7 raisons de remplacer votre livre d'or papier en 2023

Le livre d’or papier est inefficace, non sécurisé, non conforme au GDPR, désagréable pour les visiteurs, mauvais pour votre image, polluant et inflexible. Voici les 7 raisons concrètes de le remplacer par un système numérique de gestion des visiteurs (VMS) - et ce que vous y gagnez.

En 2022, le livre d’or papier était encore le moyen d’enregistrement des visiteurs le plus populaire. Chez Vizito, nous pensons que ce temps est révolu.

1. Le registre papier manque d’efficacité

Les problèmes concrets d’un livre d’or papier :

• Ecriture manuscrite souvent illisible
• Champs laissés vides ou remplis avec de fausses informations
• Stockage encombrant des registres et documents signés
• Informations non centralisées entre plusieurs sites
• Recherche d’un visiteur spécifique quasi impossible

Ce qu’un VMS numérique résout :

• Plus de données incomplètes ou illisibles
• Documents signés numériquement lors de l’enregistrement
• Données automatiquement stockées dans le cloud
• Accès facile aux données depuis n’importe quel appareil
• Recherche, analyse et rapports en toute simplicité

Votre réceptionniste peut se concentrer sur sa mission principale : offrir un accueil de qualité.

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2. Le registre papier met en danger la sécurité

En cas d’urgence (incendie, fuite de gaz), un carnet papier est inutile. Les problèmes :

• Ecriture illisible et champs vides
• Impossible de savoir qui est parti et qui est encore à l’intérieur
• Pas de moyen d’alerter rapidement les visiteurs

Ce qu’un VMS numérique apporte :

• Informations précises sur les personnes présentes et parties
• Données complètes et exactes
• Accès via tableau de bord sur n’importe quel appareil mobile
• Envoi d’alertes et de procédures de sécurité à chaque visiteur
• Données accessibles même si la tablette est endommagée

En savoir plus sur comment un VMS améliore la sécurité.

3. Le registre papier viole la vie privée de vos visiteurs

Les informations personnelles de vos visiteurs sont exposées à toute personne qui entre après eux. C’est une violation directe du GDPR.

Ce qu’un VMS numérique garantit :

• Données stockées de manière privée et sécurisée dans le cloud
• Accès réservé aux personnes autorisées
• Informations privées invisibles pour les autres visiteurs
• Conformité GDPR facilitée

4. Le registre papier crée une expérience désagréable pour les visiteurs

Remplir un formulaire papier peut sembler anodin, mais les visiteurs trouvent cela :

• Chronophage, surtout quand des files d’attente se forment
• Stressant quand ils sont en retard ou n’ont pas toutes les données
• Frustrant quand le réceptionniste est absent

Ce qu’un VMS numérique améliore :

• Plus de file d’attente
• Autocomplétion et pré-enregistrement pour un remplissage rapide
• Notification immédiate de l’hôte pour réduire le temps d’attente

5. Le registre papier nuit à votre image professionnelle

Votre entreprise est probablement moderne et innovante - mais la première chose que vos visiteurs voient est un registre papier dépassé et désordonné. C’est incohérent.

Ce qu’un VMS numérique apporte :

• Expérience d’enregistrement professionnelle
• Système visuellement attrayant, rapide et facile à utiliser
• Message clair : vous êtes une entreprise accueillante et innovante

En savoir plus sur comment faire bonne impression avec votre espace de réception.

6. Le registre papier est mauvais pour l’environnement

Les livres papier et l’impression traditionnelle de badges consomment beaucoup de papier - papier qui doit être archivé, stocké et finalement jeté.

Ce qu’un VMS numérique réduit :

• Coûts d’impression et de stockage
• Consommation de papier (inscription numérique, données dans le cloud)
• Empreinte carbone de votre entreprise

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7. Le registre papier ne s’adapte pas aux différents types de visiteurs

Les données à collecter varient selon l’entreprise et le type de visiteur. Certains doivent signer un NDA, d’autres montrer une pièce d’identité. Un formulaire papier unique ne peut pas gérer cette complexité.

Ce qu’un VMS numérique permet :

• Expérience personnalisée par type de visiteur
• Messages d’accueil et de départ personnalisés
• Champs d’inscription spécifiques par type
• Documents juridiques présentés uniquement aux visiteurs concernés
• Photo et badge imprimé selon les besoins
• Mise en page, couleurs, images et logos à votre image de marque
• Possibilité de modifier les arrière-plans des images avec des outils modernes

Les inconvénients du registre papier sont nombreux. Des systèmes complets de gestion des visiteurs existent aujourd’hui pour donner à votre entreprise une image professionnelle et moderne. De nombreuses entreprises prennent le virage du zéro papier. Quel est votre choix ?

Pour vous faire une idée de la manière dont un système moderne de gestion des visiteurs peut aider votre entreprise à se développer, essayez gratuitement Vizito pendant un essai de 14 jours. Discutez avec nous ou réservez une démonstration pour voir comment Vizito peut vous aider à améliorer votre réception.

Vous avez d’autres questions ? Voici les 7 questions les plus courantes sur la gestion des visiteurs numériques - et nos réponses.