5 conseils pour améliorer votre registre des visiteurs en papier

Un registre des visiteurs en papier reste un outil essentiel de sécurité pour de nombreuses entreprises, mais la plupart ne l’exploitent pas pleinement. Bien conçu, votre formulaire d’enregistrement peut servir de levier pour votre image de marque, la fidélisation de vos clients et la sécurité de vos locaux. Voici cinq conseils concrets pour l’améliorer - et un modèle gratuit à télécharger.

Qu’est-ce qu’un registre des visiteurs et pourquoi en avez-vous besoin ?

Un registre des visiteurs est un outil pour garder une trace des personnes qui visitent votre bâtiment. Il contient des informations sur l’identité de vos visiteurs, l’entreprise qu’ils représentent, les personnes qu’ils viennent voir et leurs coordonnées.

Il existe deux formats :

Pourquoi un registre des visiteurs est indispensable

• Sécurité - Empêcher les personnes non autorisées d’accéder à votre bâtiment
• Gestion des urgences - Savoir qui se trouve dans vos locaux en cas d’évacuation
• Planification - Obtenir des données sur le nombre de visiteurs quotidiens pour vos procédures d’urgence
• Analyse des données - Prendre des décisions éclairées sur la protection de votre lieu de travail

À la fin de cet article, vous trouverez des modèles de registre des visiteurs en papier que vous pourrez télécharger gratuitement.

Conseil 1 : Assurez-vous que votre formulaire est clair et facile à lire

Pour de nombreux visiteurs, le formulaire est le premier contact avec votre entreprise. Faites-en une expérience agréable :

• Choisissez une police professionnelle et lisible (Arial, Helvetica ou Times New Roman)
• Utilisez une taille de police suffisamment grande
• Donnez assez d’espace pour remplir chaque champ - les noms et l’écriture manuscrite varient considérablement

Conseil 2 : Ne demandez que les informations nécessaires

Les informations de base à recueillir :

• Date
• Nom
• Entreprise
• Raison de la visite
• Hôte
• Heure d’arrivée
• Heure de départ

Selon vos besoins, vous pouvez ajouter le numéro de téléphone ou l’adresse e-mail. Mais attention : le RGPD exige que les données demandées soient “adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire”. En période de pandémie, des questions de santé peuvent être ajoutées, mais ces données doivent aussi être traitées en toute sécurité.

Trouvez l’équilibre entre la collecte de données utiles et le respect de la réglementation, sous peine d’amende.

Conseil 3 : Utilisez plusieurs formulaires d’inscription simultanément

Saviez-vous que 40 à 50 % des réunions commencent en retard ? Des recherches menées par Joseph A. Allen à l’université du Nebraska ont montré qu’une réunion retardée de dix minutes est perçue comme beaucoup moins efficace.

Les longues files d’attente à la réception sont l’une des causes principales de ces retards. Pour y remédier :

• Utilisez un système de gestion des visiteurs en self-service (solution idéale)
• Ou gardez plusieurs formulaires papier à portée de main pour gérer le flux de visiteurs

Conseil 4 : Préremplissez autant de champs que possible

Préparer une liste préremplie des visiteurs attendus demande du travail mais offre deux avantages majeurs :

1. Accueil personnalisé - Vos visiteurs se sentent immédiatement les bienvenus en voyant leur nom
2. Inscription rapide - Le processus est considérablement accéléré

Avec une solution numérique comme Vizito, ce travail est automatisé : les invités se préenregistrent et leur inscription se termine en quelques secondes grâce au scan d’un code QR.

Conseil 5 : Protégez la vie privée de vos visiteurs

C’est ici que le registre papier montre ses limites. Les données des personnes inscrites sont exposées à la vue de tous les visiteurs suivants. C’est une violation directe de la vie privée et potentiellement du GDPR.

Réfléchissez à :

• Quelles données vous demandez à vos visiteurs
• Comment vous stockez ces données en sécurité
• Comment vous éliminez les données périmées

Un système comme Vizito résout ces problèmes : les informations ne sont pas visibles au comptoir et toutes les données sont traitées conformément à la législation GDPR.

Modèles gratuits de registre des visiteurs à télécharger

Vous avez besoin d’un modèle gratuit pour enregistrer les présences dans votre magasin, bureau, école ou pour un atelier, un événement ou une journée portes ouvertes ?

Bien que nous encouragions vivement l’utilisation de formulaires d’inscription numériques, notre modèle gratuit et imprimable (téléchargeable au format PDF) vous sera utile :

Obtenez les modèles gratuits en cliquant ici.

Pourquoi passer à un registre numérique des visiteurs ?

Disposer d’un système de gestion des visiteurs est évidemment une bonne chose. Cependant, passer au numérique offre des avantages supplémentaires :

• Moins de déchets - Réduction de la consommation de papier
• Sécurité renforcée - Données protégées et conformes au GDPR
• Gain de temps - Stockage automatique dans le cloud

Nous vous recommandons de choisir un système numérique d’enregistrement des visiteurs qui protège vos visiteurs et leurs données.

Pour vous faire une idée de la façon dont un système moderne de gestion des visiteurs peut aider votre entreprise à se développer, essayez Vizito gratuitement pendant 14 jours ou discutez avec nous pour voir comment Vizito peut vous aider à améliorer votre accueil.

Vous avez d’autres questions ? Voici les 7 questions les plus courantes sur la gestion numérique des visiteurs - et nos réponses.