Pour les espaces de coworking et bureaux partagés
Meilleur système de gestion des visiteurs pour les espaces de coworking
Vizito est le système de gestion des visiteurs conçu pour les espaces de coworking. Il donne à chaque locataire son propre enregistrement à sa marque, conserve des registres de visiteurs séparés par entreprise, imprime des badges personnalisés en quelques secondes et permet à votre accueil de gérer une seule borne partagée pour des dizaines de locataires. Certifié ISO 27001, conforme au RGPD, hébergé dans des centres de données de l’UE par défaut et adopté par plus de 2 000 sites de travail dans plus de 80 pays - vos membres bénéficient d’un accueil professionnel sans que vous ayez à gérer une assistance technique.
Sécurité
Sécurisez votre espace de coworking
Rendez les espaces de coworking plus sûrs en suivant les visiteurs de manière efficace.
Principales fonctionnalités de sécurité
Utilisez des notifications en temps réel, fournissez des codes QR pour accéder aux zones protégées, exigez des signatures légales pour protéger et sécuriser la propriété intellectuelle et les données de tous vos locataires.
Identifier les personnes
Chaque visiteur de chaque locataire est horodaté par Vizito lors du check-in et du check-out, ce qui facilite l’identification.
Stockage séparé
Les informations sur les visiteurs sont stockées dans une base de données multi-locataires où chaque locataire ne peut voir que ses propres informations.
Badges personnels
Fournissez aux visiteurs et aux locataires des badges imprimés automatiquement pour différencier facilement les entreprises et les personnes dans vos bureaux. Ajoutez un code QR pour l’intégration avec votre système de contrôle d’accès.
Capturer des signatures
Ajoutez une couche de sécurité supplémentaire en exigeant que les visiteurs signent des NDA et/ou d’autres documents lors du pré-enregistrement.
Stockage sécurisé
Toutes les données sont stockées en toute sécurité à Francfort, en Allemagne, et à Amsterdam, aux Pays-Bas, et appartiennent à vous et à vos locataires.
Notifications automatisées
Envoyez des alertes en temps réel à votre hôte lorsque les personnes s’enregistrent.
Image de marque
C'est votre système
Faites ressortir les marques de vos locataires en les reflétant dans tous les aspects du processus d’enregistrement.
Principales caractéristiques de la marque
Définissez des schémas de couleurs personnalisés, affichez des graphiques uniques pour chaque locataire. Diffusez la vidéo de vos propres marques lorsque le système n’est pas utilisé.
Un look professionnel
Impressionnez vos locataires et vos visiteurs dès le début avec des invitations par e-mail dans leur propre style. Intégrez toutes les informations, pièces jointes et adresses dont ils ont besoin.
Personnalisez tout
Personnalisez les couleurs des boutons, les arrière-plans, les images et les notifications pour mettre en valeur les identités de marque de tous les locataires.
Bonjour, Hola, ...
Vizito prend en charge plus de 30 langues, garantissant la clarté du processus d’enregistrement, peu importe d’où vous venez.
Faites-en votre marque
Modifiez tous les messages présentés pendant le processus d’enregistrement. Envoyez des e-mails de notification depuis les domaines de vos locataires.
Mise en page des documents
Les contrats personnalisés, les directives de sécurité et les NDA peuvent être signés numériquement lors de l’enregistrement. Nous nous chargeons du stockage sécurisé de ces documents.
Configuration flexible
Vizito peut être hautement personnalisé pour répondre à presque tous vos défis d’enregistrement de visiteurs, même pour des scénarios de coworking complexes.
Efficacité
Technologie efficace
Devenez plus efficace en rationalisant les processus d’enregistrement des visiteurs et en automatisant des tâches auparavant manuelles.
Principales caractéristiques d'efficacité
Réduisez les temps d’attente et les coûts internes en utilisant nos nombreuses fonctionnalités qui améliorent l’efficacité.
Déjà venu
Toute personne s’étant déjà enregistrée dans un lieu peut rapidement y accéder à nouveau en étant automatiquement enregistrée comme personne récurrente et pré-enregistrée.
Analyser les données
Les rapports et statistiques sont présentés de manière facile à utiliser. Cela vous permet de suivre les enregistrements des locataires et des visiteurs et d’en tirer des enseignements clés pour mieux allouer vos ressources.
Libre-service
Vos locataires et visiteurs peuvent s’enregistrer eux-mêmes sur la tablette ou utiliser leur propre smartphone pour remplir les formulaires, lire et signer les accords et terminer l’enregistrement.
Audit facile
Trouvez et exportez des données pour des personnes spécifiques tout en respectant les exigences de contrôle d’audit. Nos rapports peuvent être filtrés sur toute donnée fournie pendant le processus d’enregistrement.
Instructions claires
L’application Vizito offre des instructions claires à toutes les personnes concernées et peut les accueillir dans leur propre langue.
Le temps est écoulé
Déconnectez automatiquement les personnes après un certain temps. Vous avez un contrôle précis sur la durée pendant laquelle les personnes sont censées rester.
Questions fréquemment posées
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Quel est le meilleur système de gestion des visiteurs pour les espaces de coworking ?
Vizito est régulièrement classé parmi les meilleurs systèmes de gestion des visiteurs pour le coworking (4,9/5 sur Capterra). C’est le seul grand SGV conçu dès le départ autour du coworking multi-locataires : registres de visiteurs séparés par locataire, image de marque par locataire (logo, couleurs, domaine e-mail, NDA signés), une seule borne partagée à l’accueil, certifié ISO 27001 et conforme au RGPD. Les locataires bénéficient d’une expérience professionnelle à leur marque sans que vous ayez à gérer une assistance technique.
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Chaque locataire peut-il avoir sa propre image de marque dans Vizito ?
Oui. Chaque locataire dispose de son propre logo, schéma de couleurs, écrans de borne, questions d’enregistrement personnalisées, accords et e-mails de notification envoyés depuis son propre domaine. Lorsqu’un visiteur arrive et sélectionne l’entreprise de son hôte, l’ensemble du flux bascule vers la marque de ce locataire. Du point de vue du visiteur, cela ressemble à un accueil dédié.
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Les registres de visiteurs sont-ils séparés entre les locataires ?
Oui. Le modèle de données multi-locataires de Vizito signifie que le locataire A ne peut pas voir les fiches visiteurs du locataire B, même si les deux partagent la même borne physique. L’opérateur (l’espace de coworking) dispose d’une vue maître sur tous les locataires, mais l’administrateur de chaque locataire ne voit que ses propres données, exports et rapports - le bon modèle pour la minimisation des données RGPD.
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Comment fonctionne la tarification pour un espace de coworking avec de nombreux locataires ?
Vizito est facturé par site, pas par locataire. Un seul site de coworking avec 30 locataires paie le même montant par mois qu’un bureau monolocataire au même endroit. La tarification démarre à 29,95 € par site et par mois et est publiée intégralement sur la page tarifs. Pour les groupes de coworking multi-sites, contactez-nous pour une tarification par volume.
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Vizito fonctionne-t-il avec le système de contrôle d'accès de notre espace de coworking ?
Oui. Vizito peut générer des codes QR lors de l’enregistrement qui fonctionnent avec la plupart des systèmes de contrôle d’accès, et notre API REST et nos webhooks vous permettent de pousser les données des visiteurs vers votre plateforme existante de contrôle d’accès ou de gestion du bâtiment. Les intégrations natives incluent Microsoft 365, Google Workspace, Active Directory, Slack et Microsoft Teams.
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Vizito est-il conforme au RGPD pour les données de visiteurs de coworking ?
Oui. Vizito est conçu en Europe, hébergé dans des centres de données de l’UE par défaut et certifié ISO 27001. Chaque locataire peut configurer sa propre période de conservation des données, son texte de consentement et son flux de droit à l’oubli, et un accord de traitement des données signé est disponible pour l’opérateur de coworking et les locataires individuels.
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Combien de temps faut-il pour déployer Vizito dans un espace de coworking ?
La plupart des opérateurs de coworking sont opérationnels en une seule journée. Le déroulement est : configurer le site et ajouter vos locataires dans le tableau de bord (15-30 minutes), inviter chaque administrateur de locataire pour qu’il puisse personnaliser son propre enregistrement, installer l’application Vizito sur une seule tablette ou imprimer une affiche QR, et commencer à enregistrer les visiteurs. Pas de projet informatique, pas de matériel propriétaire.
