Comment les systèmes de gestion des visiteurs peuvent améliorer la sécurité dans votre entreprise

Employés, clients, fournisseurs, visiteurs : dans de nombreuses entreprises, les gens entrent et sortent toute la journée. Cela comporte certains risques. Comment empêcher les visiteurs indésirables de pénétrer dans votre bâtiment ? Comment préserver la santé de votre lieu de travail ? Comment protéger les données de vos visiteurs ? Et comment assurer la sécurité de tous si, par exemple, un incendie se déclare ?

Les caméras de sécurité et les systèmes d’alarme sont déjà présents dans la plupart des entreprises. Cependant, ils ne suffisent pas à limiter les risques. On néglige souvent le fait que votre réception est votre première ligne de défense. En passant à un système de gestion des visiteurs, vous vous assurez que votre lieu de travail reste sûr et sain.

Voici sept façons dont les systèmes de gestion des visiteurs peuvent améliorer la sûreté et la sécurité dans votre entreprise.

1. Contrôle des visiteurs

La première façon dont les systèmes de gestion des visiteurs renforcent la sécurité est de gérer le flux des personnes qui entrent et sortent. Toute personne entrant dans le bâtiment doit s’enregistrer lorsqu’elle entre ou quitte les lieux. De cette façon, vous savez exactement qui se trouve sur le site à tout moment.

Les visiteurs sont également invités à fournir certaines informations personnelles, comme un numéro de téléphone, une adresse électronique, et ils peuvent se faire photographier. Ces données sont ensuite stockées dans cloud. Cela peut dissuader toute personne ayant des intentions malveillantes de pénétrer dans les locaux.

2. Alertes instantanées

Les gens vont et viennent dans les entreprises, c’est un fait. Les systèmes de gestion des visiteurs envoient immédiatement une notification à l’hôte lorsque son invité est arrivé. Il peut s’agir d’un SMS, d’un e-mail ou d’une alerte via une autre application telle que Slack.

Ainsi, que vous soyez au bureau ou non, vous savez immédiatement quand quelqu’un se présente à votre réception. Ainsi, les visiteurs n’ont jamais à attendre longtemps et vous avez un contrôle total sur qui est où dans votre bâtiment.

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3. Badges d’identification

Les badges des visiteurs délivrés à la main peuvent facilement être perdus, utilisés abusivement ou falsifiés. Avec un système de gestion des visiteurs, votre visiteur peut imprimer un badge d’identification qui ne peut pas être falsifié.

Ce badge contient une photo et les coordonnées du visiteur, ce qui permet d’identifier facilement toute personne présente sur le site. En outre, le badge comprend le nom de l’hôte et une date d’expiration, ce qui empêche l’utilisation répétée du badge.

4. Gestion des évacuations

Toutes les entreprises, comme la vôtre, font des efforts pour assurer la sécurité dans leurs locaux. Mais une situation d’urgence peut toujours survenir.

Imaginez cette situation. Un incendie se déclare dans votre bâtiment. Tout le personnel s’est rassemblé à l’extérieur, mais qu’en est-il du personnel de nettoyage qui travaille à l’intérieur du bâtiment ? Et combien de visiteurs sont présents à ce moment-là ?

Sans un système d’enregistrement et de sortie sans faille, votre stratégie d’évacuation présente de nombreuses lacunes. Heureusement, nous vivons à une époque où la technologie peut éliminer ces préoccupations. Avec un système de gestion des visiteurs, la réception peut immédiatement avertir toutes les personnes présentes dans le bâtiment en cas d’incendie, d’intrusion ou de toute autre urgence. Les consignes de sécurité peuvent être envoyées facilement, et une évacuation peut se dérouler sans heurts.

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5. Conformité des accords numériques

Vos visiteurs doivent-ils signer un formulaire ou un accord ? Avec un système de gestion des visiteurs, vous pouvez leur faire signer numériquement des accords de non-divulgation, des protocoles de sécurité ou des règlements d’entreprise. Les informations sont ensuite stockées dans le cloud. La mise à disposition des documents via une plateforme numérique centralisée accélère le processus et garantit une meilleure conformité.

6. Protection des données

Contrairement à un registre papier, la gestion des visiteurs garantit la sécurité des données confidentielles. Les visiteurs ne peuvent accéder qu’à leurs propres informations et ne peuvent pas consulter les données des autres invités à la réception. Après le processus d’enregistrement, toutes les informations sont stockées rapidement et en toute sécurité dans la base de données.

7. Santé

Dans de nombreuses entreprises, tout est revenu à la normale après la crise du corona. Les réunions avec les clients, les réunions du conseil d’administration et les événements de réseautage peuvent se dérouler comme avant la pandémie. Le personnel est de retour, tout comme les fournisseurs de restaurants d’entreprise, de café et de distributeurs automatiques. Peut-être avez-vous des entrepreneurs qui transforment vos bureaux pour les adapter aux nouvelles tendances du travail flexible et hybride.

En bref, les entreprises bourdonnent à nouveau d’activité. Et chaque visiteur que vous accueillez dans votre entreprise est un propagateur potentiel de COVID-19.

Les systèmes de gestion des visiteurs sont devenus indispensables pour protéger la santé et la sécurité des employés, ainsi que des visiteurs. Ils peuvent aider à filtrer les visiteurs, et si une épidémie se déclare, vous savez exactement qui prévenir.

La sécurité de vos bâtiments, de vos employés et de vos visiteurs est une préoccupation majeure pour toute organisation. Tout commence à la réception. Un solide système de gestion des visiteurs peut armer votre entreprise contre tous les risques de sécurité possibles. Et un sentiment de sécurité plus élevé est à son tour lié à un meilleur engagement et à de meilleures performances du personnel.

Chez Vizito, nous prenons la sécurité au sérieux. Pour vous faire une idée de la façon dont un système moderne de gestion des visiteurs peut aider votre entreprise, essayez Vizito pendant un essai de 14 jours ou discutez avec nous pour voir comment Vizito peut vous aider à améliorer votre accueil.

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