5 conseils pour améliorer votre registre des visiteurs en papier

5 conseils pour améliorer votre journal des visiteurs en papier.

Et un modèle de registre des visiteurs gratuit à télécharger.

De nombreuses entreprises utilisent un registre des visiteurs pour garder une trace des personnes qui entrent et sortent. Il y a de fortes chances que vous le fassiez aussi. Mais saviez-vous qu’il est possible de le faire de manière encore plus efficace ?

Des études montrent que très peu d’entreprises tirent le meilleur parti de leur registre des visiteurs. C’est dommage, car si vous le faites bien, votre formulaire d’enregistrement peut être bien plus qu’un simple journal. C’est aussi un outil de valorisation de la marque, de fidélisation des clients et, surtout, de sécurité.

Alors comment savoir quel est le meilleur système d’enregistrement des visiteurs pour votre entreprise ? Et comment en tirer le meilleur parti ? Nous vous guidons à travers les différentes possibilités.

Qu’est-ce qu’un registre des visiteurs ?

Un registre des visiteurs ou un formulaire d’enregistrement est un outil essentiel pour garder une trace des personnes qui visitent votre bâtiment. Il contient des informations importantes sur l’identité de vos visiteurs, l’entreprise qu’ils représentent, les personnes qu’ils sont venus visiter et leurs coordonnées.

Les registres des visiteurs peuvent être en papier ou numériques. Un registre papier est le formulaire traditionnel de la réception, où les visiteurs remplissent leurs informations. Un registre des visiteurs numérique est une version automatisée et simplifiée, où les informations sont saisies et stockées à l’aide de la technologie. Celle-ci offre de nombreuses fonctionnalités supplémentaires, comme la prise d’une photo, la signature à l’aide d’un code QR et une notification automatique de l’arrivée de votre invité.

La plupart des organisations optent encore pour la vieille école du stylo et du papier pour enregistrer leurs visiteurs. Par conséquent, nous allons laisser le système numérique de gestion des visiteurs de côté pour une minute et nous concentrer sur le registre papier.

À la fin de cet article, vous trouverez des modèles de registre des visiteurs en papier que vous pourrez télécharger gratuitement.

Pourquoi avez-vous besoin d’un registre des visiteurs ?

Plus que jamais, la sécurité est une priorité pour toute institution, y compris les bureaux. Sécuriser votre bâtiment est une nécessité pour assurer la sécurité de vos employés.

En tenant un registre des visiteurs, vous vous assurez que n’importe qui ne peut pas entrer dans votre bâtiment. Pour des raisons de sécurité, il est impératif que les organisations disposent d’un système et d’un processus d’enregistrement solides qui limitent l’accès aux personnes non autorisées.

Un registre des visiteurs permet également de savoir qui se trouve actuellement dans votre établissement. Il s’agit d’une information essentielle dans les situations d’urgence, par exemple si votre bâtiment doit être évacué en cas d’incendie.

Le registre peut également être utilisé comme une aide lors de l’élaboration de procédures d’urgence, car il vous donne des informations sur le nombre de visiteurs présents dans votre bâtiment chaque jour.

Enfin, et surtout, il peut être un outil utile pour l’analyse des données. Votre journal de bord contient de nombreuses informations sur les visiteurs que vous avez eus. Cela peut vous aider à prendre des décisions éclairées et à prendre les mesures nécessaires pour protéger davantage votre lieu de travail.

Comment bien faire les choses

Imaginez que vous entrez dans un hall moderne et impressionnant et que vous trouvez un formulaire d’inscription bâclé à la réception. Vos attentes élevées ne seront pas satisfaites. Malheureusement, de nombreuses entreprises laissent une première impression décevante de cette manière.

Nous allons donc vous donner 5 conseils pour améliorer votre formulaire d’inscription.

1. Assurez-vous que votre formulaire est clair et facile à lire

Un formulaire soigné et clair est une condition essentielle pour accueillir chaleureusement vos visiteurs. Pour de nombreux visiteurs, le formulaire est le premier contact qu’ils ont avec votre entreprise. Faites en sorte qu’ils le perçoivent comme une expérience agréable.

Choisissez une police de caractères professionnelle et clairement lisible, telle que Arial, Helvetica ou Times New Roman. Veillez à ce que la taille de la police soit suffisamment grande pour que votre visiteur n’ait pas à se battre pour lire le texte.

Donnez également à votre visiteur suffisamment d’espace pour remplir les champs. Après tout, les noms et l’écriture manuscrite sont de toutes formes et de toutes tailles.

2. Ne demandez pas plus que ce dont vous avez besoin

Informations de base que vous voudrez probablement connaître sur votre visiteur :

• Date
• Nom
• Entreprise
• Raison de la visite
• Hôte
• Heure d’arrivée
• Heure de départ

En fonction des besoins de votre entreprise, vous pouvez également demander des détails supplémentaires, tels que le numéro de téléphone ou l’adresse électronique de votre visiteur.

Réfléchissez bien aux données que vous demandez. Dans l’Union européenne, le règlement général sur la protection des données (RGPD) exige que les données personnelles demandées soient “adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées”. D’autres pays ont leurs propres lois sur la protection de la vie privée fondées sur les mêmes principes.

En période de pandémie, il y a des éléments supplémentaires à prendre en compte. Vous pouvez vouloir contrôler l’état de santé des visiteurs afin de prévenir les infections parmi votre personnel. Vous devez également collecter et traiter ces données en toute sécurité.

Si vous ne voulez pas risquer une amende, vous devrez déterminer à quoi devrait ressembler votre système d’enregistrement des visiteurs, quelles données vous souhaitez conserver et comment vous pouvez le faire de manière sécurisée et respectueuse de la vie privée. Vous devrez trouver un équilibre entre la demande de données et le respect de la réglementation.

3. Use multiple registration forms

Saviez-vous que 40 à 50 % des réunions commencent en retard ? Des recherches menées par Joseph A. Allen à l’université du Nebraska ont montré qu’une réunion retardée de dix minutes est perçue par les employés comme beaucoup moins efficace.

Les longues files d’attente à la réception sont l’une des raisons pour lesquelles de nombreuses réunions commencent en retard. Il y a de fortes chances que vous soyez déjà passé par là : vous arrivez à l’heure à votre rendez-vous, mais lorsque vous faites la queue pour vous inscrire à la réception, vous vous rendez compte que vous êtes finalement en retard.

C’est l’une des raisons pour lesquelles nous vous recommandons d’utiliser un système de gestion des visiteurs basé sur le cloud qui permet à vos invités de s’enregistrer eux-mêmes. Toutefois, si vous souhaitez vous en tenir au traditionnel papier et au crayon, la meilleure solution consiste à garder plusieurs formulaires d’inscription à portée de main pour contrôler le flux de visiteurs dans votre zone de réception.

4. Pre-fill as many fields as possible

C’est encore mieux lorsque vous disposez d’une liste pré-remplie des visiteurs que vous attendez. Cela demande bien sûr un peu de travail supplémentaire : vos collègues devront vous fournir des informations sur les réunions et les visites prévues, vous devrez dresser la liste des noms et des informations pertinentes des visiteurs - par ordre alphabétique peut-être - et imprimer la liste.

Bien qu’elle prenne du temps, cette méthode présente deux avantages : en voyant leur nom sur la liste, vos visiteurs se sentiront immédiatement les bienvenus ; de plus, l’inscription se fait beaucoup plus rapidement.

Avec une solution numérique telle que Vizito, vous n’avez pas à vous soucier du travail supplémentaire pour votre personnel et de la pile de papier que vous devez conserver. Vous pouvez gérer les détails de tous vos visiteurs dans un tableau de bord, et les invités peuvent se préenregistrer de sorte que leur inscription soit terminée en quelques secondes.

5. Faites attention à la vie privée de vos visiteurs

C’est ici que les choses se compliquent. Que vous le vouliez ou non, les registres d’enregistrement papier violent la vie privée de vos visiteurs. N’importe qui à la réception peut lire votre registre. Les détails des personnes qui se sont inscrites sont exposés à la vue des visiteurs suivants.

C’est là que les lois sur la protection de la vie privée telles que le GDPR entrent à nouveau en jeu. Réfléchissez donc bien aux données que vous demandez à vos visiteurs, mais aussi à la manière dont vous stockez ces données et dont vous les éliminez.

Un système comme Vizito vous aide à gérer les données de vos visiteurs en toute sécurité. Lorsque vous utilisez l’enregistrement numérique des visiteurs, les informations que vos visiteurs fournissent ne sont pas à saisir au comptoir, et toutes les données sont traitées et stockées en toute sécurité conformément à la législation GDPR.

Modèles gratuits pour les registres d’enregistrement des visiteurs.

Vous avez besoin d’un modèle gratuit pour enregistrer les présences dans votre magasin, bureau, école ou pour un atelier, un événement ou une journée portes ouvertes ?

Bien que nous encouragions vivement l’utilisation de formulaires d’inscription numériques, nous sommes heureux de vous aider. Que vous ayez besoin d’un formulaire pour un usage personnel ou professionnel, notre modèle gratuit et imprimable (téléchargeable au format PDF) vous sera utile :

Obtenez les modèles gratuits en cliquant ici.

Il est temps de jeter le formulaire papier ?

Disposer d’un système de gestion des visiteurs est évidemment une bonne chose. Cependant, nous pensons qu’il est encore mieux de passer à un système sans papier - pour réduire les déchets et augmenter la sécurité.

Nous vous recommandons donc de choisir un système numérique d’enregistrement des visiteurs qui protège vos visiteurs et leurs données.

Pour vous faire une idée de la façon dont un système moderne de gestion des visiteurs peut aider votre entreprise à se développer, essayez Vizito gratuitement pendant 14 jours ou discutez avec nous pour voir comment Vizito peut vous aider à améliorer votre accueil.

Vous avez d’autres questions ? Voici les 7 questions les plus courantes sur la gestion numérique des visiteurs - et nos réponses.