15 semplici trucchi per l'ufficio che vi renderanno la vita più facile

Automatizzare le attivita ripetitive in ufficio fa risparmiare tempo e denaro, aumenta la produttivita e libera risorse per cio che conta davvero. Ecco 15 attivita quotidiane che potete automatizzare oggi stesso, dalla fatturazione alla gestione dei visitatori.

3 trucchi divertenti da aziende reali

La stanza segreta di Weebly

I dipendenti di Weebly accedono alla loro sala riunioni/relax tirando fuori un libro specifico da uno scaffale. Un meccanismo nascosto all’interno del libro - un racconto di fantascienza di Douglas Adams - apre la porta.

Il monitor per il caffe di Pub Nub

La societa IaaS Pub Nub ha collegato il distributore di caffe a una bilancia e un Raspberry Pi. I dipendenti monitorano il livello del caffe dalla propria scrivania e ricevono una notifica quando serve un nuovo bricco.

Il lanciarazzi di Vizito

In Vizito, un lanciarazzi personalizzato spara un razzo di gomma contro chi fa fallire un test del sistema. Un modo geek per rendere il lavoro piu divertente.

15 attivita quotidiane che potete automatizzare

1. Gestire le fatture automaticamente

Strumenti come Sage, Scoro, Invoiced o Wave compilano le fatture in pochi secondi, aggiungendo automaticamente i dati del cliente e calcolando l’importo. Inviano anche promemoria automatici per i pagamenti scaduti. Per le fatture in arrivo, Microsoft Power Automate archivia automaticamente i documenti ricevuti.

2. Automatizzare la casella di posta elettronica

Tre trucchi per risparmiare tempo con le e-mail:

• Modelli e firme - Crea “risposte in scatola” (Gmail) e firme personalizzate
• Regole ed etichette - Filtra, evidenzia e archivia automaticamente le e-mail
• Inoltro automatico - Assicura che tutti ricevano le informazioni necessarie

I sistemi di registrazione dei visitatori si integrano con la posta per inviare avvisi automatici all’arrivo degli ospiti. Provate Vizito durante una prova di 14 giorni.

3. Inviare risposte automatiche alle richieste

Far aspettare un potenziale cliente anche solo 10 minuti puo significare perderlo. Software come Pipedrive e Zendesk inviano risposte automatiche immediate che vi fanno guadagnare tempo.

4. Tracciare il buzz online sulla vostra azienda

Strumenti come Google Analytics e Adobe Analytics forniscono dati preziosi su prestazioni del sito web, pubblico e campagne. Per chi preferisce alternative open source e attente alla privacy, Umami e un’ottima scelta (il nostro sito utilizza proprio Umami).

5. Automatizzare la pubblicazione sui social media

Strumenti come Buffer, Hootsuite e CoSchedule programmano e automatizzano i contenuti con largo anticipo su tutti i profili social.

6. Automatizzare la pianificazione delle riunioni

• Interno - Google Calendar e Outlook mostrano la disponibilita dei colleghi
• Esterno - Calendly e Doodle trovano orari condivisi senza scambi di e-mail

7. Usare Slackbot per le interazioni quotidiane

Se usate Slack, gli Slackbot pongono domande automatiche al team (“Come va?”, “A cosa state lavorando?”) per risparmiare tempo nelle riunioni.

8. Tenere il team aggiornato automaticamente

DailyBot consente ai membri del team di documentare il lavoro quotidiano e invia riepiloghi automatici via e-mail - particolarmente utile per i team ibridi.

9. Ottimizzare la pianificazione dei turni

Strumenti come Skedulo o Findmyshift permettono di consultare gli orari e ricevere notifiche automatiche di cambio turno.

10. Ridurre l’input manuale nella gestione progetti

Strumenti come Trello, Asana, Clickup e Basecamp organizzano i compiti, inviano promemoria automatici e si integrano con altri software.

11. Automatizzare le campagne di email marketing

Ogni dollaro speso in email marketing genera 42 dollari di ritorno (DMA). Strumenti come Mailchimp, Sendloop e Customer.io automatizzano newsletter, auguri di compleanno e campagne drip.

12. Automatizzare la gestione dei visitatori

State ancora usando carta e penna per registrare i visitatori? Un sistema digitale migliora la sicurezza, e migliore per il clima e fa risparmiare molto tempo.

I visitatori si registrano su tablet, i dati vengono archiviati nel cloud e il personale riceve avvisi automatici tramite e-mail, Slack o Teams. Provate Vizito durante una prova di 14 giorni.

Approfondisci: Che cos’e la gestione dei visitatori? 5 miti sulla gestione digitale dei visitatori Come iniziare in meno di 30 minuti

13. Automatizzare luci e aria condizionata

Sensori intelligenti gestiti con strumenti come Home Assistant accendono illuminazione, riscaldamento e aria condizionata solo quando le stanze sono in uso, riducendo i costi energetici.

14. Automatizzare la preparazione del caffe

Macchine da caffe programmabili erogano il caffe fino a 24 ore prima. Un piccolo investimento che puo migliorare la giornata di tutto il team.

15. Automatizzare le pulizie con aspirapolvere robot

Un aspirapolvere robot mantiene l’ufficio pulito senza il costo elevato di un servizio di pulizia giornaliero. Esistono anche modelli combinati che spazzano, aspirano e lavano contemporaneamente.

L’impatto dell’automazione in ufficio

Piccole innovazioni come queste hanno un impatto enorme: fanno risparmiare denaro e tempo, migliorano la prima impressione sui clienti e rendono il lavoro piu piacevole. Quali di questi trucchi adotterete nella vostra azienda?

Per avere un’idea di come un moderno sistema di gestione dei visitatori possa aiutare la vostra azienda, provate Vizito durante una prova di 14 giorni, chattate con noi o prenotate una demo per discutere di come Vizito possa aiutarvi a migliorare la vostra accoglienza.

Hai altre domande? Queste sono le 7 domande più comuni sui sistemi di gestione dei visitatori - e le nostre risposte.