¿Qué es la gestión de visitantes?

La gestion de visitantes es el proceso mediante el cual las empresas controlan, registran y gestionan a todas las personas que acceden a sus instalaciones. Va mucho mas alla de dar la bienvenida: abarca el registro, el cumplimiento de politicas, las notificaciones a empleados y la gestion de evacuaciones.

Que es la gestion de visitas

La gestion de visitantes ayuda a las empresas a hacer un seguimiento de quienes visitan sus edificios. El proceso incluye:

• Registrar a los visitantes a su llegada y salida
• Verificar que cumplan las politicas de la empresa
• Notificar automaticamente a los empleados cuando llega su invitado
• Gestionar evacuaciones en caso de emergencia

Este proceso varia segun la empresa, el sector y la ubicacion geografica. Algunas organizaciones solo necesitan registrar nombres, mientras que otras exigen tarjetas de identificacion, documentos legales y escoltas.

Sistemas de gestion de visitantes: del papel al digital

Los sistemas de gestion de visitantes son las herramientas que facilitan este proceso. Van desde el clasico papel y boligrafo hasta un sistema digital de gestion de visitas.

Las empresas se actualizan cada vez mas a sistemas digitales porque permiten gestionar todo desde un solo lugar: el registro, las notificaciones, las tarjetas de identificacion y el almacenamiento de datos. Ya no es necesario un libro de registro de visitas en papel ni que un recepcionista avise manualmente a cada empleado.

¿Sigue prefiriendo el papel? En este articulo le damos 5 consejos para mejorar su registro de visitas.

Como funciona un sistema digital de gestion de visitantes

El proceso tipico es el siguiente:

1. El visitante introduce su nombre y datos en una tableta
2. Se le toma una foto automaticamente
3. Firma digitalmente los documentos necesarios (protocolos de seguridad, acuerdos de confidencialidad)
4. Si se preinscribio, solo escanea un codigo QR
5. El sistema de gestion de visitantes notifica automaticamente al anfitrion

¿Le parece impersonal o complicado? Desmontamos los 5 principales mitos sobre la gestion digital de visitantes.

Cuatro ventajas clave de la gestion digital de visitantes

Mayor seguridad en el acceso

Su recepcion es la primera linea de defensa. Un sistema digital de gestion de visitas impide que personas no autorizadas accedan a su empresa mediante:

• Registro obligatorio de todos los visitantes
• Tarjetas de identificacion con foto
• Captura de firmas digitales
• Alertas automaticas

Proteccion en emergencias y cumplimiento del GDPR

En caso de incendio u otra emergencia, puede localizar y notificar a todos los presentes. Ademas, un sistema digital garantiza que los datos de sus visitantes se mantengan privados y cumplan con la legislacion GDPR.

7 formas en que los sistemas de gestion de visitas mejoran la seguridad de su empresa

Mayor eficiencia en la recepcion

Los recepcionistas dejan de imprimir documentos, escribir tarjetas a mano o avisar manualmente a los empleados. Pueden centrarse en ofrecer una bienvenida calida y atender a quienes necesitan atencion adicional.

Mejor imagen corporativa

Un sistema de registro moderno con marca personalizada causa una primera impresion profesional. La gestion digital de visitantes crea un espacio acogedor en su recepcion y demuestra a sus visitantes que su seguridad es una prioridad.

*Para saber como un moderno sistema de gestion de visitas puede ayudar a su negocio a crecer, pruebe Vizito de forma gratuita durante 14 dias de prueba o chatee con nosotros para discutir como Vizito puede ayudarle a mejorar su recepcion.

¿Tiene mas preguntas? Estas son las 7 preguntas mas comunes sobre la gestion digital de visitantes - y nuestras respuestas.