7 razones para sustituir el registro de visitas en papel en 2023

En una época en la que casi todo está digitalizado -desde la iluminación y la climatización hasta las reuniones-, parece extraño seguir utilizando papel y bolígrafo para registrar a sus visitantes. Sobre todo si se tiene en cuenta que el sistema de gestión de visitantes (VMS) es la única forma de controlar quién tiene acceso a los edificios y de saber quién se encuentra en cada momento.

Sin embargo, en 2022 el libro de visitas en papel seguía siendo el medio más popular de registro de visitantes en las empresas de todo el mundo.

En Vizito, hemos decidido que se acabó el tiempo para el registro de visitas en papel. Y he aquí por qué:

1. No es eficaz

Puede que pienses que un registro de visitas en papel es cómodo. Cuando llega una visita, le entregas el libro de visitas, rellena un par de campos y ya está. Fácil para usted, un pequeño esfuerzo para su invitado, ¿verdad?

Pues no.

En primer lugar, descifrar la letra de docenas de visitantes al día puede ser una tarea muy ardua y que lleve mucho tiempo a su recepcionista. Por no hablar de que algunos visitantes pueden olvidarse de rellenar algunos de sus datos, o proporcionar información falsa.

¿Y qué pensar del almacenamiento de toda esa información? Los registros en papel ocupan mucho espacio. Si tus huéspedes tienen que firmar acuerdos de confidencialidad u otros documentos, hay aún más papeles que archivar (o perder). Y si tiene varias instalaciones, la información no está centralizada.

Además: ¿cómo recuperarías la información de una determinada persona que ha visitado tu empresa? Necesitarías un buen sistema de archivo si no quieres pasarte horas revisando todos esos libros.

Un sistema digital de gestión de visitantes soluciona todos estos problemas:

• Se acabaron los datos incompletos o ilegibles
• Los documentos pueden firmarse digitalmente al registrarse
• Los datos de los visitantes se almacenan automáticamente en la nube
• Fácil acceso a los datos de los visitantes desde cualquier lugar
• Fácil de analizar, buscar o crear informes de visitantes

Si sus huéspedes firman en una tableta y sus datos se almacenan automáticamente, su recepcionista podrá centrarse en su tarea más importante: ofrecer una gran experiencia de bienvenida a los visitantes.

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2. No es seguro

Como hemos mencionado antes, su sistema de gestión de visitas es la única forma de saber quién se encuentra en sus instalaciones en un momento dado. Nadie quiere que se produzca un incendio o una fuga de gas, pero las emergencias ocurren, y en ese caso es de suma importancia saber exactamente quién se encuentra en las instalaciones.

En momentos de emergencia, los libros de registro en papel son inútiles. Incluso si tienes la oportunidad de llevártelos contigo mientras se evacua el edificio, todavía hay algunos problemas. La letra poco clara, los campos vacíos y los datos incorrectos ponen en peligro a sus visitantes. ¿Cómo sabe qué huéspedes ya se han ido y quiénes siguen dentro? ¿Y cómo puede avisar rápidamente a todos los huéspedes de lo que está ocurriendo?

Así es como un VMS digital le ayuda a mantener a salvo a sus visitantes:

• Se dispone de información precisa sobre quién se encuentra in situ y quién ya se ha marchado
• Los datos de los visitantes son precisos y completos
• Se puede acceder a todos los datos a través del panel de control, en cualquier dispositivo móvil
• Se pueden enviar alertas a todos los visitantes in situ, junto con los procedimientos de seguridad vigentes.
• En caso de que la tableta se dañe, todos los datos siguen siendo accesibles

3. Viola la privacidad de los visitantes

Algunos de los datos que pide a sus visitantes pueden ser confidenciales o sensibles. A nadie le gusta que su nombre, su número de teléfono y la dirección de su empresa estén a la vista de todo el mundo.

Sin embargo, esto es exactamente lo que ocurre cuando se utiliza un libro de registro en papel. La información personal de sus visitantes queda expuesta a cualquiera que entre en su zona de recepción después de ellos. Así que si quieres proteger la privacidad de tus invitados y cumplir con la legislación GDPR, un libro de registro en papel puede no ser la mejor opción.

Entra en juego el sistema digital de registro de visitantes:

• Todos los datos se almacenan de forma privada y segura en la nube
• Sólo las personas autorizadas pueden acceder a los datos
• La información privada no es accesible para que otros la vean
• Fácil cumplimiento de los requisitos del GDPR

4. Es molesto para los visitantes

Rellenar unos cuantos espacios en blanco puede parecer fácil y un pequeño esfuerzo, pero a la mayoría de los visitantes les resulta muy desagradable. Lleva mucho tiempo -sobre todo cuando se forman colas- y puede resultar estresante para un visitante que ya llega tarde o que no tiene a mano todos los datos necesarios. Peor aún es cuando el recepcionista no está y el visitante se ve obligado a esperar para registrarse.

Un VMS digital tiene varias ventajas:

• Se acabaron las colas para registrarse
• Rellenar el formulario es más fácil, con opciones de autocompletar y prerregistro
• El anfitrión recibe una notificación al mismo tiempo que el visitante se registra, lo que reduce el tiempo de espera.

5. Es malo para tu imagen

La primera impresión importa. Y mucho.

Para su empresa, todo se reduce al área de recepción para causar una buena impresión a sus invitados. ¿Qué pensarán de un libro de registro de papel descuidado y anticuado, que no cumple las normativas modernas de seguridad y privacidad? Así es, no te hace quedar bien.

Y no tiene ningún sentido: probablemente su empresa es bastante moderna e innovadora y utiliza todo tipo de equipos informáticos y herramientas de alta tecnología, pero lo primero que ven los visitantes en su oficina es un registro en papel anticuado, desordenado y poco seguro.

Un sistema digital para la gestión de visitas le ayuda a causar una excelente impresión a los visitantes:

• Una experiencia de registro profesional
• Un sistema visualmente atractivo, rápido y fácil de usar.
• Indica a sus visitantes que usted es una empresa acogedora e innovadora

6. No es sostenible

Todas las empresas producen residuos. Aunque sólo tengas un pequeño negocio, no hay forma de escapar a los residuos de envases, alimentos y papel. Una forma muy sencilla de reducir los residuos es gestionar digitalmente a sus visitantes.

Los libros de papel y la impresión tradicional de credenciales son costosos y consumen mucho papel. Papel que hay que archivar y almacenar, y que al final se tirará.

Un VMS digital le ayuda a ahorrar costes y a reducir su huella de carbono:

• Las aplicaciones de registro digital no son caras, ni siquiera para las pequeñas empresas.
• Los huéspedes se registran digitalmente y los datos se almacenan automáticamente en la nube: no hay necesidad de grandes pilas de papel.
• La eliminación del papel le ayuda a reducir los residuos

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7. No es flexible

Los datos que se piden a un huésped suelen variar de una empresa a otra e incluso de un visitante a otro. Algunas empresas piden a sus huéspedes que faciliten sólo algunos datos muy básicos, otras -por seguridad- necesitan algunos datos más confidenciales.

A veces, a algunos invitados se les pide más información que a otros. Algunos tendrán que firmar un acuerdo de confidencialidad, a otros se les pedirá que muestren un documento de identidad.

¿Cómo se puede solucionar esto con una hoja de registro de papel y bolígrafo? Pues no se puede.

Con un VMS digital -lo has adivinado- es pan comido:

• Un VMS digital le ayuda a ofrecer una experiencia personalizada a los distintos tipos de visitantes
• Mensajes de bienvenida y de salida personalizados para cada tipo de visitante.
• Campos de registro personalizados para cada tipo de visitante
• Elija a qué tipos de visitantes se les presentan documentos legales, NDA, encuestas, …
• Decida a qué tipos de visitantes se les hará una foto y se les imprimirá una tarjeta de identificación
• Refleje su marca personalizando el diseño, los colores, las imágenes, los logotipos, etc. Puedes retocar fácilmente los elementos visuales antes de añadirlos, ya que las herramientas modernas facilitan mucho la tarea de eliminar fondos de imágenes y, en general, automatizan todo tipo de procesos.

Los inconvenientes del anticuado libro de registro en papel son innumerables. No es eficaz, es inseguro y vulnera la intimidad de sus huéspedes, por nombrar sólo algunos.

Hoy en día existen muchos sistemas completos de gestión de visitas que dan a su empresa una imagen profesional y moderna. Muchas empresas se están pasando al papel cero. Sin embargo, algunas siguen aferrándose al tradicional papel y bolígrafo. ¿Cuál es su opción?

Para hacerse una idea de cómo un moderno sistema de gestión de visitas puede ayudar a su negocio a crecer, pruebe Vizito de forma gratuita durante 14 días de prueba. Chatea con nosotros o reserva una demo para discutir cómo Vizito puede ayudarte a mejorar tu recepción.

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