Comment passer au zéro papier au bureau en 6 étapes faciles

Utiliser moins de papier au bureau présente de nombreux avantages. Elle vous permet de gagner du temps et de l’argent tout en contribuant à la sauvegarde de la planète. Mais comment effectuer cette transition ? Jetons un coup d’œil à quelques-unes des meilleures façons de se passer de papier au travail.

Qu’est-ce qu’un bureau sans papier ?

Mais d’abord, qu’est-ce qu’un bureau sans papier ?

Les entreprises et les organisations traitent généralement de nombreux documents et autres types d’informations. Dans un bureau sans papier, tous ces documents sont créés, modifiés et stockés sous forme numérique. Ils sont accessibles de n’importe où, à tout moment, d’un simple effleurement du doigt.

L’utilisation du papier est réduite au minimum, voire totalement éliminée. Finis les bureaux encombrés, les documents perdus et les coupures de papier : l’objectif d’un bureau sans papier est d’améliorer l’efficacité et de réaliser des économies de papier et d’encre. Et le meilleur : ce n’est pas seulement bon pour votre productivité, mais aussi pour la planète.

Les avantages de la dématérialisation

L’utilisation de la technologie numérique pour créer, modifier et stocker des fichiers et des informations vous procure de nombreux avantages. Voici les plus importants :

Gagner du temps

Vous cherchez un document perdu ? Cela ne vous arrivera plus. Dans un bureau sans papier, il est beaucoup plus facile de partager des documents et de collaborer avec d’autres personnes. Fini les tracas d’impression, de signature et de numérisation des documents.

Utilisation d’un système numérique de gestion des visiteurs, les invités peuvent s’inscrire à la réception, ce qui laisse votre réceptionniste plus de temps pour se concentrer sur leurs tâches les plus importantes.

Économiser de l’argent

Le passage au zéro papier peut également vous faire économiser de l’argent à long terme. En réduisant le nombre d’impressions et de numérisations, vous économiserez sur le papier et l’encre. De plus, vous n’avez pas besoin d’un grand espace de stockage physique ou de classeurs.

Sauver la planète

Il est évident que le passage au zéro papier est bien meilleur pour l’environnement. En réduisant la quantité de papier que vous utilisez, vous économisez des arbres et de l’eau, et vous réduisez votre empreinte carbone. En évitant d’imprimer et d’expédier des documents, vous réduisez également la quantité de déchets que vous produisez.

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Améliorer l’efficacité

Qui ne souhaite pas améliorer l’efficacité de son entreprise ? L’une des meilleures façons d’y parvenir est d’utiliser moins de papier. Les fichiers numériques sont accessibles de partout et à tout moment, ce qui facilite le partage et la collaboration sur les documents. Plus de risque de perdre des documents, et plus de temps perdu à les rechercher et à les classer. C’est une bonne chose, non ?

Amélioration de la sécurité

En stockant les documents sous forme électronique, vous réduisez le risque de violation de données, d’usurpation d’identité, de fraude et de perte d’informations sensibles. En mettant en place un système numérique de gestion des visiteurs, vous pouvez savoir à tout moment qui se trouve dans votre bâtiment. En cas d’urgence, il est facile d’envoyer des alertes à toutes les personnes présentes sur le site, pour assurer la sécurité de tous.

Améliorer votre image

Le fait d’avoir moins de piles de papiers éparpillés partout vous donnera une image beaucoup plus professionnelle. Les clients peuvent se sentir plus à l’aise dans un environnement plus organisé.

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6 étapes faciles pour se passer de papier

Faire ses premiers pas dans la dématérialisation, c’est facile. Cela ne coûte pas beaucoup d’argent ni de temps. Voici nos conseils :

1. Utilisez le courrier électronique autant que possible

L’un des meilleurs moyens de commencer est d’utiliser le courrier électronique autant que possible. L’e-mail est un excellent outil de communication pour les entreprises, car il est flexible, rapide et gratuit. Vous pouvez l’utiliser avec des clients (potentiels), des employés, des fournisseurs, des partenaires et toute autre personne qui a besoin d’informations ou de contributions de votre part.

Il existe de nombreuses formes différentes de communication numérique. L’utilisation du courrier électronique n’est que l’une d’entre elles. Un autre conseil est d’utiliser des applications de messagerie instantanée au lieu de laisser des notes sur le bureau de quelqu’un.

2. Gérez vos documents numériquement

Il existe de nombreuses options logicielles qui vous permettent de créer, de modifier et de stocker des documents sous forme électronique. En utilisant un logiciel de gestion de documents numériques, vous pouvez facilement partager et collaborer sur des documents avec vos collègues.

Un bon système de classement numérique est un système auquel on peut accéder facilement depuis n’importe quel appareil. Les logiciels basés sur le cloud sont idéaux à cet effet car ils sont en ligne et accessibles de n’importe où, ce qui facilite le partage des fichiers avec les collègues et les clients. Parmi les outils populaires, citons Google Drive, Dropbox et Microsoft OneDrive.

Si vous avez des documents papier importants que vous devez conserver, vous pouvez envisager de les numériser et de les enregistrer électroniquement dans votre outil de gestion de documents. Cela contribuera à réduire le désordre et vous permettra de toujours avoir accès aux informations importantes, même si la copie papier est perdue ou endommagée.

3. Mettez en place une gestion numérique des visiteurs

Plutôt que d’utiliser des feuilles d’émargement en papier ou des planches à pince, envisagez d’utiliser un [système de gestion des visiteurs] numérique (/fr/). Ces systèmes permettent aux visiteurs de s’inscrire et de sortir électroniquement, et peuvent également offrir des fonctionnalités supplémentaires telles que la vérification des pièces d’identité, l’auto-impression des badges et des notifications automatiques à l’hôte.

Les systèmes de gestion des visiteurs tels que Vizito stockent également les données relatives aux visiteurs et créent des rapports, ce qui peut être utile à des fins de suivi, par exemple pour surveiller les visites des vendeurs et des entrepreneurs, ou pour garder trace des visiteurs pour des raisons de conformité ou de sécurité. Le passage au numérique avec un système de gestion des visiteurs permettra d’améliorer la sécurité et l’efficacité du processus d’enregistrement, tout en réduisant l’utilisation du papier.

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4. Dites adieu aux factures papier

Une grande partie de la pile de papier au bureau provient des banques, des assureurs et du gouvernement. De nombreux fournisseurs envoient encore leurs factures par courrier, ce qui est presque toujours inutile.

Au lieu d’utiliser des factures papier, vous pouvez envoyer des factures numériques à vos clients par e-mail ou en utilisant un logiciel de facturation - et demander à vos fournisseurs et prestataires de faire de même. Chez Vizito, nous avons construit notre propre système de facturation et nous utilisons Stripe pour les paiements. Selon vos besoins, il existe plusieurs outils de facturation sur le marché, tels que Bill.com et Square.

Un bon outil pour traiter automatiquement les factures entrantes est Paperless NGX, qui transforme vos documents physiques en archives en ligne consultables. En outre, les logiciels de comptabilité automatisés tels que Admisol et FreshBooks, peuvent vous aider à rationaliser le processus de suivi des dépenses et de gestion des finances.

En abandonnant les factures papier et en automatisant la comptabilité, vous améliorerez l’efficacité et la précision de votre gestion financière, tout en réduisant la quantité de papier utilisée dans votre bureau.

5. Utilisez des signatures numériques

Traditionnellement, certains documents, comme les contrats, nécessitaient une signature humide pour être valables, c’est-à-dire qu’ils devaient être signés physiquement sur du papier avec un stylo. Aujourd’hui, la technologie permet de signer des contrats électroniquement de n’importe où, sur n’importe quel appareil.

Cela change la donne pour les entreprises. Il n’est plus nécessaire d’imprimer, de signer et de numériser les documents, ce qui vous fait gagner du temps et vous évite des tracas, à vous et à votre équipe. Les principales solutions dans ce domaine sont DocuSign, Adobe Sign et Right Signature, mais de nombreux outils d’automatisation des contrats, comme Juro, offrent également une fonctionnalité de signature électronique.

6. Encouragez votre personnel à se passer de papier

La dernière façon de se passer de papier est de s’assurer que personne au bureau n’imprime quoi que ce soit quand ce n’est pas nécessaire. Communiquez clairement sur vos politiques de dématérialisation et encouragez vos équipes à adopter des pratiques sans papier. En travaillant ensemble, vous pouvez créer un environnement de travail sans papier plus efficace, plus rentable et plus respectueux de l’environnement.

Quel que soit le type ou la taille de votre entreprise, le passage au zéro papier présente de nombreux avantages. Si vous souhaitez économiser du temps et de l’argent tout en protégeant l’environnement, il est temps de vous débarrasser de tous vos documents papier au bureau.

En suivant nos conseils, vous êtes sur la voie d’un bureau plus efficace, avec moins de maux de tête. N’oubliez pas que le passage au zéro papier peut être un processus. La mise en œuvre complète peut prendre un certain temps, mais cela en vaut la peine à long terme.

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