--- title: "5 conseils pour améliorer votre registre des visiteurs en papier" description: "Un registre des visiteurs en papier reste un outil essentiel de sécurité pour de nombreuses entreprises, mais la plupart ne l'exploitent pas pleinement." url: https://vizito.eu/fr/blog/5-conseils-pour-ameliorer-votre-registre-des-visiteurs-en-papier/ language: fr --- Écrit par Jill, Responsable de contenu - Écrit sur: 16 février 2022 - Dernière mise à jour: 30 septembre 2026 ![post-thumb](https://vizito.eu/images/blog/sign_in_form_tips.webp?width=1100) Un registre des visiteurs en papier reste un outil essentiel de sécurité pour de nombreuses entreprises, mais la plupart ne l’exploitent pas pleinement. Bien conçu, votre formulaire d’enregistrement peut servir de levier pour votre image de marque, la fidélisation de vos clients et la sécurité de vos locaux. Voici cinq conseils concrets pour l’améliorer - et un modèle gratuit à télécharger. ## Qu’est-ce qu’un registre des visiteurs et pourquoi en avez-vous besoin ? Un registre des visiteurs est un outil pour garder une trace des personnes qui visitent votre bâtiment. Il contient des informations sur l’identité de vos visiteurs, l’entreprise qu’ils représentent, les personnes qu’ils viennent voir et leurs coordonnées. Il existe deux formats : | Format | Description | Avantages | | --- | --- | --- | | **Papier** | Formulaire traditionnel à la réception | Simple, aucun investissement technologique | | **Numérique** | Enregistrement sur tablette ou ordinateur | Prise de photo, code QR, notification automatique, stockage sécurisé | ### Pourquoi un registre des visiteurs est indispensable - **Sécurité** - Empêcher les personnes non autorisées d’accéder à votre bâtiment - **Gestion des urgences** - Savoir qui se trouve dans vos locaux en cas d’évacuation - **Planification** - Obtenir des données sur le nombre de visiteurs quotidiens pour vos procédures d’urgence - **Analyse des données** - Prendre des décisions éclairées sur la protection de votre lieu de travail **À la fin de cet article, vous trouverez des modèles de registre des visiteurs en papier que vous pourrez télécharger gratuitement.** ## Conseil 1 : Assurez-vous que votre formulaire est clair et facile à lire Pour de nombreux visiteurs, le formulaire est le premier contact avec votre entreprise. Faites-en une expérience agréable : - Choisissez une police professionnelle et lisible (Arial, Helvetica ou Times New Roman) - Utilisez une taille de police suffisamment grande - Donnez assez d’espace pour remplir chaque champ - les noms et l’écriture manuscrite varient considérablement ![Journal de bord/formulaires des visiteurs : ce qu'il faut faire et ce qu'il ne faut pas faire.](https://vizito.eu/images/blog/do_dont_paper_registration_logbook.png?width=1100) ## Conseil 2 : Ne demandez que les informations nécessaires Les informations de base à recueillir : - Date - Nom - Entreprise - Raison de la visite - Hôte - Heure d’arrivée - Heure de départ Selon vos besoins, vous pouvez ajouter le numéro de téléphone ou l’adresse e-mail. Mais attention : le RGPD exige que les données demandées soient “adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire”. En période de pandémie, des questions de santé peuvent être ajoutées, mais ces données doivent aussi être traitées en toute sécurité. Trouvez l’équilibre entre la collecte de données utiles et le respect de la réglementation, sous peine d’amende. ## Conseil 3 : Utilisez plusieurs formulaires d’inscription simultanément Saviez-vous que 40 à 50 % des réunions commencent en retard ? [Des recherches menées par Joseph A. Allen](https://www.researchgate.net/publication/323996713_Let%27s_get_this_meeting_started_Meeting_lateness_and_actual_meeting_outcomes) à l’université du Nebraska ont montré qu’une réunion retardée de dix minutes est perçue comme beaucoup moins efficace. Les longues files d’attente à la réception sont l’une des causes principales de ces retards. Pour y remédier : - Utilisez un [système d’enregistrement des visiteurs](https://vizito.eu/fr/) en self-service (solution idéale) - Ou gardez plusieurs formulaires papier à portée de main pour gérer le flux de visiteurs ## Conseil 4 : Préremplissez autant de champs que possible Préparer une liste préremplie des visiteurs attendus demande du travail mais offre deux avantages majeurs : 1. **Accueil personnalisé** - Vos visiteurs se sentent immédiatement les bienvenus en voyant leur nom 2. **Inscription rapide** - Le processus est considérablement accéléré Avec une solution numérique comme Vizito, ce travail est automatisé : les invités se préenregistrent et leur inscription se termine en quelques secondes grâce au scan d’un code QR. ## Conseil 5 : Protégez la vie privée de vos visiteurs C’est ici que le registre papier montre ses limites. Les données des personnes inscrites sont exposées à la vue de tous les visiteurs suivants. C’est une violation directe de la vie privée et potentiellement du GDPR. Réfléchissez à : - **Quelles données** vous demandez à vos visiteurs - **Comment vous stockez** ces données en sécurité - **Comment vous éliminez** les données périmées Un système comme Vizito résout ces problèmes : les informations ne sont pas visibles au comptoir et toutes les données sont traitées conformément à la législation GDPR. ## Modèles gratuits de registre des visiteurs à télécharger Vous avez besoin d’un modèle gratuit pour enregistrer les présences dans votre magasin, bureau, école ou pour un atelier, un événement ou une journée portes ouvertes ? Bien que nous encouragions vivement l’utilisation de formulaires d’inscription numériques, notre modèle gratuit et imprimable (téléchargeable au format PDF) vous sera utile : [Obtenez les modèles gratuits en cliquant ici.](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1llufTNUxTt7a0aWi_9GUSz-KSSpOCldXGPMjdSKbA5I/edit?usp=sharing) ## Pourquoi passer à un registre numérique des visiteurs ? Disposer d’un système de gestion des visiteurs est évidemment une bonne chose. Cependant, passer au numérique offre des avantages supplémentaires : - **Moins de déchets** - Réduction de la consommation de papier - **Sécurité renforcée** - Données protégées et conformes au GDPR - **Gain de temps** - Stockage automatique dans le cloud Nous vous recommandons de choisir un système numérique d’enregistrement des visiteurs qui protège vos visiteurs et leurs données. **Pour vous faire une idée de la façon dont un système moderne de gestion des visiteurs peut aider votre entreprise à se développer, essayez Vizito [gratuitement pendant 14 jours](https://vizito.eu/fr/blog/5-conseils-pour-ameliorer-votre-registre-des-visiteurs-en-papier/#freetrial) ou discutez avec nous pour voir comment Vizito peut vous aider à améliorer votre accueil.** **_Vous avez d’autres questions ? Voici les [7 questions les plus courantes sur la gestion numérique des visiteurs](https://vizito.eu/fr/blog/7-questions-courantes-sur-les-systemes-numeriques-de-gestion-des-visiteurs/) - et nos réponses._** Cet article vous a été utile ? Faites de Vizito une source préférée sur Google et nos articles apparaîtront plus souvent dans Search et dans Discover. La page de préférences de Google s'ouvre dans un nouvel onglet, vous gardez donc cet article sous la main. [Faire de Vizito une source préférée](https://www.google.com/preferences/source?q=vizito.eu) ## Jill Responsable de contenu · Vizito Jill est responsable de contenu chez Vizito, passionnée par l'innovation au travail et l'expérience des visiteurs. Elle écrit sur le facility management, la sécurité et l'avenir du lieu de travail moderne. Inscrivez-vous pour recevoir les nouveaux articles Merci ! Veuillez vérifier votre boîte de réception et votre dossier spam. Nous vous avons envoyé un lien pour vérifier votre adresse e-mail. 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