5 consigli per migliorare il tuo registro presenze da stampare

E un modello di registro presenze da stampare gratuitamente.

Molte aziende usano un registro dei visitatori per tenere traccia di chi entra ed esce. È probabile che lo faccia anche tu. Ma sapevi che può essere fatto in modo ancora più efficiente?

La ricerca mostra che pochissime aziende sfruttano al massimo il loro registro dei visitatori. È un peccato, perché se lo fai bene, il tuo modulo di registrazione può essere molto più di un semplice registro. È anche uno strumento di branding, di fidelizzazione dei clienti e, soprattutto, di sicurezza.

Quindi, come fai a sapere qual è il sistema migliore per la tua azienda per registrare i visitatori? E come ottenere il massimo da esso? Ti guidiamo attraverso le possibilità.

Cos’è un registro dei visitatori o registro presenze?

Un registro dei visitatori o un modulo di registrazione è uno strumento essenziale per tenere traccia delle persone che visitano il tuo edificio. Contiene informazioni importanti sull’identità dei tuoi visitatori, la società che rappresentano, chi sono venuti a visitare e le loro informazioni di contatto.

I registri dei visitatori possono essere cartacei o digitali. Un registro cartaceo è il modulo tradizionale alla reception, dove gli ospiti compilano le loro informazioni. Un registro digitale dei visitatori è una versione automatizzata e semplificata, dove le informazioni vengono inserite e memorizzate utilizzando la tecnologia. Questo offre numerose funzioni aggiuntive, come scattare una foto, firmare usando un codice QR e una notifica automatica dell’arrivo dell’ospite.

La maggior parte delle organizzazioni optano ancora per la vecchia scuola carta e penna per registrare i loro visitatori. Pertanto, lasceremo il sistema di registro dei visitatori digitale fuori dal quadro per un minuto e ci concentreremo sul registro cartaceo.

Alla fine di questo articolo troverete alcuni modelli per un registro cartaceo dei visitatori che potete scaricare gratuitamente.

Perché hai bisogno di un registro presenze?

La sicurezza è più che mai una priorità per qualsiasi istituzione, compreso l’ufficio. Proteggere il tuo edificio è un must per garantire la sicurezza dei tuoi dipendenti.

Tenendo un registro dei visitatori, ti assicuri che non chiunque possa entrare nel tuo edificio. Per ragioni di sicurezza è imperativo che le organizzazioni abbiano un sistema solido e un processo di registrazione che limiti l’accesso alle persone non autorizzate.

Un registro dei visitatori tiene anche traccia di chi è presente nella vostra struttura. Questa è un’informazione essenziale in situazioni di emergenza, per esempio, se il vostro edificio deve essere evacuato in caso di incendio.

Il registro può anche essere usato come un aiuto quando si sviluppano procedure di emergenza, in quanto fornisce informazioni su quanti visitatori sono nel vostro edificio ogni giorno.

Infine, ma non meno importante, può essere uno strumento utile per l’analisi dei dati. Il tuo registro contiene molte informazioni sui visitatori che hai avuto. Questo può aiutarti a prendere decisioni informate e a prendere le misure necessarie per proteggere ulteriormente il tuo posto di lavoro.

Come farlo bene

Immagina di entrare in una lobby moderna e imponente e di trovare un modulo di registrazione sciatto alla reception. Le vostre alte aspettative non saranno soddisfatte. Purtroppo, ci sono molte aziende che lasciano una prima impressione deludente in questo modo.

Perciò ti daremo 5 consigli per migliorare il tuo modulo di iscrizione.

1. Assicurati che il tuo modulo sia chiaro e facile da leggere

Un modulo ordinato e chiaro è un requisito fondamentale per dare un caldo benvenuto ai tuoi ospiti. Per molti visitatori, l’iscrizione è il primo contatto che hanno con la tua azienda. Assicurati che lo percepiscano come un’esperienza piacevole.

Scegli un carattere professionale e chiaramente leggibile, come Arial, Helvetica o Times New Roman. Assicurati che la dimensione del carattere sia abbastanza grande in modo che il tuo visitatore non debba lottare per leggere il testo.

Inoltre, dai al tuo visitatore abbastanza spazio per riempire i campi. Dopo tutto, i nomi e la scrittura sono di tutte le forme e dimensioni.

2. Non chiedere più del necessario

Informazioni di base che probabilmente vorrai sapere sul tuo visitatore:

• Data
• Nome e cognome
• Azienda
• Motivo della visita
• Ospite
• Ora di arrivo
• Ora di partenza

A seconda delle esigenze della tua azienda, potresti anche voler chiedere ulteriori dettagli, come il numero di telefono o l’indirizzo e-mail del tuo visitatore.

Pensate bene però a quali dati state chiedendo. Nell’Unione europea, il regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) richiede che i dati personali richiesti siano “adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario per le finalità per cui sono trattati”. Altri paesi hanno le loro leggi sulla privacy basate sugli stessi principi.

In tempi di pandemia, ci sono ulteriori cose da considerare. Potreste voler controllare la salute dei visitatori per prevenire infezioni tra il vostro personale. È anche necessario raccogliere ed elaborare questi dati in modo sicuro.

Quindi, se non volete rischiare una multa, dovrete determinare come dovrebbe essere la vostra registrazione dei visitatori, quali dati volete tenere traccia e come potete farlo in modo sicuro e rispettoso della privacy. Dovrai trovare un equilibrio tra la richiesta di dati e il rispetto dei regolamenti.

3. Usa più moduli di registrazione

Sapevate che il 40-50% delle riunioni inizia in ritardo? Una ricerca di Joseph A. Allen dell’Università del Nebraska ha scoperto che una riunione ritardata di dieci minuti è percepita dagli impiegati come molto meno efficiente.

Le lunghe file alla reception sono una delle ragioni per cui molte riunioni iniziano in ritardo. È probabile che ci siate passati anche voi: arrivate in tempo per il vostro appuntamento, ma mentre vi mettete in fila per registrarvi alla reception vi accorgete di essere in ritardo.

Questo è uno dei motivi per cui consigliamo di utilizzare un sistema di registro dei visitatori basato su cloud che permetta ai vostri ospiti di registrarsi da soli. Tuttavia, se volete attenervi alla tradizionale carta e penna, la soluzione migliore è quella di tenere a portata di mano più moduli di registrazione per tenere sotto controllo il flusso di visitatori alla vostra reception.

4. Pre-compilare il maggior numero possibile di campi

Ancora meglio è quando hai una lista precompilata dei visitatori che ti aspetti. Questo naturalmente richiede un po’ di lavoro extra: i tuoi colleghi dovranno fornirti informazioni su incontri e visite programmate, tu dovrai elencare i nomi e le informazioni rilevanti dei visitatori - magari in ordine alfabetico - e stampare la lista.

Anche se richiede tempo, questo metodo ha due vantaggi: vedendo i loro nomi sulla lista i vostri visitatori si sentiranno immediatamente benvenuti; inoltre, la registrazione è molto più veloce.

Con una soluzione digitale come Vizito, non devi preoccuparti del lavoro extra per il tuo staff e della pila di carta che devi conservare. Puoi gestire i dettagli di tutti i tuoi visitatori in una dashboard, e gli ospiti possono pre-registrarsi in modo che la loro registrazione sia completata in pochi secondi.

5. Presta attenzione alla privacy dei tuoi visitatori

È qui che le cose si complicano. Che ti piaccia o no, i registri di registrazione cartacei violano la privacy dei tuoi visitatori. Chiunque alla reception può leggere il tuo registro. I dettagli delle persone che si sono registrate sono in bella vista per i prossimi visitatori.

È qui che entrano in gioco di nuovo le leggi sulla privacy come il GDPR. Quindi pensa attentamente ai dati che chiedi ai tuoi visitatori, ma anche a come memorizzi i dati dei visitatori e come li smaltisci alla fine.

Un sistema come Vizito ti aiuta a gestire i dati dei tuoi visitatori in modo sicuro. Quando usi la registrazione digitale dei visitatori, le informazioni che i tuoi visitatori forniscono non sono in palio allo sportello, e tutti i dati vengono elaborati e conservati in modo sicuro in conformità alla legislazione GDPR.

Modelli gratuiti registro presenze da stampare

Hai bisogno di un modello gratuito per registrare le presenze nel tuo negozio, ufficio, scuola o per un workshop, evento o open house?

Anche se incoraggiamo fortemente l’uso di moduli di registrazione digitali, siamo felici di aiutarti. Che tu abbia bisogno di un modulo per uso personale o aziendale, il nostro modello gratuito e stampabile (disponibile per il download in PDF) ti coprirà:

Ottieni i registro presenze da stampare gratuiti cliccando qui.

È ora di buttare via il modulo cartaceo?

Avere un sistema di registro dei visitatori è ovviamente una buona cosa. Tuttavia, crediamo che sia ancora meglio passare a un sistema senza carta - per ridurre gli sprechi e aumentare la sicurezza.

Ti consigliamo quindi di scegliere un sistema di registrazione dei visitatori digitale che protegga i tuoi visitatori e i loro dati.

Per avere un’idea di come un moderno sistema di registro dei visitatori possa aiutare il tuo business a crescere, prova Vizito per gratis durante una prova di 14 giorni o chattare con noi per discutere di come Vizito può aiutarvi a migliorare la vostra ricezione.

Hai altre domande? Queste sono le 7 domande più comuni sulla registro digitale dei visitatori – e le nostre risposte.