L'avenir de la gestion des visiteurs : Prédictions et tendances pour 2023 et au-delà

JIl y a dix ans à peine, entrer dans une entreprise en tant que visiteur vous ramenait à l’époque du papier et du crayon, où la gestion des visiteurs - si tant est qu’elle existait - était un processus qui prenait du temps et était source d’erreurs. Les feuilles d’émargement ou les carnets de bord en papier, avec des détails manuscrits souvent difficiles à lire, compliquaient le suivi des visiteurs et la tenue de dossiers précis. Les badges visiteurs édités manuellement étaient souvent génériques et faciles à reproduire, ce qui présentait des risques pour la sécurité.

Aujourd’hui, le monde de la gestion des visiteurs a évolué de façon spectaculaire, adoptant une technologie de pointe et l’automatisation pour offrir une expérience transparente, sûre et efficace aux visiteurs et aux organisations.

Et ce n’est pas fini. Sous l’impulsion des progrès technologiques, des préoccupations croissantes en matière de sécurité et du besoin de processus plus efficaces, le monde de la gestion des visiteurs est susceptible d’évoluer encore davantage et de franchir des étapes importantes dans les années à venir. Nous avons demandé aux fondateurs du système VMS Vizito, Pieter-Jan Dries et Steven Gilissen, comment ils envisagent l’avenir de la gestion des visiteurs. Dans cet article de blog, nous explorerons la transformation de l’industrie et les innovations qui façonnent son avenir.

Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur les changements significatifs intervenus dans la gestion des visiteurs au cours des dernières années et sur les principales tendances pour 2023 et au-delà :

• Intelligence artificielle (IA) et apprentissage automatique
• Intégration de l’Internet des objets (IoT)
• L’accent continue d’être mis sur les solutions sans contact
• Amélioration de l’expérience des visiteurs
• Mesures de sécurité avancées
• Une plus grande attention à la confidentialité des données
• L’accent mis sur le développement durable

Changements significatifs dans la gestion des visiteurs au cours des dernières années

La gestion des visiteurs a radicalement changé ces dernières années. Des simples solutions papier et stylo aux technologies révolutionnaires, voici les innovations les plus importantes dans ce domaine :

Gestion numérique des visiteurs

Le passage de la gestion traditionnelle des visiteurs sur papier aux systèmes numériques de gestion des visiteurs (VMS) a constitué une évolution majeure au cours des dernières années. Selon Pieter-Jan Dries, cofondateur de Vizito, cette évolution était naturelle : “Les entreprises sont constamment à la recherche de moyens d’améliorer l’efficacité, la sécurité et l’expérience des utilisateurs, et les systèmes numériques de gestion des visiteurs offrent de nombreux avantages. Ils rationalisent le processus d’enregistrement, offrent un moyen plus sûr de gérer l’accès des visiteurs et permettent une meilleure collecte et gestion des données. Un VMS numérique simplifie également la conformité avec les réglementations sur la protection des données telles que le GDPR, car il stocke les données des visiteurs en toute sécurité et permet de les récupérer facilement en cas de besoin.”

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Systèmes basés sur l’informatique en nuage

L’autre changement important a été la montée en puissance des solutions basées sur l’informatique en nuage. Les systèmes de gestion des visiteurs basés sur le cloud, tels que Vizito, offrent une plus grande flexibilité, une plus grande évolutivité et une plus grande facilité d’intégration avec d’autres systèmes, tels que les systèmes de contrôle d’accès (ACS), afin de fournir une solution de sécurité complète. Les solutions basées sur le cloud sont accessibles à distance, ce qui facilite la gestion des données relatives aux visiteurs et le contrôle de leur activité.

Confidentialité et sécurité des données

Entre-temps, les systèmes de gestion des visiteurs se sont adaptés pour répondre aux besoins croissants en matière de confidentialité et de sécurité des données. La conformité à des réglementations telles que le GDPR est devenue essentielle, et les systèmes modernes de gestion des visiteurs comprennent des fonctions qui aident les organisations à gérer les données des visiteurs en toute sécurité et à se conformer à ces exigences.

Ouverture de session sans contact

En réponse à la pandémie de COVID-19, l’accent a été mis sur l’enregistrement sans contact. Les visiteurs peuvent se préenregistrer en ligne avant leur visite, en fournissant leurs coordonnées et l’objet de leur visite. À leur arrivée, ils peuvent scanner un code QR avec leur smartphone pour s’enregistrer. Les badges visiteurs peuvent être imprimés automatiquement lors de l’enregistrement, sans l’intervention d’un réceptionniste.

Ouverture de session sans contact

En réponse à la pandémie de COVID-19, l’accent a été mis sur l’enregistrement sans contact. Les visiteurs peuvent se préenregistrer en ligne avant leur visite, en fournissant leurs coordonnées et l’objet de leur visite. À leur arrivée, ils peuvent scanner un code QR avec leur smartphone pour s’enregistrer. Les badges visiteurs peuvent être imprimés automatiquement lors de l’enregistrement, sans l’intervention d’un réceptionniste.

Solutions adaptables

Les systèmes modernes de gestion des visiteurs offrent davantage d’options de personnalisation, ce qui permet aux organisations d’adapter l’expérience des visiteurs à leurs besoins et préférences spécifiques.

Tendances clés de la gestion des visiteurs pour 2023 et au-delà

Le secteur de la gestion des visiteurs continuera d’évoluer en réponse aux technologies émergentes, aux préoccupations en matière de sécurité et à l’évolution des besoins des entreprises. Chez Vizito, nous voyons 7 tendances qui façonneront l’industrie en 2023 et au-delà :

1. Intelligence artificielle (IA) et apprentissage automatique

L’IA et l’apprentissage automatique joueront un rôle de plus en plus important dans les systèmes de gestion des visiteurs, permettant des analyses plus avancées, la reconnaissance des formes et des capacités prédictives. Cela peut aider les organisations à identifier les menaces potentielles pour la sécurité et à optimiser les processus de gestion des visiteurs.

Pieter-Jan Dries : “Chez Vizito, nous sommes ravis de voir se développer le potentiel de l’IA et de l’apprentissage automatique. Il est très excitant de penser à ce que l’IA pourrait nous réserver, et nous suivons de près les développements dans ce domaine. Ces technologies pourraient non seulement améliorer l’efficacité et la sécurité des processus de gestion des visiteurs, mais aussi améliorer l’expérience globale des visiteurs.”

Les domaines dans lesquels l’IA peut s’avérer utile sont les suivants :

• Aider les organisations à analyser plus efficacement les données relatives aux visiteurs
• Améliorer la détection des risques potentiels pour la sécurité en identifiant des modèles ou des comportements inhabituels
• Offrir une expérience plus personnalisée aux visiteurs en analysant leurs préférences, en adaptant les notifications et en personnalisant le processus d’enregistrement - par exemple en personnalisant les messages de bienvenue, en recommandant des salles de réunion adaptées ou en suggérant des événements ou des installations pertinents.

En bref, les progrès de l’IA peuvent révolutionner le secteur de la gestion des visiteurs, en aidant les organisations à gérer encore mieux leurs visiteurs.

2. Intégration de l’internet des objets (IoT)

L’intégration de dispositifs IoT aux systèmes de gestion des visiteurs va se généraliser. Cela permettra de suivre en temps réel les mouvements des visiteurs, de surveiller l’état des installations et d’améliorer le contrôle d’accès grâce à des dispositifs connectés tels que des serrures intelligentes, des caméras et des capteurs.

3. Maintien de l’accent sur les solutions sans contact

La pandémie de COVID-19 a accéléré l’adoption des technologies sans contact, et cette tendance devrait se poursuivre. Les processus d’enregistrement sans contact, la reconnaissance faciale et d’autres solutions sans contact se généraliseront à mesure que les organisations donneront la priorité à la sécurité et à l’hygiène.

4. Amélioration de l’expérience des visiteurs

L’industrie de la gestion des visiteurs se concentrera sur l’amélioration de l’expérience des visiteurs grâce à la personnalisation, à l’adaptation et à la rationalisation des processus. Il peut s’agir de badges visiteurs personnalisés, de notifications adaptées aux visiteurs et de procédures d’enregistrement plus efficaces.

5. Mesures de sécurité avancées

La sécurité restera une priorité absolue et les systèmes de gestion des visiteurs continueront à intégrer des fonctions de sécurité avancées telles que la biométrie, l’authentification multifactorielle et l’intégration avec d’autres systèmes de sécurité tels que le contrôle d’accès, la vidéosurveillance et les systèmes d’alarme.

L’avenir pourrait même voir l’émergence de plateformes de sécurité unifiées combinant un système de gestion des visiteurs, un contrôle d’accès, un système de vidéosurveillance et des systèmes d’alarme en une seule solution intégrée. Ces plateformes pourraient offrir une gestion, une surveillance et un contrôle centralisés, simplifiant ainsi la gestion de la sécurité et permettant aux organisations de répondre encore plus efficacement aux incidents de sécurité.

Pour plus d’informations sur la sécurité sur le lieu de travail, consultez nos articles sur l’amélioration de la sécurité avec un VMS, l’intégration avec le contrôle d’accès, les conseils en matière de sécurité sur le lieu de travail, et les accords de confidentialité pour les visiteurs.

6. Une plus grande attention portée à la confidentialité des données

Les préoccupations en matière de confidentialité et de sécurité des données sont de plus en plus présentes, car les organisations et les individus sont de plus en plus conscients des risques associés aux violations de données et à l’utilisation abusive d’informations personnelles. À mesure que les réglementations en matière de confidentialité des données évoluent, les systèmes de gestion des visiteurs devront s’adapter en conséquence. Garantir la conformité avec des réglementations telles que le GDPR et le CCPA deviendra de plus en plus important, avec des systèmes offrant de meilleures fonctionnalités de protection des données et des processus de traitement des données plus transparents.

Les fournisseurs de VMS, comme Vizito, sont toujours à la pointe du progrès. Pieter-Jan Dries : “Nous travaillons activement pour nous assurer que notre VMS est conforme aux réglementations pertinentes en matière de protection des données, telles que le Règlement général sur la protection des données (RGPD) dans l’Union européenne et d’autres lois locales sur la confidentialité des données. Cela implique la mise en œuvre de politiques appropriées de traitement et de stockage des données, ainsi que la fourniture aux organisations d’outils pour gérer l’accès aux données et le consentement.”

“Pour protéger les informations sensibles des visiteurs contre tout accès non autorisé, Vizito utilise des méthodes de cryptage puissantes pour la transmission et le stockage des données. En employant des protocoles de cryptage standard, Vizito s’assure que les données restent sécurisées, à la fois au repos et en transit.”

“Nous nous engageons à protéger les informations sensibles et à établir la confiance avec nos clients et nos utilisateurs finaux. Au fur et à mesure que le secteur évolue, nous continuerons à donner la priorité à la confidentialité et à la sécurité des données, en veillant à ce que notre VMS reste une solution fiable et sûre pour les organisations.”

7. Une attention accrue à la durabilité

Une dernière tendance que nous prévoyons pour l’avenir proche est un accent sur la durabilité croissant dans l’industrie de la gestion des visiteurs, avec un accent sur la réduction des déchets, de la consommation d’énergie et de l’impact sur l’environnement. Cela peut impliquer l’utilisation de matériaux écologiques pour les badges des visiteurs, la mise en œuvre de technologies à faible consommation d’énergie et la promotion de solutions numériques qui minimisent l’utilisation du papier.

Ces tendances mettent en évidence la nature évolutive du secteur de la gestion des visiteurs et soulignent l’importance de rester au fait des avancées technologiques et de l’évolution des besoins des entreprises pour rester compétitif sur le marché.

La durabilité est une question importante pour les fondateurs de Vizito, Pieter-Jan Dries et Steven Gilissen. “Nous faisons tout ce qui est en notre pouvoir pour réduire notre empreinte carbone”, explique le duo. “Par exemple, nous évitons la paperasserie, nous réutilisons les paquets, nous travaillons sur des postes de travail économes en énergie et nous disposons d’une flotte de véhicules 100 % électriques. Nous encourageons nos clients à apporter leur propre contribution, par exemple en supprimant la paperasserie. L’utilisation d’une solution numérique pour la gestion de leurs visiteurs est un excellent premier pas.”

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Défis dans le domaine de la gestion des visiteurs

À l’horizon 2023 et au-delà, les entreprises et les fournisseurs de systèmes numériques de gestion des visiteurs sont confrontés à plusieurs défis.

Préoccupations en matière de confidentialité et de sécurité des données

Face aux préoccupations croissantes concernant la confidentialité des données et les cybermenaces, les entreprises doivent veiller à ce que leurs systèmes de gestion des visiteurs soient conformes aux réglementations locales et internationales en matière de protection des données, afin de protéger les informations relatives aux visiteurs contre les accès non autorisés et les violations potentielles.

Problèmes de santé

À la lumière de la pandémie de COVID-19, la demande de solutions de gestion des visiteurs sans contact s’accroît. Les entreprises doivent continuer à innover et à développer des technologies qui minimisent le contact physique et favorisent une expérience sûre et hygiénique pour les visiteurs.

Préoccupations environnementales

Les préoccupations environnementales devenant de plus en plus importantes, les entreprises et les fournisseurs doivent prendre en compte l’impact environnemental de leurs solutions de gestion des visiteurs. Cela peut impliquer la mise en œuvre de systèmes sans papier, l’optimisation de la consommation d’énergie et la sélection de matériel et de matériaux respectueux de l’environnement.

Respect des réglementations

Les entreprises doivent se tenir informées des réglementations locales, nationales et internationales relatives à la gestion des visiteurs et veiller à ce que leurs systèmes soient conformes à ces exigences. Il peut s’agir de contrôler les visiteurs à des fins de sécurité, d’adhérer à des lignes directrices spécifiques à l’industrie et de tenir des registres de visiteurs exacts.

Évolution des menaces pour la sécurité

Avec l’apparition potentielle de nouveaux types de menaces de sécurité, les entreprises et les fournisseurs doivent rester vigilants et évaluer en permanence la capacité de leurs systèmes de gestion des visiteurs à se protéger contre l’évolution des risques. Cela peut impliquer des audits de sécurité réguliers, des mises à jour logicielles et l’intégration de nouvelles fonctions de sécurité si nécessaire.

Vizito, en tant que fournisseur de systèmes de gestion des visiteurs (VMS), prend diverses mesures pour rester à l’avant-garde et répondre aux tendances émergentes du secteur. Pour rester à la pointe des solutions de gestion des visiteurs, l’entreprise investit continuellement dans la recherche et le développement afin d’identifier et d’intégrer les dernières technologies et innovations dans son VMS, garantissant ainsi que la solution répond aux besoins évolutifs des clients.

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