7 Avantages des réunions en personne à l'ère numérique

Au cours des dernières années, les plateformes de réunion numérique ont connu une popularité croissante. En particulier pendant la pandémie de COVID, elles sont devenues des outils essentiels pour les entreprises du monde entier, offrant continuité, flexibilité et commodité.

À notre époque technologique, avec l’attrait des commodités numériques telles que Zoom, Teams et autres, on peut se demander si les réunions en personne ont encore une quelconque pertinence.

La réponse est oui. Il est intéressant de noter que de nombreuses organisations redécouvrent les avantages inhérents aux interactions personnelles. Les réunions en face à face font leur retour, et voici pourquoi :

1. Une meilleure collaboration
2. Plus d’engagement
3. Amélioration de la productivité
4. Une plus grande efficacité
5. Renforcement de l’esprit d’équipe
6. Amélioration de l’expérience des employés
7. Traitement optimal des questions sensibles

Ainsi, si les réunions en ligne peuvent toujours être utiles pour des vérifications rapides, les entreprises ne devraient pas abandonner complètement les interactions traditionnelles en face-à-face. Dans cet article de blog, nous allons approfondir ces avantages. En prime, nous partagerons nos conseils pour organiser des réunions en personne efficaces.

Qu’est-ce qu’une réunion en personne ?

Les réunions en personne exigent que les participants se réunissent au même endroit pour discuter de leur travail, collaborer ou prendre des décisions. Les aspects typiques de ces réunions sont les suivants :

• Interaction en face à face
• Présence physique
• les ressources partagées, telles que les tableaux blancs et les projecteurs.

Bien que les réunions en personne puissent prendre plus de temps que les réunions numériques et s’accompagner de certains défis tels que les frais de déplacement et la nécessité de disposer d’espaces physiques, les avantages l’emportent souvent sur les inconvénients.

Avantages des réunions en personne

Pourquoi une réunion en personne est-elle préférable à une réunion via Zoom ou d’autres plateformes en ligne ? Posez cette question à de nombreux professionnels, et un grand nombre d’entre eux vanteront la commodité des réunions virtuelles. Vous pouvez vous y rendre de n’importe où, sans être confronté à la circulation ou à de longs trajets. Mais lorsqu’il s’agit de communiquer efficacement et de collaborer avec des collègues, rien ne vaut une bonne vieille réunion en personne.

1. Une meilleure collaboration

L’un des principaux avantages des réunions en personne est la dynamique de la communication en face à face. Les réunions numériques, bien que pratiques, peuvent rendre plus difficile la compréhension de ce qu’un collègue est en train de transmettre. Dans un cadre physique, les participants peuvent immédiatement poser des questions et réagir aux commentaires d’autrui.

Un autre facteur essentiel est que les membres de l’équipe ne se contentent pas d’entendre les mots de l’autre, mais perçoivent également des indices non verbaux tels que les expressions faciales, les gestes et le langage corporel. Un hochement de tête, un froncement de sourcils sceptique ou un geste enthousiaste de la main peuvent en dire plus que des mots, aidant les collègues à mieux comprendre le point de vue de l’autre et réduisant ainsi les malentendus.

Cette dynamique est particulièrement importante lors des séances de remue-méninges. La nature spontanée des interactions en face à face signifie que les idées peuvent être lancées, construites et affinées en temps réel. L’immédiateté du retour d’information, associée à la possibilité d’évaluer instantanément les réactions, permet d’affiner et de développer les idées de manière organique.

Pour en savoir plus sur les avantages du lieu de travail physique, lisez notre article sur les avantages du travail au bureau. Vous pouvez également consulter nos conseils pour le travail hybride.

2. Plus d’engagement

L’engagement est un facteur crucial de toute discussion productive, et les réunions en face à face surpassent souvent leurs homologues numériques à cet égard. Lorsque les participants se réunissent dans un espace physique commun, ils sont naturellement plus attentifs à la conversation et aux personnes qui les entourent.

L’un des principaux avantages des réunions en personne est la minimisation des distractions. Dans un environnement numérique, il est trop facile pour les participants de se laisser distraire, que ce soit en consultant leurs courriels ou les médias sociaux, ou en s’occupant d’un colocataire ou d’un animal de compagnie qui réclame leur attention. À l’inverse, un environnement en face-à-face exige de l’attention de manière inhérente. Le simple fait de s’asseoir autour d’une table de conférence ou de se trouver dans le champ de vision direct d’un orateur renforce le sentiment de responsabilité de rester concentré.

La présence tangible de collègues signifie également que ces derniers sont plus susceptibles de participer activement à la discussion. Elle encourage les individus à partager leurs pensées, à poser des questions et à répondre aux idées soulevées par les autres.

3. Amélioration de la productivité

Avec l’expansion de la main-d’œuvre numérique, un nombre croissant d’employés préfèrent le télétravail au travail au bureau, et la communication numérique à toute autre forme de communication. Cependant, malgré l’évolution rapide des outils de collaboration professionnelle, rien ne s’est avéré plus efficace que les interactions en face à face.

Selon une enquête réalisée par Great Business Schools, les conversations en face à face sont généralement plus positives et perçues comme plus crédibles que les discussions en ligne. L’explication réside dans le fait que les mots que nous prononçons ne représentent qu’une petite fraction (7 %) de la communication humaine. Le ton de la voix compte pour 38 % et les expressions faciales pour 55 %.

En outre, si l’on compare la production d’idées, les interactions en face à face produisent plus d’idées (13,36 par session) que les interactions virtuelles (10,43 par session). La qualité de ces idées est également perçue comme supérieure lors des réunions en personne.

Bien entendu, les interactions ne se limitent pas au nombre, mais à la profondeur des relations qu’elles favorisent. 85 % des personnes interrogées estiment que les réunions en personne permettent de nouer des relations professionnelles plus solides et plus significatives. Près de la moitié d’entre eux (49 %) estiment également que ces réunions permettent une réflexion stratégique plus approfondie.

Pour orchestrer ces précieuses réunions en face à face, il est essentiel de rationaliser et de sécuriser l’expérience des visiteurs. Si vous souhaitez découvrir les avantages d’un système moderne de gestion des visiteurs, profitez de l’essai de 14 jours de Vizito.

4. Une plus grande efficacité

Les réunions en personne se prêtent intrinsèquement à des approches de résolution de problèmes plus efficaces. Les outils manuels et visuels tels que les tableaux blancs et les tableaux à feuilles mobiles sont souvent plus efficaces que leurs équivalents virtuels.

La présence physique amplifie l’énergie créatrice, facilite une compréhension plus claire et un retour d’information plus immédiat, ce qui aboutit en fin de compte à des solutions plus concrètes et plus innovantes.

5. Renforcement de l’esprit d’équipe

Partager un rire lors d’un moment spontané, des conversations décontractées avant et après une réunion, ou même l’expérience partagée d’un repas ou d’une pause-café - ces moments apparemment mineurs contribuent de manière significative à la cohésion de l’équipe.

Le simple fait de se réunir dans un espace commun peut favoriser un sentiment de camaraderie et de compréhension mutuelle que les interactions virtuelles peinent souvent à reproduire. La présence physique des membres de l’équipe permet un échange organique d’histoires personnelles, d’expériences et d’intérêts, ce qui peut renforcer les relations interpersonnelles et la confiance.

Si vous entrez en contact avec un nouveau client ou une personne avec laquelle vous êtes encore en train d’établir une relation, pensez à organiser une réunion en face à face autour d’un café ou au bureau pour consolider le lien.

6. Amélioration de l’expérience des employés

Lorsque les employés se rencontrent en personne, cela favorise un sentiment d’appartenance et de communauté. Ils peuvent nouer des liens plus personnels, partager leurs expériences et établir des relations qui vont au-delà des interactions professionnelles. Le lien établi en personne se traduit souvent par une amélioration du moral, de la loyauté et de la satisfaction au travail.

En outre, les réunions en face à face donnent aux employés la possibilité d’obtenir un retour d’information direct, de poser des questions et de dissiper leurs doutes. Cette communication immédiate dans les deux sens garantit que les employés se sentent écoutés et valorisés, ce qui favorise un environnement de travail transparent et inclusif.

En substance, si les outils numériques offrent commodité et flexibilité, les interactions en personne complètent ces avantages en ajoutant une touche humaine à l’expérience des employés, ce qui la rend plus épanouissante.

Pour plus d’informations et de conseils sur l’amélioration de la satisfaction des employés, lisez notre article sur l’impact d’un environnement de travail positif sur le moral et le bonheur.

7. Traitement optimal des questions sensibles

Aborder des sujets sensibles nécessite une approche nuancée et, dans de nombreux cas, les réunions en face-à-face sont le meilleur moyen pour de telles discussions. Dans un cadre physique, il est plus facile de faire preuve d’empathie, de compréhension et d’une réelle préoccupation - des qualités qu’il peut être difficile de communiquer par voie numérique. Lorsque les participants peuvent voir les expressions faciales et le langage corporel de l’autre, les chances de compassion et de compréhension sont plus grandes, ce qui réduit le risque de malentendus ou d’interprétations erronées.

En outre, l’intimité d’une discussion en personne garantit la confidentialité et offre un environnement dans lequel les personnes peuvent se sentir plus en sécurité et plus ouvertes dans l’expression de leurs préoccupations ou de leurs sentiments. Dans les situations où la confiance et la discrétion sont primordiales, les rencontres en personne restent la norme.

Conseils pour les réunions en personne

Il est essentiel de veiller à ce que les réunions en personne soient efficaces et productives afin d’optimiser le temps de chacun. Voici quelques conseils pour y parvenir :

• Fixer des objectifs clairs: Avant la réunion, définissez l’objectif et les résultats souhaités. Cela guidera la discussion et aidera les participants à rester sur la bonne voie.
• Préparer un ordre du jour: Faites circuler un ordre du jour bien structuré à l’avance, afin que les participants sachent à quoi s’attendre et puissent se préparer en conséquence.
• Inviter les participants concernés: N’incluez que les personnes dont la présence est nécessaire pour les sujets abordés. Un plus grand nombre de participants peut parfois entraîner des discussions plus longues et moins productives.
• Commencer à l’heure: Respectez le temps de chacun en commençant (et en terminant) la réunion comme prévu. Cela donne un ton professionnel.
• Attribuer des rôles: Désignez un animateur pour guider la réunion, un chronométreur pour veiller au respect du temps imparti et un preneur de notes pour documenter les décisions et les mesures à prendre.
• Encourager la participation: Créez un environnement dans lequel les participants se sentent à l’aise pour partager leurs idées, poser des questions et exprimer leurs préoccupations.
• Limiter les distractions: Demandez aux participants de mettre leur téléphone en sourdine et d’éviter d’utiliser leur ordinateur portable, sauf si cela est nécessaire pour la réunion. Veillez à ce que l’espace de réunion soit propice à la discussion sans interruptions extérieures.
• Utiliser des aides visuelles: Utilisez des tableaux, des diapositives ou des tableaux blancs pour clarifier et souligner les points importants.
• Rester dans le sujet: Bien que certaines déviations puissent apporter des informations précieuses, il est essentiel de ramener la discussion à l’ordre du jour si elle s’en éloigne trop.
• Conclure par des actions à entreprendre: Avant de terminer, passez en revue les décisions prises et assignez des tâches avec des échéances précises. Veillez à ce que chacun connaisse ses responsabilités pour la suite.
• Demander un retour d’information: Après la réunion, demandez un retour d’information sur son déroulement. Cela peut permettre de savoir comment rendre les réunions futures encore plus productives.
• Assurer un suivi: Envoyez rapidement le compte rendu de la réunion, en résumant les points clés, les décisions et les prochaines étapes. Cela permet non seulement de documenter la réunion, mais aussi de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde après la réunion.
• Utiliser un VMS pour accueillir les invités: Lorsque vous organisez des réunions en personne, en particulier avec des participants externes tels que des clients ou des partenaires, il est essentiel de veiller à ce que le processus d’entrée et de sortie se déroule sans heurts. Un système de gestion des visiteurs renforce la sécurité en gardant une trace de toutes les personnes qui entrent et sortent de vos locaux et rehausse l’image professionnelle de votre organisation. En gérant efficacement l’enregistrement des visiteurs, en fournissant des badges nominatifs et en informant le personnel concerné de l’arrivée d’un visiteur, un système de gestion des visiteurs peut rendre l’ensemble du processus de réunion plus transparent et sans problème, tant pour les hôtes que pour les invités.

En incorporant ces conseils, les réunions en personne peuvent devenir plus rationnelles, plus ciblées et plus axées sur les résultats, garantissant ainsi qu’elles apportent une valeur ajoutée à tous les participants et à l’ensemble de l’organisation.

Conclusion

À l’ère du numérique, il est tentant de s’appuyer uniquement sur des plateformes virtuelles pour la communication professionnelle. Cependant, comme nous l’avons exploré, la valeur irremplaçable des réunions en personne ne peut être surestimée. Les interactions en face à face offrent une profondeur de compréhension, de collaboration et d’établissement de relations que les moyens numériques ne parviennent souvent pas à capturer. Si des outils tels que Zoom et Teams ont leurs mérites, ils doivent compléter et non remplacer les dialogues en personne.

L’intégration d’outils modernes, tels qu’un système de gestion des visiteurs (VMS), peut considérablement améliorer l’expérience des interactions en personne. Les solutions VMS telles que Vizito rationalisent l’arrivée et la gestion des invités, en associant les avantages traditionnels du face-à-face à une technologie de pointe pour optimiser l’expérience de la réunion.

Pour les entreprises qui cherchent à prospérer dans le paysage complexe d’aujourd’hui, il est essentiel de trouver le bon équilibre entre les interactions numériques et en personne. Profitez de la commodité des outils numériques, mais ne sous-estimez jamais l’impact profond d’une poignée de main, d’un rire partagé ou d’une conversation en face à face.

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