7 razones para sustituir el registro de visitas en papel en 2023

El registro de visitantes en papel es ineficaz, inseguro y viola la privacidad de sus huespedes. En una epoca en la que casi todo esta digitalizado, mantener un libro de visitas en papel como unico sistema de control de acceso es un riesgo innecesario. Aqui tiene 7 razones concretas para hacer el cambio a un sistema digital.

1. El registro en papel no es eficaz

Problemas del sistema en papel:

• Descifrar la letra de decenas de visitantes consume mucho tiempo
• Campos olvidados o datos incorrectos son frecuentes
• Los registros ocupan espacio fisico y no estan centralizados
• Buscar informacion de un visitante especifico requiere revisar pilas de libros

Un sistema digital de gestion de visitantes resuelve todo esto:

• Datos siempre completos y legibles
• Documentos firmados digitalmente durante el registro
• Almacenamiento automatico en la nube
• Acceso desde cualquier dispositivo
• Busqueda, analisis e informes instantaneos

Mientras los visitantes se registran en una tableta, su recepcionista puede centrarse en ofrecer una bienvenida excepcional.

Leer mas: Las aptitudes que debe tener cualquier recepcionista. 7 ideas para mejorar su zona de recepcion.

2. No es seguro para emergencias

En caso de incendio o fuga de gas, un libro de registro en papel es practicamente inutil: letra ilegible, campos vacios y datos incorrectos ponen en peligro a sus visitantes.

Un sistema digital de gestion de visitantes (VMS) le permite:

• Saber exactamente quien esta en las instalaciones y quien ya se marcho
• Acceder a datos completos y precisos desde cualquier dispositivo movil
• Enviar alertas con procedimientos de seguridad a todos los presentes
• Mantener los datos accesibles aunque la tableta se dane

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3. Viola la privacidad de los visitantes

Con un libro de registro en papel, los datos personales de cada visitante quedan expuestos a todos los que entran despues. Esto entra en conflicto directo con el GDPR.

Un sistema digital garantiza:

• Almacenamiento privado y seguro en la nube
• Acceso restringido a personas autorizadas
• Informacion personal no visible para otros visitantes
• Cumplimiento facil de los requisitos del GDPR

4. Es molesto para los visitantes

El registro en papel genera colas, resulta estresante para quien llega tarde y es imposible cuando el recepcionista no esta.

Un VMS digital ofrece:

• Cero colas para registrarse
• Autocompletar y prerregistro que agilizan el proceso
• Notificacion inmediata al anfitrion, reduciendo tiempos de espera

5. Danina la imagen de su empresa

La primera impresion importa. Un libro de registro descuidado y anticuado contradice la imagen de una empresa moderna e innovadora, especialmente si usa equipos de alta tecnologia en todas las demas areas.

Un sistema digital transmite:

• Profesionalidad en la experiencia de registro
• Rapidez y facilidad de uso
• Innovacion y compromiso con la seguridad

6. No es sostenible

Los libros de papel y las credenciales impresas consumen mucho papel que hay que archivar, almacenar y finalmente desechar.

Un VMS digital:

• Es accesible incluso para pequenas empresas
• Elimina la necesidad de papel: todos los datos se almacenan en la nube
• Reduce residuos y huella de carbono

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7. No es flexible

Los datos requeridos varian segun el tipo de visitante. Algunos necesitan firmar un NDA, otros mostrar un documento de identidad. Un formulario de papel no puede adaptarse a estas diferencias.

Un VMS digital permite:

• Experiencia personalizada por tipo de visitante
• Mensajes de bienvenida y salida especificos
• Campos de registro diferentes para cada categoria
• Documentos legales, encuestas o fotos segun el tipo de visita
• Diseno personalizado con colores, imagenes y logotipos de su marca

Conclusion: el papel ya no es suficiente

Los inconvenientes del libro de registro en papel son demasiados. Hoy existen sistemas completos de gestion de visitas que ofrecen una imagen profesional y moderna. Muchas empresas ya operan con cero papel. ¿Cual es su opcion?

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