Qu'est-ce que la gestion des visiteurs ?

La gestion des visiteurs est le processus qui permet aux entreprises de suivre, d’enregistrer et de gérer toutes les personnes qui entrent et sortent de leurs bâtiments. Elle couvre l’accueil des invités, la vérification de leur identité, la notification automatique des hôtes et la gestion des évacuations en cas d’urgence.

Sans ce processus, impossible de garantir la sécurité de vos employés, de vos bâtiments et de vos visiteurs eux-mêmes.

Définition de la gestion des visiteurs

La gestion des visiteurs est un processus qui aide les entreprises à suivre les personnes qui visitent leurs bâtiments. L’accueil des invités n’est qu’une petite partie de ce processus. Enregistrer les visiteurs, s’assurer qu’ils respectent vos politiques, avertir les employés de l’arrivée de leur invité, gérer les évacuations - tout cela fait partie du processus.

Ce processus varie selon l’entreprise, le secteur et la situation géographique :

• Pour certaines organisations, garder trace des noms suffit
• Pour d’autres, des badges, des documents légaux et des escortes d’employés sont nécessaires

Qu’est-ce qu’un système de gestion des visiteurs (VMS) ?

Les systèmes de gestion des visiteurs sont des outils qui aident les entreprises à mener à bien ce processus. Ils varient d’un simple registre papier à un système numérique sophistiqué.

Les entreprises passent de plus en plus au numérique, car un VMS peut faire beaucoup plus qu’un système manuel classique : gérer l’enregistrement, la notification des hôtes, l’impression de badges et le stockage des données - le tout en un seul endroit.

Vous préférez toujours le papier ? Dans cet article, nous vous donnons 5 conseils pour améliorer votre journal des visiteurs.

Comment fonctionne un système numérique de gestion des visiteurs ?

Un système numérique de gestion des visiteurs utilise une tablette ou un ordinateur pour enregistrer les informations des visiteurs. Voici le processus typique :

1. Le visiteur saisit son nom et ses informations
2. Il prend une photo
3. Il signe numériquement des documents si nécessaire (protocoles de sécurité, accords de confidentialité)
4. Les visiteurs préenregistrés scannent simplement un code QR
5. Le système de gestion des visiteurs notifie automatiquement la bonne personne dans l’entreprise

Impersonnel ? Trop compliqué ? Dans cet article, nous démystifions les 5 principaux mythes concernant la gestion numérique des visiteurs.

4 avantages concrets de la gestion numérique des visiteurs

Renforcement de la sécurité du bâtiment

Votre réception est votre première ligne de défense contre les visiteurs indésirables. Un VMS numérique met en oeuvre plusieurs fonctions de sécurité :

• Dossiers des visiteurs avec historique complet
• Badges visiteurs avec photo
• Capture de signature numérique
• Alertes en temps réel

Protection en cas d’urgence et conformité GDPR

En cas de situation d’urgence comme un incendie, vous pouvez localiser et prévenir toutes les personnes présentes sur le site. Le système envoie des alertes et fournit des instructions d’évacuation.

Concernant la confidentialité des données, un VMS numérique garantit que toutes les données restent privées et conformes aux réglementations comme le GDPR.

Lire la suite Améliorer la sûreté et la sécurité dans votre entreprise ? Voici 7 façons dont les systèmes de gestion des visiteurs peuvent vous aider

Gain d’efficacité pour votre réception

Un VMS numérique élimine les tâches manuelles des réceptionnistes :

• Plus besoin d’imprimer et de classer des documents papier
• Plus de badges écrits à la main
• Plus de notifications manuelles aux employés

Résultat : plus de temps pour un accueil personnalisé et chaleureux.

Amélioration de votre image professionnelle

Un système d’enregistrement moderne avec une image de marque personnalisée fait une première impression forte sur vos visiteurs et clients potentiels. La gestion numérique des visiteurs vous donne tous les outils pour créer un espace accueillant tout en montrant que vous vous souciez de la sécurité.

Pour vous faire une idée de la façon dont un système moderne de gestion des visiteurs peut aider votre entreprise à se développer, essayez gratuitement Vizito pendant une période d’essai de 14 jours ou discutez avec nous pour voir comment Vizito peut vous aider à améliorer votre accueil.

Vous avez d’autres questions ? Voici les 7 questions les plus fréquentes sur la gestion numérique des visiteurs - et nos réponses.