Adapter les systèmes de gestion des visiteurs à la main-d'œuvre hybride et distante

Dans un monde de plus en plus numérique, les espaces de travail ne sont plus confinés entre quatre murs. Alors que la pandémie nous a poussés à redéfinir la notion de “normalité”, les entreprises du monde entier ont adopté avec enthousiasme le modèle de la main-d’œuvre hybride et à distance.

Le système de gestion des visiteurs (VMS) est un paradigme important dans ce changement, car il va au-delà des simples enregistrements et sorties. Mais le chemin de la transformation n’est pas sans embûches.

Cet article se penche sur les technologies, les outils et les meilleures pratiques les plus récents pour assurer l’intégration transparente des systèmes de gestion des visiteurs dans l’environnement de travail hybride et à distance.

Comprendre le travail hybride et à distance

Une main-d’œuvre à distance travaille entièrement en dehors d’un environnement de bureau traditionnel. Ces employés peuvent travailler de n’importe où, que ce soit à leur domicile, dans un café ou à l’autre bout du monde. Ce modèle offre une flexibilité considérable, ce qui permet d’améliorer l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée et, souvent, d’accroître la productivité. Les entreprises doivent impérativement adapter leurs systèmes, tels que la gestion des visiteurs, pour répondre efficacement à ce nouveau mode de travail.

Par ailleurs, une étude montre que 83 % des travailleurs préfèrent un modèle de travail hybride, ce qui souligne la popularité de cette méthode. Une main-d’œuvre hybride est un type de modèle de travail qui combine le travail au bureau traditionnel et le travail à distance. L’un des principaux avantages du modèle hybride est qu’il donne aux employés un sentiment d’autonomie et de contrôle sur leur environnement de travail et leur emploi du temps.

Par exemple, un graphiste travaillant dans une agence de publicité peut choisir de travailler à distance certains jours pour se concentrer sur la création de modèles sans les distractions habituelles du bureau. Les autres jours, il peut venir au bureau pour des réunions d’équipe et des séances de brainstorming en collaboration.

L’importance d’adapter les systèmes de gestion des visiteurs

L’ère numérique a bouleversé le paysage des affaires, façonnant le mode de fonctionnement des organisations. Au cours de cette transition, les systèmes de gestion des visiteurs sont passés du statut de simples carnets de bord papier à celui de solutions de gestion complètes, contribuant à la fonctionnalité de la main-d’œuvre moderne. Avec l’évolution globale vers des modèles de travail à distance et hybrides, ces systèmes ont dû s’adapter et assumer de nouveaux rôles cruciaux.

L’utilisation d’un logiciel d’archivage électronique s’est avérée être la première étape de l’évolution de la gestion traditionnelle des visiteurs sur papier vers des systèmes de gestion des visiteurs numériques. L’intégration de l’archivage numérique dans un VMS offre une gestion des visiteurs et un stockage des données efficaces, permettant aux organisations de gagner de l’espace, de réduire l’encombrement et de conserver les dossiers des visiteurs plus longtemps.

En outre, la gestion des documents numériques au sein d’un VMS garantit la sécurité et la conformité. Grâce à un cryptage avancé et à des contrôles d’accès spécifiques aux utilisateurs, les logiciels d’archivage numérique peuvent contribuer à protéger les données sensibles des visiteurs, une préoccupation majeure dans le paysage actuel des cybermenaces.

Cela dit, les systèmes modernes de gestion des visiteurs sont désormais conçus pour assurer la sécurité, rationaliser la communication, faire gagner du temps et améliorer l’efficacité globale en s’intégrant à de multiples outils numériques.

Examinons quelques-unes des meilleures caractéristiques offertes par les VMS modernes.

Caractéristiques d’un système moderne de gestion des visiteurs

Systèmes d’enregistrement numérique: transition des carnets de bord traditionnels vers des systèmes numériques. Par exemple, les visiteurs peuvent saisir leurs coordonnées sur une tablette ou un kiosque à leur arrivée sur le lieu de travail. Cette méthode permet non seulement d’améliorer le processus d’enregistrement, mais aussi de renforcer la précision et la sécurité des données.

Le pré-enregistrement des visiteurs: il peut être effectué par le biais d’un portail en ligne où les visiteurs fournissent leurs coordonnées avant leur arrivée, ce qui accélère le processus d’enregistrement. Le pré-enregistrement facilite également la préparation des visiteurs par l’entreprise, en veillant à ce que leurs réunions et leur espace de travail soient organisés de manière adéquate.

Badges visiteurs: Introduction d’un système automatisé pour générer des badges visiteurs immédiatement après l’enregistrement. Ce système permet d’identifier et de suivre les visiteurs sur place, renforçant ainsi la sécurité et le respect des protocoles de contrôle d’accès.

Notifications: Automatiser les notifications pour alerter le personnel de l’arrivée des visiteurs. Ces notifications peuvent être envoyées par courrier électronique ou par SMS, ce qui permet de réduire les temps d’attente et d’améliorer l’expérience des visiteurs.

Protocoles de santé et de sécurité: Dans le contexte de travail hybride et post-pandémique, intégrez des contrôles de santé et de sécurité dans votre VMS, tels que des questionnaires sur les symptômes, en donnant la priorité à la sécurité des visiteurs et des employés.

Analyse des visiteurs: Exploitez les données collectées pour examiner les tendances et les schémas de fréquentation. Les informations obtenues peuvent vous aider à planifier des événements, à gérer les périodes de forte affluence et à renforcer les mesures de sécurité.

Intégration avec des outils numériques: Un système numérique d’enregistrement des visiteurs peut être intégré de manière transparente à d’autres logiciels de votre organisation. Par exemple, en exploitant des outils d’automatisation sans code, vous pouvez utiliser les données recueillies dans le VMS, ce qui vous aidera à créer des rapports, des tableaux de bord et des outils d’analyse sur mesure.

Cette intégration fournit aux gestionnaires de projets des informations précieuses qui leur permettent de prendre des décisions éclairées, d’identifier les goulets d’étranglement et d’optimiser les performances du projet.

Adapter les fonctionnalités du VMS aux différents types de visiteurs

Dans les environnements de travail hybrides, les systèmes de gestion des visiteurs sont utilisés par différents types de visiteurs.

Employés à distance

Bien que les employés à distance travaillent principalement à distance, ils peuvent occasionnellement se rendre au bureau. Un système efficace de gestion des visiteurs peut prendre en charge ces visites, en veillant à ce que ces employés puissent passer sans heurts des interactions à distance aux interactions en personne. Cela peut impliquer la mise en œuvre d’un processus d’enregistrement rationalisé, un accès facile aux ressources nécessaires et un espace de travail adapté à l’exercice de leurs fonctions.

Visiteurs tiers

Les visiteurs tiers, tels que les clients, les vendeurs ou les entrepreneurs, doivent être gérés avec soin. L’ajout d’une fonction de code QR permet d’accélérer et de simplifier le processus d’enregistrement de ces visiteurs. Ils peuvent scanner le code QR, saisir les informations nécessaires et être dirigés vers leur point de contact au sein de l’organisation. Et le plus beau, c’est que cette fonction est incluse dans le système digital visitor. Cette fonction est incluse dans les solutions numériques de gestion des visiteurs.

Ce système peut même être programmé pour envoyer des notifications de leur arrivée au personnel concerné, afin que ces visiteurs soient accueillis rapidement et de manière professionnelle. Cela permet une communication fluide et garantit une expérience exceptionnelle à ces visiteurs.

Focus sur les implications juridiques et sécuritaires

La mise en œuvre d’un système de gestion des visiteurs pour une main-d’œuvre hybride entraîne plusieurs implications juridiques et sécuritaires. L’une des principales préoccupations est le respect de la vie privée associé à l’enregistrement numérique. Un système de gestion des visiteurs recueille et stocke les informations personnelles des visiteurs, qui peuvent inclure leur nom, leurs coordonnées, des informations sur l’entreprise et même des photographies.

Par conséquent, les organisations doivent être particulièrement prudentes quant à la manière dont ces données sont gérées. Elles doivent informer les visiteurs de la collecte des données et de sa finalité et veiller à ce que les données soient stockées en toute sécurité, ne soient pas partagées sans consentement et soient supprimées lorsqu’elles ne sont plus nécessaires, conformément aux réglementations relatives à la confidentialité des données telles que le GDPR.

La question de la sécurisation des données des visiteurs virtuels est un autre aspect crucial. Les visites virtuelles, qui sont devenues plus courantes dans le modèle de travail hybride, impliquent l’échange d’informations par le biais de canaux numériques. Vous devez vous assurer que ces interactions numériques sont sécurisées et à l’abri des cybermenaces. Un cryptage robuste des données et des outils de conférence sécurisés sont essentiels pour maintenir cette sécurité.

Enfin, les entreprises doivent respecter les réglementations locales et internationales lors de la mise en œuvre d’un VMS. Il peut s’agir de lois relatives à la protection des données, à la santé et à la sécurité, ainsi qu’à la lutte contre la discrimination. Il est donc conseillé de demander un avis juridique lors de la conception et de la mise en œuvre d’un VMS afin de garantir une conformité totale.

Mise en œuvre pratique : Systèmes de gestion des visiteurs dans différentes industries

Manufacturing Plants

Pour les usines de fabrication qui doivent coordonner un grand nombre de travailleurs, de sous-traitants et de visiteurs, un VMS peut changer la donne. Ces installations sont souvent confrontées à un grand nombre de personnes qui entrent et sortent quotidiennement de leurs locaux, ce qui accroît la nécessité d’une gestion efficace des visiteurs.

Les systèmes numériques de gestion des visiteurs permettraient aux usines de fabrication de suivre et de contrôler efficacement toutes les personnes entrant dans les locaux, garantissant ainsi la sûreté et la sécurité. Les coordonnées des entrepreneurs et des visiteurs, y compris leurs coordonnées, l’objet de leur visite et la durée de celle-ci, peuvent être enregistrées numériquement, ce qui réduit les traces écrites et la charge administrative.

En outre, en cas de situations d’urgence telles que des incendies ou des fuites de produits chimiques, un VMS robuste fournirait un compte rendu précis et instantané de toutes les personnes présentes sur le site, ce qui est essentiel pour les plans d’évacuation et les interventions d’urgence.

En outre, un système avancé de gestion des visiteurs peut être intégré aux exigences de conformité propres à l’industrie manufacturière. Par exemple, on peut demander aux visiteurs de signer numériquement les protocoles de sécurité ou de suivre des séances d’information sur la sécurité lors de leur arrivée, afin de s’assurer qu’ils sont conscients des risques du site et de leurs responsabilités.

Hôpitaux

Le secteur des soins de santé, en particulier les hôpitaux, peut également tirer profit de la mise en œuvre d’un VMS. Compte tenu de la sensibilité et de la confidentialité des informations relatives aux patients et de la nécessité d’un contrôle rigoureux des infections, la gestion des visiteurs devient cruciale dans un hôpital.

Une solution numérique d’enregistrement des visiteurs pourrait aider les hôpitaux à surveiller et à contrôler efficacement le flux des visiteurs, réduisant ainsi la surpopulation et les risques potentiels d’infection. Les hôpitaux peuvent mettre en œuvre des mesures telles que le pré-enregistrement des visiteurs, la programmation des heures de visite, la limitation du nombre de visiteurs par patient et la création de zones où les visiteurs sont autorisés.

Les hôpitaux reçoivent souvent la visite de divers professionnels, notamment des représentants pharmaceutiques, des fournisseurs d’équipement, des entrepreneurs et des étudiants en médecine. Un VMS fournirait un enregistrement transparent de ces visiteurs, y compris l’objet de leur visite et les départements visités, garantissant ainsi un niveau plus élevé de sécurité et de responsabilité.

En outre, un VMS doté d’une fonction d’enregistrement sans contact pourrait minimiser les risques d’infection par contact. Il peut également être personnalisé pour vérifier les symptômes ou le statut vaccinal des visiteurs, conformément aux protocoles de contrôle des infections de l’hôpital.

Agences de marketing

Dans un contexte de travail hybride et à distance, la gestion de projet et l’équilibre de la charge de travail jouent un rôle essentiel pour les agences de marketing. Elles apportent une structure, garantissent que les tâches sont accomplies dans les délais et que les membres de l’équipe sont coordonnés. Il s’agit notamment d’utiliser des outils de gestion de projet pour organiser les tâches des employés et suivre les progrès accomplis.

Dans ce contexte, la synergie entre les solutions de gestion des visiteurs et les outils de gestion de projet est particulièrement précieuse. Prenons l’exemple d’une agence de marketing qui accueille un client pour une réunion de lancement de projet. Les outils de gestion de projet peuvent rationaliser le flux de travail de l’agence en assignant des tâches telles que la préparation de l’ordre du jour de la réunion, la collecte de données pertinentes, la fixation de délais et la désignation d’un présentateur. D’autre part, le VMS, synchronisé avec l’outil de gestion de projet, peut faciliter le pré-enregistrement de la visite du client, informant ainsi les membres concernés de l’équipe de la réunion prévue.

Comment développer une agence de marketing numérique est une considération essentielle pour les agences de marketing qui cherchent à étendre leurs services et leur clientèle. Après la réunion, tout retour d’information ou toute nouvelle exigence du client peut être mis à jour en temps réel dans l’outil de gestion de projet. Cela permet non seulement de garantir un flux de travail systématique, mais aussi de faire en sorte que tous les membres de l’équipe soient sur la même longueur d’onde, ce qui stimule la productivité et améliore les résultats du projet.

Les systèmes modernes de gestion des visiteurs améliorent le modèle de travail hybride

À l'ère du numérique, la transformation des VMS en vue d'accueillir une main-d'œuvre hybride et distante n'est plus un luxe, mais une nécessité. Le passage d'espaces de bureaux traditionnels à des modèles de travail flexibles a présenté un ensemble unique de défis, mais aussi une multitude d'opportunités.

Dans cet article, nous avons exploré l’importance d’adapter les solutions de gestion des visiteurs au nouveau paradigme de travail, en nous penchant sur les caractéristiques qui rendent un VMS efficace et sur l’importance d’adapter ces systèmes aux différents types de visiteurs.

En tirant parti de la puissance de la technologie et des fonctions numériques innovantes de gestion des visiteurs, les entreprises peuvent assurer une transition en douceur, améliorer l’efficacité opérationnelle et maintenir un environnement de travail sûr et productif. L’avenir est flexible, et avec un système de gestion des visiteurs adaptable, votre entreprise peut l’être aussi.

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