--- title: "15 semplici trucchi per l'ufficio che vi renderanno la vita più facile" description: "Automatizzare le attivita ripetitive in ufficio fa risparmiare tempo e denaro, aumenta la produttivita e libera risorse per cio che conta davvero." url: https://vizito.eu/it/blog/15-semplici-trucchi-per-l-ufficio-che-vi-renderanno-la-vita-piu-facile/ language: it --- Scritto da Jill Content Manager Pubblicato 30 ago 2022 Ultimo aggiornamento 30 set 2026 Tempo di lettura 4 min ![post-thumb](https://vizito.eu/images/blog/home_office.webp?width=1100) Automatizzare le attivita ripetitive in ufficio fa risparmiare tempo e denaro, aumenta la produttivita e libera risorse per cio che conta davvero. Ecco 15 attivita quotidiane che potete automatizzare oggi stesso, dalla fatturazione alla gestione dei visitatori. ## 3 trucchi divertenti da aziende reali ### La stanza segreta di Weebly I dipendenti di Weebly accedono alla loro sala riunioni/relax tirando fuori un libro specifico da uno scaffale. Un meccanismo nascosto all’interno del libro - un racconto di fantascienza di Douglas Adams - apre la porta. ### Il monitor per il caffe di Pub Nub La societa IaaS Pub Nub ha collegato il distributore di caffe a una bilancia e un Raspberry Pi. I dipendenti monitorano il livello del caffe dalla propria scrivania e ricevono una notifica quando serve un nuovo bricco. ### Il lanciarazzi di Vizito In Vizito, un lanciarazzi personalizzato spara un razzo di gomma contro chi fa fallire un test del sistema. Un modo geek per rendere il lavoro piu divertente. ## 15 attivita quotidiane che potete automatizzare ### 1\. Gestire le fatture automaticamente Strumenti come [Sage](https://www.sage.com/en-us/accounting-software/invoicing/), [Scoro](https://www.scoro.com/features/invoicing/), [Invoiced](https://www.invoiced.com/) o [Wave](https://www.waveapps.com/) compilano le fatture in pochi secondi, aggiungendo automaticamente i dati del cliente e calcolando l’importo. Inviano anche promemoria automatici per i pagamenti scaduti. Per le fatture in arrivo, [Microsoft Power Automate](https://www.microsoft.com/en-gb/power-platform/products/power-automate/) archivia automaticamente i documenti ricevuti. ![Automazione delle fatture touch del cellulare](https://vizito.eu/images/blog/invoice.webp?width=1100) ### 2\. Automatizzare la casella di posta elettronica Tre trucchi per risparmiare tempo con le e-mail: - **Modelli e firme** - Crea “risposte in scatola” (Gmail) e firme personalizzate - **Regole ed etichette** - Filtra, evidenzia e archivia automaticamente le e-mail - **Inoltro automatico** - Assicura che tutti ricevano le informazioni necessarie I sistemi di registrazione dei visitatori si integrano con la posta per inviare avvisi automatici all’arrivo degli ospiti. Provate Vizito durante una [prova di 14 giorni](https://vizito.eu/it/blog/15-semplici-trucchi-per-l-ufficio-che-vi-renderanno-la-vita-piu-facile/#freetrial). ![Etichette delle regole di ingerenza automatica nella casella di posta elettronica](https://vizito.eu/images/blog/automated_mailbox.webp?width=1100) ### 3\. Inviare risposte automatiche alle richieste Far aspettare un potenziale cliente anche solo 10 minuti puo significare perderlo. Software come [Pipedrive](https://www.pipedrive.com/) e [Zendesk](https://www.zendesk.com/) inviano risposte automatiche immediate che vi fanno guadagnare tempo. ### 4\. Tracciare il buzz online sulla vostra azienda Strumenti come [Google Analytics](https://analytics.google.com/analytics/web/provision/#/provision) e [Adobe Analytics](https://business.adobe.com/products/adobe-analytics.html) forniscono dati preziosi su prestazioni del sito web, pubblico e campagne. Per chi preferisce alternative open source e attente alla privacy, [Umami](https://umami.is/) e un’ottima scelta (il nostro sito utilizza proprio Umami). ![Website analytics umami La migliore alternativa a google analytics](https://vizito.eu/images/blog/website_performance.webp?width=1100) ### 5\. Automatizzare la pubblicazione sui social media Strumenti come [Buffer](https://buffer.com/), [Hootsuite](https://www.hootsuite.com/) e [CoSchedule](https://coschedule.com/) programmano e automatizzano i contenuti con largo anticipo su tutti i profili social. ### 6\. Automatizzare la pianificazione delle riunioni - **Interno** - [Google Calendar](https://calendar.google.com/calendar/u/0/r) e [Outlook](https://www.microsoft.com/it-it/microsoft-365/outlook/email-and-calendar-software-microsoft-outlook?market=it) mostrano la disponibilita dei colleghi - **Esterno** - [Calendly](https://calendly.com/blog/the-one-calendly-meeting-every-business-professional-needs) e [Doodle](https://doodle.com/en/) trovano orari condivisi senza scambi di e-mail ### 7\. Usare Slackbot per le interazioni quotidiane Se usate [Slack](https://slack.com/), gli Slackbot pongono domande automatiche al team (“Come va?”, “A cosa state lavorando?”) per risparmiare tempo nelle riunioni. ![Slack team di interazione per l'automazione](https://vizito.eu/images/blog/slackbot.webp?width=1100) ### 8\. Tenere il team aggiornato automaticamente [DailyBot](https://www.dailybot.com/) consente ai membri del team di documentare il lavoro quotidiano e invia riepiloghi automatici via e-mail - particolarmente utile per i team ibridi. ### 9\. Ottimizzare la pianificazione dei turni Strumenti come [Skedulo](https://www.skedulo.com/) o [Findmyshift](https://www.findmyshift.com/free-employee-scheduling-software) permettono di consultare gli orari e ricevere notifiche automatiche di cambio turno. ### 10\. Ridurre l’input manuale nella gestione progetti Strumenti come [Trello](https://trello.com/), [Asana](https://asana.com/), [Clickup](https://clickup.com/) e [Basecamp](https://basecamp.com/) organizzano i compiti, inviano promemoria automatici e si integrano con altri software. ![Trello compiti gestione del progetto automazione dell'organizzazione](https://vizito.eu/images/blog/trello.webp?width=1100) ### 11\. Automatizzare le campagne di email marketing Ogni dollaro speso in email marketing genera 42 dollari di ritorno ([DMA](https://media.dma.org.uk/articles/pdfs/marketers-email-tracker-2019.pdf)). Strumenti come [Mailchimp](https://mailchimp.com/resources/how-to-market-on-social-media/), [Sendloop](https://sendloop.com/) e [Customer.io](https://customer.io/) automatizzano newsletter, auguri di compleanno e campagne drip. ### 12\. Automatizzare la gestione dei visitatori State ancora usando [carta e penna](https://vizito.eu/it/blog/5-consigli-per-migliorare-il-tuo-registro-presenze-da-stampare/) per registrare i visitatori? Un sistema digitale [migliora la sicurezza](https://vizito.eu/it/blog/come-i-sistemi-di-gestione-dei-visitatori-possono-migliorare-la-sicurezza-nella-vostra-azienda/), e [migliore per il clima](https://vizito.eu/it/blog/8-modi-in-cui-le-aziende-possono-contribuire-alla-lotta-contro-il-cambiamento-climatico/) e fa risparmiare molto tempo. I visitatori si registrano su tablet, i dati vengono archiviati nel cloud e il personale riceve avvisi automatici tramite e-mail, Slack o Teams. Provate Vizito durante una [prova di 14 giorni](https://vizito.eu/it/blog/15-semplici-trucchi-per-l-ufficio-che-vi-renderanno-la-vita-piu-facile/#freetrial). **_Approfondisci:_** _[Che cos’è la gestione visitatori?](https://vizito.eu/it/gestione-dei-visitatori/)_ _[5 miti sulla gestione digitale dei visitatori](https://vizito.eu/it/blog/5-miti-sulla-registro-digitale-dei-visitatori/)_ _[Come iniziare in meno di 30 minuti](https://vizito.eu/it/blog/come-iniziare-con-la-registrazione-digitale-dei-visitatori-in-meno-di-30-minuti/)_ ### 13\. Automatizzare luci e aria condizionata Sensori intelligenti gestiti con strumenti come [Home Assistant](https://www.home-assistant.io/) accendono illuminazione, riscaldamento e aria condizionata solo quando le stanze sono in uso, riducendo i costi energetici. ![Home assistant automazione illuminazione riscaldamento climatizzazione consumo energetico](https://vizito.eu/images/blog/home_office.webp?width=1100) ### 14\. Automatizzare la preparazione del caffe Macchine da caffe programmabili erogano il caffe fino a 24 ore prima. Un piccolo investimento che puo migliorare la giornata di tutto il team. ### 15\. Automatizzare le pulizie con aspirapolvere robot Un aspirapolvere robot mantiene l’ufficio pulito senza il costo elevato di un servizio di pulizia giornaliero. Esistono anche modelli combinati che spazzano, aspirano e lavano contemporaneamente. ## L’impatto dell’automazione in ufficio Piccole innovazioni come queste hanno un impatto enorme: fanno risparmiare denaro e tempo, migliorano la prima impressione sui clienti e rendono il lavoro piu piacevole. Quali di questi trucchi adotterete nella vostra azienda? **_Per avere un’idea di come un moderno [software gestione visitatori](https://vizito.eu/it/) possa aiutare la vostra azienda, provate Vizito durante una [prova di 14 giorni](https://vizito.eu/it/blog/15-semplici-trucchi-per-l-ufficio-che-vi-renderanno-la-vita-piu-facile/#freetrial), chattate con noi o prenotate una demo per discutere di come Vizito possa aiutarvi a migliorare la vostra accoglienza._** **_Hai altre domande? Queste sono [le 7 domande più comuni sui sistemi di gestione dei visitatori - e le nostre risposte](https://vizito.eu/it/blog/7-domande-comuni-sui-sistemi-di-registro-dei-visitatori-digitali/)._** ## Jill Content Manager · Vizito Jill è content manager presso Vizito, appassionata di innovazione sul posto di lavoro e esperienza dei visitatori. Scrive di facility management, sicurezza e il futuro del posto di lavoro moderno. Resta aggiornato Articoli pratici su gestione dei visitatori, sicurezza sul lavoro e conformità, nella tua casella di posta appena escono. Condividi questo articolo - - - ## Continua a leggere [![post-thumb](https://vizito.eu/images/blog/workplace-evacuation-assembly-point.webp?width=600) Oct 15, 2026 Chi è presente in sede in questo momento? La guida per HSE manager](https://vizito.eu/it/blog/chi-e-presente-in-sede-hse/) [![post-thumb](https://vizito.eu/images/blog/migrate-from-swipedon-terms-of-service.webp?width=600) Oct 07, 2026 Volete lasciare SwipedOn? 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