Un Accueil Unique pour Tous : 5 Types de Visiteurs et Comment les Accueillir

Avez-vous déjà réfléchi au flux de visiteurs entrant dans votre entreprise au quotidien ? Chacun avec son propre objectif, son parcours différent et une raison unique pour sa visite. Aucun invité ne se ressemble. Et cette collection hétéroclite de personnages appelle un accueil tout aussi varié qu’eux.

Dans ce mélange de visiteurs, nous avons réussi à distinguer cinq types - de “L’Ami”, qui se déplace dans le bâtiment comme s’il était chez lui, au “Touriste”, qui regarde autour de lui avec émerveillement à chaque pas dans les coulisses.

Pour honorer cette diversité, il est crucial de fournir à chaque type de visiteur un accueil sur mesure. Après tout, une première impression ne se fait qu’une seule fois, et elle dure toute une vie. Avec un système d’enregistrement des visiteurs numérique, vous avez une longueur d’avance, transformant chaque visite en une expérience personnalisée. Et qui sait, peut-être que ce “Touriste” deviendra finalement un “Ami”.

1. L’Ami

Exemples : Partenaires commerciaux, investisseurs, clients fidèles

Profil : Qu’il s’agisse d’un client régulier, d’un partenaire commercial qui vient fréquemment pour des discussions, ou d’un ancien employé qui maintient encore des liens étroits avec l’organisation, l’Ami est un visage familier au sein de votre entreprise et se sent chez lui. Ils naviguent facilement dans le processus d’enregistrement et le bâtiment, sont connus du personnel de la réception, saluent les employés par leur nom et sont toujours prêts à bavarder.

Approche : Pour l’Ami, une gestion rapide et professionnelle du processus d’enregistrement n’est pas appropriée. Vous préférez les accueillir chaleureusement et cordialement, en prenant le temps pour une conversation informelle. Il n’est pas nécessaire de leur expliquer le fonctionnement du processus d’enregistrement, ni de guider l’Ami autour. Cependant, il est important de reconnaître et d’apprécier leur contribution à l’entreprise, faisant sentir à l’Ami qu’il est valorisé et partie intégrante de l’organisation.

2. Le Bleu

Exemples : Candidats, clients potentiels, nouveaux employés, stagiaires

Profil : Le Nouveau s’aventure en territoire inconnu. C’est sa première fois dans votre entreprise, et il est souvent rempli d’anticipation quant à ce qui l’attend. Cette expérience initiale peut être déterminante pour les relations futures. Le Nouveau peut avoir des questions ou se sentir quelque peu nerveux, surtout s’il s’agit de candidats ou de nouveaux stagiaires.

Approche : Le Nouveau a besoin d’instructions claires, telles que le fonctionnement du processus d’enregistrement et où il doit aller. Un accueil chaleureux et soutenu est crucial. Accueillez le Nouveau de manière amicale et informative, avec une attention et un soin particuliers, pour laisser une première impression inoubliable. Adaptez votre approche en fonction des besoins spécifiques du Nouveau : rassurez les candidats avec une conversation détendue, fournissez aux nouveaux employés une visite de l’entreprise et offrez aux clients potentiels une introduction détaillée à votre organisation et à ses valeurs. De cette façon, chaque Nouveau se sentira accueilli, valorisé et bien informé.

En savoir plus
Votre zone de réception est le visage de votre entreprise. Mais exploitez-vous vraiment tout son potentiel ? Voici 10 éléments indispensables pour chaque zone de réception moderne.
Une bonne première impression et une organisation fluide : c’est l’objectif d’un bon réceptionniste. Découvrez ici quelles sont les compétences essentielles pour chaque réceptionniste.

3. Le Visiteur Express

Exemples : Fournisseurs de bureau, services de messagerie, livreurs de nourriture

Profil : Le Visiteur Rapide est quelqu’un qui entre rapidement dans l’entreprise pour livrer un colis, des fournitures commandées ou des repas, et repart immédiatement après la livraison. Ces visiteurs ont souvent un emploi du temps serré et sont sous pression temporelle.

Approche : Pour le Visiteur Rapide, l’efficacité est primordiale. Ils apprécient un service rapide et fluide, sans retards inutiles. Il n’y a pas de temps pour une conversation, ni pour attendre la bonne personne pour recevoir la livraison. L’accent pendant la réception est mis sur la facilitation de leurs besoins de manière pratique et efficace. Une expérience d’enregistrement et de sortie fluide, éventuellement soutenue par des données pré-remplies ou un processus accéléré, facilite grandement la tâche du Visiteur Rapide.

4. Le Professionnel

Exemples : Entrepreneurs, techniciens de maintenance, services de nettoyage, experts en sécurité, traiteurs

Profil : Le temps est crucial pour le Professionnel. Ces experts visitent votre entreprise avec une mission en tête. Que ce soit pour des réparations, de la maintenance ou pour fournir un service traiteur lors d’un événement, la visite du Professionnel est concentrée et ciblée, souvent sous la pression de terminer la tâche dans un délai imparti.

Approche : Une approche fluide et professionnelle est essentielle, étant donné la nature commerciale de la visite. Le Professionnel apprécie une procédure d’enregistrement simplifiée, des instructions claires et un accès efficace aux installations ou emplacements nécessaires. Des commodités facilitant l’exécution sans entrave de leurs tâches, telles que l’enregistrement numérique des visiteurs, un enregistrement rapide avec pré-inscription et des badges visiteurs personnalisés, sont inestimables. Mais n’hésitez pas à choyer le Professionnel également. Offrir une boisson ou une collation montre la reconnaissance pour leur travail acharné.

5. Le Touriste

Exemples : Groupes d’étudiants, clients potentiels, ou autres visiteurs lors de visites de l’entreprise, membres de la famille des employés

Profil : Bien que votre travail soit une affaire sérieuse pour vous, le Touriste cherche avant tout à se divertir et à s’instruire lors de sa visite de votre entreprise. Cette catégorie inclut les personnes participant à des visites ou les invités personnels des employés, curieux de découvrir le lieu de travail de leurs proches. Le Touriste est là pour explorer, apprendre et s’amuser en même temps.

Approche : Ce n’est pas une visite d’affaires, mais une visite détendue. Le rythme peut donc être un peu plus lent, avec de la place pour l’humour et la légèreté. Une visite accueillante et informative offre au Touriste une expérience mémorable. Pourtant, même dans ce cadre informel, il est toujours important de transmettre le professionnalisme et les valeurs fondamentales de votre entreprise. Offrir un package de bienvenue, un sac cadeau ou un guide informatif peut être une belle façon de montrer votre appréciation, et donne aux visiteurs quelque chose de tangible à emporter chez eux.

Reconnaissez-vous les différents types de visiteurs entrant dans votre entreprise ? Identifier les types de visiteurs est essentiel pour offrir à chacun un accueil sur mesure et personnalisé. Car peu importe avec qui vous avez affaire, vous voulez vous assurer que chaque accueil laisse une impression positive durable.

Découvrez l’impact transformateur de Vizito sur la sécurité de votre centre de données. Êtes-vous prêt à accepter le changement ? Commencez par un essai gratuit de 14 jours de Vizito et constatez par vous-même comment il améliore la sécurité de votre organisation.