15 semplici trucchi per l'ufficio che vi renderanno la vita più facile

L’ufficio è un posto noioso? Non deve esserlo. Molte aziende stanno trovando il modo di automatizzare le attività ripetitive, risparmiando tempo e denaro e aumentando la produttività dell’ufficio e aggiungendo un po’ di divertimento al lavoro quotidiano.

Diamo un’occhiata a questi meravigliosi esempi di due aziende di San Francisco e a un nostro piccolo hack.

La stanza segreta di Weebly

I dipendenti dell’azienda di siti web e di e-commerce Weebly si sentiranno sicuramente come se fossero finiti alla Scuola di Magia e Stregoneria di Hogwarts, ogni volta che entrano nella loro sala riunioni/relax. Per entrare, devono tirare fuori un libro specifico da uno scaffale. Un meccanismo che apre la porta è nascosto all’interno del libro - un racconto di fantascienza di Douglas Adams - ma la stanza segreta di Weebly non è affatto fantasy.

Monitor per il caffè del Pub Nub

Ci piace molto l’idea della società di IaaS Pub Nub, con sede a San Francisco, che ha inventato un hack per l’ufficio. Non odiate quando desiderate l’ennesima tazza di caffè della giornata e proprio quando arrivate alla macchina del caffè qualcun altro sta versando le ultime gocce?

Pub Nub sa tutto sulle caffettiere vuote e ha trovato una soluzione. Hanno collegato il distributore di caffè a una bilancia, a sua volta collegata a un dispositivo Raspberry Pi. I dipendenti possono ora monitorare il livello del caffè dalla propria scrivania e ricevere una notifica quando deve essere preparato un nuovo bricco.

Il lanciarazzi di Vizito

L’hack per l’ufficio di Vizito è un lanciarazzi personalizzato per rendere più vivaci le cose in ufficio. Programmare tutto il giorno può diventare un po’ noioso, così quando qualcuno perde la concentrazione e fa fallire un test del sistema, un razzo di gomma viene sparato contro quella persona. È solo un modo geek per rendere il lavoro un po’ più eccitante e divertente.

15 cose che fate ogni giorno e che possono essere automatizzate

Naturalmente non si tratta solo di divertimento. Dopo tutto, il lavoro deve essere fatto. Quindi, come potete fare in modo che i vostri trucchi per l’ufficio funzionino per voi? Ecco 15 modi in cui l’automazione delle attività può aiutare la vostra azienda a risparmiare tempo e denaro.

Office hack #1: Gestire le fatture automaticamente

La gestione delle fatture può essere molto complessa e richiedere molto tempo. Il lato positivo è che ci sono diverse attività che si possono automatizzare.

Utilizzando uno strumento di automazione della fatturazione come Sage, Scoro, Invoiced o Wave, la compilazione delle fatture richiede pochi secondi. Il sistema aggiunge automaticamente i dati del cliente e calcola l’importo dovuto. Tutto ciò che si deve fare è controllare la fattura e cliccare su “invia”.

Ricordare ai clienti i pagamenti dovuti può essere molto fastidioso. Lo strumento fa anche questo per voi. Un promemoria viene inviato non appena una fattura supera la scadenza.

Le fatture in arrivo possono essere gestite con strumenti di automazione, come Microsoft Power Automate. È possibile utilizzare questo strumento per archiviare automaticamente i documenti ricevuti.

Office hack #2: automatizzare la casella di posta elettronica

Se usate correttamente, le e-mail sono un modo efficiente di comunicare. Ma è facile perdere tonnellate di tempo per filtrarle, leggerle, rispondere e scriverle. Ci sono alcuni trucchi per evitarlo.

La prima cosa che potete fare è impostare il vostro client di posta elettronica in modo da creare modelli (“risposte in scatola” in Gmail) e firme personalizzate. In questo modo non dovrete iniziare a scrivere ogni e-mail da zero.

Un altro semplice trucco per risparmiare tempo consiste nell’impostare regole ed etichette per rendere la casella di posta elettronica facilmente scansionabile e rimuovere automaticamente le e-mail che non è necessario leggere. Ad esempio, tutte le e-mail del vostro capo devono essere visualizzate in rosso, oppure assegnate le e-mail dei clienti a una determinata cartella.

Potete anche impostare regole di inoltro automatico nel vostro client di posta elettronica per assicurarvi che tutti ricevano le informazioni di cui hanno bisogno, senza doverle inoltrare manualmente.

Inoltre, tutti i tipi di software si integrano con la posta elettronica. Se si utilizza un sistema di registrazione dei visitatori, ad esempio, si ricevono avvisi automatici quando un visitatore è arrivato a trovarvi. Per saperne di più su come un sistema di registrazione dei visitatori può aiutarvi ad automatizzare le cose in ufficio, provate Vizito durante una prova di 14 giorni.

Office hack #3: inviare risposte automatiche alle richieste di informazioni

I (potenziali) clienti non tendono a essere molto pazienti: quando inviano una richiesta di informazioni - via e-mail, chat o modulo - desiderano ricevere una risposta immediata. Farli aspettare anche solo 10 minuti può significare perdere un potenziale nuovo cliente. Ma è probabile che non abbiate un dipendente a disposizione ogni minuto della giornata per rispondere immediatamente a ogni richiesta.

Una risposta automatica può essere una soluzione. Anche una risposta semplice e modulata fa un’enorme differenza per il vostro cliente e può farvi guadagnare tempo. Software come Pipedrive e Zendesk offrono queste funzioni.

Office hack #4: tracciare il buzz online sulla vostra azienda

È ovvio che vogliate sapere come sta andando la vostra azienda online. Strumenti come Google Analytics e Adobe Analytics forniscono informazioni preziose da controllare quotidianamente, come le prestazioni del sito web, gli approfondimenti sul pubblico e i risultati delle campagne di acquisizione.

Per i più tecnici, esistono anche alternative open source che proteggono al meglio la privacy dei visitatori, come Umami. Il nostro sito web si affida all’analitica Umami, incentrata sulla privacy, per monitorare le prestazioni del sito e ci piace molto!

È possibile controllare queste informazioni su base giornaliera, o far sì che questi strumenti vi inviino rapporti automatici per ottenere tutti i dati che desiderate.

Office hack #5: automatizzare la pubblicazione sui social media

Se state ancora postando manualmente sui siti di social media, è ora di smettere. Essere attivi sui social media è un must per il branding, la creazione di relazioni e il networking, ma può facilmente diventare un lavoro a tempo pieno. Strumenti come Buffer, Hootsuite e CoSchedule consentono di programmare e automatizzare i contenuti sui social media con largo anticipo, in modo da non dover interrompere il lavoro per pubblicare gli aggiornamenti su ciascuno dei vostri profili sociali.

Office hack #6: automatizzare la disponibilità alle riunioni

Mandare avanti e indietro le e-mail per programmare una riunione può richiedere molto tempo. Per fortuna, questo processo può essere automatizzato.

Strumenti come Google Calendar e Outlook hanno funzioni integrate che consentono ai colleghi di vedere quando i membri del team sono disponibili a incontrarsi.

Per programmare riunioni con persone esterne all’ufficio, come i clienti, esistono strumenti come Calendly e Doodle, che permettono di trovare un orario in cui tutti sono disponibili senza dover condividere il calendario.

Office hack #7: Usare Slackbot per le interazioni quotidiane

Se il vostro team comunica in Slack, potete usare gli Slackbot per promuovere le interazioni quotidiane. Fate ai vostri compagni di squadra domande automatiche come “Come va?”, “Come procede il vostro progetto?” e “A cosa state lavorando?”. Queste conoscenze aiutano a risparmiare tempo nelle riunioni e vi tengono aggiornati.

Office hack #8: Tenere il team aggiornato

Strumenti come iDoneThis consentono ai membri del team di documentare il loro lavoro quotidiano. Un riepilogo mattutino dei risultati ottenuti dal team viene inviato automaticamente via e-mail. Questo può essere particolarmente utile se (parte del) vostro team lavora da remoto.

Office hack #9: Ottimizzate la vostra pianificazione

L’uso di fogli di calcolo disordinati per pianificare i turni di lavoro è soggetto a confusione e a disordini. Per evitarlo, potete utilizzare uno strumento di pianificazione come Skedulo o Findmyshift. Tutti i membri del team possono consultare facilmente i loro orari e ricevere automaticamente una notifica di cambio turno.

Office hack #10: ridurre l’input manuale nella gestione dei progetti

I project manager tendono a svolgere molti compiti. Molti strumenti di gestione dei progetti, come Trello, Asana, Clickup e Basecamp aiutano i team a organizzare questi compiti e a migliorare la collaborazione.

Questi strumenti possono essere integrati nel software, per inviare promemoria automatici o aggiungere automaticamente attività da altri strumenti.

Office hack #11: Automatizzare le campagne di marketing

Per le piccole imprese, l’email marketing ha il più alto ritorno sugli investimenti. Le ricerche dimostrano che ogni dollaro speso in email marketing vi farà guadagnare 42 dollari.

Dall’invio di newsletter settimanali, agli auguri di compleanno, alle campagne drip: le possibilità sono infinite.

Con strumenti di email marketing come Mailchimp, Sendloop e Customer.io è possibile creare modelli personalizzati per inviare a ogni nuovo cliente un’email personalizzata.

Office hack #12: automatizzare la gestione dei visitatori

State ancora usando carta e penna per registrare i visitatori? Un classico registro cartaceo può richiedere molto tempo e comporta alcuni rischi, primo fra tutti la privacy dei dati. La gestione digitale dei visitatori non solo migliora la sicurezza della vostra azienda, ma è anche migliore per il clima e può farvi risparmiare molto tempo.

Mentre i visitatori si registrano su un tablet e i loro dati vengono archiviati automaticamente nel cloud, gli addetti alla reception e i responsabili degli uffici possono concentrarsi su altre attività più importanti, come offrire ai visitatori un’esperienza di accoglienza di prima classe.

I sistemi di gestione digitale dei visitatori si integrano con tutti i tipi di strumenti software, come e-mail, Slack e Teams, per inviare un avviso automatico quando il visitatore è arrivato. Se siete interessati a scoprire come la gestione digitale dei visitatori può aiutare la vostra azienda, potete provare Vizito durante una prova di 14 giorni, chattare con noi o prenotare una demo.

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Office hack #13: Automatizzare luci e aria condizionata

Un’altra automazione che aiuta il clima e fa risparmiare tempo e denaro sono i sensori intelligenti che accendono l’illuminazione, il riscaldamento e l’aria condizionata solo quando una stanza è in uso. Questa tecnologia può essere gestita con strumenti come Home Assistant. Permette di monitorare il consumo energetico nel tempo, consentendo di prendere decisioni strategiche motivate.

Office hack #14: automatizzare il processo di preparazione del caffè

Come già detto, non c’è niente che possa rovinare la giornata come rimanere senza caffè. Per evitare questo problema, molti marchi hanno creato macchine da caffè che possono essere programmate per erogare il caffè fino a 24 ore prima. Se una tazza di caffè è ciò che fa alzare i vostri datori di lavoro al mattino, investire in uno di questi dispositivi potrebbe essere qualcosa da prendere in considerazione.

Office hack #15: non perdere più tempo con l’aspirapolvere

A nessuno piace passare l’aspirapolvere. È probabile che possediate già un aspirapolvere robot per la vostra casa, ma ne avete mai considerato uno per il vostro ufficio?

Come tutti sappiamo, gli uffici possono diventare disordinati molto rapidamente. Quando tutti sono concentrati sulle scadenze e sulla generazione di contatti, nessuno si preoccupa dei tappeti e dei pavimenti sporchi. Tuttavia, uffici disordinati non giovano alla produttività e all’impressione dei clienti.

Il ricorso a un servizio di pulizia giornaliero comporta un costo elevato. Un aspirapolvere robot può essere una soluzione. Esistono anche aspirapolveri combinati sul mercato, che spazzano, aspirano e lavano i pavimenti allo stesso tempo.

È chiaro che piccole innovazioni come queste possono avere un impatto enorme sulle piccole imprese. Vi aiutano a risparmiare denaro, a risparmiare tempo, a fare un’ottima impressione sui potenziali clienti o semplicemente a creare un po’ di divertimento.

Quindi, quali sono i trucchi per l’ufficio che adotterete nella vostra azienda?

Per avere un’idea di come un moderno sistema di gestione dei visitatori possa aiutare la vostra azienda, provate Vizito durante una prova di 14 giorni, chattate con noi o prenotate una demo per discutere di come Vizito possa aiutarvi a migliorare la vostra accoglienza.

Hai altre domande? Queste sono le 7 domande più comuni sui sistemi di gestione dei visitatori - e le nostre risposte.