5 miti sulla registro digitale dei visitatori

La registrazione digitale dei visitatori non e riservata alle grandi aziende, non e impersonale e non sostituisce i receptionist. Eppure, questi sono tra i miti piu diffusi che frenano molte organizzazioni dal passare a un sistema moderno di gestione dei visitatori.

Ecco i 5 principali miti sfatati con fatti concreti.

Mito 1: “La registrazione digitale dei visitatori e solo per le grandi organizzazioni”

Realta: Ogni azienda, grande o piccola, puo beneficiare della registrazione digitale. La sicurezza e fondamentale per tutte le organizzazioni.

Anche le piccole aziende traggono vantaggi concreti da un sistema di gestione dei visitatori moderno:

• Badge con foto per aumentare la sicurezza in tutte le aziende
• Comunicazione delle politiche aziendali (salute, sicurezza) direttamente ai visitatori
• Liste di evacuazione mobili accessibili su qualsiasi dispositivo in caso di emergenza
• Check-in senza contatto tramite smartphone per ridurre i rischi sanitari
• Conformita al GDPR, obbligatoria per ogni azienda indipendentemente dalle dimensioni

Un sistema moderno puo lasciare un’impressione duratura sui vostri ospiti e potenziali clienti, dando alla vostra azienda un aspetto professionale e competitivo.

Mito 2: “La registrazione digitale dei visitatori e fredda e impersonale”

Realta: Il check-in digitale porta i visitatori alla parte faccia a faccia della loro visita piu velocemente.

La realta nelle reception tradizionali e spesso diversa dall’ideale: il receptionist puo essere al telefono, in pausa o impegnato con un altro visitatore. Le code creano prime impressioni negative.

Con la registrazione digitale:

• Ogni visitatore viene accolto professionalmente, nella propria lingua
• Il receptionist puo concentrarsi sui visitatori che necessitano di attenzione extra
• L’ospite interno viene avvisato immediatamente, riducendo i tempi di attesa
• L’ospite riceve tutte le informazioni corrette sul visitatore, evitando errori imbarazzanti

Mito 3: “La registrazione digitale dei visitatori non e sicura”

Realta: I dati dei visitatori sono memorizzati in modo sicuro nel cloud, molto piu protetti che in un registro cartaceo.

Preferisci ancora la carta? 5 consigli per migliorare il tuo registro dei visitatori.

Mito 4: “I visitatori non sapranno come usare il sistema”

Realta: La registrazione digitale e intuitiva sia per i visitatori che per il personale.

I visitatori compilano facilmente il modulo digitale senza assistenza, grazie a un processo guidato con pulsanti chiari. I clienti di Vizito confermano che i visitatori apprezzano il nuovo metodo di check-in.

Cosa rende il sistema digitale superiore alla carta:

• Archiviazione e cancellazione facile dei dati
• Memorizzazione rapida e sicura
• Stampa immediata di badge con foto del visitatore

Anche l’installazione e semplice: con una connessione Wi-Fi stabile sarai operativo in meno di 30 minuti, con manutenzione minima.

Mito 5: “La registrazione digitale dei visitatori costera il lavoro a qualcuno”

Realta: I sistemi di gestione dei visitatori funzionano meglio in combinazione con un receptionist in carne e ossa.

Vizito non e una sostituzione, ma un supplemento alla reception. La maggior parte dei clienti usa il software per:

• Ottimizzare il flusso di lavoro alla reception
• Automatizzare compiti ripetitivi (registrazione, badge, notifiche)
• Dare priorita alle responsabilita piu importanti
• Fornire un benvenuto piu personalizzato ai visitatori

Con piu tempo a disposizione, il receptionist puo rispondere alle domande dei visitatori, offrire loro un drink o guidarli nell’edificio.

Pronti per la registrazione digitale dei visitatori?

Ora che i principali miti sono sfatati, potete valutare con consapevolezza il passaggio a un sistema digitale. Vizito offre piani flessibili adatti a qualsiasi dimensione aziendale.

Per avere un’idea di come un moderno sistema di registro dei visitatori può aiutare il tuo business a crescere, prova Vizito per gratis per 14 giorni di prova o chattare con noi per discutere di come Vizito può aiutarvi a migliorare la vostra ricezione.

Hai altre domande? Queste sono le 7 domande più comuni sulla registro digitale dei visitatori - e le nostre risposte.