Cómo prescindir del papel en la oficina en 6 sencillos pasos

Utilizar menos papel en la oficina tiene muchas ventajas. Le ahorra tiempo y dinero, al tiempo que contribuye a salvar el planeta. Pero, ¿cómo hacer esta transición? Veamos algunas de las mejores formas de trabajar sin papel.

¿Qué es una oficina sin papel?

Pero primero: ¿qué es una oficina sin papeles?

Las empresas y organizaciones suelen manejar muchos documentos y otros tipos de información. En una oficina sin papeles, todos estos documentos se crean, editan y almacenan digitalmente. Se puede acceder a ellos desde cualquier lugar, en cualquier momento, con un simple toque del dedo.

El uso de papel se reduce al mínimo o se elimina por completo. Se acabaron los escritorios desordenados, los documentos perdidos y los recortes de papel: el objetivo de una oficina sin papeles es mejorar la eficiencia y ahorrar dinero en papel y tinta. Y lo mejor: no sólo es bueno para tu productividad, sino también para el planeta.

Las ventajas de prescindir del papel

El uso de la tecnología digital para crear, editar y almacenar archivos e información le proporciona muchas ventajas. Estas son las más importantes

Ahorro de tiempo

¿Buscar un documento perdido? Eso ya no le ocurrirá. En una oficina sin papeles, es mucho más fácil compartir documentos y colaborar en ellos. Se acabaron las molestias de imprimir, firmar y escanear documentos.

Utilización de un sistema digital de gestión de visitas, los invitados pueden registrarse en la recepción, lo que deja a su recepcionista más tiempo para concentrarse en sus tareas más importantes.

Ahorrar dinero

No utilizar papel también puede ahorrarte dinero a largo plazo. Al reducir la cantidad de impresiones y escaneos que realiza, ahorrará dinero en papel y tinta. Además, no necesita grandes espacios de almacenamiento físico ni archivadores.

Salvar el planeta

Evidentemente, trabajar sin papel es mucho mejor para el medio ambiente. Al reducir la cantidad de papel que utiliza, salvará árboles y agua, y reducirá su huella de carbono. Al no imprimir ni enviar documentos, también reducirás la cantidad de residuos que generas.

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Mejorar la eficiencia

¿Quién no quiere mejorar la eficiencia en su empresa? Una de las mejores formas de hacerlo es utilizando menos papel. Los archivos digitales son accesibles desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que facilita compartir documentos y colaborar en ellos. No hay posibilidad de perder documentos, y no se pierde más tiempo buscando y archivando documentos. Suena bien, ¿verdad?

Mejora la seguridad

Al almacenar los documentos electrónicamente, reducirá el riesgo de filtración de datos, robo de identidad, fraude y pérdida de información confidencial. Si implanta un sistema digital de gestión de visitas, podrá saber en todo momento quién se encuentra en su edificio. En caso de emergencia, es fácil enviar alertas a todas las personas que se encuentren en las instalaciones, para mantener a todo el mundo a salvo.

Mejora tu imagen

Tener menos pilas de papeles desperdigados por la oficina le dará un aspecto mucho más profesional. Los clientes se sentirán más cómodos en un entorno más organizado.

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6 sencillos pasos para prescindir del papel

Dar los primeros pasos para prescindir del papel es fácil. No cuesta mucho dinero ni tiempo. Estos son nuestros consejos:

1. 1. Utilice el correo electrónico en la medida de lo posible

Una de las mejores maneras de empezar es utilizar el correo electrónico tanto como sea posible. El correo electrónico es una excelente herramienta de comunicación para las empresas porque es flexible, rápido y gratuito. Puede utilizarlo con clientes (potenciales), empleados, proveedores, socios y cualquier otra persona que necesite información.

Hay muchas formas de comunicarse digitalmente. El correo electrónico es sólo una de ellas. Otro consejo es utilizar aplicaciones de mensajería instantánea en lugar de dejar notas en la mesa de alguien.

2. Gestiona tus documentos digitalmente

Existen muchas opciones de software que te permiten crear, editar y almacenar documentos electrónicamente. Al utilizar software de gestión de documentos digitales, puedes compartir y colaborar fácilmente en documentos con tus compañeros.

Un buen sistema de archivo digital es aquel al que se puede acceder fácilmente desde cualquier dispositivo. El software basado en la nube es ideal para este propósito porque está en línea y es accesible desde cualquier lugar, lo que facilita compartir archivos con compañeros de trabajo y clientes. Algunas herramientas populares son Google Drive, Dropbox y Microsoft OneDrive.

Si tienes documentos importantes en papel que necesitas conservar, puedes considerar la posibilidad de escanearlos y guardarlos electrónicamente en tu herramienta de gestión documental. Así reducirás el desorden y te asegurarás de tener siempre acceso a la información importante, aunque la copia en papel se pierda o se estropee.

3. Implantar la gestión digital de visitantes

En lugar de utilizar hojas de registro en papel o tablillas con sujetapapeles, considere la posibilidad de utilizar un sistema de gestión de visitantes digital. Estos sistemas permiten a los visitantes entrar y salir electrónicamente, y también pueden ofrecer funciones adicionales como la verificación de la identidad, la autoimpresión de credenciales y las notificaciones automáticas al anfitrión.

Los sistemas de gestión de visitantes como Vizito también almacenan los datos de los visitantes y crean informes, que pueden ser útiles para fines de seguimiento, como la supervisión de las visitas de proveedores y contratistas, o el seguimiento de los visitantes por razones de cumplimiento o seguridad. La digitalización con un sistema de gestión de visitantes ayudará a mejorar la seguridad y la eficacia del proceso de registro, al tiempo que reducirá el uso de papel.

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4. Di adiós a las facturas en papel

Gran parte de la pila de papel de la oficina procede de bancos, aseguradoras y la Administración. Muchos proveedores también siguen enviando sus facturas por correo, lo que casi siempre es innecesario.

En lugar de utilizar facturas en papel, puedes enviar facturas digitales a tus clientes a través del correo electrónico o utilizando un software de facturación, y pedir a tus proveedores que hagan lo mismo. En Vizito hemos creado nuestro propio sistema de facturación y utilizamos Stripe para los pagos. Dependiendo de tus necesidades, hay varias herramientas de facturación en el mercado, como Bill.com y Square.

Una herramienta decente para gestionar automáticamente las facturas entrantes es Paperless NGX, que convierte tus documentos físicos en un archivo online en el que se pueden hacer búsquedas. Además, los programas de contabilidad automatizada, como Admisol y FreshBooks, pueden ayudar a agilizar el proceso de seguimiento de los gastos y la gestión de las finanzas.

Al deshacerte de las facturas en papel y automatizar la contabilidad, mejorarás la eficiencia y la precisión de tu gestión financiera, al tiempo que reduces la cantidad de papel que se utiliza en tu oficina.

5. Utilice firmas digitales

Tradicionalmente, algunos documentos como los contratos requerían una firma húmeda para ser válidos, lo que significa que tenían que firmarse físicamente en papel con un bolígrafo. Hoy en día, la tecnología permite firmar contratos electrónicamente desde cualquier lugar, en cualquier dispositivo.

Esto supone un cambio radical para las empresas. Elimina la necesidad de imprimir, firmar y escanear documentos, ahorrando tiempo y molestias para usted y su equipo. Entre las soluciones líderes en este campo se encuentran DocuSign, Adobe Sign y Right Signature, pero muchas herramientas de automatización de contratos como Juro también ofrecen la funcionalidad de firma electrónica.

6. Anima a tus empleados a prescindir del papel

La última forma de prescindir del papel es asegurarse de que nadie en la oficina imprime nada cuando no es necesario. Comunica claramente tus políticas de eliminación del papel y anima a tus equipos a adoptarlas. Trabajando juntos, puedes crear un entorno de oficina sin papel que sea más eficiente, rentable y respetuoso con el medio ambiente.

Independientemente del tipo de empresa que dirija o de su tamaño, la eliminación del papel tiene muchas ventajas. Si quieres ahorrar tiempo y dinero y, al mismo tiempo, ayudar al medio ambiente, ha llegado el momento de deshacerte de todos los documentos en papel de la oficina.

Si sigues nuestros consejos, estarás en camino hacia una oficina más eficiente y con menos quebraderos de cabeza. Recuerda que la eliminación del papel puede ser un proceso. Puede que tardes algún tiempo en implantarlo por completo, pero a la larga merece la pena.

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