “La registro digitale dei visitatori non è sicura”.

Verità: A differenza di un registro cartaceo, i dati dei tuoi visitatori sono memorizzati in modo sicuro nel cloud.

È vero che qualsiasi dispositivo collegato a internet può essere violato. Per questo motivo, alcune persone esitano a passare alla registrazione digitale dei visitatori.

Eppure la maggior parte dei sistemi di registro dei visitatori sono molto sicuri, soprattutto se paragonati ai registri cartacei. Se usi un sistema cartaceo, i tuoi registri dei visitatori sono in bella vista per chiunque entri nel tuo edificio. Tutti i tuoi ospiti possono vedere chi ha firmato in precedenza quel giorno. I registri cartacei possono anche essere persi, rubati o distrutti da qualcosa di semplice come una tazza di caffè.

I sistemi digitali di registro dei visitatori sono un modo più sicuro per proteggere i dati dei vostri dipendenti, clienti e visitatori. Con un sistema digitale, tutti i dati sono memorizzati in modo sicuro nel cloud, quindi nulla va perso. Puoi decidere per quanto tempo i dati saranno conservati, assicurandoti che tutto sia conforme alla legislazione GDPR e alle tue linee guida.

Preferisci ancora la carta? In questo articolo vi diamo 5 consigli per migliorare il vostro registro dei visitatori.

Mito 4: “I visitatori non sapranno come usare il sistema”.

Verità: La registrazione digitale dei visitatori è facile per i visitatori e per il tuo staff.

La registrazione digitale è molto semplice. I visitatori possono facilmente compilare il modulo digitale senza l’assistenza di un receptionist. La semplicità del sistema e i pulsanti chiari guidano i tuoi visitatori in modo intuitivo attraverso i passi del processo di check-in.

I clienti di Vizito lodano la facilità d’uso e dicono che i loro visitatori sono entusiasti del nuovo modo di fare il check-in.

Il sistema semplifica anche i compiti del tuo staff. Per esempio, potresti fare quanto segue con carta e penna?
Archiviare o cancellare facilmente i dati quando non servono più
Memorizzare i dati in modo rapido e sicuro
Stampare subito un badge con la foto del visitatore

Anche l’installazione non è niente di cui preoccuparsi. Tutto ciò di cui hai bisogno è una connessione Wi-Fi stabile e sarai operativo in meno di 30 minuti. Una volta installato, è necessaria poca manutenzione - a parte la sostituzione del rullo di stampa se si sceglie di utilizzare una stampante per badge.

Mito 5: “La registro digitale dei visitatori costerà il lavoro a qualcuno”.

Verità: I sistemi di registro dei visitatori in realtà funzionano meglio in combinazione con una receptionist in carne e ossa

Alcuni temono che un sistema di registro dei visitatori possa portare a dei licenziamenti. Naturalmente questo non è da escludere, per esempio nelle piccole aziende che non possono permettersi un receptionist. Tuttavia, in Vizito non vediamo la registro dei visitatori come una sostituzione, ma come un supplemento ad una reception esistente.

La maggior parte dei nostri clienti usa il software come strumento per ottimizzare il flusso di lavoro e supportare un’esperienza di accoglienza dinamica.

I receptionist si destreggiano tra una varietà di compiti durante la giornata. L’automazione dei compiti più ripetitivi permette loro di dare priorità alle loro responsabilità più importanti e di fornire un benvenuto più personalizzato. Questo dà loro più tempo per rispondere alle domande dei visitatori, offrire loro un drink o prendere i loro cappotti.

Sei pronto per la registro digitale dei visitatori?

Ora che ti abbiamo guidato attraverso le idee sbagliate che ancora esistono sulla registro digitale dei visitatori, potresti voler iniziare tu stesso con un sistema digitale. Che tu abbia una grande o una piccola azienda, troverai sicuramente un sistema che ha la flessibilità necessaria per soddisfare le tue esigenze. Vizito offre una gamma di piani che possono essere adattati al tuo business per organizzare l’accoglienza e la registro dei tuoi visitatori nel modo più agevole possibile.

Per avere un’idea di come un moderno sistema di registro dei visitatori può aiutare il tuo business a crescere, prova Vizito per gratis per 14 giorni di prova o chattare con noi per discutere di come Vizito può aiutarvi a migliorare la vostra ricezione.

Hai altre domande? Queste sono le 7 domande più comuni sulla registro digitale dei visitatori – e le nostre risposte.