7 raisons de remplacer votre livre d'or papier en 2023

À une époque où presque tout est numérisé - de l’éclairage à la climatisation en passant par les réunions - il semble étrange d’utiliser encore du papier et un stylo pour enregistrer vos visiteurs. Surtout si l’on garde à l’esprit que votre système de gestion des visiteurs (VMS) est le seul moyen de contrôler qui a accès à vos bâtiments et de savoir qui est sur place à tout moment.

Pourtant, en 2022, le livre d’or papier était encore le moyen d’enregistrement des visiteurs le plus populaire dans les entreprises du monde entier.

Chez Vizito, nous avons décidé que le temps est révolu pour le livre d’or papier. Et voici pourquoi :

1. Ce n’est pas efficace

Vous pensez peut-être qu’un livre d’or papier est pratique. Lorsqu’un visiteur arrive, vous lui présentez votre livre d’or, il remplit quelques champs et c’est tout. Facile pour vous, un petit effort pour votre invité, n’est-ce pas ?

Eh bien, non.

Tout d’abord, déchiffrer l’écriture de dizaines de visiteurs par jour peut être une tâche très difficile et chronophage pour votre réceptionniste. Sans compter que certains visiteurs peuvent oublier de remplir certaines de leurs données, ou fournir de fausses informations.

Et que penser du stockage de toutes ces informations ? Les registres papier prennent beaucoup de place. Si vos invités doivent signer des accords de non-divulgation ou d’autres documents, il y a encore plus de papiers à classer (ou à perdre). Et si vous avez plusieurs établissements, les informations ne sont pas centralisées.

De plus, comment retrouver les informations d’une personne donnée qui a visité votre entreprise ? Il vous faut un très bon système de classement si vous ne voulez pas passer des heures à parcourir tous ces livres.

Un système numérique de gestion des visiteurs résout tous ces problèmes :

• Plus de données incomplètes ou illisibles
• Les documents peuvent être signés numériquement lors de l’enregistrement
• Les données des visiteurs sont automatiquement stockées dans le cloud
• Accès facile aux données des visiteurs, où que vous soyez.
• Analyse, recherche et création de rapports sur les visiteurs en toute simplicité

Lorsque vos invités signent sur une tablette et que leurs données sont stockées automatiquement, votre réceptionniste peut se concentrer sur sa tâche la plus importante : offrir un accueil de qualité aux visiteurs.

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2. Ce n’est pas sûr

Comme nous l’avons déjà mentionné, votre système de gestion des visiteurs est le seul moyen de savoir qui se trouve dans vos locaux à tout moment. Personne ne souhaite qu’un incendie ou une fuite de gaz se produise, mais des urgences peuvent survenir, et dans ce cas, il est de la plus haute importance de savoir exactement qui est sur place.

En cas d’urgence, les carnets de bord en papier sont inutiles. Si vous avez même la chance de les emporter avec vous pendant l’évacuation du bâtiment, il y a toujours des problèmes. Une écriture peu claire, des champs vides et des données incorrectes mettent vos visiteurs en danger. Comment savez-vous quels invités sont déjà partis et qui est encore à l’intérieur ? Et comment pouvez-vous alerter rapidement tous les invités de ce qui se passe ?

Voici comment un VMS numérique vous aide à assurer la sécurité de vos visiteurs :

• Des informations précises sont disponibles sur les personnes présentes sur le site et celles qui sont déjà parties.
• Les données sur les visiteurs sont exactes et complètes
• Toutes les données sont accessibles via le tableau de bord, sur n’importe quel appareil mobile.
• Des alertes peuvent être envoyées à chaque visiteur présent sur le site, ainsi que les procédures de sécurité en vigueur.
• Si votre tablette est endommagée, toutes les données restent accessibles.

3. Il viole la vie privée de vos visiteurs

Certaines des données que vous demandez à vos visiteurs de fournir peuvent être des informations confidentielles ou sensibles. Tout le monde n’aime pas que son nom, son numéro de téléphone et l’adresse de son entreprise soient exposés à la vue de tous.

Pourtant, c’est exactement ce qui se passe lorsque vous utilisez un registre d’inscription en papier. Les informations personnelles de vos visiteurs sont exposées à toute personne qui entre dans votre zone de réception après eux. Donc, si vous voulez protéger la vie privée de vos invités et adhérer aux législations GDPR, un registre papier n’est peut-être pas le meilleur choix.

Vient alors le système numérique d’enregistrement des visiteurs :

• Toutes les données sont stockées de manière privée et sécurisée dans le cloud.
• Les données ne sont accessibles qu’aux personnes autorisées
• Les informations privées ne sont pas accessibles aux autres.
• Il est facile de se conformer aux exigences du GDPR

4. C’est ennuyeux pour les visiteurs

Remplir quelques blancs peut sembler facile et ne représenter qu’un petit effort, mais la plupart des visiteurs trouvent cela très désagréable. Cela prend du temps - surtout lorsque des files d’attente se forment - et peut être stressant pour un visiteur qui est déjà en retard ou qui n’a pas toutes les données nécessaires sous la main. C’est encore pire lorsque votre réceptionniste n’est pas là et que votre visiteur est obligé d’attendre pour s’enregistrer.

Un VMS numérique présente plusieurs avantages :

• Plus de file d’attente pour s’inscrire
• Le remplissage du formulaire est plus facile, grâce aux options d’autocomplétion et de pré-enregistrement.
• Un hôte est averti en même temps que le visiteur s’inscrit, ce qui réduit le temps d’attente.

5. C’est mauvais pour votre image

La première impression compte. Beaucoup.

Pour votre entreprise, tout se joue dans la zone de réception pour faire une bonne impression sur vos invités. Que penseront-ils d’un registre papier négligé et démodé, qui n’est pas conforme aux réglementations modernes en matière de sécurité et de confidentialité ? C’est vrai, cela ne vous met pas en valeur.

Et cela n’a aucun sens : votre entreprise est probablement moderne et innovante, elle utilise toutes sortes d’équipements informatiques et d’outils de haute technologie, mais la première chose que les visiteurs voient dans vos bureaux est un registre papier dépassé, désordonné et non sécurisé.

Un système numérique de gestion des visiteurs vous aide à faire une excellente impression sur les visiteurs :

• Une expérience d’enregistrement professionnelle
• Un système visuellement attrayant, rapide et facile à utiliser.
• Il indique à vos visiteurs que vous êtes une entreprise accueillante et innovante

6. Ce n’est pas durable

Toutes les entreprises produisent des déchets. Même lorsque vous n’êtes propriétaire que d’une petite entreprise, il est impossible d’échapper aux déchets d’emballage, de nourriture et de papier. Un moyen très simple de réduire les déchets est de gérer vos visiteurs de manière numérique.

Les livres papier et l’impression traditionnelle de badges sont coûteux et consomment beaucoup de papier. Du papier qui doit être archivé et stocké, et qui finira par être jeté.

Un VMS numérique vous aide à économiser des coûts et à réduire votre empreinte carbone :

• Les applications d’identification numérique ne sont pas chères, même pour les petites entreprises.
• Les invités s’inscrivent numériquement et les données sont automatiquement stockées dans le cloud : plus besoin de grandes piles de papier.
• Le passage au zéro papier vous aide à réduire les déchets

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7. Ce n’est pas flexible

Les données que l’on demande à un invité de fournir varient souvent d’une entreprise à l’autre, voire d’un visiteur à l’autre. Certaines entreprises demandent à leurs invités de ne fournir que des informations de base, d’autres - pour des raisons de sécurité - ont besoin de données plus confidentielles.

Parfois, certains invités devront fournir plus d’informations que d’autres. Certains devront peut-être signer un accord de confidentialité, d’autres devront montrer une pièce d’identité.

Comment pouvez-vous résoudre ce problème avec une feuille d’émargement en papier et au stylo ? Eh bien, vous ne pouvez pas.

Avec un VMS numérique - vous l’avez deviné - c’est un jeu d’enfant :

• Un VMS numérique vous permet d’offrir une expérience personnalisée aux différents types de visiteurs.
• Messages d’accueil et de départ personnalisés pour chaque type de visiteur.
• des champs d’inscription personnalisés pour chaque type de visiteur.
• Choisissez les types de visiteurs auxquels sont présentés des documents juridiques, des accords de confidentialité, des enquêtes, etc.
• Décidez quels types de visiteurs seront pris en photo et un badge sera imprimé.
• Reflétez votre image de marque en personnalisant la mise en page, les couleurs, les images, les logos. Vous pouvez facilement modifier les éléments visuels avant de les ajouter, car les outils modernes permettent de efficacer les arrière-plans des images et, d’une manière générale, d’automatiser toutes sortes de processus.

Les inconvénients du vieux journal de bord en papier sont innombrables. Il n’est pas efficace, il n’est pas sûr et il viole la vie privée de vos invités, pour n’en citer que quelques-uns.

Aujourd’hui, il existe de nombreux systèmes complets de gestion des visiteurs, qui donnent à votre entreprise une impression professionnelle et moderne. De nombreuses entreprises prennent le virage du zéro papier. Pourtant, certaines entreprises s’accrochent encore au traditionnel papier et stylo. Quel est votre choix ?

Pour vous faire une idée de la manière dont un système moderne de gestion des visiteurs peut aider votre entreprise à se développer, essayez gratuitement Vizito pendant un essai de 14 jours. Discutez avec nous ou réservez une démonstration pour voir comment Vizito peut vous aider à améliorer votre réception.

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