Créez une expérience sans faille
Gagnez du temps et facilitez la mise en relation de vos visiteurs avec leur interlocuteur. Ne perdez plus de temps à tenir un registre papier, à créer des badges et à suivre les documents juridiques.
Notifications instantanées
Dites adieu à la recherche des hôtes. Vos hôtes seront automatiquement alertés par Slack, Teams, e-mail et SMS.
Pré-enregistrement des visiteurs
Envoyez à vos visiteurs un courriel avant leur rendez-vous. Cela leur fournit toutes les informations nécessaires et leur permet de vérifier toutes les informations et accords avant leur visite.
Accueillez vos visiteurs dans leur langue
Grâce à Vizito, vous pouvez accueillir vos visiteurs dans leur propre langue. Cela leur permet de remplir facilement le formulaire d’inscription et de lire les accords dans leur langue maternelle.
Inscription rapide
Vizito permet à vos visiteurs d’utiliser un code QR une fois qu’ils sont préenregistrés et invités. Ils gagnent ainsi du temps en ressaisissant leurs informations à chaque visite.
Multi-localisation et multi-bâtiments
Gérez tous vos sites et bâtiments à partir d’un seul tableau de bord. Ajoutez de nouveaux sites à mesure que votre organisation se développe et regroupez-les en unités logiques telles que le pays ou la région.
Gagnez du temps a chaque visite
Un systeme de gestion des visiteurs (VMS) moderne ne se contente pas de remplacer le registre papier: il transforme votre accueil en processus fluide et mesurable. Avec Vizito, chaque visiteur passe en moyenne moins d’une minute a s’enregistrer, contre trois a cinq minutes avec un accueil manuel. Sur une annee, pour une entreprise recevant cinquante visiteurs par jour, cela represente des centaines d’heures recuperees par votre reception et vos hotes.
Automatisation des notifications hotes
Des qu’un visiteur termine son enregistrement, l’hote est alerte instantanement par e-mail, SMS, Slack ou Microsoft Teams. Plus besoin d’appeler, de chercher une extension ou de faire patienter le visiteur. L’hote sait immediatement qui est arrive, pour quel motif et ou, et peut venir accueillir son invite sans delai. Cette automatisation elimine les allers-retours telephoniques et reduit le stress du personnel de reception.
Les notifications multi-canal garantissent que l’hote recoit l’information meme s’il est en reunion, en deplacement ou hors de son bureau. Pour les visites critiques, vous pouvez configurer des rappels automatiques si l’hote ne confirme pas la prise en charge dans un delai donne.
Pre-enregistrement et impression de badges
Le pre-enregistrement des visiteurs permet a l’hote d’envoyer une invitation par e-mail avant la visite. Le visiteur remplit ses informations a l’avance, lit les accords de confidentialite et de securite, et recoit un QR code. A son arrivee, il lui suffit de scanner ce code sur la borne d’accueil pour terminer son enregistrement en quelques secondes.
L’impression automatique d’un badge a chaque enregistrement accelere encore le processus:
- identification visuelle immediate dans les couloirs
- badges differencies par type de visite
- suppression des taches manuelles de creation
- image professionnelle renforcee
Reporting et retour sur investissement
Le tableau de bord Vizito centralise toutes les donnees d’accueil numerique: nombre de visiteurs par jour, heures de pointe, duree moyenne de visite, motifs, hotes les plus sollicites. Ces rapports aident les facility managers a dimensionner leur reception, a planifier les equipes et a justifier les investissements.
Le retour sur investissement d’un logiciel de gestion des visiteurs se mesure rapidement:
- reduction du temps de traitement par visiteur
- diminution des erreurs de saisie et des badges perdus
- gain de productivite des hotes
- meilleure conformite GDPR et tracabilite
- image de marque modernisee
En quelques semaines, Vizito devient un outil indispensable pour toute organisation qui veut optimiser son accueil et liberer du temps pour des taches a plus forte valeur ajoutee.
