¿Qué es la gestión de visitantes?

Escrito por Jill / A Mar 15, 2022

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Imagínese que la gente pudiera entrar y salir de su empresa, recorriendo sus oficinas a su antojo.

¿Cómo podría mantener la seguridad de sus empleados y de sus edificios si no tiene control sobre quién entra en sus instalaciones? ¿Y cómo podría mantener la seguridad de sus visitantes si no sabe dónde están? ¿Cómo podría saber a quién evacuar en caso de emergencia, si ni siquiera sabe quién está en el lugar?

Aquí es donde entra en juego la gestión de visitantes. La gestión de visitantes le ayuda a aumentar la seguridad y la protección, a la vez que da una gran impresión a los visitantes.



¿Qué es la gestión de visitas?

La gestión de visitantes es un proceso que ayuda a las empresas a hacer un seguimiento de las personas que visitan sus edificios. Dar la bienvenida a los invitados es sólo una pequeña parte de este proceso. Registrar a los visitantes, asegurarse de que cumplen sus políticas, notificar a los empleados que su invitado ha llegado, gestionar las evacuaciones… Todo forma parte del proceso.

Este proceso puede variar según la empresa, el sector, la industria o la ubicación geográfica. Para algunas organizaciones, basta con llevar un registro de los nombres de los visitantes, mientras que para otras existen requisitos de seguridad más estrictos, como tarjetas de identificación, documentos legales y escoltas de los empleados.



¿Qué son los sistemas de gestión de visitas?

Los sistemas de gestión de visitantes son herramientas que ayudan a las empresas a llevar a cabo este proceso. El sistema puede variar según la empresa, desde el clásico papel y bolígrafo hasta un sistema digital de gestión de visitas más sofisticado.

Al ver los beneficios, las empresas se están actualizando cada vez más a un sistema digital de gestión de visitas que puede ayudarles a hacer mucho más que un sistema manual clásico. En lugar de llevar un libro de registro de visitas en papel y la necesidad de que un recepcionista informe a un empleado de que ha llegado su invitado, ahora es posible gestionar todas las partes de la gestión de visitas en un solo lugar.



¿Sigue prefiriendo el papel? En este artículo te damos 5 consejos para mejorar tu registro de visitas.



¿Cómo funcionan los sistemas digitales de gestión de visitantes?

Un sistema digital de gestión de visitantes utiliza una tableta o un ordenador para controlar y registrar la información de los visitantes.

Cuando un invitado llega, introduce su nombre y otros datos, se hace una foto y, si es necesario, firma digitalmente documentos, como protocolos de seguridad o acuerdos de confidencialidad. Si se han registrado previamente, sólo tienen que escanear un código QR para iniciar la sesión.

A continuación, el sistema de gestión de visitantes notifica automáticamente a la persona adecuada de la empresa que su invitado ha llegado.



¿Impersonal? ¿O demasiado complicado? En este artículo desmontamos los 5 principales mitos sobre la gestión digital de visitantes.



¿Cómo puede ayudarle la gestión digital de visitas?

Hay varias cosas que la gestión digital de visitantes puede hacer por usted.


Mejorar la seguridad

Su recepción es la primera línea de defensa contra los visitantes no deseados. Un sistema digital de gestión de visitas se asegura de que una persona irresponsable no pueda entrar en su empresa, mediante la implementación de múltiples funciones de mejora de la seguridad:

  • Registro de visitantes
  • Tarjetas de identificación de visitantes con foto
  • Captura de firmas
  • Alertas

Mejorar la seguridad

En caso de una situación de emergencia, como un incendio, puede localizar y notificar fácilmente a todas las personas del lugar. Además de una alerta, también puedes dar instrucciones sobre qué hacer.

También está el tema de la privacidad de los datos. Sea cual sea el país en el que opere tu empresa, es probable que tengas que cumplir con estrictas leyes de privacidad como el GDPR. Un sistema digital de gestión de visitantes garantiza que todos los datos de sus visitantes permanezcan privados y ayudará a su empresa a cumplir con todas las normativas.


Mejorar la eficiencia

Un sistema digital de gestión de visitas le permite hacer que su recepción sea mucho más eficiente. Los recepcionistas ya no tienen que imprimir y archivar documentos en papel, escribir a mano las tarjetas de identificación o avisar a los empleados de la llegada de sus invitados. Esto les deja tiempo para centrarse en tareas más importantes, como ayudar a las personas que necesitan atención adicional y crear una cálida bienvenida para sus invitados.


Mejore su reputación

Un sistema de registro moderno con una marca personalizada puede ayudarle a causar una primera impresión poderosa a sus visitantes, clientes y clientes potenciales. La gestión digital de visitantes le ofrece todas las herramientas necesarias para crear un espacio cálido y acogedor en su zona de recepción, al tiempo que muestra a sus visitantes que realmente se preocupa por su seguridad.



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