7 questions courantes sur les systèmes numériques de gestion des visiteurs

Un système numérique de gestion des visiteurs permet de gagner du temps, de réduire le papier, de renforcer la sécurité et de faire une première impression professionnelle sur vos clients. Voici les sept questions les plus fréquentes sur ces systèmes - et leurs réponses concrètes.

Quels sont les principaux avantages d’un système numérique de gestion des visiteurs ?

Les avantages de la gestion numérique des visiteurs couvrent plusieurs domaines :

• Gain de temps - Vos réceptionnistes n’ont plus besoin d’enregistrer manuellement les visiteurs, de tenir des registres, d’imprimer des badges ou de notifier les contacts. Ils peuvent se concentrer sur leurs autres responsabilités.
• Moins de papier et d’administration - Toutes les informations de tous vos sites et bâtiments sont gérées depuis un seul tableau de bord. Fini les carnets de bord papier.
• Sécurité sanitaire - Un système qui prend en charge la signature sans contact est essentiel. Certains systèmes comme Vizito permettent le préenregistrement avec scan de code QR sur smartphone.
• Protection des données - Les données de vos visiteurs sont traitées et stockées en toute sécurité, conformément à la législation GDPR. Plus de liste papier visible par tous à la réception.
• Personnalisation - Vous pouvez adapter le look du système à votre identité d’entreprise et partager des informations importantes comme des consignes de sécurité.

Les visiteurs trouvent-ils le système facile à utiliser ?

Oui, la grande majorité des visiteurs adopte facilement l’enregistrement numérique. D’après les retours de nos clients, leurs visiteurs sont enthousiasmés par cette nouvelle façon de s’enregistrer.

Les avantages concrets pour vos visiteurs :

• Pas d’attente - Ils s’enregistrent immédiatement sans dépendre d’un employé
• Préenregistrement - Les visiteurs inscrits à l’avance n’ont qu’à scanner leur code QR à l’arrivée
• Multilingue - L’accueil se fait dans la langue du visiteur, ce qui facilite le remplissage du formulaire

Le système numérique remplace-t-il le réceptionniste ?

Non, dans la plupart des cas. La majorité de nos clients choisissent Vizito pour compléter leur réception existante - et pour une fraction du coût d’un membre supplémentaire du personnel.

Le principal avantage : le système automatise les tâches répétitives et chronophages (enregistrement, impression de badges, notifications), permettant à vos réceptionnistes de se concentrer sur un accueil personnalisé et leurs autres responsabilités.

Quel matériel faut-il et combien de temps dure l’installation ?

L’installation est rapide et simple. Voici ce dont vous avez besoin :

Etapes d’installation :

1. Créez un compte
2. Installez l’application
3. Personnalisez les paramètres selon vos besoins

La mise en place ne prend que quelques instants. L’équipe de Vizito est toujours disponible pour répondre à vos questions.

Quels types d’entreprises utilisent la gestion numérique des visiteurs ?

Toutes sortes d’entreprises, des petites structures aux multinationales, utilisent la gestion numérique des visiteurs. Vizito est déployé dans le monde entier dans de nombreux secteurs :

• Entreprises et bureaux
• Centres de données
• Hôpitaux et établissements de santé
• Universités et écoles
• Sites industriels et logistiques

Quelles intégrations sont disponibles avec d’autres systèmes ?

Tous les systèmes ne proposent pas d’intégrations, mais des applications comme Vizito offrent de nombreuses possibilités :

• Annuaire - Synchronisation avec Microsoft Entra ID
• Notifications - Alertes automatiques via Slack, Teams, e-mail et/ou SMS quand un invité arrive
• API - Création d’intégrations personnalisées pour vos besoins spécifiques

Vérifiez toujours qu’un système fournit une API si vous avez besoin d’intégrations sur mesure.

Comment la gestion numérique des visiteurs renforce-t-elle la sécurité ?

La gestion numérique des visiteurs constitue un pare-feu pour votre entreprise, avec plusieurs niveaux de protection :

• Visibilité en temps réel - Vous savez qui se trouve dans vos bâtiments à tout moment
• Filtrage des visiteurs - Possibilité de vérifier les visiteurs avant de leur accorder l’accès
• Badges avec photo - Identification facile de toute personne présente dans vos locaux
• Alertes d’urgence - En cas d’incendie ou d’autre urgence, envoi d’une alerte à toutes les personnes enregistrées encore dans le bâtiment
• Suivi des contacts - En cas de pandémie, identification rapide des contacts potentiels à haut risque pour protéger votre personnel et leurs familles

*Pour vous faire une idée de la façon dont un système moderne de gestion des visiteurs peut aider votre entreprise à se développer, essayez gratuitement Vizito pendant un essai de 14 jours ou discutez avec nous pour voir comment Vizito peut vous aider à améliorer votre accueil.