Qu'est-ce que la gestion des visiteurs ?

Imaginez que des personnes puissent entrer et sortir de votre entreprise, et se promener dans vos bureaux comme bon leur semble.

Comment pourriez-vous assurer la sécurité de vos employés et de vos bâtiments si vous n’avez aucun contrôle sur les personnes qui entrent dans vos locaux ? Et comment pourriez-vous assurer la sécurité de vos visiteurs, si vous ne savez pas où ils se trouvent ? Comment sauriez-vous qui évacuer en cas d’urgence, si vous ne savez même pas qui est sur place ?

C’est là que la gestion des visiteurs entre en jeu. La gestion des visiteurs vous aide à renforcer la sécurité et la sûreté, tout en faisant une bonne impression sur les visiteurs.

Qu’est-ce que la gestion des visiteurs ?

La gestion des visiteurs est un processus qui aide les entreprises à suivre les personnes qui visitent leurs bâtiments. L’accueil des invités n’est qu’une petite partie de ce processus. Enregistrer les visiteurs, s’assurer qu’ils respectent vos politiques, avertir les employés de l’arrivée de leur invité, gérer les évacuations… Tout cela fait partie du processus.

Ce processus peut varier selon l’entreprise, la branche, le secteur d’activité ou la situation géographique. Pour certaines organisations, il suffit de garder trace des noms des visiteurs, pour d’autres, il existe des exigences de sécurité plus strictes, comme des badges, des documents légaux et des escortes d’employés.

Qu’est-ce qu’un système de gestion des visiteurs ?

Les systèmes de gestion des visiteurs sont des outils qui aident les entreprises à mener à bien ce processus. Le système peut varier d’une entreprise à l’autre - de la vieille méthode papier-crayon à un système numérique de gestion des visiteurs plus sophistiqué.

Au fur et à mesure qu’elles en voient les avantages, les entreprises passent de plus en plus à un système numérique de gestion des visiteurs qui peut les aider à faire beaucoup plus qu’un système manuel classique. Au lieu de tenir un registre des visiteurs en papier et d’avoir besoin d’un réceptionniste pour informer un employé de l’arrivée de son invité, il est désormais possible de gérer toutes les parties de la gestion des visiteurs en un seul endroit.

Vous préférez toujours le papier ? Dans cet article, nous vous donnons 5 conseils pour améliorer votre journal des visiteurs.

Comment fonctionnent les systèmes numériques de gestion des visiteurs ?

Un système numérique de gestion des visiteurs utilise une tablette ou un ordinateur pour surveiller et enregistrer les informations relatives aux visiteurs.

Lorsqu’un invité arrive, il saisit son nom et d’autres détails, prend une photo et, si nécessaire, signe numériquement des documents, comme des protocoles de sécurité ou des accords de confidentialité. S’ils sont préenregistrés, ils peuvent simplement scanner un code QR pour se connecter.

Ensuite, le système de gestion des visiteurs notifie automatiquement à la bonne personne de l’entreprise que son invité est arrivé.

Impersonnel ? Ou trop compliqué ? Dans cet article, nous démystifions les 5 principaux mythes concernant la gestion numérique des visiteurs.

Comment la gestion numérique des visiteurs peut-elle vous aider ?

Il y a plusieurs choses que la gestion numérique des visiteurs peut faire pour vous.

Améliorer la sécurité

Votre réception est votre première ligne de défense contre les visiteurs indésirables. Un système numérique de gestion des visiteurs permet de s’assurer qu’une personne irresponsable ne peut pas s’introduire dans votre entreprise, en mettant en œuvre de multiples fonctions de renforcement de la sécurité :

• Dossiers des visiteurs
• Badges visiteurs avec photo
• Capture de signature
• Alertes
• …

Améliorer la sécurité

En cas de situation d’urgence, comme un incendie, vous pouvez facilement localiser et prévenir toutes les personnes présentes sur le site. En plus d’une alerte, vous pouvez également fournir des instructions sur la marche à suivre.

Il y a aussi la question de la confidentialité des données. Quel que soit le pays dans lequel votre entreprise opère, il est probable que vous deviez vous conformer à des lois strictes en matière de confidentialité, comme le GDPR. Un système numérique de gestion des visiteurs garantit que toutes les données de vos visiteurs restent privées et aidera votre entreprise à se conformer à toutes les réglementations.

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Améliorer l’efficacité

Un système numérique de gestion des visiteurs vous permet de rendre votre réception beaucoup plus efficace. Les réceptionnistes n’ont plus besoin d’imprimer et de classer des documents papier, d’écrire des badges à la main ou d’alerter les employés lorsque leur invité est arrivé. Cela leur laisse du temps pour se concentrer sur des tâches plus importantes, comme aider les personnes qui ont besoin d’une attention particulière et créer un accueil chaleureux pour vos invités.

Améliorez votre réputation

Un système d’enregistrement moderne avec une image de marque personnalisée peut vous aider à faire une première impression forte sur vos visiteurs, clients et clients potentiels. La gestion numérique des visiteurs vous donne tous les outils nécessaires pour créer un espace chaleureux et accueillant dans votre zone de réception, tout en montrant à vos visiteurs que vous vous souciez vraiment de leur sécurité.

Pour vous faire une idée de la façon dont un système moderne de gestion des visiteurs peut aider votre entreprise à se développer, essayez gratuitement Vizito pendant une période d’essai de 14 jours ou discutez avec nous pour voir comment Vizito peut vous aider à améliorer votre accueil.

Vous avez d’autres questions ? Voici les 7 questions les plus fréquentes sur la gestion numérique des visiteurs - et nos réponses.