7 questions courantes sur les systèmes numériques de gestion des visiteurs

Gagner du temps, réduire le papier et laisser une première impression indélébile à vos clients : la gestion numérique des visiteurs offre de nombreux avantages.

Si vous envisagez d’adopter un système de gestion numérique des visiteurs, vous vous posez probablement de nombreuses questions. Voici les sept questions que nous entendons le plus souvent - et, bien sûr, nos réponses.

1. Quels sont les avantages de la gestion numérique des visiteurs ?

Les avantages de la gestion numérique des visiteurs sont nombreux. Nous en énumérons quelques-uns :

• Gain de temps. Grâce à la gestion numérique des visiteurs, vos réceptionnistes ne perdent plus de temps à enregistrer les visiteurs, à tenir des registres, à imprimer des badges, à rechercher et à notifier les contacts. Ils peuvent ainsi se concentrer sur leurs autres responsabilités.
• Moins de papier et d’administration. La tenue de carnets de bord et d’informations sur les visiteurs appartient au passé. Désormais, vous pouvez gérer facilement toutes les informations de tous vos sites et bâtiments à partir d’un seul tableau de bord.
• Sécurité. Après l’attentat de Covid-19, un système qui prend en charge la signature sans contact est le bienvenu. Certains systèmes numériques de gestion des visiteurs, comme Vizito, permettent à vos visiteurs de se préenregistrer de sorte qu’à leur arrivée, il leur suffit de scanner un code QR avec leur smartphone. Complètement à l’épreuve des regards.
• Protection des données. La gestion numérique des visiteurs est plus sûre qu’une liste papier qui traîne à la réception et sur laquelle les visiteurs peuvent voir les informations d’autres personnes. Les données de vos visiteurs sont traitées et stockées en toute sécurité, conformément à la législation GDPR.
• Un aspect personnalisable. Avec la plupart des systèmes numériques de gestion des visiteurs, tels que Vizito, vous pouvez entièrement personnaliser le look pour qu’il corresponde à votre propre identité d’entreprise. Si vous le souhaitez, vous pouvez également partager des informations importantes, telles que des consignes de sécurité, avec vos visiteurs.
  
  

2. Les visiteurs trouvent-ils le système facile à utiliser ?

Oui, la plupart le font. D’après nos clients, leurs visiteurs sont enthousiasmés par cette nouvelle façon de s’enregistrer.

La gestion numérique des visiteurs présente des avantages pour vos invités : ils n’ont pas à attendre qu’un employé les enregistre, mais peuvent commencer immédiatement. Les visiteurs qui s’inscrivent à l’avance n’ont qu’à scanner leur code QR à leur arrivée. Cela leur permet là encore de gagner du temps.

La gestion numérique des visiteurs vous permet également d’accueillir vos visiteurs dans leur propre langue. Il leur est ainsi plus facile de remplir le formulaire d’inscription et de lire les informations complémentaires.

3. Le système remplace-t-il mon réceptionniste ?

Cela dépend bien sûr entièrement de vous, mais la plupart de nos clients choisissent Vizito pour compléter leur réception existante - et pour une fraction du coût d’un membre supplémentaire du personnel. Le grand avantage ici est que le système automatise plusieurs tâches répétitives et chronophages, permettant à vos réceptionnistes de se concentrer sur d’autres responsabilités.

4. Combien de temps faut-il pour installer le système, et de quoi ai-je besoin ?

La plupart des utilisateurs installent un système numérique de gestion des visiteurs sur une tablette. Vizito est disponible pour les tablettes Apple iPad et Android, mais fonctionne également sur un PC à écran tactile. Vous pouvez relier autant d’appareils que vous le souhaitez à votre compte.

Le système est facile à installer. Créez un compte, installez l’application et personnalisez-la en fonction de vos besoins. La mise en place ne prend que quelques instants. L’équipe de Vizito est toujours disponible pour répondre à vos questions.

5. Quelles entreprises utilisent la gestion numérique des visiteurs ?

Toutes sortes d’entreprises - des petites entreprises aux multinationales - utilisent la gestion numérique des visiteurs. Vizito est utilisé dans le monde entier dans toutes sortes d’industries : des entreprises aux centres de données en passant par les hôpitaux et les universités.

6. L’application s’intègre-t-elle à d’autres systèmes ?

Tous les systèmes d’enregistrement des visiteurs ne proposent pas d’intégration, mais de nombreuses applications, comme Vizito, le font. Vous pouvez synchroniser le système avec votre serveur Active Directory, vos systèmes de notification et plus encore. Par exemple, vous pouvez demander à votre personnel d’être automatiquement alerté par Slack, Teams, e-mail et/ou SMS lorsque leur invité est arrivé. Soyez à l’affût des systèmes qui fournissent une API pour créer des intégrations personnalisées.

7. Comment la gestion numérique des visiteurs peut-elle contribuer à la sécurité ?

La gestion numérique des visiteurs constitue un pare-feu pour votre entreprise. En permettant aux visiteurs de s’enregistrer numériquement et de fournir des informations si nécessaire, vous savez qui se trouve dans vos bâtiments à tout moment. Vous avez également la possibilité de filtrer vos visiteurs avant de leur accorder l’accès. Et en utilisant des badges imprimés, éventuellement avec une photo, vous pouvez également identifier facilement les personnes présentes dans vos bâtiments.

En cas d’urgence, par exemple en cas d’incendie, un système comme Vizito vous permet également d’envoyer une alerte à toutes les personnes qui se sont enregistrées et qui n’ont pas quitté le bâtiment, afin que vos visiteurs puissent le quitter à temps.

Pendant les pandémies, un système numérique d’enregistrement des visiteurs est également utile pour suivre les contacts lorsque quelqu’un tombe malade. Vous aidez votre personnel et leurs familles à rester en sécurité en les informant des contacts potentiels à haut risque.

*Pour vous faire une idée de la façon dont un système moderne de gestion des visiteurs peut aider votre entreprise à se développer, essayez gratuitement Vizito pendant un essai de 14 jours ou discutez avec nous pour voir comment Vizito peut vous aider à améliorer votre accueil.